淺談長慶石化公司采購與付款的內(nèi)部控制制度

王萍

摘要：長慶石化公司作為一家煉油工業(yè)企業(yè)，產(chǎn)生成本最多的一個環(huán)節(jié)就是物資采購與付款，而由于采購環(huán)節(jié)牽扯到的部門比較多，容易出現(xiàn)舞弊等情況，故采購與付款環(huán)節(jié)采取良好的內(nèi)部控制可以有效地降低采購成本，進(jìn)而間接提高企業(yè)利潤。文章介紹了采購與付款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵內(nèi)部控制點(diǎn)，從采購計劃、過程、選商、入庫驗(yàn)收及付款等五個方面深入研究長慶石化公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀，分析采購、付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制存在的問題，提出內(nèi)部控制優(yōu)化建議，切實(shí)提高物資采購效率效能，實(shí)現(xiàn)公司更加穩(wěn)健、更有效率、更可持續(xù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：采購;付款;內(nèi)部控制

一、引言

長慶石化公司目前采購與付款業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)存在計劃上報不及時，準(zhǔn)確率不高影響采購周期，采購成本核算滯后，采購過程中周期過長，采購成本過高，供應(yīng)商選擇過程中制造商比例過低，入庫驗(yàn)收庫過程中倉儲服務(wù)不周，庫存比不合理及暫估金額太大，付款周期長，供應(yīng)商積極性不高等問題，因此完善公司采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會計控制制度，健全公司業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)，加強(qiáng)關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制，加強(qiáng)采購實(shí)施環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督，對控制公司采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益格外重要。

二、采購與付款的內(nèi)部控制關(guān)鍵控制點(diǎn)

（一）需求計劃控制

物資采購實(shí)行計劃管理。所有采購物資必須由使用單位依據(jù)下達(dá)的投資計劃或財務(wù)預(yù)算安排編制需求計劃，按照分類管理權(quán)限，經(jīng)規(guī)劃計劃部門或財務(wù)部門審核后提報物資采購部門，物資采購部門按計劃實(shí)施采購。采購需求計劃未經(jīng)有效審批不得實(shí)施采購。

（二）選商過程控制

物資采購選商由公司物資采購部門組織。除公開招標(biāo)采購項(xiàng)目外，技術(shù)復(fù)雜、關(guān)鍵及重要物資、專用物資的選商，采購部門應(yīng)組織使用單位、專業(yè)管理部門等部門主要技術(shù)人員共同評審確定。其他一般及通用物資，由采購部門相關(guān)崗位人員評審確定。選商評審應(yīng)審查供應(yīng)商資質(zhì)條件是否符合要求，綜合考慮供應(yīng)商的技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、行業(yè)信譽(yù)、同類型企業(yè)應(yīng)用業(yè)績和售后服務(wù)等情況。

（三）采購過程控制

采購部門依據(jù)批準(zhǔn)后的物資采購計劃及擬選擇的供應(yīng)商名單，按照股份公司及公司相關(guān)管理規(guī)定選擇采購方式（包括目錄采購、招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等），編制采購方案。采購方案審核完成后實(shí)施采購，公司物資采購組織形式包括委托采購、自行采購。

（四）驗(yàn)收入庫控制

采購?fù)瓿傻奈镔Y抵達(dá)或提供的勞務(wù)完成后，由獨(dú)立的倉儲驗(yàn)收人員對照采購訂單或合同對貨物或勞務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，并出具到貨驗(yàn)收單，為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收人員必須是獨(dú)立于計劃提報，采購和財務(wù)部門的人。采購收貨具有雙重性質(zhì)，不僅控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動，同時也控制收貨環(huán)節(jié)的管理工作。

（五）付款管理控制

采購部門在辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時，要嚴(yán)格審核合同、發(fā)票及到貨驗(yàn)收證明相關(guān)憑證的真實(shí)性，有效性及合規(guī)性。建立預(yù)付款和進(jìn)度款審批制度，加強(qiáng)各類預(yù)付款、進(jìn)度款的管理。定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款及應(yīng)付票據(jù)等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因并及時處理。

三、長慶石化公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題分析

（一）采購計劃內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

目前按照物資60大類將物資采購劃分為化工原材料、管閥配件、設(shè)備和金屬材料、儀器儀表及勞保雜項(xiàng)五個部分，每個部分都有專人管理。經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審核通過的需求計劃匯總到采購部門計劃崗位，經(jīng)計劃崗位平庫之后，生成采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。物資采購管理中存在需求部門需求計劃提報不及時、計劃準(zhǔn)確率低，導(dǎo)致采購周期不足，合同不能及時簽訂、材料成本核算滯后等問題。

公司2018年共提報需求計劃5777項(xiàng)，其中錯誤計劃114項(xiàng)，占總需求計劃的1.97%，實(shí)際有效需求計劃5663項(xiàng);有效需求計劃中，已實(shí)施采購計劃4470項(xiàng)、代儲代銷計劃1193項(xiàng)。截至2018年11月末，采購計劃已落實(shí)4578項(xiàng)，占有效需求計劃的80.8;采購結(jié)果3267項(xiàng)，采購進(jìn)度73.1%。計算數(shù)據(jù)表明，截至2018年11月末，采購計劃落實(shí)率僅為80.8%、采購進(jìn)度僅為73.1%，嚴(yán)重影響財務(wù)結(jié)算及時率。

