事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

左傳新

中圖分類號(hào)： C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）06-119-01

摘 要 事業(yè)單位有別于政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)公司，它是一種獨(dú)特的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位的管理質(zhì)量與人們的生活緊密相關(guān)，特別是文書檔案的管理工作更是事業(yè)單位管理的重中之重。本文首先介紹了事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化管理的重要性，而后從提升重視程度、建立規(guī)范化管理制度、強(qiáng)化人員培訓(xùn)、創(chuàng)新管理手段四個(gè)方面簡(jiǎn)單介紹了事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理策略。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 文書檔案 管理質(zhì)量 規(guī)范化

近年來，我國(guó)的事業(yè)單位文書檔案管理開始受到人們的關(guān)注，文書檔案中明確的記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，能夠給管理人員提供有效的決策參考，有助于推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。因此，我們有必要對(duì)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理策略進(jìn)行探討，爭(zhēng)取找到行之有效的方式，提升文書檔案管理的規(guī)范化程度。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、整理、歸納和存檔是事業(yè)單位日常管理中十分重要的一個(gè)步驟，因此我們有必要對(duì)其進(jìn)行深入的研究。文書檔案的管理效果實(shí)際上受很多因素的影響，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)管理質(zhì)量問題。從實(shí)際工作情況來看，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在的問題可以分成三方面：第一，由于文書檔案管理無法在短時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此事業(yè)單位管理人員、文書檔案管理人員普遍不重視檔案的管理工作，在處理有關(guān)問題的時(shí)候得過且過、不予關(guān)注；第二，文書檔案管理工作較為復(fù)雜，再加上重視程度不足等原因的影響，事業(yè)單位的文書檔案管理制度存在實(shí)效性差、制度不清晰等問題，導(dǎo)致實(shí)際的管理效果大打折扣；最后，一部分事業(yè)單位的文書檔案管理人員自身素質(zhì)不過關(guān)，職業(yè)道德水平也有待商榷，沒有專業(yè)化的教育經(jīng)歷，同時(shí)還存在一個(gè)人身兼多職的情況，這必然會(huì)使事業(yè)單位文書檔案管理的質(zhì)量出現(xiàn)問題，不利于事業(yè)單位管理工作的整體進(jìn)步[1]。

二、事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

（一）提升重視程度

落實(shí)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理并非易事，需要資金人員等多種因素的支持，只有事業(yè)單位的管理人員充分認(rèn)識(shí)到規(guī)范管理的重要性，這種嘗試才有可能成型。具體來說，在今后的發(fā)展中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須要盡快理順?biāo)悸?，提升重視程度，明確文書檔案規(guī)范化管理對(duì)事業(yè)單位整體發(fā)展的積極作用，從資金撥款、制度落實(shí)、人員調(diào)配等方面給予足夠的支持，從根本上提升文書檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)條件[2]。同時(shí)，文書檔案管理人員也需要擺正心態(tài)，認(rèn)識(shí)到自身工作的重要意義，把事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理和單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相掛鉤，不斷提升自己的工作積極性和責(zé)任感，保證事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理的落實(shí)效果。

（二）建立規(guī)范化管理制度

俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理同樣如此，合理完善的管理制度，能夠使規(guī)范化管理有章可循，能夠讓理論體系落入實(shí)踐。所以說，事業(yè)單位檔案管理部門必須要緊緊圍繞在單位領(lǐng)導(dǎo)周圍，與其他部門進(jìn)行協(xié)同和合作，根據(jù)本單位檔案文書管理的實(shí)際情況，從檔案管理范圍、管理手續(xù)、管理?xiàng)l件等等方面同時(shí)入手，制訂一套行之有效的規(guī)范化管理制度。另外，各個(gè)部門還需要設(shè)置文書檔案管理人員，第一時(shí)間對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔，解決過去文書檔案大規(guī)模流失的問題[3]。

（三）強(qiáng)化人員培訓(xùn)

事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理具有一定的難度，對(duì)工作人員的工作能力和個(gè)人水平有很高的要求。目前我國(guó)一些事業(yè)單位的文書檔案管理人員存在個(gè)人素質(zhì)低下、沒有專業(yè)化教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)不足等問題，更有甚者直接一人身兼多職，這些問題必定會(huì)導(dǎo)致檔案文書管理工作質(zhì)量難以提升。因此，在今后的發(fā)展中，單位應(yīng)該積極組織工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，安排他們到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)觀摩、聘請(qǐng)文書檔案管理專家到單位進(jìn)行講座，將文書檔案管理的最新知識(shí)傳達(dá)到位，確保文書檔案管理工作人員的能力水平能夠得到提升。

（四）創(chuàng)新管理手段

二十一世紀(jì)可以說是信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，各行各業(yè)都與信息化技術(shù)進(jìn)行了個(gè)性化的、有針對(duì)性的結(jié)合，過去的檔案文書管理模式在今天顯然已經(jīng)不再具有有效性，及時(shí)跟上時(shí)代步伐、創(chuàng)新管理手段勢(shì)在必行[4]。具體來說，可以對(duì)文書檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化、建立文書檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)、對(duì)文書方案進(jìn)行電子編碼、建立事業(yè)單位文書檔案資源管理網(wǎng)站，這些方式都能有效提升規(guī)范化管理的便利性。除此之外，還需要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，為信息化管理手段的落實(shí)做好準(zhǔn)備。

三、結(jié)語

文書檔案管理工作是一項(xiàng)極其重要、難度比較大的工作，想要取得實(shí)質(zhì)性成果非常困難，再加上目前我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理普遍存在的各種問題，更是使文書檔案管理質(zhì)量一降再降。在這種情況下，建立規(guī)范化管理制度、創(chuàng)新管理手段、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、提升重視程度是解決文書檔案管理問題的必然選擇。

參考文獻(xiàn)：

[1]古麗紅.新時(shí)期事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].卷宗，2019（23）：51.

[2]郭文君.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2019（15）：255.

[3]李恒利.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理策略探索[J].卷宗，2020（2）：4.

[4]肖璟.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究[J].教育教學(xué)論壇，2018（29）：16-17.