光學字符識別技術在高校會計核算中的實踐和應用

摘要：近年來，隨著信息技術的飛速發(fā)展和進步，光學字符識別技術越來越廣泛地應用于社會生產的各個領域，在促進經濟發(fā)展和提高生產力方面發(fā)揮著越來越重要的作用。本文以當前高校會計核算工作為研究出發(fā)點，通過分析當前高校會計核算工作的現(xiàn)狀和需要解決的問題，探討光學字符識別技術在高校會計核算工作中的實踐與應用，從而有助于高校財務服務水平的提高。

關鍵詞：高校會計核算;光學字符識別;實踐;應用

一、目前高校會計核算業(yè)務的現(xiàn)狀

（一）網上預約報銷系統(tǒng)與物流式投單系統(tǒng)的應用提高了財務核算效率

網上預約報銷，是基于Internet的網上預約財務報銷服務模式。網上預約報銷系統(tǒng)與物流式投單系統(tǒng)的應用完全打破了傳統(tǒng)的報銷模式，實現(xiàn)了整個財務報銷流程的網絡化。通過網上填寫報銷申請、報銷單據(jù)物流式投遞、網上查詢財務審核報銷進度，并通過和國有資產管理系統(tǒng)、薪酬管理系統(tǒng)、網上銀行系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，形成了一套完善的財務報銷服務流程，大大提高了會計核算工作的效率。

（二）建設財務必需報銷附件提醒系統(tǒng)提高了財務報銷一次通過率

合肥工業(yè)大學財務部門設計了理念超前的財務必需報銷附件提醒系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以根據(jù)報銷經辦人員登錄網上財務平臺自助填寫的預約財務報銷內容，自動分析出其所需要提供的報銷附件等材料，附件提示信息明細表直接在預約報銷單上明確打印出來，避免報賬經辦師生員工的報銷單由于缺少必需報銷附件而被退回，從而降低溝通成本、時間成本和等待成本，報賬一次通過率大大提高。

（三）每月分析并公布上月的財務報銷錯誤排行榜進一步提高了財務報銷成功率

為了更好地為全校師生員工提供會計核算服務，同時增進相互之間的理解和支持，合肥工業(yè)大學財務部門對每月的報銷失敗退回情況進行數(shù)據(jù)分析，及時公布每月統(tǒng)計的報銷失敗退回原因的名次，針對出錯頻率高的財務報銷問題進行詳細解答。由于強調解決重點問題，進一步提升了財務報銷成功率。

（四）建設財務報銷風險點預警系統(tǒng)及時制止和糾正違規(guī)行為

合肥工業(yè)大學財務部門設計了理念超前的財務報銷風險點預警系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以根據(jù)報銷經辦人員登錄網上財務平臺自助填寫的預約財務報銷內容，自動分析判斷出存在異?？梢汕闆r的經濟業(yè)務。會計核算人員在實施審核的過程中，預警系統(tǒng)對于存在異常情況的、高風險的經濟業(yè)務進行風險提示，幫助會計核算人員提高警惕，跟蹤進行后續(xù)的、實質性的檢查，有效發(fā)揮財務監(jiān)督功能，維護高校財經紀律的嚴肅性，第一時間制止并糾正違規(guī)報銷行為。

二、目前高校會計核算業(yè)務存在的問題

（一）財務人員的人均工作量不斷增加

隨著高校經費數(shù)額和辦學規(guī)模的逐年增長，服務內容的日益豐富，服務水平的日益提高，服務質量要求的日益嚴格，高校財務服務的工作量越來越大，會計人員的人均工作任務越來越重。目前部分會計人員是一個人從事多種不同的工作內容或多種不同的工作崗位。

（二）財務工作需要花費大量的時間來審核票據(jù)

會計人員需要審查票據(jù)和附件是否合法合規(guī)、手續(xù)是否完整齊備。報銷票據(jù)審查目前采用的是最原始低效的肉眼審核方法，當出現(xiàn)大量票據(jù)報銷審核的時候，報銷票據(jù)審查工作就變成了一個繁重的任務。如何節(jié)省人力資源成本、提升報銷票據(jù)審查工作效率成為亟待高校財務研討和解決的課題。

