高職院校成績管理工作問題分析及優(yōu)化措施探討

馮春霞，王璐

（南通職業(yè)大學(xué)，江蘇 南通）

一 引言

能力要有一個衡量硬性指標(biāo)，在高校這一般是用成績來衡量[1]。成績是學(xué)生學(xué)習(xí)效果的肯定和直接表示，與學(xué)生的利益息息相關(guān)，是在校學(xué)生的評優(yōu)、入黨、轉(zhuǎn)專業(yè)、推薦本科和申報各類獎學(xué)金時重要的借鑒指標(biāo)，學(xué)生申請助學(xué)貸款、申請出國深造乃至畢業(yè)后入職，成績也是重要的參考指標(biāo)。成績管理工作的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性也顯得尤為重要。成績管理工作是高等學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，成績對教師教學(xué)質(zhì)量評價和學(xué)校教學(xué)改革的推進有著重要的意義。隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大和信息技術(shù)在高校教育事業(yè)中的應(yīng)用，各個高校都建立了各自的教務(wù)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大大方便了高校管理人員的日常工作，同時也積累了大量教學(xué)數(shù)據(jù)[2]，使得高職院校成績管理工作難度加大，如何克服困難，優(yōu)化成績管理工作值得教務(wù)管理人員探討和研究。

二 高職院校成績管理工作內(nèi)容和特征

（一） 高職院校成績管理工作的具體內(nèi)容

成績管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要環(huán)節(jié)，涵蓋了教學(xué)管理的諸多方面，涉及面廣，內(nèi)容豐富復(fù)雜。

（1）期末成績錄入。這是成績管理工作最基本的一個環(huán)節(jié)，以南通職業(yè)大學(xué)2019年第一學(xué)期期末考試數(shù)據(jù)為例，全校三個年級共有508個班級、594門課程、3987個班次期末考試，期末成績錄入工作量大，且錄入時間比較集中，期末成績及時準(zhǔn)確的錄入是后續(xù)補考重修等各項工作的根本保證。

（2）補緩考和重修成績的錄入。根據(jù)對期末成績的整理分析從而明確補考和重修是高校成績管理工作的關(guān)鍵所在。以南通職業(yè)大學(xué)2019年第一學(xué)期補緩考數(shù)據(jù)來看，共有3493人次考試，其中三個年級參加考試的人數(shù)是2012人，考試課程數(shù)是255門。補緩考和重修的工作量也較大，成績錄入等同于期末考試。

（3）免修和學(xué)籍異動成績處理。高職院校中一部分學(xué)生是從職業(yè)高中或者中專升入大專，大專的部分課程或者類似課程已經(jīng)修過，這部分課程可以申請免修；根據(jù)國家《退役士兵安置條例》的文件精神，退伍學(xué)生的體育、軍事訓(xùn)練實踐和畢業(yè)實習(xí)等課程可以申請免修獲得相應(yīng)學(xué)分。有些學(xué)生在高中時外語是主修非英語的小語種，而大學(xué)英語課是高職院校的公共必修課，這部分學(xué)生可以根據(jù)學(xué)校規(guī)定和自己小語種的學(xué)習(xí)水平申請免修大學(xué)外語課程。高職院校產(chǎn)教融合、校企合作和現(xiàn)代學(xué)徒制等優(yōu)質(zhì)辦學(xué)特色下，學(xué)生在企業(yè)所修課程與本校教學(xué)培養(yǎng)方案中的相應(yīng)課程需辦理課程替換取得學(xué)分。另外，復(fù)學(xué)、留級和轉(zhuǎn)專業(yè)等校內(nèi)學(xué)籍異動學(xué)生的課程處理，交流生的課程替換，留學(xué)生和中外合作班學(xué)生的中英文成績單的特殊要求等等，都是成績管理工作的重要組成部分。

（4）成績更改維護。高校學(xué)生的成績和學(xué)生的利益關(guān)系密切，當(dāng)系統(tǒng)中學(xué)生的成績數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差或異常等情況時，為了保護學(xué)生的利益要根據(jù)調(diào)查的實際情況嚴(yán)格按照程序?qū)﹀e誤的成績數(shù)據(jù)及時進行修改與維護。要及時維護系統(tǒng)中教學(xué)計劃變更課程的學(xué)生成績，防止影響學(xué)生的補考或重修。

