論機(jī)要秘書如何做好印章管理

惠亞梅

中圖分類號：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）06-113-01

摘 要 印章既是具有法律效力的重要標(biāo)志，也是組織機(jī)構(gòu)權(quán)力的象征，因此，印章管理工作已成為黨政機(jī)關(guān)機(jī)要秘書各項(xiàng)工作的重中之重。現(xiàn)就黨政機(jī)關(guān)單位印章管理工作中存在的主要問題以及如何做好印章管理工作的有效路徑予以闡述。

關(guān)鍵詞 機(jī)要秘書 印章管理 有效策略

機(jī)要秘書崗位是印章使用與管理的最后一道關(guān)口，如何嚴(yán)把關(guān)、避風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建一個(gè)規(guī)范化、高效化、科學(xué)化的印章審批、使用、保管流程，是機(jī)要秘書當(dāng)前的第一要?jiǎng)?wù)?；诖耍谟≌鹿芾砉ぷ鳟?dāng)中，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)具有敏銳的洞察力、精準(zhǔn)的判斷力、卓越的執(zhí)行力，為其它部門各項(xiàng)工作的順利開展保駕護(hù)航。

一、印章管理工作存在的主要問題

（一）管理機(jī)制不健全，工作細(xì)節(jié)不明確

在印章管理工作中，常常出現(xiàn)“公章私用”的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)一句話勝似千道旨，印章使用的審批流程完全被架空，機(jī)要秘書只能聽從于領(lǐng)導(dǎo)指示，甚至徇私情、顧人情，隨意加蓋印章。這主要是由于印章管理機(jī)制出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞，雖然規(guī)定了印章使用流程，但卻忽略了違規(guī)使用印章的懲罰條款，造成印章管理人為操控大于制度約束，“有法不依、有章不循”的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。

（二）管理流程不規(guī)范，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)

對于黨政機(jī)關(guān)單位來說，印章的使用頻率相對較高，一些機(jī)要秘書為了圖方便、節(jié)約時(shí)間，簡化了印章審批程序，進(jìn)而出現(xiàn)了諸多“特事特辦”的情況，今天有一個(gè)加急文件需要加蓋印章，明天有一個(gè)特急文件需要加蓋印章，機(jī)要秘書往往對這樣的“加急”印章，一路開綠燈，導(dǎo)致出現(xiàn)印章管理漏洞，給黨政機(jī)關(guān)單位造成嚴(yán)重?fù)p失[1]。

（三）印章保管不保密，印章監(jiān)管不嚴(yán)格

印章屬于黨政機(jī)關(guān)的高密級辦公物件，保管空間、保管方式尤為重要，但是，在實(shí)際工作當(dāng)中，一些機(jī)要秘書由于主觀人為失誤或者為其它部門加蓋印章提供便利條件，在管理印章時(shí)，只是將其作為一般的辦公用品隨意放置，即使存放在保險(xiǎn)柜或者文件柜當(dāng)中，也并未設(shè)置密碼，甚至將文件柜鑰匙隨便借于他人，以至于私蓋印章的情況屢見不鮮。另外，由于上級主管領(lǐng)導(dǎo)將關(guān)注焦點(diǎn)完全放在其他事務(wù)性工作上面，對印章使用、審批、保管缺少基本的監(jiān)督流程，這也給印章管理埋下了重大的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二、做好印章管理工作的有效路徑

（一）健全管理機(jī)制，加大執(zhí)行力度

印章管理制度需要從制印、用印、審批、保管等方面予以全面考量，針對印章使用的每一個(gè)細(xì)節(jié)問題制訂管理約束機(jī)制。比如印章審批流程需要經(jīng)過幾級領(lǐng)導(dǎo)的審驗(yàn)和簽批，需要哪些用印憑證等，都要細(xì)化到每一項(xiàng)條款，每一個(gè)表格，使印章管理工作有法可依、有章可循、有規(guī)可守。另外，制度落實(shí)與執(zhí)行是印章管理工作的核心內(nèi)容，空有制度行文，缺乏執(zhí)行效力，只會造成混亂格局，因此，機(jī)要秘書在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)做到不徇私情、不講人情、不越制度紅線，不謀一己之利，嚴(yán)格遵守印章管理制度的各項(xiàng)條款內(nèi)容，使印章管理工作逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化模式邁進(jìn)。

