檔案與項(xiàng)目融合管理的探索與實(shí)踐

【摘要】根據(jù)近年來(lái)固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，探索遵循科技檔案成套性特點(diǎn)，實(shí)施檔案與項(xiàng)目融合管理方式。從打破傳統(tǒng)檔案的分類、提高全員意識(shí)、加強(qiáng)溝通培訓(xùn)、聯(lián)合管理、互通有無(wú)幾方面闡述實(shí)施融合管理，可一次性把事情做好。實(shí)踐證明，融合管理對(duì)于提升單位項(xiàng)目整體管理水平具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn);項(xiàng)目檔案;融合管理

根據(jù)我院的傳統(tǒng)管理模式，檔案管理和項(xiàng)目管理存在明顯界限，并由不同的行業(yè)部門主管，但這種界限分明的管理存在一定的盲區(qū)。在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，盲區(qū)帶來(lái)的問題就是盡管經(jīng)過層層審批還是出現(xiàn)簽署不全、復(fù)印件等低級(jí)質(zhì)量問題，甚至收集不齊還找不到責(zé)任人。當(dāng)然，這些問題在驗(yàn)收專家的火眼金睛之下，在單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視之下，通過各種途徑最終還是得到了解決，但是事后追查的末端控制方式往往耗時(shí)耗力，事倍功半。近期在院舉辦的安全標(biāo)準(zhǔn)復(fù)評(píng)培訓(xùn)上，專家反復(fù)提到“搞清事情本質(zhì)，一次性把事情做好”引起了我的思考。在近年的項(xiàng)目檔案管理中，我們一直致力于將檔案管理與項(xiàng)目管理融合在一起，力爭(zhēng)一次性把事情做好，現(xiàn)將相關(guān)工作總結(jié)如下，以供參考。

一、打破傳統(tǒng)檔案分類管理，檔案與項(xiàng)目融合管理

項(xiàng)目檔案具有門類多、范圍廣、時(shí)間長(zhǎng)、要求多等特點(diǎn)，是檔案管理中難度較大的一塊。傳統(tǒng)檔案管理中，文書檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、電子檔案界限分明，而項(xiàng)目檔案是反映項(xiàng)目建設(shè)全過程的檔案，包括上述各類檔案，項(xiàng)目檔案在收集管理過程中，常常存在分類管理和單個(gè)項(xiàng)目管理之間的矛盾。由于不同門類檔案的收集方式、歸檔范圍、保管期限、檔號(hào)編制與項(xiàng)目檔案管理要求不盡相同，使項(xiàng)目檔案在系統(tǒng)性或目錄索引編制上顯得凌亂、條理不清，影響了項(xiàng)目的系統(tǒng)性和整體性。例如：招投標(biāo)文件通常有監(jiān)理招投標(biāo)、基建施工招投標(biāo)、設(shè)備采購(gòu)招投標(biāo)，從傳統(tǒng)管理方式來(lái)分類，招投標(biāo)文件屬于管理類文件，納入文書檔案管理，但其中只有少數(shù)為紅頭文件，多數(shù)為白文，又歸于科研技術(shù)文件管理。同時(shí)，招標(biāo)和評(píng)標(biāo)部分屬于管理類，投標(biāo)文件又有部分屬于基建和設(shè)備類。從業(yè)務(wù)活動(dòng)來(lái)看，招標(biāo)代理單位可以成套收集完整齊全的資料，移交建設(shè)單位，按照檔案分類要求，成套資料經(jīng)過整理后反而被分散整理到各類檔案中，需要時(shí)再?gòu)母魈幨占瘏R總，難以體現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的作用。