（5）成績導(dǎo)入。高職院校的學(xué)生“1+X”證書和外語、計算機能力等級考試次數(shù)不受限，很多學(xué)生多次報名參加，為不影響學(xué)生下一步學(xué)習(xí)計劃和評優(yōu)活動，及時更新導(dǎo)入學(xué)生考證成績十分必要?！盾娛掠?xùn)練》等全校學(xué)生全員參加的課程，成績數(shù)據(jù)巨大，手動錄入錯誤率高，為保證成績數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這部分成績由成績管理人員分批導(dǎo)入成績管理系統(tǒng)。

（二） 高校成績管理工作的顯著特點

成績管理工作在高校教務(wù)管理工作中占有極其重要的地位，有著顯著的特點。（1）準(zhǔn)確時效性。這是最重要的一個特點，成績是對學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量和數(shù)量的一個直觀的評價，直接關(guān)系著學(xué)生學(xué)分的獲取和畢業(yè)與否，所以其準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性也顯得尤為重要。任課教師在考試結(jié)束后必須按規(guī)定的時間及時錄入成績,若成績提交不及，會影響學(xué)生補考、緩考、重修，轉(zhuǎn)專業(yè)，評優(yōu)等后續(xù)工作，所以，成績管理工作有著明顯的時效性。（2）復(fù)雜多樣性。高校成績管理工作涉及成績錄入、核對和變更等諸多環(huán)節(jié)。由于高職院校學(xué)生來源廣泛，有普招生、單招生、提前招生、注冊生、社招生、交流生和留學(xué)生等；學(xué)生休學(xué)復(fù)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動頻繁；還有理論課程、實踐課程、必修課程、核心課程、選修課程、考試課程、考查課程、集中實習(xí)、校企合作課程等課程性質(zhì)和方式的多樣化，這些方面都決定了高校成績管理工作不是簡單的成績數(shù)據(jù)匯總，而是一項繁重、復(fù)雜、多樣化的工作。（3）聯(lián)動共享性。教學(xué)管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它的各項工作關(guān)系緊密，互相作用，而成績管理是這系統(tǒng)工程的核心環(huán)節(jié)和最終的結(jié)果輸出[3]。教學(xué)計劃變更，學(xué)生學(xué)籍異動等都會影響到成績管理工作。學(xué)生成績是推動學(xué)校發(fā)展前進的公共資源，學(xué)生可以根據(jù)自己的成績調(diào)整學(xué)校方法，教師可以根據(jù)學(xué)生成績改進教學(xué)方法，教學(xué)管理部門可以根據(jù)學(xué)生成績對教師教學(xué)質(zhì)量做出評價，推進教學(xué)改革進程。

三 高職院校學(xué)生成績管理過程中存在的問題及原因分析

高職院校生源復(fù)雜，成績也具有復(fù)雜多樣性的特點，所以成績管理工作同樣繁瑣復(fù)雜，過程中存在著影響成績管理工作質(zhì)量提高的諸多問題。成績管理對學(xué)生的發(fā)展具有重要作用，反映出學(xué)校的管理水平，高校管理層只有及時發(fā)現(xiàn)高校成績管理工作中存在的問題并采取針對性對策才能夠進一步提升學(xué)生的成績管理水平[4]。

（一） 成績管理工作涉及面廣，工作量較大

伴隨我國高等教育的不斷發(fā)展和改革，高校招生人數(shù)明顯增長，跨校區(qū)辦學(xué)、多層次辦學(xué)、多校聯(lián)合辦學(xué)、校企合作辦學(xué)等新模式的涌現(xiàn)大大增加了成績管理的工作量和工作難度[5]。高校成績管理工作不只是期末成績、補緩考和重修成績的錄入維護，還包括學(xué)籍異動成績處理、教學(xué)計劃變更和錯漏成績的更改，等級考試成績的導(dǎo)入。由于高職院校不斷擴招，招生生源和形式多樣化，面對不同基礎(chǔ)的生源信息教學(xué)方式和考核方式也隨之多樣化，成績評定隨之多樣化，這些都增加了高校成績管理工作的難度和廣度。

