電力企業(yè)文書檔案的管理及合理利用

劉嵐

摘要：電力企業(yè)文書檔案是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。電力企業(yè)文書檔案的管理工作對(duì)于傳統(tǒng)文檔管理模式來說有更高的要求，我們要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。本文對(duì)于電力企業(yè)文書檔案的作用做出了研究，對(duì)電力企業(yè)文書檔案的管理問題進(jìn)行分析，并對(duì)如何加強(qiáng)它的合理利用提出建議。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);文書檔案;管理;合理利用

電力企業(yè)文書檔案是記錄電力企業(yè)的各種管理活動(dòng)，在電力企業(yè)文書檔案信息化中具有重要意義。它真實(shí)的記錄了各項(xiàng)工作，有重要的查考使用價(jià)值。我們應(yīng)了解如何合理利用電力企業(yè)文書檔案管理的方法，重視電力企業(yè)文書檔案管理工作，為企業(yè)人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃等提供便利條件。

一、電力企業(yè)文書檔案的管理的意義

文書檔案管理工作是對(duì)于依據(jù)憑證和記錄歷史起了重要作用。隨著電力企業(yè)的快速發(fā)展，隨之而來給電力企業(yè)文書檔案的管理工作帶來了許多新的問題。對(duì)此有很多新方法來管理，代替了傳統(tǒng)的手工記錄方法，減輕了檔案人員的工作壓力，提高了電力企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量。這對(duì)于企業(yè)文書檔案管理提出了更高的要求，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供良好的服務(wù)。同時(shí)，要做好電力企業(yè)文書檔案的管理工作，合理利用它的資源，利用它的價(jià)值充分發(fā)揮，提高電力企業(yè)的質(zhì)量，在電力企業(yè)行業(yè)下快速發(fā)展[1]。

二、電力企業(yè)文書檔案的管理存在的問題

（一）忽視了電力企業(yè)文書檔案的管理

傳統(tǒng)的電力企業(yè)文書檔案的管理只是人工管理，將文書檔案管理視為一種單純文字表述工作的形式這其實(shí)忽略了電力企業(yè)文書檔案工作的重要性，而這樣的做法有的管理人員還沒有意識(shí)到對(duì)于企業(yè)電力市場(chǎng)的影響。另外，相關(guān)部門對(duì)文書檔案部門的管理工作也存在著分工不明確的現(xiàn)象。某些相關(guān)文書管理人員對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的抽查存在敷衍了事，有的為了應(yīng)付過去找其他的數(shù)據(jù)代替，這樣的做法嚴(yán)重影響了電力企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致電力企業(yè)內(nèi)部文書檔案缺失或不完整。

（二）電力企業(yè)文書檔案的管理需提高利用率

在目前的電力企業(yè)中，文檔管理工作也面臨著許多的問題，例如：文件和檔案數(shù)量越來越多，給整理和保管帶來困難;某些文字檔案管理沒有用數(shù)字管理方式，需要很多人工處理，給管理工作人員帶來很多不方便;部分電力企業(yè)的管理方法不當(dāng)，直接影響了文書工作的效率。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，只有加強(qiáng)對(duì)電力企業(yè)管理的工作，才能提高其工作效率，為電力企業(yè)文書管理開拓更有力的前景。

（三）電力企業(yè)文書檔案的管理關(guān)聯(lián)性不足

在平時(shí)的工作中，電力企業(yè)己經(jīng)形成了一套完整的體系，而檔案管理工作并沒有與文書工作很好的聯(lián)系在一起。在已有的體系中，檔案管理與文書工作都是各司其職，分開工作，兩者沒有很好整合到一起，產(chǎn)生誤差，這樣就很容易產(chǎn)生多種問題，兩個(gè)處理方式也融合不到一起，電力企業(yè)管理系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)很多問題，對(duì)于文件的整合沒有一定的統(tǒng)一性，不能有效結(jié)合到一起，就會(huì)阻礙電力企業(yè)的未來發(fā)展[2]。

