淺談不動產(chǎn)檔案的信息化管理

徐方珍

摘 要：不動產(chǎn)，指的是根據(jù)其物理性質(zhì)，不能移動或移動將嚴重損害其經(jīng)濟價值的有體物。例如：土地、房屋、林木等地上附著物便是常見的不動產(chǎn)。而在不動產(chǎn)整體管理工作中，做好其檔案管理工作非常關(guān)鍵。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，不動產(chǎn)檔案管理也逐漸從以往的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向電子信息化檔案管理發(fā)展。本文在分析不動產(chǎn)檔案信息化管理的重要性的基礎(chǔ)上，進一步分析不動產(chǎn)檔案信息化管理的方法及未來發(fā)展趨勢，以期為不動產(chǎn)檔案信息化管理工作的優(yōu)化及完善提供一些具有價值的參考建議。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案;信息化管理;方法;未來發(fā)展趨勢

在以往的不動產(chǎn)檔案管理工作中，所采取的紙質(zhì)檔案管理方法存在嚴重滯后的問題，并且紙質(zhì)管理易發(fā)生檔案受潮、缺漏、遺失等安全隱患。而在網(wǎng)絡(luò)信息時代逐步發(fā)展的大背景下，大多數(shù)檔案管理工作逐步從紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向為電子信息化管理，不動產(chǎn)檔案管理也不例外。從不動產(chǎn)電子信息化管理的優(yōu)勢來看，能夠提高檔案信息資料查詢的速度及便捷性，能夠提高檔案的安全性，并在合法授權(quán)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)電子檔案資源信息共享，提高檔案的利用效率及價值[1]。而從不動產(chǎn)檔案的信息化管理工作效率及質(zhì)量提升角度考慮，本文圍繞“不動產(chǎn)檔案的信息化管理”進行分析研究具備一定的價值意義。

1 不動產(chǎn)檔案信息化管理的重要性分析

不動產(chǎn)檔案涉及的信息內(nèi)容龐大，包括：集體土地所有權(quán)內(nèi)容，房屋等建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)內(nèi)容，森林及林木所有權(quán)內(nèi)容，耕地、林地以及草地等土地承包經(jīng)營權(quán)內(nèi)容，建設(shè)用地使用權(quán)內(nèi)容等。從中可知，不動產(chǎn)檔案信息既有系統(tǒng)性的一面，又有內(nèi)容分散化程度高的一面，所涉及的信息內(nèi)容廣泛。而如果在不動產(chǎn)檔案管理工作中，延續(xù)傳統(tǒng)的資質(zhì)管理模式，顯然會增加檔案管理工作人員的工作難度，使檔案收集、整體、歸檔、查閱利用等工作效率均受到影響。

而對于信息化管理模式來說，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)及信息系統(tǒng)，對不動產(chǎn)檔案信息內(nèi)容進行技術(shù)性分析、系統(tǒng)性整合，能夠使檔案信息合理分類，并提高檔案信息的收集、整理、入庫效率[2]。此外，通過計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，比如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻隔離技術(shù)、系統(tǒng)權(quán)限技術(shù)等，能夠提升不動產(chǎn)檔案管理的安全性，使不動產(chǎn)檔案信息受到有效保護。

總之，從不動產(chǎn)檔案管理工作效率提升、檔案保護升級、檔案信息安全強化等多角度考慮，加強不動產(chǎn)檔案信息化管理工作非常重要。

2 不動產(chǎn)檔案信息化管理方法分析

不動產(chǎn)檔案信息化管理針對的對象是不動產(chǎn)電子檔案，而要想做好此項工作，便需要注重不動產(chǎn)檔案信息管理方法的應(yīng)用，總結(jié)起來具體方法如下：

2.1 不動產(chǎn)檔案收集及整理信息化管理方法

收集、整理是不動產(chǎn)檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，要做好這些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的管理工作，便有必要構(gòu)建統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，針對相關(guān)單位、相關(guān)部門的不動產(chǎn)檔案信息資源進行整合、遷移，然后對各類存量檔案數(shù)字化成果進行收集、匯總，并對相關(guān)單位、部門的檔案庫數(shù)據(jù)量進行分析，通過比較整合之前檔案庫數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和整合之后構(gòu)建的檔案庫數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)之間的差異性，然后對數(shù)據(jù)映射關(guān)系進行整合，進一步對檔案數(shù)據(jù)遷移工作進行開發(fā)，從而使檔案數(shù)據(jù)的遷移高效完成，同時使檔案目錄與內(nèi)容的關(guān)聯(lián)關(guān)系有效維持。此外，在整理檔案過程中，需對檔案目錄與內(nèi)容是否完全一致、是否存在關(guān)鍵字段的缺失進行仔細檢查，進一步判斷數(shù)據(jù)遷移的完整性;并針對一定比重的數(shù)據(jù)進行抽檢，對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行驗核，使檔案數(shù)據(jù)遷移的準確性得到有效保障。