（二） 成績管理工作人員不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)水平有待提高

一般高職院校的成績管理一線人員學(xué)歷較低，有些是人事代理人員，工資待遇不高，職稱評審受限，而且有的成績管理人員是教學(xué)秘書兼職，由于教學(xué)秘書兼有其他工資，工作時存在應(yīng)付心理，不出大錯，也不力求精致，這些無疑都阻礙了成績管理工作質(zhì)量的提高。許多教學(xué)秘書是文科專業(yè)出身，對成績管理工作和成績管理系統(tǒng)所涉及的專業(yè)比較陌生，現(xiàn)需現(xiàn)學(xué)，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，工作浮于表面，精度不高，深度不夠。為了自身發(fā)展需要，教學(xué)秘書工作流動也是常有現(xiàn)象，成績管理隊伍人員經(jīng)常變動不利于成績管理工作的精準(zhǔn)穩(wěn)定。

（三） 成績相關(guān)人員之間缺乏溝通融合

成績管理的主體包括學(xué)生、任課教師和工作人員。學(xué)生選課沒有成功卻依然上課，或者選好課又不想上了，沒有及時到教學(xué)部門辦理退選；老師沒有按規(guī)進行課堂考勤，沒有及時確定本課程選修名單，期末錄成績發(fā)現(xiàn)名單有出入也沒有及時和教學(xué)部門溝通；成績管理人員發(fā)現(xiàn)學(xué)生沒有成績或異常也沒有及時和任課教師溝通等等，這一系列自認為的現(xiàn)象都會導(dǎo)致成績錯錄、漏錄，都會給后續(xù)成績管理工作增添很多不必要的問題和麻煩。

（四） 成績管理系統(tǒng)沒有及時更新，利用率不高

據(jù)調(diào)查，很多院校的成績管理系統(tǒng)是多年前購買的，不能適應(yīng)現(xiàn)行的教學(xué)培養(yǎng)方案，系統(tǒng)中部分功能缺失，成績管理人員在運用過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)部門功能和本校教學(xué)管理制度不符，但是系統(tǒng)維護更新的費用巨大，相當(dāng)于購買整套系統(tǒng)的費用。系統(tǒng)不能及時維護更新，系統(tǒng)問題逐年顯現(xiàn)。再加上，系統(tǒng)中有些功能自買來就沒用過，成績管理工作人員變更后，軟件開發(fā)人員沒有跟蹤培訓(xùn)，部分功能不會用或運用不規(guī)范，很多成績數(shù)據(jù)靠人工處理。期末成績、補緩考成績和重修成績錄入時間比較集中，工作量較大，但是由于系統(tǒng)陳舊，而且同時間段學(xué)生查詢成績也比較頻繁，成績系統(tǒng)經(jīng)常會處于相當(dāng)緩慢或短時間癱瘓現(xiàn)象，錄入效率較低，錄入準(zhǔn)確率也會受到影響。

（五） 學(xué)籍異動頻繁，教學(xué)計劃變更制度不完善

據(jù)調(diào)查很多高職院校每學(xué)期都會有一定數(shù)量學(xué)籍異動的學(xué)生。以南通職業(yè)大學(xué)2019年第一學(xué)期學(xué)生學(xué)籍異動情況為例，這學(xué)期有43名學(xué)生復(fù)學(xué)（其中包括28名退役復(fù)學(xué)的學(xué)生），39名學(xué)生留級，還有4名學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)。另外，還有少數(shù)學(xué)生因故退學(xué)或者轉(zhuǎn)學(xué)，由于每學(xué)期學(xué)籍異動的學(xué)生數(shù)量較多，特別是復(fù)學(xué)的學(xué)生，由于退伍時間或者生病康復(fù)時間不同導(dǎo)致學(xué)生會陸陸續(xù)續(xù)回校復(fù)課，部分學(xué)生課程不能及時處理，從而使得一些需要補修的課程不能及時得到補修。另外，高職院校教育的特殊性，在產(chǎn)教融合教育理念下，有部分學(xué)生參加學(xué)徒制班或者企業(yè)特殊要求班，參加了企業(yè)部分課程的學(xué)習(xí)，從而涉及到教學(xué)計劃的變更，這部分的課程處理也欠規(guī)范化。