根據(jù)科技檔案管理原則，遵循成套型特點(diǎn)，從2012年，我們開始嘗試打破文書、科研、基建、設(shè)備的分類分部門管理界限，建立以項(xiàng)目管理為主線，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中按項(xiàng)目收集整理文件的管理模式。項(xiàng)目實(shí)施前，將項(xiàng)目劃分為子項(xiàng)目（課題），明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，指定人員按子項(xiàng)收集整理文件。檔案部門制定項(xiàng)目檔案收集整理預(yù)案，指定專人跟蹤，采用分年度、分階段、分子項(xiàng)、分系統(tǒng)等多種做法結(jié)合的方式指導(dǎo)收集歸檔。歸檔后的項(xiàng)目檔案分綜合管理類、基建類、設(shè)備類管理，同一項(xiàng)目給予項(xiàng)目代碼，每個(gè)項(xiàng)目檔案統(tǒng)一編寫檔號(hào)。如：監(jiān)理招投標(biāo)文件全部按管理類管理，基建的招投標(biāo)文件按基建類，與各子項(xiàng)施工、監(jiān)理、竣工圖、驗(yàn)收文件統(tǒng)一管理，設(shè)備的招投標(biāo)文件按設(shè)備類，與設(shè)備研制方案、采購(gòu)、驗(yàn)收、安裝調(diào)試文件統(tǒng)一管理。這種方式更能體現(xiàn)項(xiàng)目的完整性和系統(tǒng)性，體現(xiàn)檔案與項(xiàng)目管理的有機(jī)融合。

2014年后，國(guó)防科工局信息管理中心開始組織項(xiàng)目檔案目錄報(bào)送，項(xiàng)目檔案就是按綜合管理類、基建類、設(shè)備類編制目錄，我們的融合管理做法正好符合其管理發(fā)展趨勢(shì)，按項(xiàng)目集中編制檔案目錄，能快速實(shí)現(xiàn)上級(jí)部門對(duì)項(xiàng)目目錄的編制和報(bào)送要求。

二、增強(qiáng)意識(shí)，細(xì)化職責(zé)，檔案人員全程參與管理

實(shí)際工作中，涉及項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)受控于單位科技部門和檔案部門，文件的形成階段由科技部門管理，文件的收集、整理、鑒定、移交制度由檔案部門制定，科技文件通過收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成科技檔案。傳統(tǒng)管理中，項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的科技文件由科研人員和管理部門保存，檔案部門不提前介入管理，只按照管理部門的要求，在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)將各單位存放的資料匆匆收集，簡(jiǎn)單整理、匯編成檔案待驗(yàn)，自然出現(xiàn)的問題就多了。項(xiàng)目管理與檔案管理脫節(jié)，驗(yàn)收中出現(xiàn)的問題，檔案管理和項(xiàng)目管理人員都難逃其責(zé)。

在反復(fù)整改的過程中，雙方逐漸認(rèn)識(shí)到，檔案管理也是項(xiàng)目管理的一個(gè)部分。要管好檔案，首先項(xiàng)目管理人員就要有“三納入”“四參加”“四同步”的檔案意識(shí)。要做好這幾點(diǎn)，就需要重視檔案管理，將項(xiàng)目檔案管理工作融入項(xiàng)目管理中，明確檔案管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分。

2012年開始，我所在項(xiàng)目管理體系中明確將檔案管理納入項(xiàng)目管理責(zé)任制。經(jīng)過多年實(shí)踐探索，責(zé)任網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)非常細(xì)致，覆蓋全員，分領(lǐng)導(dǎo)決策層、管理機(jī)構(gòu)層和組織實(shí)施層三個(gè)層面，每一層都有具體要求，并層層落實(shí)到負(fù)責(zé)人及管理員，明確責(zé)任到個(gè)人。

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)責(zé)任制要求，年初，每個(gè)項(xiàng)目需制定年度實(shí)施計(jì)劃，項(xiàng)目組指定成員具體承擔(dān)文件收集工作，將項(xiàng)目資料的收集要求統(tǒng)一納入管理。計(jì)劃由專項(xiàng)辦管理人員負(fù)責(zé)起草，征求檔案部門后所主管領(lǐng)導(dǎo)審批，每年向上報(bào)送的同時(shí)，發(fā)送給相關(guān)責(zé)任部門，將檔案意識(shí)落實(shí)到全員。在項(xiàng)目實(shí)施前，檔案管理人員提前介入進(jìn)行培訓(xùn)，明確歸檔范圍及要求，實(shí)施過程中，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和需求指導(dǎo)文件收集。項(xiàng)目分子項(xiàng)驗(yàn)收，檔案人員提供歸檔情況說(shuō)明，未完成歸檔的不通過驗(yàn)收，保障檔案管理工作從計(jì)劃、實(shí)施、驗(yàn)收幾個(gè)階段全程融入了管理。

