大數(shù)據(jù)與檔案管理模式的關(guān)系探討

顧俊杰

摘 要：在我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程，我國(guó)迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代，自大數(shù)據(jù)概念提出以來(lái)，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用便在各行各業(yè)中展開，檔案管理也不例外。大數(shù)據(jù)時(shí)代的引來(lái)，影響著檔案學(xué)的發(fā)展模式，核心是影響檔案管理模式的變革。檔案管理模式與大數(shù)據(jù)運(yùn)用有可兼容之處，大數(shù)據(jù)更是為檔案管理模式帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何利用好大數(shù)據(jù)為檔案管理模式實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新變成了值得思考的主題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理模式;關(guān)系

檔案管理工作具有至關(guān)重要的作用，甚至可直接影響到我國(guó)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，所有的檔案及資料都往數(shù)字化的方向發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代的顯著特征

大數(shù)據(jù)屬于一種新型的產(chǎn)物，卻因具有強(qiáng)大的功能為社會(huì)創(chuàng)造了非凡的價(jià)值。大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)時(shí)代的代稱，作為科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的產(chǎn)物，其中核心是數(shù)據(jù)或信息。首先，大數(shù)據(jù)體現(xiàn)了海量的數(shù)據(jù)范圍。從字面中就可知道大數(shù)據(jù)所稱的范圍巨大，只能用“海量”形容。信息技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)據(jù)以指數(shù)級(jí)的速度產(chǎn)生，涵蓋了各行各業(yè)。其次，大數(shù)據(jù)體現(xiàn)了數(shù)據(jù)類型多樣化。在我們所看到的語(yǔ)言、文字、圖片和各種物品，其背后都由特定的數(shù)據(jù)組成。尤其在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及下，數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、變化及處理目不暇接，類型多樣。再者，大數(shù)據(jù)體現(xiàn)了快速的傳播特點(diǎn)。數(shù)據(jù)的產(chǎn)生是和人的各種活動(dòng)同步的，并且還包含了更深層次的處理分析，傳播更新的速度快。最后，大數(shù)據(jù)體現(xiàn)了數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和分析處理，其最終結(jié)果是服務(wù)于人們的社會(huì)實(shí)踐，并且產(chǎn)生巨大的生產(chǎn)力量來(lái)創(chuàng)造巨大的價(jià)值。

2 大數(shù)據(jù)下創(chuàng)新檔案管理模式的要素

2.1 樹立大檔案觀與大服務(wù)觀

面向未來(lái)，檔案管理工作者不能將視野局限于檔案的形式，而應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)提高自身的專業(yè)知識(shí)與技能，妥善處理不同類型的檔案信息，將不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)地管理，構(gòu)建智能化的檔案管理模式，確保檔案信息能夠有序地存儲(chǔ)和分布，全面提高檔案數(shù)據(jù)的管理效率與質(zhì)量。樹立良好的大服務(wù)觀，才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展。例如，在精準(zhǔn)推進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)工作方面，教育系統(tǒng)與人社系統(tǒng)應(yīng)及早在全國(guó)范圍實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化平臺(tái)建設(shè)，徹底打破信息壁壘，檔案管理人員樹立為群眾服務(wù)的觀念，最大化地開發(fā)利用檔案信息的價(jià)值，充分提高挖掘檔案數(shù)據(jù)的能力，提高檔案管理的服務(wù)水平。

2.2 創(chuàng)新檔案管理的方法

在企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的時(shí)候，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要對(duì)管理方法來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新。滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，改變以往存在問(wèn)題的檔案管理方法，促進(jìn)信息技術(shù)和檔案管理方法的結(jié)合，建立一個(gè)全新的檔案管理方法。企業(yè)只要使用這樣的管理方法，就可以有效地提升檔案管理質(zhì)量和效率，使檔案管理工作得到晚上。此外，企業(yè)還要建立一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)的制度，對(duì)檔案管理工作中表現(xiàn)好的管理人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。經(jīng)過(guò)這樣的方法，可以有效地激發(fā)管理人員工作的積極性，并且使檔案管理工作的質(zhì)量更好，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.3 建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平

多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新為工程檔案信息化管理創(chuàng)造了良好的條件。為了有效提高工程檔案的管理水平，建立并完善一套工程檔案信息管理系統(tǒng)是十分必要的。根據(jù)用戶的實(shí)際需求，建立新型的檔案信息管理模式，加快系統(tǒng)對(duì)電子數(shù)據(jù)信息的處理速度，為使用者提供相應(yīng)的咨詢和查詢服務(wù)，在保存和管理電子文件的過(guò)程中，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)提高電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，保證電子文件可以適用于不同類型的系統(tǒng)。為了更加充分地發(fā)揮電子文件的功能，企業(yè)必須創(chuàng)建優(yōu)秀、先進(jìn)的檔案管理軟件，只有這樣，檔案管理才能為企業(yè)的發(fā)展助力。

