南京圖書館讀者決策采購模式的應(yīng)用探索

孫華

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;讀者決策采購;圖書館

摘 要：文章以南京圖書館的“陶風(fēng)采”為例，基于項(xiàng)目管理的視角剖析了讀者決策采購模式應(yīng)用中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決方法，以期為其他圖書館的讀者決策采購應(yīng)用提供參考。

中圖分類號：G258.2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2020）07-0084-04

近年來，讀者決策采購（Patron-Driven?Acquisitions，以下簡稱PDA）在我國圖書館界得到了推廣和應(yīng)用。由于受不同供應(yīng)商、圖書館、實(shí)施方案及PDA模型等因素的影響，導(dǎo)致PDA在具體的實(shí)施過程中存在諸多問題。圖書館應(yīng)用PDA模式不僅需要內(nèi)部各個部門的協(xié)作，還需要加強(qiáng)與讀者的溝通，因此，圖書館可基于項(xiàng)目管理的視角，采取科學(xué)的管理方法，指導(dǎo)PDA模式的應(yīng)用，解決PDA應(yīng)用過程中存在的問題，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的最大化。項(xiàng)目管理是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組織者為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，運(yùn)用系統(tǒng)的理論和方法，對項(xiàng)目進(jìn)行全過程和全方位的策劃、組織、控制、協(xié)調(diào)的總稱，包括項(xiàng)目的整體管理、范圍管理、時間管理、費(fèi)用管理、采購管理、風(fēng)險管理、人力資源管理、溝通管理和質(zhì)量管理。

1 南京圖書館讀者決策采購的基本概況

為了響應(yīng)十九大號召，落實(shí)江蘇省文化廳的“文化惠民，精準(zhǔn)服務(wù)”的政策，南京圖書館（以下簡稱“南圖”）在借鑒其他圖書館讀者決策采購經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，聯(lián)合江蘇新華發(fā)行集團(tuán)于2016年4月23日“世界讀書日”推出了具有本館特色的PDA模式品牌項(xiàng)目——“陶風(fēng)采”，將南圖的“惠風(fēng)書堂”、新街口新華書店和湖南路鳳凰書城作為該項(xiàng)目的首批試營點(diǎn)，提出了“你選書，我買單”的宣傳口號，獲得了廣大讀者的積極響應(yīng)和媒體的跟蹤報道。統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，“陶風(fēng)采”項(xiàng)目的三處試點(diǎn)每月采購圖書10，000余冊，每年支出碼洋500多萬元，滿足了讀者的多元化需求，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的最大化。

1.1 “陶風(fēng)采”的工作流程

“陶風(fēng)采”的實(shí)施改變了南圖單一的館員采購圖書方式，讀者需求與圖書采購實(shí)現(xiàn)了有效對接，具體工作流程如圖1所示：讀者在“陶風(fēng)采”試營點(diǎn)選擇所需圖書，將圖書和讀者證交給書店工作人員;工作人員采集讀取讀者信息，并將符合采購規(guī)則的圖書貼上條碼和RFID芯片，錄入“陶風(fēng)采”平臺系統(tǒng)，完成圖書信息錄入和外借手續(xù);在規(guī)定期限內(nèi)讀者通過自助借還機(jī)將圖書歸還圖書館;圖書館工作人員收到圖書后進(jìn)行再加工，補(bǔ)充錄入書目信息，并貼書標(biāo)上架流通。

1.2 平臺架構(gòu)和后臺系統(tǒng)

“陶風(fēng)采”涉及南圖和新華書店兩套獨(dú)立的系統(tǒng)，因此，南圖需要對兩套業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，構(gòu)建安全獨(dú)立、功能強(qiáng)大和操作便捷的云服務(wù)平臺系統(tǒng)。該系統(tǒng)基于典型的云計(jì)算分層架構(gòu)，包括底層的IaaS基礎(chǔ)設(shè)施、中間的PaaS平臺和上層的SaaS軟件。在此基礎(chǔ)上，南圖還開發(fā)和添加了面向讀者的各種終端軟件，如“陶風(fēng)采”App、微信客服端及PC瀏覽器等。底層IaaS是“陶風(fēng)采”管理系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，包括硬件設(shè)備和服務(wù)設(shè)備。中間的PaaS是“陶風(fēng)采”管理系統(tǒng)運(yùn)行的軟件環(huán)境，涉及身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)共享交換和安全服務(wù)等?！疤诊L(fēng)采”管理系統(tǒng)的核心層是上層的SaaS軟件，包括4個業(yè)務(wù)系統(tǒng)：一是圖書館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，主要功能是對采購的圖書、讀者信息、財務(wù)信息進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)。二是RFID自助借還系統(tǒng)。RFID是一種射頻識別通信技術(shù)，目前已在圖書館領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，主要功能包括讀者身份識別、圖書定位和自助借還等。RFID是連接信息和實(shí)物的載體，在“陶風(fēng)采”管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中起著關(guān)鍵的“紐帶”作用，負(fù)責(zé)連接圖書館、書店和讀者。三是書店圖書信息管理系統(tǒng)，包括新華書店的圖書信息管理系統(tǒng)和銷售信息管理系統(tǒng)。南圖需要開發(fā)數(shù)據(jù)接口，將云服務(wù)平臺上的各種信息系統(tǒng)與書店圖書信息管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對接。四是智慧云服務(wù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)是云服務(wù)平臺上各種信息系統(tǒng)之間的橋梁，負(fù)責(zé)連接圖書館業(yè)務(wù)系統(tǒng)、書店業(yè)務(wù)系統(tǒng)和讀者信息系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)實(shí)時的數(shù)據(jù)交換和共享。

