淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作

白斯琴

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位與過去相比，發(fā)生了明顯的變化，在單位人事管理過程中，人事檔案管理是其重要的內(nèi)容之一，立足當(dāng)前，單位的人事檔案管理狀態(tài)仍不盡如人意，管理方式滯后，很難滿足日益提高的人力資源的需求。干部人事檔案針對的對象是單位干部，包含了干部的各項信息，在評估干部工作表現(xiàn)的過程中，干部人事檔案提供了重要的參考作用。因此，要立足于單位人事檔案管理的現(xiàn)階段的發(fā)展實情，剖析管理中存在的不足，形成具有針對性的管理模式，滲透創(chuàng)新與發(fā)展理念，在根本上為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

【關(guān)鍵詞】人事檔案? 管理工作? 存在問題? 解決方案

引言

事業(yè)單位中人事檔案管理存在的時間非常長，從開始發(fā)展到現(xiàn)時期已具備一定專業(yè)性和系統(tǒng)性。然而伴隨社會對于人事管理要求的不斷提高，從中也發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中所存在的問題非常多。只要高效處理好這些問題，便能夠使事業(yè)單位中的人事檔案管理跟上時代步伐，獲得更好的發(fā)展。

1人事管理工作的現(xiàn)狀即存在的問題

1.1認(rèn)識不夠

長期以來，一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管性的事務(wù)工作，沒有列入到單位的重要工作內(nèi)容當(dāng)中，認(rèn)為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付人員的調(diào)配以及查閱就可以了，人事檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視。甚至有些單位未把檔案管理工作納入到正常的議事日程當(dāng)中，對檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現(xiàn)象很普遍。致使一些單位在調(diào)配人事的過程中常出現(xiàn)這樣那樣的問題，給后續(xù)的人員調(diào)配工作造成了阻礙。同時，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現(xiàn)象，專業(yè)性不強(qiáng)，也容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的問題出現(xiàn)。

1.2人事檔案管理工作長期未受到足夠重視

人事檔案管理盡管在事業(yè)單位當(dāng)中占有關(guān)鍵性的地位，但卻不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益或業(yè)績，部分人員認(rèn)為此項工作無須具備一定的專業(yè)水平，所以對人事檔案管理并未給予足夠重視。如此情況下，會使事業(yè)單位人事檔案管理所用的硬件設(shè)備和軟件跟不上時代發(fā)展步伐，再加上人才配置不合理，便會使得人事檔案管理一直處于應(yīng)付狀態(tài)。

1.3人事檔案管理制度不完善

人事檔案資料中年齡、性別、學(xué)歷等信息錯誤或漏記的現(xiàn)象仍然存在，這些與檔案管理工作混亂有關(guān)的問題影響了單位相關(guān)事宜的順利開展。究其原因，在于人事檔案管理制度的不完善。盡管許多單位根據(jù)自身的發(fā)展情況建立了相應(yīng)的人事檔案管理制度，但是制度沒有得到有效的貫徹與落實，使檔案在借閱或轉(zhuǎn)遞的過程中容易造成檔案傳遞通知書未填寫、相關(guān)借閱手續(xù)未登記、回執(zhí)單填寫不及時等問題，不利于人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2加強(qiáng)人事檔案管理工作的措施

2.1豐富人事檔案的內(nèi)容

在人事檔案管理工作中，相關(guān)資料的收集是檔案管理員最基本的工作，在資料收集完成后，檔案管理員要充分發(fā)揮自身的專業(yè)能力，對資料進(jìn)行甄別，將無效信息過濾出去，并且事業(yè)單位人員調(diào)整的過程中，個人信息也會隨之發(fā)生改變，因此，在收集資料時，檔案管理員要兼顧時效性和有效性兩個方面，保證收集到的資料具有比較高的有效性、完整性以及客觀性。人事檔案在管理過程中有轉(zhuǎn)遞有交接，在這個過程中要嚴(yán)密嚴(yán)謹(jǐn)記錄，不讓檔案材料隨著管理人員的變動而造成不必要的缺失及信息不完整，這樣做會更加有助于提高人事檔案信息的價值。只有這樣，人事檔案才能將自身的作用發(fā)揮到最大，為單位的進(jìn)一步發(fā)展提供助力。

2.2提高人員素質(zhì)

