淺談醫(yī)院檔案服務(wù)效能與人力資源管理措施

杜姍姍 田云峰 王姣云

【摘要】充分發(fā)揮醫(yī)院檔案服務(wù)效能，能夠高效理清醫(yī)院工作人員的真實(shí)情況，進(jìn)而針對性地發(fā)揮他們的優(yōu)勢，提高人力資源的利用效率。本文針對醫(yī)院檔案服務(wù)效能與人力資源管理這兩方面進(jìn)行探討，主要的目的在于實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，提高人力資源的管理效率與質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;服務(wù)效能;人力資源管理;措施

檔案服務(wù)是人力資源管理的重要內(nèi)容，其能夠?yàn)槿瞬诺呐囵B(yǎng)提供更加有效的信息，并且通過人事檔案資源的整理與保存等，能夠?yàn)獒t(yī)院決策活動的開展提供相應(yīng)的依據(jù)。因此，對人力資源管理中檔案服務(wù)問題進(jìn)行分析，對提高人力資源管理的效率，促進(jìn)人事檔案服務(wù)效能的發(fā)揮將起到重要的推動作用，有利于醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，為醫(yī)院的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。

一、醫(yī)院檔案在人力資源管理中的重要地位

（一）能夠?yàn)獒t(yī)院提供真實(shí)的人力資源信息。醫(yī)院人力資源管理活動的開展是最大限度地開發(fā)人才的潛能，讓他們在崗位上發(fā)揮最大的效能。所以，人力資源管理部門必須要對員工的個人信息情況掌握清楚，比如員工的履歷、專業(yè)水平、技術(shù)能力、思想品德和個人素質(zhì)等。檔案服務(wù)正是對這方面進(jìn)行記錄的，所以說檔案服務(wù)可以為醫(yī)院人力資源工作的開展提供真實(shí)的信息。

（二）能夠?yàn)獒t(yī)院決策活動的開展提供科學(xué)的依據(jù)。醫(yī)院在進(jìn)行重要決策活動時(shí)，必須要對人員的人事檔案進(jìn)行關(guān)注，也就是人事檔案的記錄、整理與保存可以為醫(yī)院重大活動的開展提供科學(xué)的依據(jù)。尤其是在干部的考核與任免方面，必須要有大量的人事檔案作為依據(jù)，而人力資源部門可以利用檔案資料對于待選干部的個人素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合評析，然后做出決策，這樣能夠保證決策的科學(xué)性。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。醫(yī)院的人力資源并不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的變化而不斷變化的，比如會出現(xiàn)崗位流轉(zhuǎn)、人員流動和優(yōu)勝劣汰等情況。檔案服務(wù)工作的開展可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，對人類資源的需求問題進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，保證人員可以合理流動，最終實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。

二、醫(yī)院檔案服務(wù)在應(yīng)用中存在的問題

（一）檔案的內(nèi)容不夠全面。如果醫(yī)院關(guān)于員工工作能力、業(yè)績等方面的資料較少，就會給人才的選拔帶來很大的不便。尤其是必要履歷表、考核表和學(xué)歷表等出現(xiàn)嚴(yán)重缺失的情況，主要有兩個方面的原因：一方面，是干部對于人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為表格已經(jīng)填寫了很多，近年來變化不大，沒有及時(shí)更新的必要。還有人在履歷填寫時(shí)簡單地填寫學(xué)歷，社會關(guān)系與家庭成員直接忽略;另一方面，檔案管理人員沒有及時(shí)進(jìn)行資料的存檔。這是因?yàn)楹芏噌t(yī)院的檔案管理人員不是專業(yè)人員，而是其他崗位的兼職人員，專業(yè)度不夠。

（二）檔案的實(shí)效性不足。由于醫(yī)院檔案資料的管理缺乏實(shí)效性，導(dǎo)致很多檔案資料內(nèi)容都是陳舊的，也就是基本上都是對當(dāng)事人以往的記錄。我國對于人事檔案資源要求是大約每5年整理一次，不對以往的檔案資料進(jìn)行重新審核，而新放入的材料都是如考核記錄表、升職記錄表或者工資表等，無法反映出當(dāng)事人近期的動態(tài)情況，所以人力資源部門是無法很好地從檔案資料里獲取到當(dāng)事人有價(jià)值的信息。

（三）檔案的技術(shù)管理水平較低。以往我國的檔案管理都是紙質(zhì)的，而管理人員的流動性較大，檔案遺失或者屬地不明確等問題經(jīng)常存在，這樣就會給醫(yī)院人力資源管理工作的開展帶來很大的困擾，不僅會造成資源浪費(fèi)，還會影響到工作效率。而且紙質(zhì)形式的檔案存儲方式會增加檔案信息丟失及被改動的概率，導(dǎo)致檔案信息的真實(shí)性無法得到保障，會給醫(yī)院的重大決策等造成不良的影響。因此，在信息技術(shù)時(shí)代，全面實(shí)施檔案信息化管理勢在必行。