1.3 “陶風(fēng)采”采購規(guī)則

“陶風(fēng)采”不僅轉(zhuǎn)變了采購主體，還提高了館藏資源的利用率。為了進(jìn)一步增強(qiáng)圖書采購的規(guī)范性和館藏資源的合理性，南圖制定了一些采購規(guī)則：一是薦購圖書的范圍。教輔、20頁以下的繪本、50頁以下的成人書籍、64開以下尺寸圖書、異型書、填色書、漫畫、影印書籍、標(biāo)準(zhǔn)、字帖、字典、辭典、地圖、掛圖、兒童貼畫及超過4冊的多卷本圖書都不在薦購范圍內(nèi)。二是薦購圖書的借閱期為30天。讀者須在規(guī)定時間內(nèi)到一層還書處或自助還書處歸還所薦購的圖書。三是薦購圖書的副本量、冊數(shù)和賠償金額等。讀者每次最多薦購2冊圖書，每月不超過12冊圖書;讀者薦購圖書的單價不能超過100元;同一種圖書不超過2個復(fù)本;2冊以下的多卷本圖書須整套薦購;少兒證僅能借閱少兒圖書;讀者須遵守南圖的借閱規(guī)則。

2 主要問題分析

“陶風(fēng)采”雖然吸引了眾多讀者積極參與，受到了讀者的一致好評，取得了顯著的效果，但仍存在一些需要正視的問題。筆者基于項(xiàng)目管理的視角對南圖PDA應(yīng)用中存在的問題進(jìn)行了分析。

2.1 項(xiàng)目實(shí)施中的問題

2.1.1 項(xiàng)目質(zhì)量：文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)不合理。統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，讀者薦購的圖書大多是文學(xué)小說類，影響了館藏資源建設(shè)和“陶風(fēng)采”項(xiàng)目的質(zhì)量。

2.1.2 項(xiàng)目范圍：采購圖書類型單一。國外圖書館PDA采購的圖書一般分為紙質(zhì)圖書和電子圖書兩種類型，甚至有的圖書館更傾向于采購電子圖書?！疤诊L(fēng)采”項(xiàng)目主要采購讀者薦購的紙質(zhì)圖書，并沒有涉及電子圖書的采購，降低了讀者參與PDA的積極性。

2.1.3 項(xiàng)目溝通：采購方式不便利。采購方式主要有以下三點(diǎn)不便利：一是地點(diǎn)不便利，“陶風(fēng)采”的采購地點(diǎn)僅有3處。二是采購手段不便利，僅支持書店現(xiàn)場采購。三是還書地點(diǎn)不便利，讀者必須到圖書館還書。

2.1.4 項(xiàng)目成本：成本控制較難?！疤诊L(fēng)采”的成本控制存在以下兩個問題：一是圖書館平衡各類圖書采購經(jīng)費(fèi)的問題，二是PDA經(jīng)費(fèi)持續(xù)性的問題?！疤诊L(fēng)采”項(xiàng)目能否得以長期運(yùn)行并不斷發(fā)展完善，不僅需要巨額的經(jīng)費(fèi)維持，還需要高素養(yǎng)的人員支持。因此，南圖的PDA成本控制是項(xiàng)目持續(xù)運(yùn)行的關(guān)鍵。