三、加強(qiáng)溝通培訓(xùn)，體現(xiàn)融合管理的優(yōu)勢(shì)

項(xiàng)目檔案管理要求多，行業(yè)、地方、參建單位均有一套管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)要求。我所承擔(dān)的多數(shù)為國(guó)防軍工固投項(xiàng)目，在執(zhí)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，還要通過國(guó)防科工局委托的檔案單項(xiàng)驗(yàn)收，執(zhí)行國(guó)防科工局的相關(guān)要求。參建單位人員能力參差不齊，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同。檔案管理中只強(qiáng)調(diào)檔案的規(guī)范，不了解項(xiàng)目管理實(shí)際，項(xiàng)目管理中不清楚檔案管理要求，只強(qiáng)調(diào)進(jìn)度，不能保障各項(xiàng)要求貫徹執(zhí)行。加強(qiáng)檔案和項(xiàng)目管理人員之間的溝通學(xué)習(xí)，在搞清事情本質(zhì)的基礎(chǔ)上，可以綜合所長(zhǎng)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，保障項(xiàng)目順利完成。

經(jīng)過摸索總結(jié)，我所開始在項(xiàng)目管理的培訓(xùn)中安排檔案管理人員參加，學(xué)習(xí)新要求。在檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)中安排項(xiàng)目管理人員參加，分享管理經(jīng)驗(yàn)。通過這樣的培訓(xùn)，管理人員知悉檔案管理要求，明白檔案反映管理活動(dòng)的全過程，學(xué)習(xí)相關(guān)單位的管理經(jīng)驗(yàn)，了解項(xiàng)目管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)。通過兩者融合，管理人員將資料移交要求寫入合同條框中，將歸檔情況納入項(xiàng)目子課題考核中。檔案人員按階段組織歸檔，及時(shí)整理歸檔文件，既保證歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性，又能及時(shí)歸檔，保障項(xiàng)目進(jìn)度。

在項(xiàng)目啟動(dòng)或完成前，我所項(xiàng)目管理部門會(huì)聯(lián)合檔案管理部門進(jìn)行檔案專項(xiàng)培訓(xùn)?，F(xiàn)已完成對(duì)機(jī)關(guān)管理部門、施工單位、監(jiān)理單位、科研課題組、主工藝設(shè)備研制實(shí)施單位的負(fù)責(zé)人、兼職檔案員等進(jìn)行《如何做好項(xiàng)目科研、基建、主工藝設(shè)備檔案管理》培訓(xùn)及經(jīng)驗(yàn)交流。將項(xiàng)目檔案管理要求融合在項(xiàng)目實(shí)施之前，通過培訓(xùn)及案例分析，讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和兼職檔案員知曉項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍、整理要求，掌握收集、整理、審核、移交各階段注意事項(xiàng)及容易出現(xiàn)的問題，清楚歸檔移交程序等，將檔案管理工作貫穿于項(xiàng)目實(shí)施中。

通過幾次培訓(xùn)交流，檔案人員了解了收集各階段的常見問題，在實(shí)施中能有針對(duì)性地進(jìn)行管理、科研、基建、設(shè)備、軟件等分類收集指導(dǎo)工作。在項(xiàng)目進(jìn)展到適當(dāng)階段，由管理部門通知?dú)w檔，檔案人員還能根據(jù)年初計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)展情況，合理安排工作時(shí)間，按項(xiàng)目檢查檔案的質(zhì)量和完整性情況，有效提高歸檔文件的質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)檔案部門難以控制的文件不符合要求或歸檔不齊情況，管理部門可采取延期付款、延期考核等方式促進(jìn)歸檔，體現(xiàn)了兩者融合管理的優(yōu)勢(shì)。經(jīng)過多次磨合實(shí)踐，在工作中能有的放矢，一次性把事情做好。

