淺析干部人事檔案信息化管理建設(shè)

付尚軍

摘要：檔案管理是具有中國特色的一項制度，檔案相當(dāng)于一個人的身份證，伴隨著公民一生，把所有實質(zhì)性的履歷和信息納入其中，所以不僅是對于個人還是對于國家社會來說，檔案的管理至關(guān)重要。本文中我就從當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境下干部人事檔案管理的信息化建設(shè)入手，談?wù)勏嚓P(guān)的策略和方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;干部人事檔案;管理;策略探究

中圖分類號：G270.7? 文獻標識碼：A? 文章編號：1672-9129（2020）02-0075-01

Abstract： Archives management is a system with Chinese characteristics， archives is equivalent to a person's IDENTITY card， accompanied by a citizen's life， all the substantive resume and information into it， so not only for individuals or for the state society， the management of archives is crucial. In this paper， I will start with the information construction of cadre and personnel file management under the current Internet environment， and talk about relevant strategies and methods.

Key words： public institution; Cadre and personnel archives; Management; Strategy to explore

眾所周知，人事檔案是我國特有的一項人事管理制度，其可以說是公民身份、學(xué)歷、就業(yè)履歷等方面的記錄證明，通常伴隨著公民的一生，并且和個人的工資待遇、社會勞動保障等方面有著緊密的關(guān)系，是我國從法律和法規(guī)方面所制定的一項制度。所以不論是從國家還是從公民個人的角度來看，檔案所涉及的一切內(nèi)容都至關(guān)重要，并且我國公民的絕大多數(shù)檔案通常不存在于公民個人手中，而是由國家相關(guān)部門或者具有資質(zhì)的代理機構(gòu)進行統(tǒng)一的管理。尤其是事業(yè)單位干部的人事檔案管理更為嚴格，牽扯到未來的轉(zhuǎn)正、定級、職稱評審等等一系列內(nèi)容。而檔案管理的“麻煩性”和其中重要性是成正比的，尤其是傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案，不論是從收集、整理、統(tǒng)計還是系統(tǒng)的管理來說都需要耗費大量的人力物力，并且存在一定程度的遺漏、泄露甚至是可篡改的風(fēng)險。所以檔案管理工作的優(yōu)化，一直以來都是相關(guān)部門研究和改革的重點內(nèi)容之一。

整個干部人事檔案信息化管理的大背景是進入二十一世紀以來我國互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進入了突飛猛進的時期，不論是電腦相關(guān)電子設(shè)備的普及，還是電子技術(shù)發(fā)展都呈現(xiàn)出一個“一日千里”的趨勢，而相關(guān)計算機專業(yè)、檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)也伴隨著社會發(fā)展的需求而呈現(xiàn)出遞增趨勢。并且就如上文所講檔案管理本身就是一個復(fù)雜且容易出錯的部分，單純依靠傳統(tǒng)的人工記載、整理和管理，很容易造成錯漏，同時也浪費了大量的人力物力，檔案管理人員變成了“倉庫理貨員”的存在，降低了檔案管理工作的地位，低估了其重要性。所以，在當(dāng)前信息化融入各行各業(yè)以及人們?nèi)粘Ｉ畹幕A(chǔ)上，信息化管理已經(jīng)逐步成為一種比較潮流且逐步得到認可的一種管理方式，大數(shù)據(jù)、電子化也在實踐中充分證明了機器在機械運算、統(tǒng)計方面代替人工的優(yōu)越性以及替代紙質(zhì)文件所帶來的便利性和環(huán)保性。所以本文中我們就政府工作部門干部人事檔案管理信息化工作的展開探究，談?wù)劗?dāng)前整體信息化時代背景下，我們應(yīng)當(dāng)如何制定目標，做好檔案管理方式的創(chuàng)新。

1? 干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及信息化管理重要性分析

在我看來想要實現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，需要從傳統(tǒng)檔案管理模式弊端以及信息化管理的重要性兩個方面入手進行初步分析。

首先，當(dāng)前干部人事檔案信息化管理正處在新舊模式交替狀態(tài)，所以紙質(zhì)檔案依舊存在，我們不用回溯到最初的紙質(zhì)檔案狀態(tài)，僅從現(xiàn)有狀態(tài)來看，在管理模式不斷創(chuàng)新之后，紙質(zhì)檔案依舊存在著影響效率的因素：如實質(zhì)性檔案文件在整理和保管過程中需要考慮場地問題，需要考慮面對天災(zāi)人禍，如火災(zāi)、地震等情況的損毀問題，以考慮管理人員本身的精力和意識問題，文件本身的脆弱性問題等等，這些都導(dǎo)致管理工作中無用功增多。

