信息化背景下如何做好檔案管理工作分析

劉亞萍

摘 要： 隨著信息時(shí)代的來臨，檔案資源在社會(huì)發(fā)展的過程中發(fā)揮的作用也愈加凸顯，由此帶來了日益增長的檔案資源利用需求。信息化轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新是當(dāng)前我國檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，有利于檔案管理水平和質(zhì)量的全面提升。近年來，我國企事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作已成為社會(huì)各界廣泛關(guān)注的話題，本文就信息化背景下如何做好檔案管理工作開展全面探討和分析，以期助推我國檔案管理水平的全面提升。

關(guān)鍵詞： 信息化;檔案管理;舉措

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）21-0297-01

在信息時(shí)代背景下，任何一個(gè)領(lǐng)域都需要進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變才能緊隨時(shí)代發(fā)展步伐。隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，我國檔案管理工作也隨之發(fā)生改變，不僅檔案管理工作的質(zhì)量和效率得以大大提升，同時(shí)也進(jìn)一步發(fā)揮了檔案資源的社會(huì)服務(wù)功能?，F(xiàn)階段，我國越來越多的企事業(yè)單位開始推進(jìn)自身檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型與發(fā)展，但仍面臨一定的問題與困境。筆者就如何做好信息化檔案管理工作提出個(gè)人見解和建議，希望為相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者提供必要的參考和幫助。

1 信息化檔案管理工作的構(gòu)成要素

1.1 信息化技術(shù)與設(shè)備

信息化技術(shù)與設(shè)備是支撐檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)要素，只有建立于信息技術(shù)及相關(guān)硬件設(shè)備上才能推動(dòng)和開展信息化檔案管理工作。信息化技術(shù)已不言而喻主要指局域網(wǎng)、網(wǎng)站等技術(shù)，而相關(guān)設(shè)備則是指計(jì)算機(jī)、數(shù)字化檔案掃描錄入設(shè)備等，只有構(gòu)建一套完整、系統(tǒng)的信息化技術(shù)與設(shè)備儀器才能滿足信息化檔案管理硬性需求。

1.2 網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)

要想實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效收集、歸納、存儲(chǔ)及檢索，還需要一個(gè)專業(yè)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)?，F(xiàn)階段，在我國檔案信息化推進(jìn)過程中，已出現(xiàn)許多優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)如電子文件管理系統(tǒng)（ERKS）、文件管理系統(tǒng)（DMS）及檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)（ACAMS），這些都為檔案管理信息化建設(shè)提供了良好的發(fā)展平臺(tái)。

1.3 數(shù)字化檔案資源

從技術(shù)角度來看，要想開展數(shù)字化檔案管理工作，還需要將大量檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化發(fā)展的核心目的在于更加高效的管理和利用檔案資源，而數(shù)字化檔案資源不僅在存儲(chǔ)上更加簡單，同時(shí)也有利于檔案資源的傳輸。數(shù)字化檔案資源的轉(zhuǎn)變，一方面需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變和系統(tǒng)錄入，另一方面也要將新生成的檔案資源以數(shù)字化進(jìn)行記錄和收集。

1.4 技術(shù)人才

檔案管理信息化轉(zhuǎn)變給檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，并由傳統(tǒng)人工管理作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑粌H降低了人工作業(yè)的強(qiáng)度，同時(shí)也對(duì)管理人員提出了信息化技能要求。在此趨勢下，吸收引進(jìn)和改造培養(yǎng)信息化技術(shù)人才成為信息化檔案管理工作推進(jìn)的核心要素，因此檔案管理部門要注重技術(shù)人才隊(duì)伍的構(gòu)建。

