基層單位檔案收集精準化管控探討

摘 要：檔案的收集工作直接影響檔案信息資源的有效性、及時性以及齊全性，是檔案管理的一個重要過程。精準化管控是改善基層單位檔案收集工作的一個重要途徑，因此根據(jù)工作實際，首先分析了檔案收集精準化管控的內(nèi)涵和意義，然后分析了基層單位檔案收集精準化管控存在的問題，最后提出了解決對策，促進基層單位檔案收集精準化管控水平繼續(xù)提升。

關鍵詞：基層單位;檔案收集;精準化管控

檔案是對各階段的歷史性事件進行記錄的載體，其包含豐富的信息資源，在社會發(fā)展過程中，檔案的收集具有重要意義。它不僅可以客觀、全面地反映過去一段時間發(fā)生的各種事情，同時還能對相關信息進行追溯，還原真相。目前，雖然在我國的檔案法中，對檔案的收集工作有較明確的要求，但是在很多基層單位，由于受到各種條件的限制，檔案收集工作一直面臨著諸多問題，影響基層單位檔案工作的開展。因此本文將結合實際工作，分析基層單位檔案收集精準化管控存在的問題，并提出對策，從而推動基層單位檔案管理工作水平。

1 檔案收集精準化管控概述

1.1 檔案收集精準化管控的內(nèi)涵

檔案收集精準化管控主要是指在檔案收集過程中對各個環(huán)節(jié)進行精細化管理，分別建立事前、事中、事后管理細則，并將其形成完善的工作機制，從而促進檔案收集更加齊全、精準和及時。例如以收集會計檔案為例，首先建立檔案收集精準化管控體系標準，然后劃分成事前、事中和事后三個環(huán)節(jié)，事前需要制作檔案索引、召開檔案收集工作動員會;事中需要根據(jù)實際情況將其規(guī)整到準確的檔案范圍內(nèi)，并保證時間的及時性;事后需要監(jiān)督檔案員進行檢查并對其進行考核。只有形成這樣一套完整的檔案收集精準化管控體系，才能做到檔案不缺失、不錯放、不拖延。

1.2 檔案收集精準化管控的意義

進行檔案收集精準化管控一方面是通過建立檔案收集和管控體系，使檔案收集的各環(huán)節(jié)管理更加精細化，且每一個環(huán)節(jié)都有章可循，檔案收集工作更加規(guī)范和齊全，有利于檔案保管和查詢;另一方面約束了檔案管理員的行為，通過對檔案管理員的監(jiān)督與考核，也提高了他們的工作積極性。例如，在組織擬提拔某位同志時，往往會查詢該同志的檔案，如果該同志的一些關鍵性檔案材料缺失，那對其前途影響將十分巨大，輕則影響個人命運，重則影響國家選拔社會主義事業(yè)建設的人才。因此，加強檔案收集精準化管控無論是對民生建設，還是對社會經(jīng)濟的發(fā)展都有很大的促進作用。

2 基層單位檔案收集精準化管控存在的問題

2.1 檔案收集精準化管控意識不強

在基層單位，很多領導更多看重的是處理業(yè)務的能力，很少會去關注檔案管理工作。沒有領導的重視，一方面單位不會投入足夠的人力、物力用于檔案管理建設，另一方面也不會將檔案管理建設納入年度計劃，就算納入了年度計劃也是喊喊口號，后面將會不了了之。正是由于檔案管理工作得不到重視，也就造成了檔案管理員得不到應有地位和經(jīng)濟待遇，這將會直接影響檔案管理員的工作積極性，更加不利于檔案收集精準化管控。此外，很多基層單位都以工作業(yè)務繁忙為借口，不能對相關材料進行及時歸檔，檔案管理部門一方面沒有懲罰措施，另一方面礙于情面，督促不到位，這將嚴重影響檔案收集的精準化管控。

