大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理研究

齊翠榮

摘 要： 在新時(shí)期下，大數(shù)據(jù)與社會(huì)生產(chǎn)以及各個(gè)行業(yè)的融入逐漸加深，為人們工作也帶來(lái)諸多影響。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，現(xiàn)下檔案管理工作得到進(jìn)一步完善，工作效率明顯提高，符合現(xiàn)下檔案數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加、檔案類型日益復(fù)雜的時(shí)代背景。本文將結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理策略進(jìn)行詳細(xì)分析，以期為今后開(kāi)展的有關(guān)工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù);檔案管理;策略

【中圖分類號(hào)】G270.7 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）21-0298-01

進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代以后，檔案管理工作難度不斷增加，由于檔案類型、數(shù)量等不斷增加，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法完全適用于現(xiàn)下的實(shí)際工作，直接影響到工作質(zhì)量與效率，為檔案管理工作的長(zhǎng)期發(fā)展帶來(lái)較大影響，需要在今后充分利用大數(shù)據(jù)加以優(yōu)化與完善。因此，聯(lián)系實(shí)際分析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理策略是十分必要的。

1 大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)是基于現(xiàn)代科技發(fā)展起來(lái)的一種技術(shù)，有著龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行快速整合、處理，滿足多種類型信息的處理需求。在行業(yè)發(fā)展中，工作人員能充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)完成還來(lái)能數(shù)據(jù)的收集與整理，降低工作難度、提高信息收集與處理效率，對(duì)于促進(jìn)行業(yè)發(fā)展有著重要意義。通過(guò)將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作中，一方面能夠提高管理效率，利用其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)收集、分析與存儲(chǔ)、整理能力，提高檔案管理效率，在短時(shí)間內(nèi)完善大量工作，實(shí)現(xiàn)高效率管理[1]。另一方面，則是能夠壓縮檔案管理成本，相對(duì)而言紙質(zhì)材料的存儲(chǔ)成本較高，不僅需要大量紙張，同時(shí)還需要一個(gè)較為封閉的場(chǎng)所，溫度、濕度、環(huán)境都能達(dá)到保存目的，才能避免檔案損壞，大數(shù)據(jù)檔案管理，則主要是將檔案存儲(chǔ)在硬盤、云空間中，極大程度上節(jié)約了空間與成本，且更有助于維護(hù)，減少可能出現(xiàn)的檔案丟失與損壞。除此之外，大數(shù)據(jù)能夠提高檔案資料的有效利用率，只可以在短時(shí)間內(nèi)調(diào)取檔案，加以有效利用，對(duì)于企業(yè)單位發(fā)展而言有著較好的促進(jìn)作用。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提高檔案管理質(zhì)量的策略分析

基于上述分析，大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來(lái)諸多便利，而各項(xiàng)與大數(shù)據(jù)相關(guān)的技術(shù)也逐步在檔案管理中加以應(yīng)用，為檔案管理的持續(xù)優(yōu)化創(chuàng)造了有力條件，具有較高的應(yīng)用與融合價(jià)值。

2.1 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案工作平臺(tái)建設(shè)

目前，我國(guó)在檔案管理信息化方面仍然處于一個(gè)發(fā)展階段，再加上檔案管理本身屬于實(shí)踐的一部分，難免會(huì)出現(xiàn)信息不全面、技術(shù)手段滯后的情況，影響管理工作實(shí)效性。這也就需要在今后，企業(yè)必須要結(jié)合實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，完善檔案管理工作平臺(tái)，關(guān)注數(shù)據(jù)變化，靈活運(yùn)用數(shù)據(jù)收集與采集技術(shù)。一方面，必須保證檔案原始數(shù)據(jù)的精確性，對(duì)材料進(jìn)行全面客觀的發(fā)孽畜與審查，所有信息必須要在保證核查無(wú)誤以后，再錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中形成電子檔案;另一方面，則是要對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行分類編碼，保證在需要時(shí)能夠通過(guò)關(guān)鍵詞、編號(hào)等方式查找到資料，提高檔案資料的有效利用率。