2.2 項(xiàng)目實(shí)施問題的分析

2.2.1 圖書館。筆者從圖書館角度對項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析：一是采購渠道單一。“陶風(fēng)采”僅提供書店現(xiàn)場選書，雖然提供了舒適自由的決策采購空間，但缺乏更多的采購終端，如手機(jī)App和微信等采購終端。此外，讀者在書店現(xiàn)場薦購的圖書種類有限，采購效率不高。二是預(yù)設(shè)文檔較難把握?！疤诊L(fēng)采”僅限定了不適合館藏的圖書，并沒有對書商書目文檔進(jìn)行預(yù)設(shè)，缺少書目的篩選環(huán)節(jié)。預(yù)設(shè)采購文檔是一把雙刃劍，合理的采購文檔有利于增強(qiáng)館藏資源建設(shè)的合理性，反之，不合理的采購文檔將降低讀者的參與積極性。三是輻射面有限。讀者薦購圖書的書店僅有3個，僅能覆蓋周邊地區(qū)的人群，無法滿足更多民眾的閱讀需求。四是項(xiàng)目成本控制較難。一方面，PDA由讀者按自身需求采購圖書，由于采購內(nèi)容無法提前預(yù)測，致使圖書館很難平衡各類圖書采購經(jīng)費(fèi)的比例;另一方面，如果出現(xiàn)PDA經(jīng)費(fèi)被提前用完的情況，就會影響讀者的薦購感受，降低讀者的參與積極性。

2.2.2 讀者。筆者從讀者角度分析了項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的問題：一是讀者沒有專業(yè)的圖書采購背景和經(jīng)驗(yàn)。讀者薦購圖書一般從自身的現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)，具有較強(qiáng)的隨機(jī)性。二是讀者薦購的圖書缺乏代表性，不能充分發(fā)揮PDA的優(yōu)勢。以上兩個因素都影響了圖書采購的質(zhì)量，在項(xiàng)目實(shí)施中也影響了館藏資源建設(shè)的質(zhì)量。

2.2.3 書商。書商是項(xiàng)目的重要參與者，在南圖館藏資源建設(shè)過程中扮演著重要角色。該項(xiàng)目的圖書供應(yīng)商是江蘇新華書店集團(tuán)，因此筆者從書商角度分析了存在的問題：一是圖書類型單一。傳統(tǒng)書商主要負(fù)責(zé)銷售紙質(zhì)圖書，如新華書店等。電子圖書供應(yīng)商一般采用數(shù)據(jù)庫打包的方式銷售電子圖書資源，屬于賣方市場，圖書館的話語權(quán)較低。二是市場的逐利化。書商追求利潤和市場的最大化，因此，不論是紙質(zhì)圖書書商還是數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商，通常會將利潤高的圖書打包銷售。讀者決策采購方式與傳統(tǒng)的打包銷售方式相背離，書商看不到有利的銷售前景，不愿意配合。

3 基于項(xiàng)目管理的南圖讀者決策采購應(yīng)用研究

3.1 加強(qiáng)項(xiàng)目質(zhì)量管理

PDA實(shí)施的質(zhì)量不僅關(guān)系到圖書館的館藏資源建設(shè)質(zhì)量，還影響著圖書館的服務(wù)質(zhì)量。圖書館在應(yīng)用PDA的過程中可借鑒國外圖書館的經(jīng)驗(yàn)，制訂質(zhì)量管理方案，合理預(yù)設(shè)文檔，進(jìn)而提升館藏資源建設(shè)的合理性和完整性，提高采購經(jīng)費(fèi)的使用效率。雖然“陶風(fēng)采”印證了PDA實(shí)施的有效性，但南圖過于寬松的采購規(guī)則會影響?zhàn)^藏資源建設(shè)的合理性。因此，南圖可采取以下兩點(diǎn)措施：一是根據(jù)館藏規(guī)劃，合理控制各類采購書目，保障館藏各類圖書布局的合理性。二是做好PDA的數(shù)據(jù)收集、分析，為今后制訂圖書采購計(jì)劃提供參考。

3.2 擴(kuò)大項(xiàng)目采購范圍

項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目運(yùn)行的基礎(chǔ)，決定項(xiàng)目實(shí)施階段具體工作的分解。因此，圖書館應(yīng)在項(xiàng)目可行性報告和實(shí)施方案中將PDA模式的范圍作為基礎(chǔ)要素突出體現(xiàn)出來。為了擴(kuò)大PDA模式的范圍，南圖需要拓寬采購渠道和增加采購面，具體措施如下：一是增加圖書供應(yīng)商的數(shù)量，提供更多的采購渠道，為薦購者提供豐富的圖書資源，保障館藏資源建設(shè)的合理性和完整性。二是采購電子書，完善PDA模式的應(yīng)用。受歷史和版權(quán)等因素的影響，我國的圖書供應(yīng)商不具備同時銷售紙質(zhì)圖書和電子圖書的能力。因此，南圖應(yīng)選擇多個紙質(zhì)圖書供應(yīng)商和數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商，確保采購渠道的暢通，提升讀者參與薦購的積極性，滿足讀者的多元化閱讀需求。