（三）報銷和業(yè)務相關知識需要及時更新

近年來，圍繞著政府會計制度、全面實施預算績效管理等一系列改革，上級部門出臺了許多新的管理政策?？蒲薪涃M、中央教育教學改革專項經費等各類經費的管理規(guī)定各不相同。財務會計人員和報銷經辦師生員工都需要花費一定的時間和精力來學習和理解。

三、高校會計核算業(yè)務存在問題的解決方案

會計人員必須找到一個解決方案來應對日益增加的工作壓力。從智能化精挑細選報銷政策法規(guī)到智能化快速審核市內交通費報銷票據(jù)，高校會計人員已經一次又一次地表現(xiàn)出他們對新技術的濃厚興趣和對創(chuàng)新的熱切渴望。

（一）光學字符識別技術簡介

光學字符識別（Optical Character Recognition），英文簡稱為OCR。光學字符識別屬于檢查圖片里的字符，然后通過字符分辨技術從圖片里的字符中辨識并生成電子文本的方法和技術。隨著OCR技術的的發(fā)展，諸如“智能眼鏡”等OCR創(chuàng)新例子不斷涌現(xiàn)，成功地推動了社會生產力的發(fā)展進步，同時讓我們得到了積極的啟發(fā)。

（二）OCR技術對高校會計核算工作的影響

財務工作的基本內容就包含了會計核算和會計監(jiān)督。會計核算是對各項審核報銷業(yè)務的確認、計量、記錄及報告，是目前高校財務工作中最費時間、最費精力的工作任務之一。會計核算主要包括審核、記賬、出具財務報表等。OCR技術對高校會計核算工作的影響有以下幾點：一是提升工作效率;二是提升信息質量;三是提升財務風險管理水平。

（三）OCR技術提升高校會計核算工作的措施

從為會計人員精選本次報銷涉及到的財經政策、法規(guī)和財務專業(yè)知識等，到協(xié)助實施報銷票據(jù)審查，所有這些都可以借助OCR技術來完成。

1.OCR技術幫助會計人員精挑細選報銷政策法規(guī)

目前合肥工業(yè)大學財務部門尚無報銷相關政策法規(guī)查詢系統(tǒng)，合肥工業(yè)大學財務部門每年都要將報銷常用文件匯編成冊，以便使用者查閱。我們也考察過其他相關單位使用的政策法規(guī)查詢系統(tǒng)，大部分采用的是詞條檢索查詢方法，可以選擇的詞條有題目、發(fā)布單位、發(fā)布日期等。這種政策法規(guī)查詢系統(tǒng)存在以下問題：

問題1：信息檢索擴展性差。具體是指用戶需要進行橫向、縱向的擴展查詢，以利于對比分析。橫向擴展查詢是指查詢各類經費管理規(guī)定對同一類經濟業(yè)務的管理政策，縱向擴展查詢是指查詢不同年份的管理規(guī)定對同一類經濟業(yè)務的管理政策。通過擴展查詢，對比分析，幫助用戶深入研究政策法規(guī)。

問題2：信息檢索不便捷，無法實現(xiàn)用戶一鍵查詢的查詢需求。大部分查詢系統(tǒng)采用的是詞條檢索查詢方法，用戶選用的詞條經常檢索不到他們所需要的政策法規(guī)知識。

問題3：信息檢索不全面。檢索數(shù)據(jù)庫中沒有包含完整的管理政策解讀、規(guī)范性文件和暫行規(guī)定等相關的文件內容，導致信息使用者無法準確查到其所需要的信息。

問題4：信息檢索效率低下。近年來，圍繞著政府會計制度、全面實施預算績效管理等一系列改革，相關政策解讀性文件以幾何級數(shù)的方式增長。海量政策法規(guī)信息的不斷更新導致信息檢索耗費時間增加。

因此，如何幫助會計人員快速準確地從海量的財經政策和財務專業(yè)知識中全面檢索出每次報銷涉及到的相關知識，將決定這一類信息檢索系統(tǒng)能否獲得會計人員的青睞。以下是本系統(tǒng)的主要開發(fā)步驟的介紹：

