新時(shí)期下檔案工作面臨新問題

閆夢(mèng)琪

摘 要：新時(shí)代下科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用逐步擴(kuò)大，人們對(duì)檔案信息的需求度越來越高，檔案信息的管理工作已經(jīng)成為了重點(diǎn)與難點(diǎn)。為了能更好的適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，檔案工作者也應(yīng)抓住新時(shí)代新機(jī)遇不斷完善檔案工作。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案工作問題;創(chuàng)新

“中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”——這是我們黨在十九大報(bào)告中做出的的重大判斷。它意味著我們的時(shí)代進(jìn)入了新定位，同時(shí)也是一個(gè)新的發(fā)展站位。檔案工作作為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的一部分，理所應(yīng)當(dāng)?shù)?，檔案工作也邁入了一個(gè)新時(shí)代。隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的普及，我國(guó)國(guó)家制度不斷的完善與人們對(duì)信息需求的不斷增加，為了適應(yīng)新時(shí)代的要求，在進(jìn)行檔案工作時(shí)我們應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求、與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新、不斷改革，迎接時(shí)代的各種挑戰(zhàn)。這既是檔案工作的難題，同時(shí)也是機(jī)遇。所以在新時(shí)代下的檔案工作者要抓住機(jī)遇，用開創(chuàng)性思維和方法重新審視檔案管理工作，不斷的完善檔案工作，使檔案工作更加科學(xué)、更加規(guī)范、更能充分發(fā)揮其作用。

1 新時(shí)代檔案工作出現(xiàn)新問題

1.1 操作方式多樣化

在互聯(lián)網(wǎng)未普及之前，人們進(jìn)行檔案管理通常需要依靠人力來進(jìn)行，而新時(shí)代下的檔案工作則更多的依靠網(wǎng)絡(luò)，電子郵件、傳真等操作技術(shù)大規(guī)模使用和信息的廣泛傳播，使得文件的傳遞效率大幅度的提高，這些操作方法的使用大大降低檔案工作成本，因此在未來檔案工作的操作技術(shù)必然會(huì)朝著多樣化的方向發(fā)展。

1.2 歸檔方式多樣化

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》實(shí)施于2001年，在檔案工作的流程方面作出了相應(yīng)的具體的規(guī)定：包括處理公文發(fā)文的順序，必須要按照草擬、審核、簽發(fā)、再次審核、登記、分發(fā)等順序進(jìn)行;收文時(shí)的第一步工作是簽收、登記在冊(cè)、進(jìn)行審核工作，只有在審核通過方能進(jìn)行擬辦、批辦、承辦、催辦等后續(xù)程序。目前我國(guó)的政務(wù)信息化進(jìn)程正在逐步加深，電子郵件等軟件使得檔案工作在脫離紙張的條件下也能進(jìn)行，網(wǎng)上辦公已經(jīng)成為了檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。而且網(wǎng)上辦公具有高效率、多元化的優(yōu)點(diǎn)，通過辦公平臺(tái)和電子郵件可以進(jìn)行多人遠(yuǎn)距離的傳遞。在網(wǎng)絡(luò)辦公中一個(gè)鼠標(biāo)和鍵盤就可以直接完成收文中的簽收、登記和發(fā)文中的繕印、用印過程，簡(jiǎn)單又便捷。在新時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案工作必須要順應(yīng)時(shí)代的潮流，實(shí)現(xiàn)歸檔工作的多元化轉(zhuǎn)變。

1.3 存儲(chǔ)方式多樣化

（1）在現(xiàn)代辦公過程中電子文件越來越受到了人們的青睞，公文在出臺(tái)前需要經(jīng)過草擬、修改的辦文過程，但在歸檔的過程中由于工作人員缺乏足夠的工作素養(yǎng)，對(duì)原稿和修改稿的重要性認(rèn)識(shí)不夠，往往會(huì)只重視定稿，而將原稿和修改稿隨意放置，文書部門在上繳材料時(shí)也未能夠?qū)⑽募客咨频谋４?，?dǎo)致了目前多數(shù)珍貴文件資料不全的現(xiàn)象。

（2）目前有一部分的檔案工作人員的工作思維較為傳統(tǒng)，堅(jiān)持使用紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案管理，否定了電子文檔優(yōu)勢(shì)，另外電子文件也存在著一定的局限性，現(xiàn)今如何提高電子文件的防磁、防病毒、抵抗機(jī)械損傷等功能已經(jīng)成為了限制檔案工作負(fù)責(zé)的又一難題。

2 新時(shí)代檔案工作創(chuàng)新必要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增強(qiáng)，信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加深，國(guó)家投入了大量的資金用于檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，在此基礎(chǔ)上我國(guó)的檔案工作取得了令人欣喜的成就，當(dāng)前的檔案工作已經(jīng)基本能夠適應(yīng)人們的需求。但是我們必須要承認(rèn)在新時(shí)代下檔案工作還存在著明顯的不足，例如操作模式單一乏味、工作效率低，從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊等。在這種形勢(shì)下唯有創(chuàng)新才能夠解決這一難題。

3 新時(shí)代檔案工作創(chuàng)新方式

3.1 思想觀念創(chuàng)新

檔案工作要進(jìn)行創(chuàng)新，首要的就是要有創(chuàng)新意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新，最先就是要求檔案工作人員，尤其是檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)人員，需要更新思想觀念，需要從傳統(tǒng)的模式、理念當(dāng)中抽離出來，一些企業(yè)的檔案工作人員思維陳舊，每天按部就班的上下班，工作內(nèi)容僅僅是立卷歸檔、提供利用多少卷次等本職工作，而對(duì)于市場(chǎng)需求、檔案工作能否適應(yīng)時(shí)代的要求沒有得到重視，缺少積極主動(dòng)的進(jìn)行創(chuàng)新，樹立服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工的思想。因此檔案部門的工作一定要重視創(chuàng)新，將創(chuàng)新思維始終貫穿在整個(gè)工作過程中。