2.2 檔案收集范圍不精準

檔案法里面對檔案收集范圍的規(guī)定比較籠統(tǒng)，在現(xiàn)實工作中往往需要檔案管理人員根據(jù)實際情況進行分類收集。然而，很多基層單位由于檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高，難以精準把控檔案的收集范圍。例如，在基層的機關單位里面，主要有文書檔案、會計檔案、信訪檔案以及新聞檔案，在收集過程中很多檔案員會忽視新聞檔案的收集，導致收集的檔案資料不齊全。此外，當前很多基層單位移交的檔案都是零散的，并沒有按照檔案收集范圍進行收集，而是有什么就交什么，例如一個工程項目，從立項到后面的竣工驗收，涉及眾多歸檔的文件，而一些基層單位由于前期沒有對檔案材料進行精準化管控，沒有明確要求哪些材料需要收集歸檔，導致最后檔案材料不全，不能客觀反映工程項目的實際情況。

2.3 檔案收集精準化管控水平不夠

檔案的精準化管控需要投入一定的人力和物力，很多基層單位的檔案管理人員都是兼職的，他們不但沒有檔案管理的專業(yè)化知識，而且平常業(yè)務繁忙，在檔案收集過程中沒有投入精力，敷衍了事，有時會出現(xiàn)檔號或案卷號與實際不符，內(nèi)容分裂混亂等現(xiàn)象，這極其不利于檔案收集的精準化管控。同時，一些基層單位由于經(jīng)費有限或者對檔案收集工作不夠重視，導致檔案管理室的硬件條件差，例如除濕器、空調(diào)等設備陳舊，溫度不能控制在合適的范圍內(nèi)等，甚至檔案室還存在漏水的隱患，沒有硬件的支持何談精準化管控。

3 基層單位檔案收集精準化管控的對策

3.1 加強檔案精準化管控宣傳力度，提高檔案收集精準化管控意識

對檔案進行精準化管控，不能僅靠一些制度或體系標準，還需要對單位的領導、檔案管理員加強檔案精準化管控的宣傳力度，提高其檔案收集精準化管控的意識。首先需要通過真實的案例展示檔案收集與管理的必要性和重要性，引發(fā)基層單位領導和管理員思想的共鳴。其次組織大家學習《檔案法》以及實施辦法，增強法制觀念，使其明白檔案收集精準化管控不但可以提高工作效率，有利于追本溯源，同時對國家明確規(guī)定的相關材料進行收集歸檔還是法律要求。

3.2 動態(tài)更新檔案收集范圍，保證檔案收集精準化

檔案的收集精準化管控目標是齊全、精準和及時，因此為了更加精準地收集各類檔案，應該根據(jù)基層單位的實際情況，動態(tài)更新檔案收集范圍。例如，在每年對檔案進行歸檔前，要深入各個部門進行調(diào)研，明確各類檔案的收集范圍、收集數(shù)量、收集標準以及保管時間等，提前指導相關部門做好準備工作，避免在收集歸檔的時候出現(xiàn)錯收、漏稅，從而保證檔案收集工作的精準化。

3.3 多渠道提升檔案收集管控水平，助推檔案收集精準化

基層單位首先需要設立專門的崗位負責檔案收集與管理工作，同時還要加強基層檔案管理人員的培訓與教育工作，提高基層檔案管理人員的業(yè)務水平，并通過績效考核的形式激發(fā)他們工作的積極性。其次建立有效檔案收集管理制度，檔案管理人員嚴格遵守相關制度，一方面保證檔案收集與管理工作的連續(xù)性，另一方面使檔案收集更加完善、規(guī)范和全面。此外，通過信息化手段提高檔案收集的效率和精準率，例如通過建立檔案收集系統(tǒng)平臺，各個部門可以提前將需要歸檔的材料形成電子檔上傳到平臺，然后檔案管理部門可以提前審核收集到的檔案，并對各部門收集檔案的全過程進行監(jiān)督和指導。

4 結語

檔案收集的精準化管控既關乎民生問題又關乎社會經(jīng)濟的發(fā)展，是對歷史的呈現(xiàn)也是對未來的負責，是維持社會穩(wěn)定發(fā)展的一項不可或缺的工作?；鶎訂挝挥捎谑艿礁鞣N條件的限制，檔案收集精準化管控還存在一些問題，但只要各相關主體擁有精準管控的意識并采取行動，相互配合，定能實現(xiàn)檔案收集的精準化管控，充分發(fā)揮檔案應有的作用。

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作者簡介

張建（1968-），男，漢族，山東定陶，助理館員，研究方向：檔案管理。