（二）采購過程內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

公司物資采購實(shí)行兩級集中采購管理，一級物資按照集團(tuán)公司授權(quán)集中采購結(jié)果，進(jìn)行目錄價格或短名單方式采購;對無集中采購結(jié)果物資，嚴(yán)格按照集團(tuán)公司物資集中采購文件規(guī)定自行采購并履行相關(guān)審批、備案手續(xù)。二級通用物資采用“三集中”招標(biāo)采購模式，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議或代儲代銷協(xié)議，形成二級物資采購價格目錄，依據(jù)實(shí)際采購計劃分批供貨結(jié)算;其它二級物資堅持“性價比最優(yōu)”原則，采用招標(biāo)、詢比價等方式實(shí)施采購。

但目前公司采購部分環(huán)節(jié)歷時較長，從而使采購周期時間長。根據(jù)2018年物資采購運(yùn)行大表，共有444個項(xiàng)目， 2018年已到貨物資141項(xiàng)，平均到貨物資采購周期96.85天，其中單一來源平均采購周期95.43天、公開招標(biāo)平均采購周期139.64天、目錄采購58.57天、詢價采購94.2天。

（三）供應(yīng)商管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

截至2018年年底，隸屬于長慶石化管理的供應(yīng)商共有125家。按照供應(yīng)商類型分，制造商63家，占總數(shù)的50.4%、代理商6家，占總數(shù)的4.8%、貿(mào)易商56家，占總數(shù)的44.8%;按照供應(yīng)商區(qū)域來劃分，陜西省境內(nèi)供應(yīng)商共有59家，占總數(shù)的47%，其他省份供應(yīng)商66家，占總數(shù)的52.8%。

對目前的供應(yīng)商庫進(jìn)行分析，存在以下幾方面問題，一是從供應(yīng)商庫的質(zhì)量來說存在資質(zhì)到期的供應(yīng)商、異常經(jīng)營供應(yīng)商，供應(yīng)商庫的質(zhì)量不高;二是從供應(yīng)商分類的占比來說，制造商僅占50.4%，與股份公司的要求存在一定差距;三是從供應(yīng)商區(qū)域的合理性來講，異地供應(yīng)商占了52.8%，與股份公司的要求也存在一定差距。

（四）采購驗(yàn)收與入庫內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

2015年以前，公司未配套建設(shè)倉儲機(jī)構(gòu)和庫房，主要輔材化工原材料采用裝置現(xiàn)場儲備形式，其它物資實(shí)施及時采購制，到貨直達(dá)使用現(xiàn)場，由使用部門按照屬地管理原則進(jìn)行管理。2015年10月，公司與中油一建簽訂物資倉儲管理委托服務(wù)協(xié)議，由委托方管理公司倉儲物資。

經(jīng)過四年的管理運(yùn)行，基本滿足公司物資服務(wù)保障需要，仍有許多不足之處，一是制度、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行還需要不斷強(qiáng)化，雖然初步建立了倉儲管理體系，但是制度、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)、宣貫仍然不夠，運(yùn)行有效性有待進(jìn)一步驗(yàn)證，制度、標(biāo)準(zhǔn)需持續(xù)完善、優(yōu)化;二是倉儲庫存金額與庫存結(jié)構(gòu)不合理，需要進(jìn)一步優(yōu)化。2018年期末庫存金額為2477.08萬元，對比同規(guī)模煉廠，公司倉儲庫存金額仍然較低;倉儲庫存物資結(jié)構(gòu)與公司日常生產(chǎn)結(jié)合不夠緊密，需進(jìn)一步優(yōu)化。三是倉儲服務(wù)水平有待進(jìn)一步提高，公司倉儲管理由中油一公司承辦，其人員結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊且人員變動頻繁，直接影響倉儲管理效率及服務(wù)水平，需進(jìn)一步協(xié)調(diào)解決。

（五）付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

公司采購物資付款流程為采購崗位將已經(jīng)驗(yàn)收入庫并開具發(fā)票的結(jié)算資料統(tǒng)一上交至部門結(jié)算崗位，結(jié)算崗位檢查合同、發(fā)票及到貨驗(yàn)收單等資料是否無誤，確認(rèn)無誤后在財務(wù)共享平臺做ERP發(fā)票預(yù)制，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)，財務(wù)、合同部門及集團(tuán)共享中心審核后完成掛賬，按照公司資金運(yùn)行方案付款條件的要求，提交資金計劃后完成付款。

