企業(yè)專利檔案管理探討與實踐

徐軼莉 修霞

摘 要：專利檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)的核心競爭力，代表著企業(yè)的軟實力，是企業(yè)維權(quán)的重要憑證。本文就企業(yè)專利文件歸檔過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出建議與措施，以提高企業(yè)科研人員的歸檔意識，加強對企業(yè)專利檔案的規(guī)范化管理，提升企業(yè)專利檔案人員的綜合素養(yǎng)，提高企業(yè)專利檔案的歸檔質(zhì)量，促進企業(yè)專利檔案工作的完善和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：專利文件、企業(yè)專利檔案;管理;歸檔

引言

專利也稱專利權(quán)，是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的重要組成部分，專利檔案是國家專利機關(guān)在受理、審查專利申請與審批、專利許可合同管理及專利糾紛訴訟活動中形成的，具有保存價值的一系列材料的總稱。企業(yè)專利檔案隸屬于企業(yè)科研門類檔案，它是企業(yè)科技成果的一部分，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)的核心競爭力，代表著企業(yè)的軟實力，是企業(yè)維權(quán)的重要憑證。所以及時掌握專利成果的知識產(chǎn)權(quán)動態(tài)，提高全員的歸檔意識，加強對企業(yè)專利檔案的規(guī)范化管理，提升企業(yè)專利檔案人員的綜合素養(yǎng)，提高企業(yè)專利檔案的歸檔質(zhì)量，對企業(yè)的發(fā)展具有尤為重要。

一、存在問題

1.1歸檔意識薄弱

少數(shù)領(lǐng)導對專利檔案的歸檔工作意識不強，只注重科研生產(chǎn)的產(chǎn)能和經(jīng)濟利益，未把專利文件的歸檔工作納入工作計劃和單位考核管理制度，即使納入計劃了，也因經(jīng)濟效益優(yōu)先考慮的問題，而忽略歸檔工作，且歸檔責任人不明確;部分專利完成人缺乏相關(guān)的法律知識，對專利文件的核心內(nèi)容過分的保護。有些專利完成人害怕自己研發(fā)的科技成果被他人利用，把一些關(guān)鍵資料留在身邊方便己用，遲遲不能歸檔，造成企業(yè)科技成果的嚴重缺失。

1.2檔案收集不完整

一方面，專利文件管理部門在收集相關(guān)文件時，只重視專利的憑證價值，而忽視專利的情報價值，沒有意識到專利檔案作為資源的重要性，如通過積累前人的專利成果經(jīng)驗進行創(chuàng)新研究活動;只注重收集專利的“最終權(quán)”，如授權(quán)的專利證書，不注重收集專利的“階段果”，如專利活動中產(chǎn)生的重要過程性文件，專利申請技術(shù)交底書，沒有按文件形成階段和性質(zhì)收集并歸檔，造成資料的缺失。另一方面，時間跨度大也是影響專利檔案收集完整的重要因素。實用新型專利、外觀設(shè)計專利，自授權(quán)之日起有效期為10年，發(fā)明專利時間更長，有效期則長達20年，在這相當長的期間內(nèi)，可能專利管理職能部門、專利管理人員會有變動，導致職責不明確，給專利持有期階段的檔案資料收集和整理工作帶來一定的影響。

1.3檔案管理規(guī)定有章難循

其一，科研檔案管理規(guī)定（含專利）中明確要求，將專利文件歸檔工作納入相關(guān)部門的工作計劃、考核計劃。相關(guān)部門在下達專利文件歸檔工作計劃的同時，檔案部門要提出相應的專利文件的歸檔范圍和要求，檔案人員也要按計劃檢查專利文件形成的規(guī)范性和完整性。而事實上，由于頂層領(lǐng)導對專利文件歸檔的重視程度不夠，歸檔工作計劃和工作管理制度沒有落實到位，檔案人員很難對專利文件的形成進行監(jiān)督管理。另外，檔案人員無權(quán)對相關(guān)部門專利文件的歸檔情況進行考核;其二，科研檔案管理規(guī)定設(shè)定的歸檔范圍比較大，不適合專利文件的實際要求，專利完成人對管理規(guī)定中的范圍和要求理解不到位，造成對專利文件歸檔的隨意性。其三，企業(yè)科研人員的流動造成了管理層面上的斷層，導致專利檔案的管理規(guī)定和要求很難宣貫到位，常常出現(xiàn)推諉現(xiàn)象。

1.4檔案人員綜合管理能力有待提升

專利檔案人員的專業(yè)儲備知識不足，缺乏相關(guān)的法律認識，如缺乏對《專利法》的專業(yè)性學習，缺乏對《專利法實施細則》的系統(tǒng)掌握，對一些專利的概念性問題和基礎(chǔ)理論問題認識模糊，導致專利檔案人員在專利文件的收集、整理和歸檔中，不能對專利文件進行很好的區(qū)別、整理和提供利用。專利檔案人員的業(yè)務(wù)技能單一，缺少相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)技能，如專利信息搜索查詢能力，熟練掌握專利管理軟件，熟悉數(shù)字化操作流程等。

