煤礦企業(yè)檔案管理信息化的重要性及其管理對(duì)策探討

曹紅翠

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，煤炭企業(yè)的工作范圍越來(lái)越廣泛，需要利用信息技術(shù)協(xié)助檔案管理工作，減少工作壓力，提高工作效率。在新時(shí)期背景下，加快信息化建設(shè)成為大勢(shì)所趨?；诖耍恼路治隽嗣旱V檔案管理的重要性，并提出了提高煤礦企業(yè)檔案管理能力的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]煤礦企業(yè);檔案管理;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.090

[中圖分類號(hào)]G275.9[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）14-0-02

0? ? ?引 言

在煤礦企業(yè)中，企業(yè)檔案是最原始的工作記錄，記載了企業(yè)管理、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)每一個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，為開展后續(xù)工作提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。但是，當(dāng)前不少煤礦企業(yè)并沒(méi)有做好信息化管理工作，軟硬件設(shè)備配置不達(dá)標(biāo)，沒(méi)有進(jìn)行聲像檔案資料建設(shè)。另外，不少檔案管理人員自身素質(zhì)不合格，專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，不能處理好檔案管理工作，無(wú)法勝任崗位工作。這樣勢(shì)必影響企業(yè)發(fā)展。

1? ? ?檔案管理的重要性

對(duì)于煤礦企業(yè)，檔案是很重要的內(nèi)容，包含可靠、完整的企業(yè)信息，是煤礦企業(yè)后續(xù)發(fā)展以及當(dāng)前管理的參照內(nèi)容。檔案工作人員必須重視檔案管理，有效挖掘檔案信息，從企業(yè)發(fā)展過(guò)程中獲取有用的數(shù)據(jù)信息，為煤礦企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供支持。管理者利用檔案信息，不僅可以掌握過(guò)去的企業(yè)發(fā)展歷程，解決當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展問(wèn)題，甚至能夠預(yù)測(cè)今后行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，保障決策有效性與合理性。假設(shè)煤礦企業(yè)平時(shí)沒(méi)有做好檔案管理工作，沒(méi)有保障檔案完整性，領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有獲取準(zhǔn)確、一手的企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料，將容易做出錯(cuò)誤、不合理決策，使企業(yè)遭受重大損失。在信息時(shí)代，煤礦企業(yè)的信息化建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。煤礦企業(yè)要想可持續(xù)發(fā)展，必須重視數(shù)據(jù)分析，做好數(shù)據(jù)信息挖掘工作，如實(shí)反映企業(yè)的發(fā)展情況。

2? ? ?煤礦企業(yè)的檔案管理問(wèn)題

2.1? ?設(shè)施落后

受傳統(tǒng)觀念意識(shí)限制，不少企業(yè)只重視生產(chǎn)，不關(guān)注內(nèi)部管理，甚至有意無(wú)意地削減檔案管理資金。不少煤礦企業(yè)缺少檔案管理部門，或者即便有檔案管理部門，也只是簡(jiǎn)單地為員工配備電腦，買一套辦公軟件。企業(yè)沒(méi)有及時(shí)更新軟硬件設(shè)備，軟硬件設(shè)備的性能數(shù)據(jù)分析與信息管理的要求。

2.2? ?缺少完善的管理制度

不少煤礦企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理思想傳統(tǒng)且落后，一味地追求經(jīng)濟(jì)發(fā)展，只考慮生產(chǎn)，不考慮管理。在煤礦企業(yè)中，輕管理、重生產(chǎn)是非常普遍的現(xiàn)象。眾所周知，企業(yè)管理過(guò)程中，檔案管理是非常重要的部分。但是很多煤礦企業(yè)并沒(méi)有建設(shè)完善的管理制度，也沒(méi)有做好檔案管理工作，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展過(guò)程中面臨很多問(wèn)題。此外，缺少明確的責(zé)任制度、標(biāo)準(zhǔn)制度，不少生產(chǎn)部門的工作重心只在生產(chǎn)上，只有臨近檢查時(shí)，才做一些檔案數(shù)據(jù)整理工作應(yīng)付了事。