2.4 存量工程檔案數(shù)字化建設(shè)

制定存量工程檔案的數(shù)字化目標(biāo)和工作計(jì)劃，一步步實(shí)現(xiàn)工程檔案內(nèi)容的數(shù)字化，要進(jìn)一步提升檔案利用效率，還需要實(shí)現(xiàn)照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，并且對(duì)已有的電子目錄的數(shù)據(jù)資源與實(shí)體檔案進(jìn)行比照，查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)完整一致。

2.5 建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)

首先，檔案管理工作人員要對(duì)館藏情況有全面和清晰的了解，并更深一步的對(duì)檔案類型、狀態(tài)以及檔案信息利用現(xiàn)狀進(jìn)行掌握等;其次，在搭建檔案數(shù)據(jù)的信息化管理平臺(tái)時(shí)，管理工作人員應(yīng)秉持“把握重點(diǎn)、分步進(jìn)行”的基本原則，在對(duì)資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化時(shí)，要以重點(diǎn)館藏資源與利用率較高的館藏資源為首，確保與使用人群的需求充分對(duì)接;再者，在搭建檔案數(shù)據(jù)的信息化管理平臺(tái)時(shí)，管理人員應(yīng)突出數(shù)據(jù)的共享性，要搭建專項(xiàng)檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，可以在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上設(shè)置專區(qū)，在構(gòu)建檔案目錄時(shí)，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，并可以按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，一般以時(shí)間為排序標(biāo)準(zhǔn);最后，在搭建檔案數(shù)據(jù)管理信息化平臺(tái)時(shí)，要從完善平臺(tái)功能出發(fā)，因而還需要關(guān)注對(duì)檔案知識(shí)提取系統(tǒng)的高效構(gòu)建。

2.6 提高檔案信息資源的利用率

提高工程檔案的利用率才能充分發(fā)揮檔案價(jià)值。作為企業(yè)的檔案管理部門，必須應(yīng)用相應(yīng)的技術(shù)和方法使得檔案資源以數(shù)字化的形式展現(xiàn)出來(lái)，充分利用檔案管理網(wǎng)站，辦理相應(yīng)的檔案信息資源。只有這樣，檔案信息資源才能在滿足不同檔案使用者實(shí)際需求的同時(shí)，有效提升檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。為了提高檔案信息的利用率，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，配置各類軟件和硬件，保證檔案信息的管理和著錄工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加速對(duì)各類電子文件的整合，方便管理者和使用者查詢。為了提高檔案信息的安全性，檔案管理人員需要針對(duì)不同的文件，設(shè)置相應(yīng)的瀏覽、查閱及更正的權(quán)限，驗(yàn)證使用者身份，同時(shí)在開展工程檔案信息管理的過(guò)程中，必須對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入地挖掘，進(jìn)一步提高工程檔案的利用質(zhì)量和效率。

2.7 集成管理檔案數(shù)據(jù)，建立電子檔案庫(kù)房

為提高企業(yè)檔案管理水平，突顯檔案管理價(jià)值，相關(guān)人員在信息數(shù)據(jù)化背景下可集成管理企業(yè)檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)建立電子檔案庫(kù)房，將實(shí)體檔案進(jìn)行模擬管理。首先，企業(yè)可利用新時(shí)代信息技術(shù)模擬電子庫(kù)房區(qū)域、檔案庫(kù)房基本布局、庫(kù)房數(shù)據(jù)模型。并且根據(jù)企業(yè)實(shí)體檔案類型，在庫(kù)房區(qū)域內(nèi)劃分檔案存儲(chǔ)范圍。其次，虛擬展示電子化實(shí)體庫(kù)房，借助各類圖形方式，明確庫(kù)房區(qū)域飽和度。以及制定檔案類型在電子庫(kù)房中的存位信息、上架情況，將企業(yè)實(shí)體檔案呈現(xiàn)出二維數(shù)據(jù)形式。最后，在電子檔案庫(kù)房部署完畢后，相關(guān)人員可將企業(yè)檔案系統(tǒng)中已歸檔的數(shù)據(jù)、實(shí)體檔案?jìng)鬟f至智能化檔案管理系統(tǒng)。檔案正式入庫(kù)時(shí)，檔案儲(chǔ)位管理板塊會(huì)給出入庫(kù)指令，讀取檔案信息，完成檔案信息匹配工作，并分配檔案存放位置。實(shí)體檔案入庫(kù)完畢后，企業(yè)管理人員可在電子檔案庫(kù)房的查詢區(qū)域管理現(xiàn)有的檔案信息。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案越來(lái)越無(wú)法滿足社會(huì)的需求，它既不能實(shí)時(shí)查找，又不能實(shí)時(shí)更新，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)十分不便。當(dāng)人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，所有的檔案及資料都往數(shù)字化的方向發(fā)展，數(shù)字化檔案將是一個(gè)大趨勢(shì)。

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