四 優(yōu)化高職院校成績管理工作的建議

（一） 建立健全成績管理相關(guān)規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行

工作過程只有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化了，才能保證高質(zhì)量、高效率的完成。成績管理工作是保障教學(xué)順利進行的重要手段與途徑，對優(yōu)化教風(fēng)、學(xué)風(fēng)、考風(fēng)，提高教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量具有重要意義[6]，成績管理工作是一項原則性和責(zé)任感極強的工作，制定完善合理的成績管理規(guī)章制度和工作流程，對保證成績管理工作公平公正的開展具有重要意義。成績管理制度和工作流程要根據(jù)本校的實際情況做實做細，明確每個工作環(huán)節(jié)的具體步驟，從教師授課、學(xué)生選課到試卷命題批改方案，從期末成績到補緩考、重修成績評定標(biāo)準(zhǔn)和成績錄入管理辦法，從學(xué)籍異動學(xué)生的成績處理、課程補修的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范到學(xué)徒班、中外合作班、交流生的課程替換原則等。再規(guī)范、再健全的制度如果執(zhí)行力不強也只是一個“擺設(shè)”，只是“空雷”，所以成績管理工作制度和流程要公開化并加強宣傳，保證每位老師和學(xué)生都知曉成績管理的工作內(nèi)容、規(guī)章制度和步驟程序。學(xué)生干部是學(xué)校建設(shè)、改革、發(fā)展的重要力量，是學(xué)生管理工作的重要組成部分，在成績管理工作制度和流程宣傳工作上起著紐帶橋梁的作用[7]，充分激發(fā)學(xué)生干部的作用，老師、學(xué)生和負責(zé)成績管理的工作人員共同參與成績管理工作和監(jiān)督，各司其職，責(zé)任明確，工作程序規(guī)范，有規(guī)可循，并做到執(zhí)規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究，這樣避免了高校成績管理工作的盲目性，使得高校的成績管理工作規(guī)范化，制度化。

（二） 加強二級管理，分解細化成績管理工作

據(jù)調(diào)查，很多高職院校教務(wù)處的成績管理人員只有一名，除了成績管理工作之外還兼有其他教學(xué)管理工作。而且期末成績的整理核對、輸出分析、學(xué)籍異動學(xué)生的課程處理，補修、免修和特殊類學(xué)生群體的課程替換工作等大部分成績管理工作都在教務(wù)處統(tǒng)一辦理，這樣，無疑加大了工作量，導(dǎo)致成績處理不準(zhǔn)確、不及時，降低效率。所以細化成績管理工作，加強校院分級管理，完善二級學(xué)院自我成績管理體制迫在眉睫。制定成績管理制度的時候，要明確教務(wù)處與二級學(xué)院的職責(zé)，調(diào)動成績管理環(huán)節(jié)中的每個相關(guān)角色的積極性。二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)要定期檢查監(jiān)督，保證成績的準(zhǔn)確性和客觀性。