2.2 不動產(chǎn)檔案入庫及保密信息化管理方法

在信息化管理理念下，針對不動產(chǎn)檔案歸檔入庫，需實現(xiàn)自動化。以不動產(chǎn)登記檔案為例，需利用不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)，針對需要歸檔入庫的數(shù)據(jù)進行打包處理，使“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)包”有效形成，然后對不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)服務(wù)程序，把“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)包”轉(zhuǎn)換至不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)當中。與此同時，通過接口服務(wù)方式的應(yīng)用，能夠使不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間不會互相影響，使責(zé)任歸屬明確，進而使信息管理部門可以對相關(guān)管理責(zé)任歸屬、問題進行快速定位，使系統(tǒng)維護更加有利。此外，考慮到不動產(chǎn)檔案信息的安全性，需做好歸檔入庫后保密處理，利用網(wǎng)絡(luò)安全準入、CA認證等安全技術(shù)措施，使電子檔案的安全性提升;同時，還可以在內(nèi)部系統(tǒng)中引入密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，設(shè)置權(quán)限，提升不動產(chǎn)檔案信息的安全性[3]。

2.3 不動產(chǎn)檔案日常保護信息化管理方法

除上述提到的一些不動產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)之外，還有必要加強不動產(chǎn)檔案的日常保護信息化管理。一方面，優(yōu)化不動產(chǎn)電子檔案的信息安全保護級別，在條件允許的情況下，采取科技型強的方式進行保密策略的設(shè)置。另一方面，提供良好、可靠的電子檔案閱覽室，加強防火、防雷電、防水、地震等自然災(zāi)害性保護措施的制定及實施。此外，還有必要對所有不動產(chǎn)電子檔案信息做好備份及儲存處理，定期通過檔案數(shù)據(jù)備份，對電子檔案的權(quán)限分級體系進行完善，并針對選現(xiàn)有權(quán)限落實嚴格化管理模式，從而使不動產(chǎn)電子檔案的日常保護效果增強，進一步便利電子檔案的高效利用。

3 不動產(chǎn)檔案信息管理未來發(fā)展趨勢分析

不動產(chǎn)檔案信息管理是一項刻不容緩的工作，從不動產(chǎn)檔案利用效率提升、利用價值體現(xiàn)等角度考慮，需注重信息化管理方法的實施。與此同時，還有必要認清現(xiàn)狀不足，摸索其未來發(fā)展趨勢，從而使其管理體系得到持續(xù)改進。結(jié)合實踐工作，本人認為不動產(chǎn)檔案信息管理未來發(fā)展趨勢如下：

1）人才方面。隨著不動產(chǎn)電子信息檔案管理工作要求的提升，在人才要求及需求方面便存在很大的改觀。在人才招聘方面，未來勢必朝向高素質(zhì)人才方向招聘，即保證電子信息檔案管理人才具備豐富的理論知識、專業(yè)的實踐管理技巧。此外，針對擇優(yōu)招聘進來的人才，還需加強崗前培訓(xùn)，使其完全適應(yīng)不動產(chǎn)檔案信息管理工作。

2）管理體系方面。不動產(chǎn)檔案信息管理工作在未來發(fā)展過程中，勢必完善自身管理體系，側(cè)重管理人員的定期考核，使管理人員的管理責(zé)任意識增強，管理業(yè)務(wù)水平提升。同時，通過管理體系制度的不斷完善，使檔案管理的紕漏得到最大化降低[4]。

3）檔案信息資源共享方面。隨著不動產(chǎn)相關(guān)工作的不斷加深，相關(guān)單位及部門對檔案信息資源共享的需求將越來越高，而為了更好地實現(xiàn)檔案信息資源共享，未來勢必在統(tǒng)一的信息共享平臺構(gòu)建、優(yōu)化等方向逐步發(fā)展，從而使不動產(chǎn)檔案信息管理的效率及質(zhì)量得到全面提高。

4 結(jié)語

綜上所述，不動產(chǎn)檔案信息化管理工作的開展非常重要，通過加強不動產(chǎn)檔案收集、整理、歸檔、保密及保護等管理工作，能夠使不動產(chǎn)檔案的利用效率提升，并使不動產(chǎn)檔案的安全等級提升，進一步為我國不動產(chǎn)工作的高效開展奠定夯實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]王向增.信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理探究[J].工程建設(shè)與設(shè)計，2019（10）：212-213.

[2]盧道錦.信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：130-131.

[3]張莉.淺析高校不動產(chǎn)檔案的信息化管理[J].市場周刊，2018（10）：9-10.

[4]陳曉韻.加強不動產(chǎn)檔案集約化管理的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：93.