其次，紙質(zhì)檔案的弊端也就直觀的凸顯出電子化檔案管理一部分的優(yōu)勢，而另外一部分則來自于互聯(lián)網(wǎng)自身打破時間空間進行存儲、傳輸?shù)奶匦?。干部人事檔案的信息化管理，對于檔案的遷移、調(diào)取、增刪都呈現(xiàn)出直觀性和便捷性，有利于人事管理工作效率的提升;另外，信息化管理依賴于大數(shù)據(jù)的客觀分析，系統(tǒng)性的運算和分類程序，不僅節(jié)省時間，還最大限度地保證了準確性、保密性，并且對于實質(zhì)性的存儲場所不做要求，一臺終端即可解決所有問題，且數(shù)據(jù)可備份，所謂“有百利而無一害”。

2? 干部人事檔案信息化管理建設(shè)的策略

當(dāng)前我國的干部人事檔案信息化管理建設(shè)仍舊處在不斷地探索和改革過程中，所以我們必須要明確目標，確定內(nèi)容，并且結(jié)合實際做到具體問題具體分析，實現(xiàn)信息化管理改革的循序漸進。

首先，需要構(gòu)建完善的檔案電子信息系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。檔案的信息化歸根結(jié)底是將信息數(shù)據(jù)化，所以需要制定具體的分類、篩選、查詢等框架，需要由人事部門中各級檔案管理人員勠力同心，在專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)之后，通過計算機等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)實現(xiàn)文字、圖片的信息化轉(zhuǎn)化，如利用文檔、表格等制定個出不同類型的文件，使得干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，減少紙質(zhì)檔案的使用幾率，并且制定出管理權(quán)限，制定管理運轉(zhuǎn)規(guī)則，構(gòu)建高效的管理體系網(wǎng)和內(nèi)容完善且條理分明的信息數(shù)據(jù)庫。

其次，加強檔案信息平臺的構(gòu)建，實現(xiàn)資源共享，并且加強干部人事檔案的動態(tài)化管理，增強其真實性。事業(yè)單位干部的人事檔案涉及到干部未來轉(zhuǎn)正、定級、升遷、職稱等等一系列方面，所以更加需要公開、公正、透明，構(gòu)建信息化平臺，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)共享性優(yōu)勢，對信息的需求者實行分等級的開放，從而為干部的考核提高效率。同時動態(tài)化管理增強信息安全的同時，進行及時的增刪，使得人事檔案中所記載的一切內(nèi)容精簡的同時更為真實，為對應(yīng)工作崗位人才的選拔提供客觀公正的數(shù)據(jù)分析依據(jù)。

再次，在干部人事檔案信息化管理建設(shè)過程中，我們還要聚焦于一個核心影響因素，那就是信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和操作的人才培養(yǎng)。尤其是針對當(dāng)前我們正處在新舊交替狀態(tài)，不論是體系構(gòu)建還是針對具體問題方面的解決措施創(chuàng)新都需要專業(yè)人才做支撐。那么在既有工作人員中我們要做好培訓(xùn)和督導(dǎo)，尤其是加強信息化管理操作的實踐技能培訓(xùn)，同時不斷督促相關(guān)檔案工作員從意識上認識到其重要性，并學(xué)會自我提升。另外，還要從專業(yè)人才的引進出發(fā)，如在對應(yīng)的招聘考試中，針對計算機專業(yè)、檔案管理專業(yè)對口人才進行側(cè)重，從而實現(xiàn)內(nèi)部培養(yǎng)和外部引進的結(jié)合，促進檔案信息化建設(shè)的高效性。

總之，實現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，促進電子數(shù)據(jù)替代紙質(zhì)檔案是現(xiàn)階段干部人事檔案管理發(fā)展的大勢所趨，我們要進一步推進干部人事檔案工作的制度化、規(guī)范化和信息化建設(shè)，打造干部電子檔案運轉(zhuǎn)體系、信息庫，從而提高檔案管理部分的工作效率，加強干部隊伍建設(shè)，為實現(xiàn)中國特色社會主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻力量。

參考文獻：

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