在單位發(fā)展的同時，要具有長遠(yuǎn)的眼光，根據(jù)單位自身的發(fā)展前景選用合適的人員來進(jìn)行人事檔案管理工作。這就要求從事人事檔案管理工作的人員要具備專業(yè)的素質(zhì)，具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作同時具備一定的計算機(jī)專業(yè)水平。另外，人事檔案管理工作又是一項保密性很強(qiáng)的工作，所以要求從事其工作的相關(guān)人員要具有政治性很強(qiáng)的工作立場。同時，檔案員要通過不斷的學(xué)習(xí)以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷地豐富自身的專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)能力，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。

2.3推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制改革

要想有效提升事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的效果，就必須針對事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行全方位的改革創(chuàng)新。事業(yè)單位應(yīng)針對人事檔案管理工作構(gòu)建專業(yè)的管理部門，針對人事檔案管理工作的內(nèi)容、要求、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、義務(wù)、權(quán)力、責(zé)任、獎懲等進(jìn)行明確規(guī)定，同時針對管理人員在人事檔案管理工作中的工作進(jìn)程、工作效果、工作結(jié)果、工作方法、工作標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確規(guī)定，確保人事檔案管理工作在實際展開工作中能夠擁有具體的目標(biāo)、方法、制度、標(biāo)準(zhǔn)和考核，以此促使人事檔案管理工作能夠形成一個完善科學(xué)的工作體系，能夠結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的實際發(fā)展形勢與時代技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用而不斷創(chuàng)新、不斷進(jìn)步。

2.4提高人事檔案管理的信息化水平

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作只有具備高度的信息化水平，才能適應(yīng)我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。根據(jù)我國基層人員對人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，使用過去那種傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行工作，已經(jīng)嚴(yán)重不符合當(dāng)前社會的發(fā)展要求，并且這種傳統(tǒng)的管理方式由于其自身的復(fù)雜性會導(dǎo)致人事檔案管理發(fā)生錯誤或者檔案丟失。為此，需要對檔案管理制度進(jìn)行更新，其中需要做到：首先，事業(yè)單位要積極將科技化的手段融入人事檔案管理工作中來，配備與更新先進(jìn)的信息化設(shè)備軟件系統(tǒng)。其次，要學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗。

2.5規(guī)范人事檔案管理工作流程

評定人事檔案管理工作成效的關(guān)鍵要素就是人事檔案材料是否完整和標(biāo)準(zhǔn)。因此，事業(yè)單位有必要對人事檔案管理工作流程進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范，使檔案的收集、鑒別和查閱、轉(zhuǎn)遞等工作真正落到實處。第一，認(rèn)真做好人事檔案的收集工作。在單位規(guī)定的期限內(nèi)按照規(guī)范要求及時收集年度考核、干部任免、調(diào)研考察等檔案信息，以確保個人材料的完整性。第二，認(rèn)真做好人事檔案的鑒別工作。檔案工作人員在這個環(huán)節(jié)需要高度關(guān)注檔案材料的日期與真?zhèn)危卸n案材料是否屬于該員工、相關(guān)手續(xù)是否完備，如缺少有關(guān)材料應(yīng)及時進(jìn)行登記、收集與補(bǔ)充。第三，認(rèn)真做好人事檔案的整理工作。檔案材料要按照基本原則進(jìn)行編號與歸檔，比如為材料編“類、頁、號”、抄寫檔案目錄、裝訂、編寫索引號等等。第四，認(rèn)真做好人事檔案的查借閱工作。根據(jù)查閱人所持有的單位介紹信或查閱審批表提供相應(yīng)的服務(wù)，經(jīng)審查符合規(guī)定后進(jìn)行閱檔登記，然后提取檔案以供查閱。如遇借閱檔案這樣的特殊情況，需辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。第五，認(rèn)真做好人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作。必須針對所需檔案填寫“人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，并批注檔案轉(zhuǎn)出時間和轉(zhuǎn)往單位，同時還要填寫轉(zhuǎn)出檔案登記表，確認(rèn)無誤后在回執(zhí)單上簽名蓋章，完成檔案轉(zhuǎn)出。

結(jié)語

人事檔案管理工作是一項復(fù)雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應(yīng)新形勢的要求，做到科學(xué)、規(guī)范、與時俱進(jìn)。這就要求從事相關(guān)工作的人員從觀念上轉(zhuǎn)變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進(jìn)，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務(wù)，為當(dāng)前的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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