純檔案、泛檔案與類檔案的區(qū)別及綜合利用

摘 要??信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案概念的泛化，因此有必要對(duì)檔案的定義進(jìn)行定性分析。三類檔案的邊界并不是固定不變的，存在著交集和定向遷移的特征，本文對(duì)此進(jìn)行舉例論證。同時(shí)，本文提出對(duì)接業(yè)務(wù)系統(tǒng)和開(kāi)發(fā)搜索引擎的方法，以最大化利用檔案信息，并提出建立檔案館聯(lián)盟，從組織機(jī)構(gòu)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)大檔案觀。

關(guān)鍵詞? 檔案概念 區(qū)別 綜合利用

中圖分類號(hào) G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-11-30

Abstract The development of information technology has promoted the generalization of archives concepts. Therefore， it is necessary to conduct a qualitative analysis of the definition of archives. The boundaries of the three types of archives are not fixed， and there are characteristics of intersection and directed migration. The paper demonstrates this with several examples. At the same time， this paper puts forward a method of docking system and developing search engines to maximize the use of information value in archives， and proposes to establish an archives alliance， build a big data warehouse in terms of organization and institution， and realize the large archives view.

Keyword archives concept; difference; comprehensive utilization

純檔案、泛檔案、類檔案概念的提出是與新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)導(dǎo)向緊密聯(lián)系的。檔案管理的工作重心正經(jīng)歷從信息資源的收集、保管、利用轉(zhuǎn)變?yōu)橄蚶谜咛峁┏渥?、必要、精?zhǔn)、人性化服務(wù)的軌道上來(lái)，工作模式的主干從信息源管理轉(zhuǎn)變成為用戶服務(wù)管理，即以檔案管理的終極目標(biāo)引領(lǐng)檔案管理各領(lǐng)域工作的開(kāi)展。

隨著改革開(kāi)放后經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，利用者信息需求面越來(lái)越寬泛。檔案利用服務(wù)趨向于大眾化，一方面用戶覆蓋面擴(kuò)大，更多的人群成為檔案利用服務(wù)的受眾;另一方面，對(duì)檔案信息的需求量和涉及面提出了新的要求。

正是由于用戶導(dǎo)向和利用需求的變化，導(dǎo)致了檔案概念的順勢(shì)泛化，檔案的內(nèi)涵和外延邊界擴(kuò)大，導(dǎo)致檔案門(mén)類的新生和泛檔案、類檔案概念的事實(shí)存在，并成為趨勢(shì)化的發(fā)展方向和歷史必然，以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化的現(xiàn)實(shí)和規(guī)律[1]45。

一、純檔案、泛檔案與類檔案的概念分析

我國(guó)《檔案法》第二條提出了檔案的定義，“指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，而世界上對(duì)于檔案的定義有數(shù)百種之多。究其原因，是因?yàn)闄n案作為具有憑證作用和保管利用價(jià)值的原始信息，只能夠定性分析加以描述，而不能夠定量分析加以明確。所以我們以宏觀的視角看待檔案，很多事物都是人類在社會(huì)實(shí)踐中形成的歷史信息，說(shuō)明檔案的外延是包羅萬(wàn)象的，造成檔案概念不斷延展并模糊化檔案概念的使用范圍。對(duì)此，我們可以根據(jù)各類檔案的管理辦法、規(guī)定、條例、實(shí)施細(xì)則等，將長(zhǎng)期固化的檔案門(mén)類歸為法定檔案，即是純檔案。

由于純檔案只是覆蓋部分原始信息，因此純檔案只是原始信息總集的一個(gè)子集。用戶對(duì)信息利用需求的廣度和深度不斷擴(kuò)張，使檔案的概念向廣義的范圍擴(kuò)張，純檔案邊界外的大量信息，無(wú)論是從形成單位方面，還是從信息內(nèi)容和利用價(jià)值方面，具有和純檔案高度的相似性，社會(huì)需求使得在純檔案之外存在一個(gè)衍生的關(guān)聯(lián)度高的尚未列入歸檔范圍的檔案域，我們稱之為泛檔案。

價(jià)值的不斷淡化，存在于純檔案和泛檔案之外，仍有大量信息僅具有部分檔案屬性。雖然這些信息價(jià)值不完整，但仍具有重要的查考作用，這類信息與前兩類檔案也具有關(guān)聯(lián)性和相似性，是前兩類檔案概念的延伸，我們可以稱之為類檔案。