當(dāng)前公司付款環(huán)節(jié)主要存在另方面的問題，一是付款條件復(fù)雜，付款期限太長，造成采購選商時供應(yīng)商積極性不高，惡意抬高采購單價，增加采購物資成本。二是目前物資采購應(yīng)付暫估金額大，為完成暫估考核指標(biāo)，倉儲人員提前在ERP做入庫操作，造成大量的采購物資暫估掛賬，供應(yīng)商拖延交貨和物資型號不符造成退貨等問題，從而造成成本不實(shí)，無法反映當(dāng)期利潤，使企業(yè)會計信息失真，增加稅收風(fēng)險（康晶，2015）。

四、長慶石化公司采購與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（一）計劃管理優(yōu)化建議

做好計劃統(tǒng)籌管理工作，及時整理物資需求計劃，做好平庫利庫及采購計劃的編制，定期對采購需求計劃提報、執(zhí)行的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計。抓好監(jiān)督考核，提升計劃管控嚴(yán)肅性。各單位按通知要求時間上報需求計劃。需求計劃內(nèi)容要準(zhǔn)確、詳實(shí)，便于采購執(zhí)行，減少多次溝通。加大對使用單位計劃及時率、準(zhǔn)確率、回退率的考核力度，確保計劃剛性執(zhí)行。

（二）采購過程優(yōu)化建議

強(qiáng)化采購前期管理，嚴(yán)格可不招標(biāo)和單一來源的控制和審批，避免獨(dú)家比例過大、變相指定廠家和招標(biāo)率低等問題。招標(biāo)限額以下采購，堅持商務(wù)談判前價格分析工作，為在商務(wù)談判掌握主動權(quán)，發(fā)掘價格談判突破點(diǎn)。

加快采購流程各環(huán)節(jié)的進(jìn)度，如按要求縮短詢價、談判、編制尋源結(jié)果（采購結(jié)果）時間，縮短審批時間等，以使物資在正常的采購周期內(nèi)能順利到貨，全面保供。必要時可升級相關(guān)系統(tǒng)，從物資需求的到貨時間及正常采購周期倒推各節(jié)點(diǎn)辦理時間，在業(yè)務(wù)辦理及審批環(huán)節(jié)增加業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)處理時間的提醒功能，緊急業(yè)務(wù)及處理時間短的業(yè)務(wù)優(yōu)先提醒。

（三）供應(yīng)商管理內(nèi)控優(yōu)化建議

嚴(yán)格按照集團(tuán)公司管理規(guī)定，把好供應(yīng)商準(zhǔn)入關(guān)，同時堅持日?？荚u與考核評價相結(jié)合，建立“一單一評”的實(shí)時評價模式，扎實(shí)開展供應(yīng)商考評工作，確保準(zhǔn)入供應(yīng)商資源質(zhì)量可靠過硬。持續(xù)開展供應(yīng)商現(xiàn)場考察工作，了解供應(yīng)商的實(shí)際生產(chǎn)制造水平、質(zhì)量情況和加工能力，也使供應(yīng)商了解公司生產(chǎn)經(jīng)營中遇到的難題，實(shí)現(xiàn)公司與供應(yīng)商的雙向交流，全面提升庫內(nèi)二級制造商資源質(zhì)量，

（四）采購驗(yàn)收與入庫內(nèi)控優(yōu)化建議

堅持到貨物資必須經(jīng)過物資超市驗(yàn)收方可入庫原則。物資到貨必須經(jīng)過聯(lián)合驗(yàn)收或者第三方檢測（含庫房保管員）入庫或送貨，嚴(yán)禁未經(jīng)超市檢驗(yàn)直接送貨到現(xiàn)場，確保物資到貨合理、受控。

加強(qiáng)第三方倉儲人員管理、制定制度流程、定期召開倉儲例會、強(qiáng)化日?？己?，提高倉儲人員素質(zhì)，服務(wù)質(zhì)量;強(qiáng)化庫存物資保管、保養(yǎng)，嚴(yán)格按照物資保管、保養(yǎng)管理規(guī)定對物資進(jìn)行管理，定期統(tǒng)計物資庫存情況，做好庫存時間在9個月以上物資的統(tǒng)計，避免形成積壓物資。

（五）結(jié)算付款內(nèi)控優(yōu)化建議

加強(qiáng)財務(wù)共享資金用戶的業(yè)務(wù)及操作應(yīng)用培訓(xùn)，適時優(yōu)化調(diào)整財務(wù)共享資金審批流程，提高各部門（單位）資金付款效率。定期開展應(yīng)付暫估專項(xiàng)清理工作，對暫估期限超過三個月的應(yīng)付暫估款逐個訂單進(jìn)行分析，要求供應(yīng)商及時開具發(fā)票，結(jié)算崗位掛賬沖銷，并定期進(jìn)行通報考核，后期采購物資嚴(yán)格做到“貨到票到”，嚴(yán)格履行合同，確有要求預(yù)付款的，應(yīng)嚴(yán)格履行合同條款。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行有效溝通，從采購招標(biāo)、合同簽訂入手，引導(dǎo)供應(yīng)商主動接受票據(jù)結(jié)算的方式。與公司生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)緊密相關(guān)的長期戰(zhàn)略合作單位，可適度放寬相關(guān)付款政策。

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（作者單位：中國石油長慶石化公司物資采購部）