（三） 及時維護更新成績管理系統(tǒng)并充分利用

近年來，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，深度融入社會、生活、教育、文化等各個方面，推動社會生產(chǎn)的變革[8]。在教育領(lǐng)域，教育信息化建設(shè)如火如荼地開展[8]。教學(xué)管理信息化使得教學(xué)管理工作更加便捷，以計算機技術(shù)、信息技術(shù)為基礎(chǔ)的成績管理系統(tǒng)的運用十分必要。成績管理系統(tǒng)規(guī)范、充分地利用可以有效提高成績管理工作的效率和準(zhǔn)確性，大大提升教學(xué)管理水平。成績管理人員要在日常工作中充分利用現(xiàn)有資源，不斷發(fā)掘成績管理系統(tǒng)的新功能，在系統(tǒng)運用過程中遇到的實際問題或者對系統(tǒng)的新需求要及時反饋給系統(tǒng)管理人員并尋得解決辦法，不斷完善成績管理系統(tǒng)的功能。鑒于系統(tǒng)陳舊，急需更新維護，這方面學(xué)校要給與大力支持，一個合格的、先進的、穩(wěn)定安全的成績管理系統(tǒng)是高校成績管理工作正常運轉(zhuǎn)的重要保證，既能減輕教學(xué)管理人員的工作量、提高工作效率，還能使高校成績管理工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。所以，高校要不惜費用及時更新維護或者研發(fā)成績管理系統(tǒng)，并請專業(yè)的系統(tǒng)管理人員對本校負責(zé)成績管理的工作人員（特別是新變更的工作人員）及時跟蹤培訓(xùn)，確保成績管理系統(tǒng)的正常高效運行。

（四） 打造一批穩(wěn)定高素質(zhì)的成績管理團隊

成績管理工作需要踏實的工作態(tài)度，細致的工作作風(fēng)[9]。隨著招生規(guī)模的擴大，成績管理工作越來越繁重。成績管理工作繁瑣復(fù)雜，工作人員從了解、認識成績管理工作到熟悉精通需要較長的時間，所以要盡量避免成績管理人員的變更。從二級學(xué)院到學(xué)校層面，精心選擇有責(zé)任感、有耐心、能熟練運用辦公自動化自化軟件，最好是有一定計算機專業(yè)基礎(chǔ)知識的人員，作為成績管理的儲備人員，進行嚴(yán)格的培訓(xùn)。

一是思想意識培訓(xùn)。從事成績管理工作的人員做好打持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備。成績關(guān)系學(xué)生的切身利益，成績管理工作務(wù)必講求原則，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，務(wù)實求真。從事成績管理工作的人員要有服務(wù)意識，要以服務(wù)者自居，而不是管理者。成績管理人員面向全校的老師和學(xué)生展開服務(wù)，要以服務(wù)者的心態(tài)不厭其煩地解決教師和學(xué)生提出的任何有關(guān)成績管理方面的問題和突發(fā)狀況。同時成績管理人員還要有團隊意識。成績管理工作不是成績管理人員一個人的事情，涉及到全體學(xué)生和任課教師，任何一個環(huán)節(jié)出錯都會動搖到整個成績管理工作的穩(wěn)定性。各二級學(xué)院和教務(wù)處的成績管理人員之間也要保持良好的溝通，定期交流，組成一個堅實穩(wěn)固具有良好政治素養(yǎng)的成績管理團隊。

二是業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)。從事成績管理工作的人員首先要精通成績管理的各項規(guī)章制度，成績處理的步驟程序，以及成績管理過程中突發(fā)事件的應(yīng)對策略。同時，成績管理人員要有一定的計算機基礎(chǔ)知識，有軟件應(yīng)用能力、數(shù)據(jù)處理能力。也可以組織成績管理人員到兄弟院校學(xué)習(xí)交流，互學(xué)共長。

成績管理工作枯燥乏味且任務(wù)繁重，工作人員容易出現(xiàn)消極情緒，怠慢工作。學(xué)校可以推行獎勵機制，或者設(shè)置績效考核制度，調(diào)動成績管理人員的工作熱情，保障成績管理工作高質(zhì)量穩(wěn)定開展。

五 結(jié)語

高職院校的成績管理工作體現(xiàn)著學(xué)生的學(xué)習(xí)效果，關(guān)系著教師的教學(xué)成果，對推動整個教學(xué)管理有著重要的意義，學(xué)校和成績管理人員應(yīng)該充分認識成績管理工作的重要性，完善和熟悉成績管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。成績管理人員要不斷學(xué)習(xí)，強化求真的工作思想、謙虛的服務(wù)意識，團結(jié)合作的團隊意識，利用業(yè)余時間多多給自己“充電”，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，使成績管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。