3.3 加強(qiáng)項(xiàng)目的溝通管理

項(xiàng)目的溝通管理涉及圖書館、供應(yīng)商和讀者，具體體現(xiàn)在以下三個方面：一是圖書館內(nèi)部各部門之間的溝通。在項(xiàng)目實(shí)施前期，南圖內(nèi)部各部門應(yīng)對PDA模式進(jìn)行調(diào)研，并制訂實(shí)施計(jì)劃;在項(xiàng)目實(shí)施中期，南圖內(nèi)部各部門之間應(yīng)對PDA模式的應(yīng)用情況進(jìn)行溝通，并形成項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度報告;在項(xiàng)目收尾期，南圖內(nèi)部各部門之間應(yīng)對PDA模式的實(shí)施效果進(jìn)行溝通，并形成項(xiàng)目實(shí)施效果報告。二是圖書館與供應(yīng)商的溝通。在項(xiàng)目招標(biāo)期，南圖應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行資源內(nèi)容及價格方面的溝通，形成合同文本;在項(xiàng)目實(shí)施期，南圖應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)內(nèi)容等方面的溝通;在項(xiàng)目收尾期，南圖應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行財務(wù)和質(zhì)量效果等方面的溝通。三是圖書館與讀者的溝通。讀者是PDA模式正常運(yùn)行的關(guān)鍵因素之一，因此，南圖應(yīng)建立功能強(qiáng)大、使用便捷的溝通平臺，加強(qiáng)與讀者的溝通交流，為讀者提供更多的書目信息，滿足讀者的多元化閱讀需求。南圖還應(yīng)開發(fā)更多的薦購終端，充分發(fā)揮PDA模式的優(yōu)勢，提高讀者的參與積極性，提升讀者選書的效率，降低圖書采購成本。

3.4 加強(qiáng)項(xiàng)目的成本管理

項(xiàng)目的成本管理是項(xiàng)目實(shí)施的核心內(nèi)容之一。PDA模式的成本管理主要有以下兩點(diǎn)：一是項(xiàng)目投入成本管理。南圖應(yīng)制訂科學(xué)的采購計(jì)劃，確定館員采購經(jīng)費(fèi)與讀者采購經(jīng)費(fèi)的分配比例，不僅要保證館藏資源建設(shè)的合理性和完整性，還要滿足讀者的多元化閱讀需求。二是項(xiàng)目申請資金。近年來，我國不斷提升文化在國民建設(shè)中的地位，出臺了若干重要的文化發(fā)展政策，加大了政策傾斜力度。因此，南圖應(yīng)深入研究PDA模式與這些政策的契合點(diǎn)，不僅要爭取上級單位的資金支持，還要加強(qiáng)與社會機(jī)構(gòu)的合作，拓寬資金獲取渠道，吸引社會力量參與，為PDA模式的持續(xù)運(yùn)行提供資金保障。

3.5 注重項(xiàng)目的評價工作

評價是項(xiàng)目運(yùn)行不可缺少的一部分，圖書館應(yīng)及時收集、分析數(shù)據(jù)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為今后的項(xiàng)目實(shí)施提供參考。PDA模式的項(xiàng)目評價工作主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是讀者需求評價。南圖應(yīng)對薦購圖書的種類、采購經(jīng)費(fèi)、讀者信息、參與記錄及使用感受等數(shù)據(jù)進(jìn)行收集分析，獲取讀者的薦購意見，及時調(diào)整措施，滿足讀者的實(shí)際需求。二是服務(wù)質(zhì)量評價，主要包括圖書借還服務(wù)評價、圖書加工上架速度評價、圖書質(zhì)量評價及工作人員服務(wù)質(zhì)量評價。三是館藏效益評價，主要包括館藏資源利用率的評價和館藏資源建設(shè)合理性和完整性的評價。

4 結(jié)語

項(xiàng)目管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性已被各行各業(yè)接受，并被當(dāng)作項(xiàng)目的指導(dǎo)思想和管理工具，以不同的形式和內(nèi)容呈現(xiàn)。圖書館作為公益性文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)基于項(xiàng)目管理視角開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)。PDA是新興的圖書采購模式，圖書館基于項(xiàng)目管理視角應(yīng)用PDA模式，不僅可提高采購和服務(wù)的效率，還能實(shí)現(xiàn)讀者需求與信息服務(wù)的有效對接。因此，圖書館基于項(xiàng)目管理視角開展PDA模式的應(yīng)用研究，是一個值得繼續(xù)深入探討、實(shí)踐的課題。

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（編校：孫新梅）

收稿日期：2020-06-06

作者簡介：孫 華（1980— ），南京圖書館館員。