步驟1：建立報銷相關政策法規(guī)和財務專業(yè)知識庫文件夾。

步驟2：嚴格遵守軟件工程的系統(tǒng)研發(fā)規(guī)則，以全文件夾檢索功能為重點，進行用戶需要分析、程序功能研發(fā)設計等工作。

步驟3：進行聚類分析，對不同的報銷業(yè)務問題進行歸納和分類，建立各種類型的報銷業(yè)務模型。

步驟4：結合光學字符識別技術，在會計人員審核網上預約報銷單的過程中同步收集有用信息，并識別出正在進行的報銷業(yè)務的種類和內容，推測會計人員的查詢需求。

步驟5：將經過修正的向量空間模型算法應用到檢索程序中，通過向量空間模型將詞條表示成向量，計算出各個不同向量之間的相似程度，實現(xiàn)查找和檢索的功能，并將相似程度最高的查找結果優(yōu)先反饋以提升會計人員對該應用程序的滿意程度。

步驟6：結合重復文本消除技術，對檢索程序運行后得到的反饋信息中的重復文本進行消除，實現(xiàn)無重復或冗余反饋信息的要求。

2.OCR技術幫助會計人員快速審核市內交通費報銷票據(jù)

在高校會計核算工作中，會計人員需要鑒別發(fā)票憑證是否真實合法，審核報銷手續(xù)是否齊全完整。這是會計基礎工作的重點，是保證會計信息質量的關鍵。目前在日常工作中對市內交通費報銷票據(jù)的審查采用的是最原始低效的肉眼審核方法，這種方法存在以下問題：

問題1：大量市內交通費報銷票據(jù)的金額匯總等，對技術要求不高但是卻花費會計人員很多時間，在很大程度上影響了工作效率。

問題2：從合肥工業(yè)大學財務部門近幾年審核情況來看，市內交通費報銷票據(jù)存在的不符合報銷規(guī)定的情況主要有：同車號出租車發(fā)票、連號出租車發(fā)票、時間連續(xù)性邏輯不通等不符合業(yè)務真實性的情況。

因此，如何讓會計人員快速地對大量市內交通費票據(jù)進行金額匯總，票據(jù)張數(shù)匯總，判斷發(fā)票是否連號，判斷發(fā)票是否為同一輛車，成為審核市內交通費報銷票據(jù)的關鍵。本應用程序通過對市內交通費票據(jù)進行掃描的方法，自動對票據(jù)進行匯總和審查，提高會計人員工作效率。以下是本應用程序的主要工作步驟的介紹：

步驟1：結合光學字符識別技術掃描識別發(fā)票內容，對市內交通費報銷票據(jù)信息進行自動提取和數(shù)據(jù)采集，快速、準確地提取報銷所需的有效字段信息。識別提取的字段信息有：車牌號、發(fā)票號碼、消費金額、開票日期、出發(fā)時間、到達時間等。

步驟2：自動檢測該市內交通費發(fā)票的發(fā)票日期是否超出了規(guī)定的報銷期限。當發(fā)票的日期不在規(guī)定的報銷期限內則提示操作人員：“發(fā)票過期”。

步驟3：自動將采集到的信息數(shù)據(jù)錄入市內交通費發(fā)票報銷臺賬并保存。建立市內交通費發(fā)票報銷臺賬的目的是不斷存儲采集到的發(fā)票信息并進行發(fā)票關聯(lián)分析，可以方便快捷地查詢連號出租車發(fā)票或同車號出租車發(fā)票及其總金額，將連號出租車發(fā)票或同車號出租車發(fā)票確認為疑點，當出現(xiàn)疑點時會彈出提醒提示操作人員，從而及時延伸調查，防范了不符合報銷規(guī)定的市內交通費發(fā)票成功報銷的可能性。

步驟4：當發(fā)票滿足報銷條件，則自動將已經掃描識別過的符合報銷規(guī)定的大量市內交通費票據(jù)進行金額匯總，票據(jù)張數(shù)匯總。

四、結語

利用光學字符識別技術提高工作效率，將高校財務人員從繁重的、重復性的工作中解放出來，使高校財務人員有更多的精力從事更具有創(chuàng)新性的工作，從而實現(xiàn)提高高校財務工作效率的目標。

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作者簡介：傅漢東（1981—），男，安徽合肥人，會計師，工程碩士，主要從事財務會計研究。