二、純檔案、泛檔案與類檔案單向轉(zhuǎn)移趨勢(shì)分析

三類檔案的劃分僅是性質(zhì)界定，因此其邊界是模糊的、變化的。三類檔案存在著交集，面對(duì)不同用戶的利用需求，同一原始信息可能被列入純檔案，也可能被列入泛檔案，同理有些信息處于類檔案和泛檔案的交集。有些泛檔案經(jīng)過(guò)一定的歷史時(shí)期，將轉(zhuǎn)變?yōu)榧儥n案，同樣有些類檔案也會(huì)遷移至泛檔案區(qū)域，這種轉(zhuǎn)變趨勢(shì)的速度取決于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)活動(dòng)密度和社會(huì)意識(shí)的擴(kuò)展（如圖1）。

信息技術(shù)的發(fā)展加快了三類檔案單向遷移的進(jìn)程。互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和推廣導(dǎo)致社會(huì)信息總量急速膨脹，大量信息通過(guò)線上即可獲得甚至自動(dòng)獲取。檔案管理的方式方法更為靈活和便捷，使得現(xiàn)行文件及各類信息數(shù)據(jù)、表單納入檔案管理范疇的時(shí)間大為縮短，純檔案的容量不斷增加。同時(shí)，在社會(huì)信息增加和知識(shí)進(jìn)步的外在壓力下，泛檔案轉(zhuǎn)變至純檔案及類檔案轉(zhuǎn)變至泛檔案的速率加快，這種擠壓趨勢(shì)增加了純檔案的覆蓋面，迫使檔案工作者不斷開(kāi)闊視野，跳出原先純檔案理念的局限，比以往更為關(guān)注泛檔案和類檔案的信息管理，以滿足社會(huì)廣泛的信息需求。

三、純檔案與類檔案關(guān)系例證

民生檔案涉及的機(jī)構(gòu)和范圍不斷擴(kuò)大。習(xí)近平總書(shū)記提出：“人民對(duì)美好生活的向往，就是我們的奮斗目標(biāo)?！泵裆婕袄习傩諏W(xué)習(xí)、工作和生活的方方面面，因此民生領(lǐng)域的泛檔案不斷轉(zhuǎn)移至純檔案領(lǐng)域，從學(xué)生的學(xué)籍管理，到就業(yè)、社保等人力資源管理，到房產(chǎn)、婚姻、三農(nóng)等各類領(lǐng)域[2]22，我們可以發(fā)現(xiàn)，民生檔案從宏觀的角度上無(wú)所不包，因此民生檔案的歸檔范圍也在不斷發(fā)展，間接相關(guān)的類檔案將轉(zhuǎn)化成直接相關(guān)的純檔案。

實(shí)物檔案已經(jīng)從事實(shí)上轉(zhuǎn)變?yōu)榧儥n案。實(shí)物檔案具有各種不同的質(zhì)地，收藏范圍極廣，某些檔案館甚至把個(gè)人藏品也收藏進(jìn)館，珍貴的文物藏品也是實(shí)物檔案的表現(xiàn)形式之一。實(shí)物檔案具有鮮明的形象化、觀賞化特征，可以栩栩如生地還原歷史場(chǎng)景，是印證歷史極佳的憑證性檔案，具有紙質(zhì)檔案所不能替代的教育功能[3]4。正是因?yàn)閷?shí)物檔案的表現(xiàn)能力，實(shí)物檔案也被廣泛地運(yùn)用于歷史展覽館和博物館中，是檔案文化和文博建設(shè)不可替代的純檔案類型。

口述檔案尚處于學(xué)術(shù)研究的進(jìn)程之中，但許多檔案館已將其列為純檔案。檔案館收藏的實(shí)體檔案雖數(shù)量眾多，但難免有各種原因產(chǎn)生的疏漏。對(duì)于沒(méi)有正式記載的歷史，口述檔案成為彌補(bǔ)缺憾的補(bǔ)充性檔案，如配以錄音、錄像，可以更加生動(dòng)地成為歷史考證性檔案。由于口述檔案只是頭腦中的記憶，在檔案的原始憑證性質(zhì)的體現(xiàn)方面不如其他檔案門(mén)類，甚至在時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事情發(fā)生經(jīng)過(guò)方面產(chǎn)生相互矛盾的地方。因此，口述檔案需要經(jīng)過(guò)考證，通過(guò)其他檔案的旁證來(lái)體現(xiàn)其真實(shí)性。盡管如此，口述檔案在保留、回顧歷史方面仍起著舉足輕重的作用，并需要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)光大。