（四）電力企業(yè)文書檔案的管理人員專業(yè)水平有待提高

電力企業(yè)的文書檔案管理人員有一部分只是普通的工作人員，對(duì)于專業(yè)的文書檔案管理了解不透徹，對(duì)資料的相關(guān)知識(shí)數(shù)字化管理不敏感，沒有制定詳細(xì)的文書管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏對(duì)文書檔案管理的專業(yè)知識(shí)，沒有健全的數(shù)字化設(shè)備，以至于出來的結(jié)果沒有代表性，不足以說服管理的其他人員，最大力度限制了電力企業(yè)的發(fā)展。

三、如何提高電力企業(yè)文書檔案的管理的合理利用

（一）重視電力企業(yè)文書檔案的管理

在電力企業(yè)文書管理的工作中，文書工作人員要有高度的工作責(zé)任感，認(rèn)真辦事的工作態(tài)度，同時(shí)也要主動(dòng)為廣大職工服務(wù)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)起到帶頭作用，全面提升文書檔案在電力企業(yè)的質(zhì)量。全體人員在傳統(tǒng)文書管理的基礎(chǔ)上加強(qiáng)現(xiàn)代化科技的新思想的工作，逐漸完善電力企業(yè)的工作，為以后的電力企業(yè)營(yíng)造出良好的氛圍和環(huán)境。同時(shí)也要以積極的心情去面對(duì)工作來調(diào)動(dòng)相關(guān)的管理人員的情緒和態(tài)度，加大投入到工作環(huán)境中，有良好的氛圍工作效率會(huì)事半功倍，使文書管理工作能更好發(fā)展。

（二）提高電力企業(yè)分類管理工作

文書檔案管理在管理工作中，針對(duì)不同的文字內(nèi)容、形式或?qū)ｎ}，制定完整的科學(xué)管理方式進(jìn)行分類管理。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。通過信息化、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理，文書檔案在信息化方面有更高的效率和更優(yōu)的質(zhì)量，這樣不僅降低了由于人為因素出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，真正達(dá)到了提高工作效率的目的。

（三）提高檔案管理的關(guān)聯(lián)性

在電力企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理與文書這兩類工作中不僅存在著差別還有很大的聯(lián)系，文書是檔案管理的鋪墊，加強(qiáng)文書的應(yīng)用讓它們互相融合到一起。各部門的工作人員需互相溝通交流，配合協(xié)調(diào)工作，對(duì)工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，為以后的管理工作打下基礎(chǔ)。文書管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)管理意識(shí)，做好對(duì)接工作，讓電力企業(yè)工作的文件統(tǒng)一整合到一起，為后續(xù)人員查找方便。為了更好地讓文書管理和檔案管理有效對(duì)接，電力企業(yè)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行管理，確認(rèn)核對(duì)文件無誤統(tǒng)一整合資料提高質(zhì)量，嚴(yán)格按照制度工作避免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤。

（四）提高電力企業(yè)分類管理工作人員的素質(zhì)

現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需對(duì)文書檔案管理人員有較高的專業(yè)水平與個(gè)人素質(zhì)。傳統(tǒng)的工作方法，從文件的起草、修改、到定稿打印、歸檔都是以手工抄寫為主，而現(xiàn)在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以完成以上一系列工作。文檔管理工作者不僅要有專業(yè)知識(shí)，還要熟悉計(jì)算機(jī)，提高傳統(tǒng)的文書管理模式。學(xué)習(xí)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作，使電力企業(yè)人員更加深入了解信息化科技的能力，不僅提高了文書管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化，還會(huì)讓人員有一定創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)一步提高文書管理者的管理水平[3]。

四、結(jié)束語(yǔ)

電力企業(yè)文書檔案管理工作加強(qiáng)提高，更加重視文書檔案管理的工作，對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展有很大的意義，提升了電力企業(yè)文書管理的質(zhì)量，加強(qiáng)完善文書管理工作，從而能實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的，讓電力企業(yè)文書檔案管理工作有更大上升空間。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱埕瑤.淺析文書檔案管理中存在的問題和對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：133-133.

[2]蒲明桂.信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（10）：81-81.

[3]李曉紅.淺談如何在電力科技檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的研究[J].科技風(fēng)，2018（12）：159-159.