2 做好信息化檔案管理工作的有效舉措

2.1 轉(zhuǎn)變管理模式，樹立信息化管理理念

現(xiàn)階段，受傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，我國許多單位仍沿傳統(tǒng)用人工作業(yè)的檔案管理理念和方法，不僅檔案管理工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)檔案利用效率也十分低下，因此難以實(shí)現(xiàn)檔案資源服務(wù)價(jià)值的充分發(fā)揮。為強(qiáng)化檔案資源服務(wù)價(jià)值，推動(dòng)檔案管理工作的科學(xué)現(xiàn)代化發(fā)展，我們首先要打破傳統(tǒng)管理理念的束縛，將信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，由此推動(dòng)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變。其次，為更加高效的推進(jìn)和落實(shí)檔案信息化管理工作，我們還要加大宣傳工作，將信息化檔案管理的價(jià)值和作用傳輸給每一位單位職工，從而為檔案管理信息化轉(zhuǎn)變創(chuàng)造一個(gè)更加理想的思想氛圍。

2.2 加強(qiáng)資金投入，構(gòu)建信息化管理環(huán)境

要想全面推進(jìn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型與發(fā)展，我們還需要面對(duì)資金投入問題。眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理工作以人工作業(yè)為主體，無論檔案資料的收集、整理和歸檔，還是檔案資源的檢索和利用，均由檔案管理人員開展與落實(shí)。這種檔案管理工作對(duì)于資金需求很低，但信息化檔案管理作為一種依托于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展而來的檔案管理模式，不僅要具備專業(yè)的信息化技術(shù)與設(shè)備，同時(shí)還要安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，因此在資金投入方面增長十分可觀。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)層必須加大資金投入力度，并不斷對(duì)相關(guān)信息技術(shù)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，由此檔案管理信息化轉(zhuǎn)變奠定堅(jiān)實(shí)的環(huán)境基礎(chǔ)。

2.3 注重管理創(chuàng)新，完善信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

在檔案管理信息化轉(zhuǎn)變過程中，一個(gè)系統(tǒng)完善的檔案管理制度和技術(shù)體系具有十分重要的意義。從管理角度出發(fā)，過往檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)章制度已不適用于信息化背景下的檔案管理工作，因此需要加以完善和創(chuàng)新。首先，針對(duì)信息化檔案管理工作需求，我們要進(jìn)一步明確和細(xì)化檔案管理內(nèi)容和工作流程，特別是注重檔案管理工作技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，由此指導(dǎo)管理人員科學(xué)系統(tǒng)的開展檔案管理工作。其次，由于信息技術(shù)的開放性，為保障檔案資源的安全，還要強(qiáng)化檔案管理人員監(jiān)管，并落實(shí)檔案管理責(zé)任制與檔案管理權(quán)限制，通過嚴(yán)格的工作監(jiān)管提高檔案管理工作的安全性與保密性。

2.4 強(qiáng)化技能培訓(xùn)，打造信息化人才隊(duì)伍

作為檔案管理的執(zhí)行者，提高檔案管理人員信息技術(shù)能力是推動(dòng)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的重要舉措。針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員能力不足的發(fā)展困境，首先我們要強(qiáng)化管理人員信息化知識(shí)和專業(yè)工作技能，通過定期開展技能培訓(xùn)工作不斷提升檔案管理人員綜合能力，從而滿足信息化檔案管理需求。其次，為加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，還需要積極引進(jìn)外界高端技術(shù)人才，在引進(jìn)人才的同時(shí)也吸收當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理理念和方法，由此加快檔案管理信息化發(fā)展步伐。最后，還要強(qiáng)化檔案管理人員思想建設(shè)，通過必要的思想宣傳和法制教育提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，由此推動(dòng)信息化檔案管理工作的安全高效發(fā)展。

3 結(jié)論

綜上所述，在信息化背景下當(dāng)代檔案管理工作以發(fā)生本質(zhì)性改變，需要相關(guān)單位及檔案管理部門加快自身檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變。從構(gòu)成要素來看，要想做好檔案管理工作就必須轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，并加大資金投入力度、管理體系建設(shè)和技術(shù)人才培養(yǎng)，由此才能為我國檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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