網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房地產(chǎn)檔案的管理創(chuàng)新應(yīng)用探討

梁少慧

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，人們的生產(chǎn)生活中，互聯(lián)網(wǎng)所占比重也在逐漸加大。各種行業(yè)都在互聯(lián)網(wǎng)的作用下，有了新的工作方式，房地產(chǎn)檔案管理工作不例外。有了信息技術(shù)的加持，房地產(chǎn)檔案的管理效率有了極大提高，這也是未來房地產(chǎn)檔案管理的重要發(fā)展方向。因此相關(guān)單位和從業(yè)者一定要深刻認(rèn)識(shí)到如今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作的不同，進(jìn)而探索出創(chuàng)新之路。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;房地產(chǎn)檔案管理;創(chuàng)新

當(dāng)今社會(huì)的房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展越來越快，除了相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，房地產(chǎn)檔案管理工作的重要性同樣不可忽視。傳統(tǒng)需要耗費(fèi)大量人力物力的檔案管理方式，已經(jīng)逐漸落后于時(shí)代，沒法滿足如今信息水平發(fā)展的要求。因此相關(guān)從業(yè)者一定要重視信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，尋找到房地產(chǎn)檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)的適應(yīng)性，提升檔案管理準(zhǔn)確性和安全性。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房地產(chǎn)檔案管理面臨的問題

1.1 存量檔案數(shù)字化難度過高

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理工作中，手工信息加工一直是主流的方式，其弊端不只體現(xiàn)在耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)空間大，檢索查找耗時(shí)長(zhǎng)，而且極其容易發(fā)霉受潮。新時(shí)代的檔案普遍是數(shù)字化傳輸?shù)男问?，但是?duì)于這些傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案，如果想將這些紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，無疑是一項(xiàng)曠日持久的巨大工程。所以當(dāng)前環(huán)境下，這種以傳統(tǒng)方式存儲(chǔ)和傳輸?shù)臋n案信息，現(xiàn)在還沒辦法完全轉(zhuǎn)換成在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可供查閱的信息，實(shí)用性不強(qiáng)[1]。

1.2 檔案屬性認(rèn)定問題

目前房地產(chǎn)檔案定義中，電子文件已經(jīng)列入其中，但是在實(shí)際工作中，仍然不能完全實(shí)現(xiàn)無紙化。很多時(shí)候要求提供相關(guān)憑證之時(shí)，往往也都會(huì)要求出示紙質(zhì)原件或者復(fù)印件，而無視在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳輸?shù)碾娮有畔ⅲ尫康禺a(chǎn)檔案的電子化進(jìn)一步被邊緣化，沒有獲得和紙質(zhì)文件一樣的地位。這一問題存在，依然讓房地產(chǎn)檔案的信息化變革之路，停留在治標(biāo)不治本的層面上。雖然可以相對(duì)減少檔案管理工作人員的任務(wù)量，提升工作效率，但是想要辦事的人們?nèi)匀徊荒茌p松在家實(shí)現(xiàn)辦事目的，還是要在各種不同政府部門之間增加奔波的次數(shù)，沒有真正發(fā)揮信息化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。

1.3 檔案信息的共享限制問題

共享和限制問題并不是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的新問題，這個(gè)問題一直都是檔案工作的重點(diǎn)矛盾。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)極大提升了人們檢索檔案的便捷程度，將各種信息呈現(xiàn)在人們的眼前，但同時(shí)信息的保護(hù)工作如何落實(shí)到位，就成了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的一個(gè)重點(diǎn)問題。

1.4 信息來源、格式多樣化

國(guó)家檔案局對(duì)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)，早已做了明確規(guī)定。目前的房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，在檔案軟件的使用問題上，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在實(shí)際應(yīng)用層面，程序也是五花八門。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本來就是包羅萬象，如果標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，很容易淹沒在信息爆炸的環(huán)境下，更加阻礙房地產(chǎn)管理工作同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的融合[2]。

1.5 主體權(quán)責(zé)不明

信息的共享性，決定了同一條信息，可以被不同的單位和機(jī)構(gòu)保存，這也造成了房地產(chǎn)檔案信息的混亂。而網(wǎng)絡(luò)空間下，對(duì)于這種混亂的狀況必須做出相應(yīng)的規(guī)定，即同一個(gè)檔案或者同一條信息，哪些單位和機(jī)構(gòu)可以儲(chǔ)存，對(duì)于相關(guān)的權(quán)責(zé)要明確劃分，防止出現(xiàn)責(zé)任不清，產(chǎn)生糾紛的狀況。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房地產(chǎn)檔案的管理創(chuàng)新探索