二、建議措施

2.1提高全員的歸檔意識

企業(yè)能否順利、高效地開展專利文件的歸檔工作，取決于領(lǐng)導人的歸檔意識。首先，應加強對企業(yè)領(lǐng)導人的歸檔意識，通過多維度的宣傳，讓領(lǐng)導們了解歸檔的重要性，領(lǐng)導人制定相應的管理措施，科研人員就有歸檔的依據(jù)，大大提高了專利文件歸檔的效率;反之，如果領(lǐng)導人不重視檔案工作，科研人員就效仿之，造成負面影響。其次，企業(yè)應加強科研人員的歸檔意識。通過《檔案法》的宣傳讓科研人員認識到專利文件歸檔的重要性，通過專業(yè)培訓讓科研人員學習檔案管理相關(guān)知識，提高科研人員的檔案素養(yǎng)，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，使歸檔工作更加規(guī)范，形成一個良好的歸檔工作氛圍。

2.2提高專利文件的歸檔質(zhì)量

為了使專利文件的歸檔更科學、更合理，建議對專利管理部門實行預立卷的管理制度，將形成的專利文件按照專利產(chǎn)生的階段和文件形成特點，按照時間順序，實行“一事一卷”的組卷方式進行管理。管理部門可以按文件形成階段特點進行組卷，待階段結(jié)束后將全部過程文件集中整理并歸檔。管理部門對預立卷的管理不僅方便了專利管理人員及時將文件有序的整理，避免了文件的丟失，保證了專利文件的真實、完整和有序。此外，還可以及時剔除已失效文件或制定其保存期限，如撤回、駁回和主動撤回的專利申請案卷和宣布全部無效和終止的案卷。檔案部門在其間也要認真發(fā)揮作用，對文件的形成進行跟蹤管理和監(jiān)督指導，從源頭上把控專利文件的形成過程，從而提高專利文件的歸檔質(zhì)量。

2.3加強對專利檔案的規(guī)范化管理

首先，制定專利文件歸檔制度，使每個歸檔環(huán)節(jié)有章可循。在確定歸檔范圍前由相關(guān)部門領(lǐng)導、科研人員、檔案人員進行討論研究。制定“專利檔案管理規(guī)定”，對專利文件的歸檔責任人、歸檔范圍和具體要求做出明確的規(guī)定。同時制定“特殊載體檔案管理規(guī)定”對專利活動中產(chǎn)生的，照片、圖片、聲像、實物模型等進行歸檔;制定“電子檔案管理規(guī)定”，對專利活動中形成的具有參考價值和利用的電子文件，電子照片，軟件等進行歸檔;制定“會計憑證檔案”對專利活動中產(chǎn)生費用的票據(jù)，如申請費、登記費、年費等作為憑證檔案，以上均可作為對專利檔案的重要補充。其次，把專利歸檔工作納入工作考核計劃。企業(yè)應加強對檔案部門的管理職能，把檔案的歸檔工作納入相關(guān)人員的績效考核，對歸檔工作優(yōu)秀的給與經(jīng)濟上的量化考核。

2.4提升專利檔案人員的綜合素養(yǎng)

隨著企業(yè)專利檔案人員的專利意識不斷增強，專利檔案人員可以通過查閱、講座、研究、實踐等，來填補專業(yè)知識，如學習相關(guān)的法律法規(guī)、專業(yè)書刊或與專利權(quán)完成人開展討論工作。企業(yè)相關(guān)部門也可以定期對專利檔案人員組織專業(yè)培訓，如專題培訓、視頻講座、個案分析等。熟悉并掌握有關(guān)的專利申請、專利保護技術(shù)，這就要求檔案人員不斷地補充新知識，掌握新規(guī)定，灌輸新理念。檔案人員通過專題培訓，提升了自己的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。只有熟悉了專利檔案的動態(tài)，時刻關(guān)注政策上的變化，才能積極、精準、周密的對文件進行超前的判斷和管理。

專利檔案作為企業(yè)重要的知識產(chǎn)權(quán)其重要性已逐漸被企業(yè)領(lǐng)導人關(guān)注，并設(shè)立了專門的管理部門和相關(guān)的工作人員來管理。專利檔案不僅涉及到知識產(chǎn)權(quán)的歸屬和保護問題還涉及到知識產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移和利用問題，這就要求廣大的科研人員必須熟練的掌握專利的相關(guān)知識和相關(guān)理論，不斷地去學習和探索，通過對專利檔案信息的積累、提煉和組合獲得有價值內(nèi)容，進行創(chuàng)新和發(fā)展，提高檔案的利用率，繼而優(yōu)化戰(zhàn)略性專利資產(chǎn)，提升企業(yè)競爭力。

參考文獻

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