檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施研究

齊翠榮

摘 要： 受到各個方面因素的影響，企業(yè)單位已經(jīng)進入信息化發(fā)展階段，檔案管理作為企業(yè)單位發(fā)展中的一項重要管理任務，也開始注重信息化建設(shè)，將信息化建設(shè)融入到日常的管理工作中，提高工作效率。然而，在建設(shè)期間仍然會存在一些問題難以避免，需要在今后加以解決。本文將結(jié)合實際情況，對檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施進行詳細分析，以期為今后開展的有關(guān)工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化建設(shè);問題;解決措施

【中圖分類號】G270 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）21-0296-01

檔案管理信息化建設(shè)就是指，利用各種信息技術(shù)對檔案進行管理，屬于現(xiàn)代化管理手段，涉及較多方面的專業(yè)知識，這不僅對企業(yè)建設(shè)提出了更高的要求，同時對檔案管理人員也有了較高標準。這也就使如何解決企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的問題，成為其今后發(fā)展必須要考慮的重要問題。因此，聯(lián)系實際分析檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施是十分必要的。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在信息時代下，各個行業(yè)發(fā)展都有了較大改變，且對信息技術(shù)的依賴程度更高，尤其是檔案管理工作，數(shù)據(jù)量大、類型眾多，傳統(tǒng)檔案管理難度大，檔案管理信息化能夠較好的解決這一問題，對于提高檔案管理工作效率有著重要作用。因此，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的一種必然趨勢，一方面能夠較好的保護檔案本身的精確性，避免在長期保存的過程中出現(xiàn)信息丟失的情況，保證檔案管理的全面性，另一方面，有機整合檔案資源，目前檔案的重要作用已經(jīng)得到了基本肯定，但傳統(tǒng)檔案管理方式的資源整合效果較差，難以保證檔案資料全面、有條理，而信息化建設(shè)完成以后就可以利用局域網(wǎng)實現(xiàn)信息資源共享，保證檔案瀏覽便利，查找迅速，為更好的使用檔案資料帶來諸多便利[1]。

2 檔案管理信息化建設(shè)問題分析

根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)的實際進展情況，具體問題大致集中在以下幾個方面：（1）觀念落后，大部分檔案管理人員缺少信息化認知，而領(lǐng)導也缺少對信息化建設(shè)的充分解讀，通常會將信息化檔案管理視作為存儲工具，導致檔案資料無法得到充分利用;（2）信息化管理水平低，為了減少企業(yè)經(jīng)營開支，信息化管理技術(shù)無法得到及時更新，僅僅在管理部分引入信息化管理技術(shù)，后續(xù)管理、前期收集等，技術(shù)應用都沒有更新，影響信息化建設(shè)進程;（3）檔案信息安全性難以保證，由于網(wǎng)絡(luò)是一個較為開放的環(huán)境，信息化技術(shù)應用帶來便利的同時，也帶來了檔案信息丟失、篡改的可能性，需要在今后采取有效措施加以解決;（4）管理人員技術(shù)水平較低，檔案管理信息化技術(shù)的更新，為檔案管理人員工作提出了更高的要求，但由于企業(yè)缺少專門的、針對性培訓，導致檔案管理人員專業(yè)程度不高，容易出現(xiàn)操作失誤的情況，引起不必要的麻煩，應當引起重視。

3 檔案管理信息化建設(shè)問題的解決措施

基于上述分析，目前檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)基本完成，然而受到諸多影響，仍存在一些問題，需要在今后采取有效措施加以解決。

3.1 更新檔案管理觀念

在新時期下，信息化建設(shè)的重要性已經(jīng)充分展現(xiàn)，且成為一種必然趨勢，在這樣的情況下企業(yè)必須要重視檔案管理信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變以往的思想觀念，尤其是領(lǐng)導層，必須要加強對檔案管理信息化建設(shè)的認知，了解其職能、作用等，將目光著眼于更長遠的方向，重視管理信息化除了存儲以外的其他功能，實現(xiàn)上行下效，便于下屬員工深度理解檔案管理信息化的實質(zhì)，進而為接下來的建設(shè)工作提供便利，營造良好工作氛圍[2]。

3.2 建立完善的檔案管理平臺

信息化的實施，在很大程度上會依賴管理信息平臺，因此必須要將注意力放在平臺構(gòu)建上。首先，要結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的實際情況以及現(xiàn)階段檔案管理工作進程，制定構(gòu)建計劃，了解信息化與平臺建設(shè)的切實需求，而后則是要購置數(shù)據(jù)庫服務器、信息錄入設(shè)備、管理軟件等，同時還需要安排專門的機房，用于檔案資料與數(shù)據(jù)查詢，為檔案管理信息化平臺創(chuàng)設(shè)一個良好的外部環(huán)境。其次，就是軟環(huán)境建設(shè)，在系統(tǒng)與軟件方面，應以滿足企業(yè)檔案管理需求為優(yōu)先考慮，同時還需要預測計算機、軟件、系統(tǒng)的使用周期，以及可能產(chǎn)生大龐大檔案數(shù)據(jù)資料，保證管理平臺建設(shè)科學性。

3.3 重視檔案信息安全防護建設(shè)

安全一直都是檔案信息化建設(shè)中必須要面對的一個問題，若是無法處理，則檔案管理的安全性難以保證。這也就要求企業(yè)在落實信息化建設(shè)工程時，必須要重視安全防暑。第一，可以增加安全設(shè)施方面的投入，引入安全技術(shù)、設(shè)計與應用軟件，最大程度上保證檔案管理的優(yōu)勢能充分發(fā)揮。其次，系統(tǒng)、軟件要及時更新，避免漏洞危害到檔案管理信息系統(tǒng)。最后，合理利用防火墻技術(shù)與密匙技術(shù)，能夠有效防護外部病毒的入侵，密匙則是可以保證檔案的傳輸?shù)倪^程中不會被篡改，能夠提高存儲的安去性，具有重要意義。

3.4 加強檔案管理人員的專業(yè)培訓

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，人才是重要因素。因此，企業(yè)一方面要引進專業(yè)檔案管理人才，另一方面要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行專業(yè)技術(shù)培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。這也就要求，企業(yè)在今后必須要將培訓納入到重點工作環(huán)節(jié)，加大培訓力度，也可以與部分學校合作，為企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員提供再教育機會，提高檔案管理人員的專業(yè)知識與能力，同時強化計算機實踐方面的培訓，確保個人能力。除此之外，必須要對檔案管理人員結(jié)構(gòu)進行有效的優(yōu)化調(diào)整，建設(shè)一只具有高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理團隊，為檔案管理工作優(yōu)化與完善創(chuàng)造有力條件。

結(jié)束語：綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)符合現(xiàn)下時代發(fā)展需求，對于企業(yè)單位發(fā)展而言十分重要。因此，針對信息化建設(shè)過程中存在的觀念落后、信息化管理水平低、檔案信息安全性難以保證、管理人員技術(shù)水平較低問題，應通過更新檔案管理觀念、建立完善的檔案管理平臺、重視檔案信息安全防護建設(shè)、加強檔案管理人員的專業(yè)培訓等措施予以有效解決，加快檔案管理信息化進程，為企業(yè)單位今后發(fā)展創(chuàng)造有力條件。

參考文獻

[1] 徐錚.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].環(huán)球市場，2020，（13）：222.

[2] 吳金鳳.檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].化工管理，2020，（8）：13-14.