（二）嚴(yán)格審批流程，夯實(shí)工作基礎(chǔ)

對于黨政機(jī)關(guān)單位而言，需要加蓋印章的公函與文件類型較多，這就需要機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)具有豐富的崗位工作經(jīng)驗(yàn)與敏銳的洞察力，尤其是日常的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，必須了如指掌，才能在審驗(yàn)各種類型的文件與公函時(shí)，不至于犯下低級錯(cuò)誤，規(guī)避用印風(fēng)險(xiǎn)。比如對于國家級、省級直管部門傳達(dá)的文件，需要加蓋印章，機(jī)要秘書需要了解直管部門的職責(zé)權(quán)限、具體工作內(nèi)容、相關(guān)政策理論等內(nèi)容，以便于充分發(fā)揮印章的法律效力。此外，機(jī)要秘書需要熟知上級主管領(lǐng)導(dǎo)的字跡與字體，對模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字的用印審批單，能夠慧眼識真，快速辨別出真假，以規(guī)避用印風(fēng)險(xiǎn)，避免給單位造成名譽(yù)損失。

（三）借助信息技術(shù)，導(dǎo)入使用數(shù)據(jù)

近年來，辦公自動(dòng)化以及信息化技術(shù)飛速發(fā)展，給印章管理工作帶來了諸多便利條件，因此，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)導(dǎo)入印章管理工作當(dāng)中，通過建立印章使用信息數(shù)據(jù)庫，將印章的使用情況錄入數(shù)據(jù)庫，便于日后查閱與審核。比如對于需要加蓋印章的文件，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)利用數(shù)碼照相或者錄像設(shè)備將原文件以照片的格式導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并通過填寫印章使用表單，進(jìn)一步完善印章使用流程。這樣一來，在日后核對印章使用情況時(shí)，可以隨時(shí)從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中調(diào)取印章使用的原文件，使印章主管領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)τ≌率褂眯畔⑦M(jìn)行快速核實(shí)[2]。

（四）提高監(jiān)管效力，做好維護(hù)工作

在制訂印章管理制度時(shí)，可以針對印章使用的監(jiān)管工作，進(jìn)一步細(xì)化各項(xiàng)條款。比如可以借助于部門間的相互監(jiān)督或者監(jiān)控探頭的遠(yuǎn)程監(jiān)督等形式，對印章使用與保管情況，進(jìn)行全過程無死角監(jiān)控，并將監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的諸多問題，形成內(nèi)部通報(bào)文件，對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。另外，由于印章使用較為頻繁，這就大幅縮減了印章的使用壽命，因此，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好印章的清理與維護(hù)工作，印章每一次使用完畢后，可以借助于軟毛刷、專用毛巾等用具對印章進(jìn)行集中清理，在保證印章完好性的同時(shí)，使印章在使用過程中，始終保持易于辨識的清晰狀態(tài)。

三、結(jié)語

雖然印章管理只是機(jī)要秘書的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但是，這項(xiàng)工作事關(guān)黨政機(jī)關(guān)單位的對外形象以及印章使用過程中隨時(shí)可能發(fā)生的法律風(fēng)險(xiǎn)，因此，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)始終保持清醒的頭腦，將印章管理工作做到位、做精細(xì)的同時(shí)，成為上級主管領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

參考文獻(xiàn)：

[1]李媛.創(chuàng)新機(jī)要工作 堅(jiān)持保密原則——淺析國企機(jī)要秘書工作[J].各界，2019（4）：68.

[2]蔡明.企事業(yè)單位用印管理系統(tǒng)初探[J].卷宗，2016，6（2）：243.