三、醫(yī)院檔案服務(wù)效能與人力資源管理的措施

（一）加強(qiáng)檔案內(nèi)容與真實(shí)性的管理。首先，在人事檔案內(nèi)容中，對于個人的綜合素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)、業(yè)績考核等可以進(jìn)行充分反映的材料數(shù)據(jù)要增加。對于個人的性格特征、興趣愛好、能力等可以進(jìn)行充分反映的個性化資料要增加。其次，人事檔案管理中最基本的要求就是要保證其真實(shí)性，也就是在人事檔案管理工作的開展中，要在原來的基礎(chǔ)上對人員的信息進(jìn)行重新核對，在保證無虛假信息之后，對存檔范圍進(jìn)行擴(kuò)展。對可以進(jìn)行公開的個人信息進(jìn)行分類存檔，建立起個人檔案信息數(shù)據(jù)庫。這些個人檔案信息數(shù)據(jù)庫要實(shí)施動態(tài)化的管理，對他們的個人信息進(jìn)行及時(shí)更新，尤其是管理人員與高級技術(shù)人員要對他們的信息進(jìn)行仔細(xì)記錄。以往的人事檔案存儲都是紙質(zhì)形式的，能夠存儲的信息內(nèi)容較少，所以會經(jīng)常性地出現(xiàn)檔案信息不全面或者信息不真實(shí)等情況。但是現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，將音頻、視頻等影像資料記錄到個人檔案中去，不僅擴(kuò)大了信息量，也使檔案信息的真實(shí)性得到了保障。形成了更加完善的信息管理與處置系統(tǒng)，進(jìn)而提高檔案信息的使用效率。

（二）加強(qiáng)檔案服務(wù)時(shí)效性的管理。人事檔案需要根據(jù)時(shí)代和現(xiàn)實(shí)情況的變化進(jìn)行不斷更新，需要將個人材料的變化和補(bǔ)充資料及時(shí)地填充到檔案信息中去，以此來加強(qiáng)檔案服務(wù)的實(shí)效性。同時(shí)還要定期對檔案進(jìn)行動態(tài)化管理，對更新的檔案信息進(jìn)行鑒定，將無效的檔案剔除出去，保證檔案中保持資料的實(shí)效性。加強(qiáng)檔案服務(wù)的實(shí)效性管理，對檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新，能夠?yàn)槿肆Y源管理部門了解人才情況提供更加可靠的依據(jù)。

（三）加強(qiáng)檔案服務(wù)現(xiàn)代化管理。在現(xiàn)代社會，醫(yī)院人事檔案管理工作的開展也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。首先，要對獎勵激勵機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，提高醫(yī)院檔案服務(wù)人員的綜合素質(zhì)。對檔案服務(wù)方式進(jìn)行改進(jìn)，以促進(jìn)檔案服務(wù)效率和水平的提升，促進(jìn)檔案管理主動性的提升。其次，要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作意識，讓他們積極主動地參與到檔案管理工作中來，并加強(qiáng)人事管理制度的規(guī)范性開展，促進(jìn)人事檔案管理人員素質(zhì)的提升。最后，要轉(zhuǎn)變以往陳舊的檔案管理模式，應(yīng)用現(xiàn)代化科技手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的一體化與網(wǎng)絡(luò)化管理，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立檔案管理平臺，便于查詢，形成資源共享共用。

（四）加強(qiáng)檔案服務(wù)人員的素質(zhì)管理。檔案服務(wù)人員是檔案工作開展的基礎(chǔ)和前提，其素質(zhì)直接關(guān)系著檔案工作開展的質(zhì)量。因此，醫(yī)院檔案服務(wù)效能與人力資源管理效率的提升，必須要抓好檔案服務(wù)人員的素質(zhì)建設(shè)。醫(yī)院要有針對性為檔案服務(wù)人員提供培訓(xùn)服務(wù)：一是有關(guān)于法律條文、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則制度等方面的培訓(xùn)內(nèi)容。二是加強(qiáng)檔案管理各個環(huán)節(jié)實(shí)際操作技能的培訓(xùn)。三是加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理知識的培訓(xùn)，使他們能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案服務(wù)效能與人力資源管理工作的開展，必須要充分發(fā)揮檔案的重要作用，為醫(yī)院人力資源工作的開展提供更加可靠和真實(shí)的信息，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的發(fā)揮，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)人才發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，為醫(yī)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的人力保障。

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