名人檔案是新興的檔案門(mén)類，近年來(lái)為各級(jí)單位所重視和挖掘。名人檔案不僅能反映有一定影響力的名人的生平，而且能夠反映所處時(shí)代的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等歷史面貌。名人檔案把歷史濃縮到個(gè)人，如不有效收集、保管，則散失在類檔案中，如時(shí)間遷延過(guò)久，則造成遺失、破壞或銷(xiāo)毀，損失難以彌補(bǔ)。采集名人檔案，特別是高齡名人檔案，是檔案工作者迫在眉睫的重要工作，要通過(guò)走訪名人本人及其學(xué)習(xí)工作所形成的關(guān)系圈，搶救性地收集自傳、回憶錄、手稿、筆記、日記、信函、照片、錄音錄像、證書(shū)及書(shū)法字畫(huà)等作品，并及時(shí)編研口述檔案，舉辦名人生平展覽，通過(guò)各種方式保存歷史的記憶。

四、純檔案與類檔案關(guān)系例證

圖書(shū)、文獻(xiàn)資料、音像制品是類檔案的重要組成部分，與類檔案性質(zhì)相似、聯(lián)系緊密。類檔案和其他兩類檔案一樣，都是依靠一定的媒介記錄信息，這些媒介形成時(shí)間相同，類檔案也具備服務(wù)于各級(jí)機(jī)構(gòu)和公眾信息利用需求的目的。所不同的是純檔案強(qiáng)調(diào)原始記錄性和真實(shí)性，而類檔案很多是經(jīng)過(guò)人為加工、整理和演繹的，類檔案的信息源是純檔案和泛檔案，純檔案和泛檔案經(jīng)過(guò)藝術(shù)化創(chuàng)作成為類檔案。圖書(shū)、文獻(xiàn)資料、音像制品本身也有很多類別，有純粹虛構(gòu)的小說(shuō)、故事片等，也有依據(jù)檔案史料創(chuàng)作的歷史題材小說(shuō)、紀(jì)錄片。因此，純檔案、泛檔案與類檔案具有不可割裂的天然聯(lián)系，類檔案因其趣味性在社會(huì)上廣泛流通，從而促進(jìn)了純檔案自身的發(fā)展壯大。

五、信息化、網(wǎng)絡(luò)化促進(jìn)三類檔案單向遷移的方法

檔案信息管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接是促進(jìn)三類檔案單向轉(zhuǎn)移的強(qiáng)大動(dòng)力。數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)系統(tǒng)對(duì)接提出了明確的要求，檔案信息系統(tǒng)不能長(zhǎng)期獨(dú)立于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之外，造成關(guān)聯(lián)信息難以及時(shí)轉(zhuǎn)變的障礙，檔案信息管理系統(tǒng)必須定時(shí)自動(dòng)采集各部門(mén)電子文件，并建立電子文件歸檔的流程化管理，采取措施保障目錄信息和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)遷移的準(zhǔn)確性和安全性，建立數(shù)字簽名和電子印章系統(tǒng)保證電子檔案的公信力。檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，將促進(jìn)純檔案的信息量有質(zhì)的飛躍，泛檔案及類檔案的遷移將推動(dòng)歸檔范圍的變化和大檔案觀的實(shí)現(xiàn)。

開(kāi)發(fā)跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)搜索引擎是最大化實(shí)現(xiàn)三類檔案利用價(jià)值的有力手段。檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接促進(jìn)了電子文件、表單歸檔為純檔案，但未進(jìn)行對(duì)接歸檔的信息仍具有利用價(jià)值，但其價(jià)值密度偏低，屬于泛檔案或類檔案范疇。如果充分考慮利用者的實(shí)際需求，就必須采用特定的算法策略，開(kāi)發(fā)跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)搜索引擎，為利用者個(gè)體提供經(jīng)索引排序、與關(guān)鍵詞高相關(guān)的檢索結(jié)果。信息化、網(wǎng)絡(luò)化為利用者個(gè)體創(chuàng)造了客觀的技術(shù)條件，必將改善利用的環(huán)境和效果[4]63。

