分析大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作

王成

摘 要：“大數(shù)據(jù)”時代這一詞的出現(xiàn)，最早是由麥肯錫提出的，它意味著信息爆炸時代的海量信息和系列與之相關(guān)的技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新?，F(xiàn)代社會高速運轉(zhuǎn)，信息流通加快，數(shù)據(jù)資源和各行各業(yè)的聯(lián)系也日益緊密。而在龐大的海量數(shù)據(jù)中用新視野、新角度構(gòu)建更優(yōu)的新發(fā)展價值成了各企業(yè)迫不及待的事。檔案本身記錄了一種最原始的信息資源。它的整理與歸檔雖繁瑣枯燥，但卻不可或缺。信息時代下檔案的管理模式和大數(shù)據(jù)之間的碰撞不可避免，而在大數(shù)據(jù)之下完善發(fā)展檔案管理工作顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;數(shù)據(jù)資源;檔案;管理

近幾年，科技快速發(fā)展、信息化時代的到來是當(dāng)代社會不斷進步與發(fā)展不可阻擋的趨勢。計算機的迅猛發(fā)展伴隨著云計算的來臨，和云計算一起吸引大眾眼球的便是大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對于各行業(yè)來說都是一把雙刃劍，是機遇的同時也是一個很大的挑戰(zhàn)，同樣，檔案管理工作的開展也不會例外。檔案對國家和企業(yè)、個人都有十分緊密的聯(lián)系。檔案管理工作通常包含檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供，是一項復(fù)雜、繁重卻極其重要的一項工作。在檔案的管理時，涉及的所有信息都需要很完整的保存下來，不能遺漏或者更改。另外，保存后的檔案信息要根據(jù)實際情況靈活更新，與最新信息相一致，將更新后的信息進行二次存儲，為檔案的當(dāng)事人的查閱提供便利。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。

目前來看，隨著數(shù)據(jù)信息發(fā)展越來越迅猛，檔案的信息量也日益增加，僅以傳統(tǒng)的檔案管理的模式處理信息已經(jīng)無法滿足社會大眾的需求。在大數(shù)據(jù)的沖擊下，需要對以往的管理進行反思總結(jié)，利用大數(shù)據(jù)處理迅速、方便、快捷的特點對檔案管理工作進行改進，優(yōu)化檔案管理模式，促進信息處理的全面發(fā)展，使數(shù)據(jù)更好的服務(wù)于社會大眾。

1 大數(shù)據(jù)時代背景對檔案管理帶來的有利影響

1）降低毀壞檔案信息的風(fēng)險性，完善存儲工作。傳統(tǒng)的檔案信息多以紙質(zhì)版形式存在，這就加大了丟失信息的很多風(fēng)險。比如，水災(zāi)、火災(zāi)、地震等突發(fā)或者自然災(zāi)害都很容易丟失數(shù)據(jù)。紙質(zhì)版存儲地點、氣候、濕度等的選擇尤為重要。另外，紙張占據(jù)的空間大，不容易存儲海量的數(shù)據(jù)[1]。一旦毀壞，修復(fù)工作十分艱巨。而以大數(shù)據(jù)形式管理檔案可以極大的減少上述情形的發(fā)生，存儲也會節(jié)約很多空間資源，備份的信息便于信息的恢復(fù)與完善。

2）提高效率，降低檔案管理成本，節(jié)約資源。大數(shù)據(jù)時代技術(shù)的飛速發(fā)展，可以高效的對信息進行處理和分類整理。掌握大數(shù)據(jù)的處理方式可以高效的對大量數(shù)據(jù)進行整合處理，優(yōu)化使用大量人力的管理模式。且存儲紙張需要足夠的空間，尤其當(dāng)數(shù)據(jù)的量很大時，所需的紙張、光碟等越多，存儲越不容易。大數(shù)據(jù)管理能有效減少檔案管理所需要的空間資源。這從另一個層次看，減少紙的使用，不僅節(jié)約了紙張資源，還保護了環(huán)境。

