機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的問題與對策分析

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是單位養(yǎng)老保險(xiǎn)的重要載體，記載著參保人員的信息。本文對在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，通過健全管理制度，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。在工作中，合理使用信息化的管理方法，解決日常管理中出現(xiàn)的問題，降低養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理難度。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn);檔案管理;機(jī)關(guān)事業(yè)單位

前言：

2015年頒布的《國務(wù)院關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的決定》為我國機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)工作指明了正確的方向，同時(shí)也為保險(xiǎn)檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)單位在日常工作中應(yīng)注重使用先進(jìn)的技術(shù)，提高個(gè)人的管理能力，推動(dòng)檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化及系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的問題

1.1缺乏明確的工作標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)如今我國機(jī)關(guān)單位的參保人員在進(jìn)行信息資料填寫過程時(shí)，沒有統(tǒng)一的填寫標(biāo)準(zhǔn)，全國各地的機(jī)關(guān)單位各行其是，有的使用紙質(zhì)版、有的利用電子版，也存在兩版并行的狀況。在我國的檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，導(dǎo)致在日常的工作管理中，保險(xiǎn)檔案資料不規(guī)范，查找困難。同時(shí)，由于部分領(lǐng)導(dǎo)階層及管理者對該項(xiàng)工作缺乏重視，使我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位保險(xiǎn)檔案管理工作存在一些的問題，一定程度上，影響了單位的管理效率[1]。

1.2檔案管理難度大

我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位因經(jīng)歷過制度改革，使原單位的工作人員變動(dòng)較大，導(dǎo)致單位內(nèi)的人事檔案不斷增加，為退休人員保險(xiǎn)待遇獲取工作增加了難度。同時(shí)，原來的檔案管理偏單一簡單化，側(cè)重與對退休工作人員的退休金進(jìn)行管理，但是現(xiàn)如今在改制的背景影響下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的福利待遇不斷增加，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案需要與社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)進(jìn)行對接，多元化的應(yīng)用方式加大了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的開發(fā)利用的同時(shí)也增加了管理人員的工作難度。

1.3缺乏專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

因我國的養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)制起步較晚，一些社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層及機(jī)關(guān)單位管理人員對檔案的管理工作缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)能力不高。實(shí)際上，只有在管理人員具備較高檔案管理的知識(shí)水平，并對管理流程及內(nèi)部結(jié)構(gòu)充分的了解，才能提高日常管理工作的質(zhì)量。但是目前團(tuán)隊(duì)組建多采用臨時(shí)抽調(diào)的方式，臨時(shí)加入的工作人員并不具備檔案管理的知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，容易在日常管理中出現(xiàn)問題。

2機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理問題的對策

2.1健全檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理人員需要加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，加大管理工作的力度及對人力物力的投入，制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)及管理制度，解決養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中出現(xiàn)的問題?，F(xiàn)如今我國養(yǎng)老保險(xiǎn)的體系不斷完善并且使用的范圍也越來越廣，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要建立系統(tǒng)化、制度化及規(guī)范化的管理制度，工作人員需要按照規(guī)章制度完成日常管理工作。單位可以建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，對管理人員的日常工作進(jìn)行監(jiān)督，規(guī)范工作人員的行為。同時(shí)，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以相互協(xié)調(diào)，使用統(tǒng)一的信息登記方式，方便工作的開展。在建立管理制度時(shí)應(yīng)結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的特殊性，制定符合實(shí)際情況的管理方案、管理流程及保管期限，并做好檔案的保密工作，避免檔案因管理不當(dāng)出現(xiàn)泄漏遺失。通過制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)及體系，有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位保險(xiǎn)檔案立檔、保密、開發(fā)利用等工作的順利開展。管理人員也需要加強(qiáng)對養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案比對問題的重視，在十年過渡期需要采取“保低限高”的原則，確保單位的社保政策與國家政策準(zhǔn)確銜接。

2.2建立信息化管理方式

建立科學(xué)的信息化管理體系可以有效解決檔案管理人員壓力過大的問題。工作人員在日常工作中需要根據(jù)檔案的應(yīng)用需求或內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的分類，方便檔案的使用。針對與參保人員的個(gè)人信息，可以使用編號的方式進(jìn)行科學(xué)的排序及保管，通過科學(xué)有序的分類滿足檔案的多元化利用，降低管理人員的工作量。管理人員可以根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)法》、《檔案法》制定檔案分類的大綱，完整的管理體系，嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、移交及存檔工作。工作人員也可以使用臺(tái)賬、報(bào)表等文書材料記錄日常的工作，并按時(shí)歸檔?，F(xiàn)如今的檔案信息不斷增加，管理人員可以積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理。通過信息化的管理手段不僅可以降低日常管理的難度，也可以增加檔案的存儲(chǔ)年限。工作人員可以利用對數(shù)字化的保險(xiǎn)檔案進(jìn)行分類、保存、排序以及調(diào)取，減少人工操作造成的失誤。采用信息化的管理方式將參保人員的信息上傳到云端，可以有效避免檔案被他人竊取，安全性能較高[2]。

2.3提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，又具備一定的特殊性，故單位需要組建一支高業(yè)務(wù)能力的管理團(tuán)隊(duì)，完成日常管理工作。在引進(jìn)人才時(shí)，需制定嚴(yán)格的選拔制度，引入更多高技術(shù)能力及綜合素質(zhì)的管理人員，并對管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)工作，使其所具備的專業(yè)能力可以與單位的發(fā)展情況相切合，真正滿足事業(yè)單位的需求，提高參保人員的服務(wù)質(zhì)量。養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)政策及管理方法是不斷更新升級的，應(yīng)定期安排培訓(xùn)工作，使內(nèi)部的員工掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)。工作人員也可以與其他事業(yè)單位的職員相互交流及學(xué)習(xí)，并在該過程中找出個(gè)人日常工作中的不足，及時(shí)改進(jìn)。與此同時(shí)，應(yīng)充分的認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，樹立較高的安全意識(shí)，做好檔案的防火防盜工作。通過管理的水平的提高，為國家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)。

結(jié)論：

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作比較復(fù)雜，并且具備一定的特殊性，故單位在日常管理中，應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度，積極引進(jìn)并培養(yǎng)專業(yè)的工作人員，使檔案管理工作更加科學(xué)化及標(biāo)準(zhǔn)化，減少檔案工作人員的壓力，控制并減少養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理問題的產(chǎn)生。

參考文獻(xiàn)：

[1]張斌.初探新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的問題與對策[J].農(nóng)民致富之友，2019（06）：215.

[2]任星蓮.機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：140.

作者簡介：陳錦燦（1981.12-）男，民族：漢族，籍貫：山東省棗莊市，學(xué)歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。