2.3? ?信息化建設(shè)比較落后

21世紀(jì)，信息化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展、行業(yè)建設(shè)的主旋律，檔案管理同樣如此。從煤礦企業(yè)的檔案管理工作看，信息化建設(shè)問(wèn)題十分突出，主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)。首先，在信息化建設(shè)中，很多企業(yè)雖然積極嘗試檔案信息化管理，但僅將原本人工操作的內(nèi)容變成電腦操作，并沒(méi)有主動(dòng)引入當(dāng)前各種新興的技術(shù)，信息技術(shù)應(yīng)用整體比較落后。其次，不少煤礦企業(yè)雖然主動(dòng)引入了新興技術(shù)，但由于人才不足、資金有限，在使用過(guò)程中，效果不盡如人意。

2.4? ?工作人員素質(zhì)參差不齊

煤礦企業(yè)要想朝著信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型，不僅需要檔案管理工作人員擁有扎實(shí)、豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要掌握相應(yīng)的信息技術(shù)。很多煤礦企業(yè)在組織檔案管理隊(duì)伍時(shí)，并沒(méi)有意識(shí)到人員素質(zhì)建設(shè)問(wèn)題。企業(yè)只是從一些部門調(diào)集閑散人員組建檔案管理組織。工作人員沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，并不了解檔案管理要求和工作具體內(nèi)容。企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，具體表現(xiàn)為以下兩方面：首先，不少煤礦企業(yè)并沒(méi)有在內(nèi)部建立完善的培訓(xùn)體系、很難提升檔案管理人員的素質(zhì);其次，人員流動(dòng)性比較大。眾所周知，煤礦企業(yè)工作環(huán)境問(wèn)題導(dǎo)致人才引進(jìn)十分困難，不利于企業(yè)吸引人才，無(wú)法保障企業(yè)穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

3? ? ?提高煤礦企業(yè)檔案管理有效性的對(duì)策

3.1? ?加大軟硬件的建設(shè)力度

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，信息化檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)代科技為檔案管理提供了技術(shù)層面的支持和幫助，在實(shí)際使用中獲得了非常好的效果。企業(yè)要想獲得良好的檔案管理工作效果，必須投入足夠多的技術(shù)資源、資金資源，加快信息化建設(shè)步伐。除了要準(zhǔn)備充足的硬件設(shè)備外，還要主動(dòng)學(xué)習(xí)和重視信息技術(shù)內(nèi)部培訓(xùn)。煤礦企業(yè)需要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)時(shí)更新內(nèi)部軟硬件資源，保障信息化建設(shè)順利進(jìn)行。為了提高煤礦企業(yè)內(nèi)部溝通質(zhì)量，企業(yè)需要從行業(yè)發(fā)展的角度考慮，使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理軟件的開發(fā)、使用流程。為保障軟件專業(yè)性，企業(yè)可以選擇外包定制軟件，使企業(yè)使用更適應(yīng)自身發(fā)展的軟件，保障內(nèi)部管理質(zhì)量。企業(yè)需要投入足夠多的資源，為檔案管理信息化建設(shè)提供充足資金。