2.2 構(gòu)建檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)是基于互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)成的，其應(yīng)用對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等有著較高的要求，而網(wǎng)絡(luò)又是一個(gè)較為開(kāi)放的大環(huán)境，很容易出現(xiàn)有人惡意篡改、盜取檔案信息的情況，導(dǎo)致現(xiàn)階段絕大部分的檔案管理系統(tǒng)面臨著嚴(yán)重的安全隱患。因此，若是想要完全保證檔案管理的安全，就必須要構(gòu)建完善的管理監(jiān)督系統(tǒng)，作為檔案信息管理的最高保障。首先，應(yīng)該完善監(jiān)管制度，可以安排專門的監(jiān)督人員，對(duì)管理人員的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督，若是發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，則應(yīng)該嚴(yán)格處罰;其次，要明確檔案管理人員的自身職責(zé)，檔案需要設(shè)置密碼，而進(jìn)入數(shù)據(jù)、資料檔案庫(kù)的人必須要備案，進(jìn)入檔案庫(kù)必須要報(bào)備，避免出現(xiàn)私自進(jìn)入檔案庫(kù)查閱資料的情況;最后，檔案的調(diào)取、借用、歸納、整理、信息內(nèi)容核對(duì)等工作，必須要嚴(yán)格控制質(zhì)量，同時(shí)形成明確記錄，避免來(lái)源不明的檔案混入資料庫(kù)，也是為了保證入庫(kù)資料的精確性。除此之外，企業(yè)監(jiān)督小組、監(jiān)督人員還要定期抽查、考察檔案管理人員的實(shí)際工作，尤其是各項(xiàng)記錄，檢查結(jié)果將作為檔案管理人員考核的一部分，以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性[2]。

2.3 優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

在新時(shí)期下，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的管理知識(shí)，同時(shí)還需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，對(duì)信息技術(shù)有著較強(qiáng)的理解與操作性，這樣才能更好的完成工作。為此，檔案管理必須要優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，改變以往，“老齡人多、中年人少、年輕人無(wú)”的結(jié)構(gòu)，引入優(yōu)秀的年輕人才，加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，對(duì)年輕、優(yōu)秀的檔案管理人員一定鼓勵(lì)，而工作時(shí)間較長(zhǎng)的老員工，也應(yīng)該鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)，并予以一定補(bǔ)助，激發(fā)檔案管理人員的參與積極性，為其今后自主學(xué)習(xí)、工作積極性提升等提供良好的外部條件。

2.4 完善高端管理人才培訓(xùn)機(jī)制

在現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)壓力逐漸增加，而激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)，基礎(chǔ)是人才競(jìng)爭(zhēng)，只有具備更多高端人才，才能提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。因此，企業(yè)若是想要提高檔案管理工作效率，并且將大數(shù)據(jù)融入其中，就必須重視高端人才的培養(yǎng)。首先，企業(yè)可以利用跨學(xué)科專業(yè)辦法，為了引進(jìn)優(yōu)秀人才可以與高校合作，為高校學(xué)生提供便利的同時(shí)，也可以優(yōu)先選擇優(yōu)秀人才，向企業(yè)內(nèi)部輸送大量高水平、高素質(zhì)的優(yōu)秀人才，為企業(yè)檔案管理工作注入新鮮血液。其次，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員，可以開(kāi)展針對(duì)性培訓(xùn)，聘請(qǐng)專家或者是一些具有對(duì)豐富管理經(jīng)驗(yàn)的人員，講解有關(guān)檔案管理工作的真實(shí)案例，加快傳統(tǒng)檔案管理人員轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)如今大部分工作崗位都應(yīng)用了較多的大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理工作也不例外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用比例不斷增加，企業(yè)單位也應(yīng)考慮如何在這樣的背景下有效展開(kāi)檔案管理工作。為此，在今后可以通過(guò)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案工作平臺(tái)建設(shè)、構(gòu)建檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)、優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)、完善高端管理人才培訓(xùn)機(jī)制等方式，為大數(shù)據(jù)在檔案管理中的融入創(chuàng)造有力條件，加快檔案管理工作革新。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊春玲.談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理[J].山西青年，2020，（11）：210.

[2] 王鵬飛，黃新德，王程，等.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的研究[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2020，（5）：134-135.