四、聯(lián)合管理，共享融合管理的檔案資源

管理好項(xiàng)目檔案的目的是為科研生產(chǎn)提供服務(wù)支撐，通過多年的融合管理，目前檔案管理人員與項(xiàng)目管理人員能夠聯(lián)合管理，互通有無(wú)，資源共享，及時(shí)解決問題。歸檔的文件能滿足要求，為項(xiàng)目檢查、審計(jì)、驗(yàn)收提供了有力支撐。

在項(xiàng)目中期檢查、審計(jì)、項(xiàng)目驗(yàn)收前，管理部門會(huì)提前與檔案管理員溝通，提出調(diào)檔需求。在掌握進(jìn)度、分段收集、及時(shí)整理的基礎(chǔ)上，如歸檔不齊，檔案員能提前聯(lián)系到責(zé)任單位，及時(shí)歸檔，迅速匯總，提供完整齊全的歸檔文件目錄。雙方在共享目錄的基礎(chǔ)上，管理人員能很快列出供檢查、審計(jì)用的文件清單，并提請(qǐng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。根據(jù)審批清單，檔案人員能及時(shí)調(diào)檔，將所需項(xiàng)目檔案提前備好。使用時(shí)，辦理好手續(xù)即批量調(diào)用，提高了工作效率。調(diào)用后的檔案按照借閱管理要求，由現(xiàn)場(chǎng)借閱的管理人員負(fù)責(zé)檔案的安全。如果利用時(shí)間較長(zhǎng)，可通過與檢查人員簽訂保密承諾書，告知使用期間注意事項(xiàng)等方式合理正確地利用檔案，確保檔案的安全。

通過近年項(xiàng)目檢查、審計(jì)、驗(yàn)收利用檔案情況表明，前期規(guī)范有序地管理對(duì)后續(xù)利用提供了便捷服務(wù)。經(jīng)過整理的項(xiàng)目檔案，內(nèi)容齊全、標(biāo)注清晰、排放有序，專家在使用過程中能快速找到所需資料，使用后能準(zhǔn)確放回原處，提高了利用效率，用文件、數(shù)據(jù)說(shuō)話的同時(shí)體現(xiàn)了管理活動(dòng)控制有序。檢查、審計(jì)活動(dòng)結(jié)束后，借閱管理人員和檔案管理員一同到現(xiàn)場(chǎng)清理文件，準(zhǔn)確無(wú)誤后，調(diào)閱人員辦理歸還手續(xù)，檔案送回庫(kù)房。這樣的利用方式不再需要管理人員和檔案人員守在現(xiàn)場(chǎng)，在現(xiàn)場(chǎng)與庫(kù)房之間來(lái)回調(diào)檔，既保障了檔案的有效利用，又確保了檔案的安全。在項(xiàng)目檔案的使用中，利用人員和管理人員都體會(huì)到整理有序的檔案帶來(lái)的便捷和效率，管理部門不再因方便使用而將部分文件留在手里，基本能夠按時(shí)間節(jié)點(diǎn)整理移交檔案室。聯(lián)合管理，互通有無(wú)，共享融合管理的檔案資源，充分體現(xiàn)項(xiàng)目檔案的價(jià)值。

五、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過近幾年的實(shí)踐證明，檔案與項(xiàng)目融合管理是適用現(xiàn)代檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的，能體現(xiàn)雙方的管理優(yōu)勢(shì)。這種方式對(duì)檔案管理工作者提出了更高的要求，在掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，要跟蹤檔案專業(yè)的新發(fā)展、新要求，擴(kuò)充項(xiàng)目管理的知識(shí)，熟悉項(xiàng)目管理的基本要求，了解科學(xué)實(shí)踐的本質(zhì)規(guī)律。在工作中動(dòng)腦筋、想辦法，將檔案管理的基本原則與項(xiàng)目管理要求融會(huì)貫通，敢于探索實(shí)踐，就一定能管好項(xiàng)目檔案，一次性把事情做好，從整體上提升單位軍工固投項(xiàng)目的整體管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張建銘，徐敏，楊禮兵.淺談重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目歸檔控制策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：63+77.

[2]張建銘，楊禮兵，徐敏.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案收集管理中存在的問題及處理對(duì)策探討[J].文化產(chǎn)業(yè)，2015（01）：15.