六、檔案館聯(lián)盟的建立是實(shí)現(xiàn)大檔案觀的標(biāo)志

建立檔案館聯(lián)盟的意圖在于共享信息資源，打通行業(yè)內(nèi)檔案館及跨行業(yè)檔案館之間的壁壘。檔案館聯(lián)盟可以協(xié)調(diào)各單體檔案館之間的特色資源，統(tǒng)一各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，有效統(tǒng)管檔案服務(wù)內(nèi)容，建立起檔案大數(shù)據(jù)資源倉(cāng)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨區(qū)域、跨時(shí)空的利用服務(wù)。在基層檔案館與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的基礎(chǔ)上，檔案館聯(lián)盟的數(shù)據(jù)總量和蘊(yùn)藏的價(jià)值是驚人的，將實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)模化、集團(tuán)化效應(yīng)。在起始階段，可在某一行業(yè)或者某一區(qū)域規(guī)劃建立小規(guī)格檔案館聯(lián)盟，在測(cè)試中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、取得經(jīng)驗(yàn)并加以革新，在發(fā)展成熟的基礎(chǔ)上建立更高層級(jí)的檔案館聯(lián)盟。檔案館聯(lián)盟將在更大的視野中處理純檔案、泛檔案及類檔案，其匯集成的海量數(shù)據(jù)可依靠大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行分布式處理，其提供的價(jià)值將是全面的和綜合的。

七、三類檔案價(jià)值分析和工作重心配置

純檔案、泛檔案和類檔案的價(jià)值是遞減的，重要性也有所區(qū)別。檔案館的工作重心仍然應(yīng)該放在純檔案上，努力利用有限的人力、物力、財(cái)力等資源，把純檔案收好、管好、用好，不宜本末倒置，分散精力，眉毛胡子一把抓，把大量的精力放在泛檔案和類檔案上，造成效率的低下和資源的浪費(fèi)。在純檔案信息資源建設(shè)好的基礎(chǔ)上，適度把眼光放遠(yuǎn)一點(diǎn)、寬一點(diǎn)，關(guān)注泛檔案和類檔案的收集和利用，關(guān)注外部信息的網(wǎng)絡(luò)化利用，形成以純檔案為點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，協(xié)同建設(shè)泛檔案和類檔案。

泛檔案和類檔案概念的提出是檔案管理思想觀念的革新，檔案的概念也在根據(jù)時(shí)代的需求不斷變化。大檔案觀和全局觀是時(shí)代提出的要求，新時(shí)代的檔案工作者不能固守傳統(tǒng)的關(guān)于檔案的定義、內(nèi)涵和外延，要把目光投向新的檔案概念涉及領(lǐng)域，在信息技術(shù)跨越式發(fā)展的背景下盡可能多地保存利用有價(jià)值的信息，提供系統(tǒng)性、人性化的檔案知識(shí)服務(wù)。同時(shí)，不斷跟進(jìn)檔案學(xué)理論研究，形成學(xué)習(xí)型、創(chuàng)造型組織，適當(dāng)超越當(dāng)前工作實(shí)際開(kāi)展理論探索，助推檔案學(xué)科的深化發(fā)展，并在條件成熟之際因勢(shì)利導(dǎo)地把理論成果應(yīng)用于檔案文化建設(shè)中去。

參考文獻(xiàn)

[1]張華陽(yáng)，落拓寒儒.當(dāng)前“泛檔案”現(xiàn)象探討——遼寧大學(xué)歷史學(xué)院2012級(jí)本科生網(wǎng)絡(luò)探討[J]. 檔案管理，2014（5）.

[2]張?zhí)炫?從“泛檔案”到民生檔案——對(duì)民生檔案概念的質(zhì)疑[J].山西檔案，2009（1）.

[3]朱梁靚.檔案概念泛用現(xiàn)象芻議[J].蘭臺(tái)世界，2010（14）.

[4]蔣紅健.大數(shù)據(jù)挖掘管理與技術(shù)策略在高校檔案館中的應(yīng)用研究[J].山西檔案，2019（1）.