3.2 服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新

新階段下檔案工作的創(chuàng)新離不開服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新。在創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制過程中必須要嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度排除工作過程中出現(xiàn)的偶然現(xiàn)象。檔案部門要充分發(fā)揮職能作用，一是完善機(jī)制中的各種規(guī)章制度，二是對(duì)檔案工作人員的職業(yè)道德進(jìn)行管理方面的加強(qiáng)，這就需要在合理分工的基礎(chǔ)上各負(fù)其責(zé)，充分發(fā)揮調(diào)動(dòng)個(gè)人積極性和創(chuàng)造性，同時(shí)為了更好的做好檔案服務(wù)工作，還需要加強(qiáng)聯(lián)系、密切配合、步調(diào)一致。做到服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，必不可少的是對(duì)檔案工作人員職業(yè)道德素質(zhì)教育的加強(qiáng)，對(duì)檔案工作人員遵守規(guī)章制度的意識(shí)的增強(qiáng)。制度在執(zhí)行過程中要得到有效貫徹落實(shí)，對(duì)表現(xiàn)突出者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)檔案工作人員的工作熱情。定期對(duì)檔案工作人員的工作情況進(jìn)行考察，采用獎(jiǎng)懲手段和輿論的力量來管理員工，幫助他們提高服務(wù)質(zhì)量和工作能力。

3.3 管理方式創(chuàng)新

利用各種優(yōu)越先進(jìn)的技術(shù)手段有利于提高檔案工作的工作效率和服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)代化的管理方式利用計(jì)算機(jī)技術(shù)取代傳統(tǒng)的人工模式進(jìn)行檔案管理。

（1）檔案資源信息化。檔案部門要對(duì)管內(nèi)的各種資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，為處理后的資料建立一個(gè)儲(chǔ)存平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化。

（2）管理方式現(xiàn)代化。檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，合理利用各種先進(jìn)的技術(shù)手段和技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式現(xiàn)代化和專業(yè)化。

（3）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。制定一個(gè)完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，健全檔案管理的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（4）開展在線服務(wù)。信息技術(shù)的普及改變了我們的生活方式，在目前網(wǎng)絡(luò)全面覆蓋化的形勢(shì)下，人們對(duì)信息的需求逐步增強(qiáng)，通過各種信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)人們能夠及時(shí)迅速的掌握到大量的信息。檔案部門可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，通過開放一部分資源，對(duì)特殊檔案進(jìn)行定期的信息開放，以網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)App的方式為利用者提供信息，開展在線服務(wù)工作，為利用者提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)的信息資源渠道。

3.4 人才隊(duì)伍創(chuàng)新

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景下，檔案部門的信息人才更多需要超越時(shí)空的人才理念和意識(shí)。檔案部門應(yīng)從單一化轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?，并成為在各個(gè)學(xué)科方面知識(shí)豐富、對(duì)于新技術(shù)熟練掌握，能夠創(chuàng)造、開拓專業(yè)的復(fù)合型人才。除了需要對(duì)外進(jìn)修學(xué)習(xí)外，還需要使用內(nèi)部培訓(xùn)辦法來對(duì)員工的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行提升，并聘請(qǐng)教師授課、組織計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，培養(yǎng)具有高技術(shù)含量的人員。為了優(yōu)化工作團(tuán)隊(duì)，可適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。確保檔案部門的正常工作，并激勵(lì)員工“珍惜崗位、主動(dòng)敬業(yè)”。

（1）知識(shí)更新素質(zhì)。即對(duì)新知識(shí)獲取的能力，要求能夠在專業(yè)內(nèi)有自己擅長(zhǎng)的部分，在專業(yè)以外又能做到博學(xué)多才，成為全方位的復(fù)合型高素質(zhì)檔案管理人員，更好應(yīng)對(duì)檔案工作在新時(shí)代下的發(fā)展需要。

（2）實(shí)踐素質(zhì)。即接收和使用的能力。為了更好的應(yīng)對(duì)檔案工作的重點(diǎn)以及方式的轉(zhuǎn)變，需要不斷提高對(duì)知識(shí)的接收和使用能力，只要這樣才能在實(shí)踐中不斷的使用新的理論進(jìn)行指導(dǎo)，通過實(shí)踐檢驗(yàn)新的理論，較好地完成新時(shí)代下對(duì)檔案部門賦予的各項(xiàng)工作任務(wù)。

（3）創(chuàng)新素質(zhì)。既對(duì)新工作領(lǐng)域的開拓探索能力，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展將不可避免地導(dǎo)致檔案的革命性的變更，為了讓自己永遠(yuǎn)處于不敗之地，就必須要能夠發(fā)現(xiàn)新事物，研究新情況，能夠應(yīng)用新思路新對(duì)策來解決現(xiàn)在存在的以及將來可能會(huì)出現(xiàn)的問題，用創(chuàng)新來面對(duì)一切挑戰(zhàn)，開拓工作新局面，以便重新樹立檔案工作在社會(huì)上應(yīng)有的地位。

創(chuàng)新是一個(gè)永恒的話題，新時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，要想保持檔案管理行業(yè)的活力，就必須要樹立創(chuàng)新意識(shí)。同時(shí)，創(chuàng)新必須符合實(shí)際情況。只有探討和實(shí)施有效的檔案管理方法，才能夠進(jìn)一步提高企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力，才能不落后于時(shí)代的步伐，面對(duì)于新時(shí)代的挑戰(zhàn)，走新路子，創(chuàng)造新局面。

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