淺析事業(yè)單位檔案管理制度

韓秋萍

摘 要：在新形勢背景下，事業(yè)單位應轉變傳統(tǒng)的管理理念，加大對檔案管理制度的創(chuàng)新改革，建立符合新時代發(fā)展的檔案管理制度，一方面，它強調的信息特征的公共機構的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率;另一方面，它為系統(tǒng)的建立提供了擔保的公共機構和促進可持續(xù)發(fā)展的公共機構。本文圍繞事業(yè)單位檔案管理制度展開討論，為事業(yè)單位建立創(chuàng)新檔案管理制度提供參考依據(jù)。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀分析;制度

事業(yè)單位在發(fā)展過程中，會產生大量的信息和數(shù)據(jù)，利用檔案收集和整理產生的信息和數(shù)據(jù)，不僅詳細記錄事業(yè)單位在各個時期的發(fā)展狀態(tài)，還能為建立規(guī)范化檔案管理制度奠定堅實的基礎。在事業(yè)單位檔案管理工作中，存在較多的問題，其中管理方式落后、缺乏現(xiàn)代化的管理方式，嚴重制約檔案管理工作的開展。針對出現(xiàn)的問題采用創(chuàng)新方法，使事業(yè)單位檔案管理工作水平不斷提高。

1 淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題

1.1 檔案管理混亂，相關工作人員沒有工作經驗

檔案管理工作出現(xiàn)混亂的情況，一方面是相關工作缺乏工作經驗，另一方面未能嚴格落實檔案管理工作職責。在對事業(yè)單位檔案管理人員進行調查發(fā)現(xiàn)，許多管理人員未能給予檔案管理工作足夠的重視，導致檔案信息數(shù)據(jù)整理出現(xiàn)錯誤，并且由于缺乏工作經驗，無法快速處理出現(xiàn)的問題。此外事業(yè)單位未能對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，工作人員缺乏管理技能。事業(yè)單位檔案管理工作涉及多項內容，包括保管、編制、歸檔以及借檔等，每項內容均需要嚴格按照流程進行操作，需要工作人員熟悉每個環(huán)節(jié)的操作，才能避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂的情況，有效提升檔案管理工作效率。檔案管理部門應重視培養(yǎng)工作人員的管理意識，指導工作人員掌握科學有效的管理方法，以便快速開展管理工作，提高檔案管理工作整體水平。

1.2 檔案管理方式老舊，效率質量低下

事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，如采用人工方式開展檔案管理工作中，由于檔案管理工作產生較多的數(shù)據(jù)，在處理大量數(shù)據(jù)過程中，一方面圖表、文字等信息過于復雜，另一方面工作時間較長，工作人員承受較大的工作壓力，經常會出現(xiàn)整理錯誤的情況，導致檔案管理工作效率和質量不斷下降。此外許多事業(yè)單位檔案管理工作人員，在進行檔案管理工作中，由于距離現(xiàn)在的時間較為久遠，工作人員缺乏對檔案管理的興趣，會對檔案管理工作產生厭煩的情緒，不利于檔案管理工作正常的進行。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案數(shù)量不斷增加，但是存儲空間有限，傳統(tǒng)的管理模式無法滿足檔案管理工作需求，嚴重制約檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

1.3 檔案管理不符合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，信息更新緩慢

市場化的背景下，公共機構應該遵循市場發(fā)展的趨勢和應用信息技術在檔案管理以提高能力的現(xiàn)代化檔案管理的公共機構。然而，許多機構市場化發(fā)展缺乏了解，無法應用信息技術檔案管理，和原始文檔信息管理系統(tǒng)太老了，與市場化發(fā)展存在較大的差距，未能及時更新檔案信息管理系統(tǒng)，包括檔案借檔信息管理系統(tǒng)、歸檔信息管理系統(tǒng)等，致使現(xiàn)有的檔案管理不符合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，出現(xiàn)信息更新緩慢的情況。

2 如何有效創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作

2.1 從觀念入手，樹立檔案管理意識

在信息技術廣泛應用的過程中，事業(yè)單位應轉變傳統(tǒng)的管理觀念，將信息技術應用在檔案管理工作中，建立信息化管理模式，利用信息化模式開展科學合理的檔案管理工作，并且積極宣傳信息化技術對檔案管理工作的重要性，使工作人員形成正確的信息化管理意識，在意識的引導下，努力學習信息化管理技能，在工作中運用信息技術，有效提高管理工作效率。以創(chuàng)新觀念為指導思想，使工作人員樹立檔案管理意識，需要事業(yè)單位給予檔案管理工作足夠的重視，應用信息技術構建現(xiàn)代化檔案管理平臺，在平臺內為檔案管理工作的開展提供便利的條件。此外，公共機構應加強現(xiàn)代檔案管理的推廣，這就需要各級之間的積極合作管理和檔案管理的工作，所以每個員工都可以建立一個協(xié)調各部門之間的關系的檔案管理工作，充分發(fā)揮和協(xié)調的關系，幫助文件管理工作的優(yōu)勢，提高經理的責任感和使命，嚴格執(zhí)行工作管理要求，為提高檔案管理效率提供保障。