3.2? ?完善管理制度

對(duì)于煤礦企業(yè)，想要獲得可持續(xù)發(fā)展，必須做好內(nèi)部管理工作。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理工作的重心，目前煤礦企業(yè)在檔案管理方面存在很多問(wèn)題。企業(yè)必須充分結(jié)合自身情況以及檔案管理狀況，不斷完善檔案管理制度。首先，收集檔案信息數(shù)據(jù)。各個(gè)部門、員工要一起參與，做好信息搜集工作，并詳細(xì)、系統(tǒng)地規(guī)定檔案管理流程。其次，捋清企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的關(guān)系，明確規(guī)定每一個(gè)管理人員的義務(wù)、責(zé)任和工作內(nèi)容。同時(shí)，還要明確檔案管理的收集條件、使用要求、規(guī)章制度、整理?xiàng)l件;主動(dòng)與其他部門合作，保障信息完整性、準(zhǔn)確性。確保檔案管理工作有序開展、規(guī)范進(jìn)行，需要做到以下幾方面：同步進(jìn)行文件材料和任務(wù)下達(dá)的歸檔工作，同步推進(jìn)、同步驗(yàn)收文件資料檢查工作，做好進(jìn)度管理、進(jìn)度控制;深入分析檔案資料內(nèi)容，細(xì)化分析檔案內(nèi)容。此外，企業(yè)內(nèi)部需要建立明確的獎(jiǎng)懲體系、獎(jiǎng)懲制度。依靠獎(jiǎng)懲體系、獎(jiǎng)懲制度約束所有部門以及工作人員，使他們更認(rèn)真地配合檔案部門的管理工作。

3.3? ?加強(qiáng)信息化建設(shè)

在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，一定要及時(shí)跟進(jìn)信息技術(shù)動(dòng)態(tài)化發(fā)展情況，及時(shí)調(diào)整與優(yōu)化技術(shù)。煤礦企業(yè)必須正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題，主動(dòng)投入資金和人力，引用新興技術(shù)。參考當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況，主動(dòng)學(xué)習(xí)其他行業(yè)、其他企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)。加快對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的研究和學(xué)習(xí)，多和其他大型企業(yè)合作，利用其他企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)增強(qiáng)自身的信息化建設(shè)能力。同時(shí)，打造功能全面的信息管理平臺(tái)，保障內(nèi)部檔案管理效率和質(zhì)量。

3.4? ?積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，加大培訓(xùn)力度

知識(shí)經(jīng)濟(jì)大背景下，最寶貴的資源就是人力資源。企業(yè)能否屹立不倒，具有可持續(xù)發(fā)展能力，關(guān)鍵在于企業(yè)整體人才資源儲(chǔ)備是否充足。為了保障檔案管理的有效性，企業(yè)需要儲(chǔ)備足夠多的檔案管理優(yōu)秀人才。檔案管理信息化建設(shè)，本就是一個(gè)動(dòng)態(tài)工程，需要管理人員具備豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代步伐，滿足企業(yè)發(fā)展需要。首先，參考煤礦企業(yè)在檔案管理中遇到的各種實(shí)際問(wèn)題，做好人員培訓(xùn)、人員教育工作。培訓(xùn)需要涵蓋專業(yè)檔案知識(shí)、管理知識(shí)以及信息化知識(shí)，開展進(jìn)修、委培、在職培訓(xùn)活動(dòng)，全面提高企業(yè)內(nèi)部人才綜合素質(zhì)。其次，做好人才引進(jìn)工作，并積極宣傳，從外界吸引更多優(yōu)質(zhì)檔案人才，提高薪酬福利，留住人才，不斷擴(kuò)充人才隊(duì)伍，發(fā)揮人才的作用。

3.5? ?加強(qiáng)聲像檔案管理

在煤礦企業(yè)的檔案管理信息化過(guò)程中，聲像技術(shù)應(yīng)用十分廣泛，能夠記錄生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)每個(gè)環(huán)節(jié)的資料。綜合看來(lái)，聲像資料的優(yōu)勢(shì)非常突出，能夠直觀、準(zhǔn)確地展示煤礦企業(yè)的檔案內(nèi)容，具有豐富的信息資源。此外，聲像檔案的編輯、復(fù)制十分方便，不易作假。因此，煤礦企業(yè)一定要投入更多資源，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

加快檔案管理信息化建設(shè)步伐有助于提高煤礦企業(yè)的整體工作效率、工作能力，是煤礦企業(yè)有序開展后續(xù)工作的必要前提。煤礦企業(yè)一定要重視檔案管理信息化建設(shè)工作，及時(shí)更新軟硬件設(shè)施，做好人才資源的擴(kuò)充與儲(chǔ)備工作，提高人才綜合能力，加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理和部門溝通，合理使用聲像檔案，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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