2.1 優(yōu)化檔案查詢檢索功能

傳統(tǒng)檔案管理工作方式，需要耗費(fèi)大量的人力物力，而有了信息技術(shù)的支持，就可以提升信息檢索的便捷性。而且這種信息檢索也不會(huì)受到空間時(shí)間的限制，可以在家隨時(shí)隨地查閱檔案信息，讓檔案信息的利用率更加高效[3]?？梢愿映浞掷糜?jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案的信息進(jìn)行整理，利用數(shù)字掃描等技術(shù)，使電子檔案的信息和紙質(zhì)檔案的信息保持一致，從而制作出大量的電子副本，構(gòu)建出可以容納海量房地產(chǎn)電子檔案的數(shù)據(jù)庫。從而全面實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的融合，從而為房地產(chǎn)檔案管理提供電子數(shù)據(jù)層面的參考，創(chuàng)造更為便捷的條件。

2.2 分項(xiàng)目管理，提升安全性

房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)性很強(qiáng)，管理活動(dòng)中的資料往往能成為后續(xù)生成的資源。檔案資料的建立工作，要依據(jù)項(xiàng)目類型的不同分別進(jìn)行，在管理上也需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行區(qū)分。房地產(chǎn)檔案的管理工作，分散性和集中性的特點(diǎn)都較為明顯，項(xiàng)目資料分散性較強(qiáng)，因此管理工作也應(yīng)該分開管理。集中管理針對(duì)的是項(xiàng)目管理目標(biāo)，而數(shù)字化技術(shù)更好實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置功能，既能更科學(xué)劃分各個(gè)管理工作的環(huán)節(jié)，又能讓數(shù)據(jù)信息的完整性和真實(shí)性得到保證，從而讓房地產(chǎn)檔案管理的工作更具條理，規(guī)范性和安全性直線上升[4]。

2.3 完善相關(guān)法律法規(guī)制度

房地產(chǎn)電子檔案的屬性，可以作為法律層面上的主要依據(jù)。在實(shí)際情況中，如果關(guān)于檔案屬性的討論僅僅停留在理論層面，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足要求的，也沒有發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息技術(shù)的最大優(yōu)勢(shì)。因此，應(yīng)當(dāng)使行政訴訟、刑事訴訟法中相關(guān)的規(guī)定盡量完善，爭(zhēng)取最大程度讓網(wǎng)絡(luò)電子文件信息，提升至和紙質(zhì)文件一樣的地位，列入合法證據(jù)的范圍，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)和房地產(chǎn)檔案管理的最佳融合。

2.4 構(gòu)建房地產(chǎn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前設(shè)備背景下，全國(guó)范圍內(nèi)的很多房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)正在加緊建設(shè)，這對(duì)于促進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化，同樣是一個(gè)難得的時(shí)代機(jī)遇。從事房地產(chǎn)檔案管理工作的人員，應(yīng)當(dāng)保證自身的積極性，主動(dòng)投身系統(tǒng)建設(shè)中，為系統(tǒng)建設(shè)添磚加瓦。各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)科學(xué)排序房地產(chǎn)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓整個(gè)管理工作更加協(xié)調(diào)，更加整體，從而保證檔案管理的完整性和有效性。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，包括文件格式，分類編碼和信息交換形式等等[5]。

2.5 制定信息共享原則

目前，全國(guó)范圍內(nèi)上沒有統(tǒng)一的，關(guān)于信息共享和限制方面的條款。因此，不同區(qū)域的主管部門，應(yīng)當(dāng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，房地產(chǎn)信息共享原則和限制性的要求，做出統(tǒng)一的規(guī)定。對(duì)于房地產(chǎn)檔案中的各種信息，應(yīng)當(dāng)更加明確權(quán)責(zé)，在依法治國(guó)的社會(huì)背景下，讓房地產(chǎn)檔案的相關(guān)信息共享更加有法可依。

3 結(jié)束語

21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)為生產(chǎn)生活帶來的巨大影響，是每個(gè)人都不容忽視的。房地產(chǎn)檔案管理工作亦是如此，相關(guān)部門和從業(yè)人員要深刻意識(shí)到，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的管理要求，只有積極和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)相結(jié)合，才能全面解決傳統(tǒng)管理方式的弊端。因此面對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新問題，從業(yè)者一定要引起高度重視，探索出適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的創(chuàng)新之路，促進(jìn)行業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣素懷.關(guān)于房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2008（12）：148-148.

[2]孫振輝，于路生，等.淺談房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)及管理中必須注意的問題[J].中國(guó)房地產(chǎn)，2002（1）：47-48.

[3]陳明.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下房地產(chǎn)檔案工作的發(fā)展與隱憂[J].城建檔案，2003（2）：24-26.

[4]何莉玲.把院系資料室建成高校的專業(yè)文獻(xiàn)信息中心[J].湖南商學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，13（1）：124-126.

[5]羅海榮.房地產(chǎn)檔案管理之我見.檔案與管理，2002，（3）：119-119.