2.2 從制度入手，優(yōu)化檔案管理制度

事業(yè)單位應應用創(chuàng)新模式，強化檔案管理工作的創(chuàng)新機制。事業(yè)單位從制度開始入手，一方面優(yōu)化檔案管理制度，使制度更加完善，并根據(jù)制度要求對管理組織進行深入的調整，從而實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，另一方面要求工作人員，必須按照檔案管理制度開展工作，在工作中保證每個環(huán)節(jié)快速有序的進行，有效提高檔案管理工作的效率。事業(yè)單位從制度入手，應制定科學合理的檔案管理流程，在流程內明確標注禁止出現(xiàn)的行為，包括隨意更改檔案內容，在提取檔案過程中，必須經管理人員、經辦人以及借閱人員的簽字確認。此外事業(yè)單位可以制定獎勵機制，對于優(yōu)秀工作人員提供物質獎勵，在發(fā)生任何非法操作的人員，政府當局應該嚴肅處理違反依照其他員工的機制和拉警報，以避免類似的問題再次發(fā)生。

2.3 從信息化的角度來看，推進檔案信息化發(fā)展

在社會和經濟發(fā)展的過程中，信息技術的應用范圍不斷擴大，規(guī)范化技術已應用于事業(yè)單位檔案管理，利用信息技術構建現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，使檔案管理工作突顯出信息價值，有助于提高檔案工作現(xiàn)代化管理水平的同時，還能加快事業(yè)單位信息化發(fā)展。事業(yè)單位在應用信息技術建立現(xiàn)代化檔案管理模式過程中，利用信息技術可以有效延長檔案信息的使用壽命，同時最大程度提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案資源的有效利用。事業(yè)單位在建立信息化管理系統(tǒng)過程中，應充分發(fā)揮信息技術的實效性和準確性優(yōu)勢，使檔案信息可以精準的存儲和使用，而且利用信息技術，將檔案管理部門的電腦、打印機以及掃描儀等設備進行有效的連接，可以使檔案管理工作形成一體化模式，顯著提升管理工作的效率。事業(yè)單位應用信息技術，還應成立檔案信息管理服務平臺，為各個部門檔案管理工作提供便利的條件。

2.4 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

以科學信息技術為載體，建立檔案管理信息庫，通過信息庫可以對檔案信息進行收集整理。事業(yè)單位應重點培養(yǎng)年輕管理工作人員，讓更多的新鮮血液加入到檔案管理工作中，一方面可以快速掌握信息技術的使用方法，充分挖掘檔案管理信息庫的應用價值，另一方面年輕工作人員具有良好的創(chuàng)新思想，會積極的探索和應用創(chuàng)新技術，如云計算、大數(shù)據(jù)管理等，使傳統(tǒng)的人工管理模式得到根本性的轉變，進一步提升檔案管理工作的數(shù)字化應用價值，推動事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。在信息化背景下，數(shù)字化管理模式具備較強的競爭能力，通過轉變傳統(tǒng)的管理模式，以遞進式的方式，將不同年限的檔案內容、不同形式的檔案內容等，進行有效的劃分，通過劃分可以減輕人工模式處理檔案工作的壓力，進一步釋放勞動力，避免管理人員承受過多的負擔。通過科學信息技術，采用收集和整理手段，使檔案管理信息庫運行更加平穩(wěn)，尤其是在處理大量數(shù)據(jù)信息過程中，數(shù)據(jù)庫會為工作人員提供便利的條件，如檔案的存儲時間、存儲類型等，方便工作人員及時查閱。

3 結語

綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理工作中，事業(yè)單位應轉變傳統(tǒng)的管理模式，積極運用創(chuàng)新管理理念，以信息技術為載體，建立現(xiàn)代化檔案管理制度，通過制度嚴格管理檔案工作，要求工作人員必須按照流程存儲、調閱等數(shù)據(jù)和信息，一方面可以使數(shù)據(jù)信息保持良好的真實性，另一方面，為了有效地提高檔案管理的效率，機構應加強信息技術的宣傳，引導工作人員形成信息技術管理理念，加快檔案管理工作信息化發(fā)展。