3）實現(xiàn)資源的交流共享。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，不同地域、不同語言、甚至不同國家的人都可以相互交流?；ヂ?lián)網(wǎng)本身是一個資源共享的平臺，每個人都可以使用。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)就解決了不同地域數(shù)據(jù)的快速整合交流，還可以解決因為存儲容量和搜索導(dǎo)致陳舊檔案被銷毀的弊端，保證檔案數(shù)據(jù)的完整，有利于資源共享。

2 大數(shù)據(jù)時代背景可能給檔案管理帶來的問題

1）無法百分百保證檔案信息的安全性?，F(xiàn)代社會信息化程度不斷增加，各種信息之間的交流也十分緊密。網(wǎng)絡(luò)上都有很多公民的信息，但目前在個人信息不斷晚上的同時，仍有許多公民對自己信息安全性的重視程度不夠高，不能有效的對自己的個人信息進行有效的保護。網(wǎng)絡(luò)是一個任何人都可以杰出的平臺，它有很大的開放性。大數(shù)據(jù)雖然很大程度的提高了檔案管理的水平和效率，但由于黑客、病毒等的存在，無法絕對的保證信息的安全性和隱私性[2]。

2）管理人員的技術(shù)要求無法和實際需求相一致。進行檔案管理的工作人員目前還大多集中在年齡偏大的人群，他們的管理工作思想和方式仍偏傳統(tǒng)，沒有隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展及時更新自己的職業(yè)能力。大數(shù)據(jù)時代所需要的技術(shù)相對都很前沿，對檔案管理的方法、手段也十分高科技，這就要相關(guān)的工作人員具備過硬的職業(yè)技能才能跟得上需求。而不單純是將檔案信息錄入電腦，完成電子化存儲。

3）管理的所需制度仍不完善。傳統(tǒng)檔案的管理制度與大數(shù)據(jù)下檔案的管理制度仍不能很好的結(jié)合，完善的管理制度是有效工作的保障。但由于制度的改變需要一定的時間，且檔案的管理人員固有的理念，對新的制度重視程度也不夠，這種情況可能會造成管理檔案時會出現(xiàn)不必要的紕漏。另外，完善的管理制度可以有效提高工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，所以要提高對完善制度的重視程度，更好的對檔案進行管理[3]。

4）缺少完善的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)信息要求低。檔案信息錯綜復(fù)雜，涉及的方面眾多。檔案管理時少不了登錄、修改等，每個環(huán)節(jié)都需要對應(yīng)繁多的信息量，在各環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)失誤或數(shù)據(jù)丟失。若檔案后期的監(jiān)督?jīng)]有及時跟上，檔案管理工作的質(zhì)量會大大降低。另外，大數(shù)據(jù)時代人們提高了對數(shù)據(jù)全面采集的要求，不能僅從宏觀數(shù)據(jù)中提取微觀數(shù)據(jù)。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作策略

根據(jù)實際從事檔案管理工作人員和前人檔案管理工作的經(jīng)驗進行總結(jié)，得出在大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作者切實可行的工作策略。

1）注重對高端檔案管理人員的栽培和鼓勵。目前各行各業(yè)都十分注重人才的引進與培養(yǎng)，具備高技能檔案管理的人才是大數(shù)據(jù)時代開展檔案管理工作的重要保障。要想和大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作順利接軌，引進培養(yǎng)高技術(shù)人才是個必然趨勢。具備優(yōu)秀的大數(shù)據(jù)相關(guān)知識，對大數(shù)據(jù)所需儀器設(shè)備的掌握等都需要很熟練，這樣才能應(yīng)對大數(shù)據(jù)條件下突發(fā)的各種情況。引進人才的同時，也要對傳統(tǒng)的檔案管理人員進行系統(tǒng)全面的大數(shù)據(jù)相關(guān)知識培訓(xùn)，讓傳統(tǒng)的管理人員也跟得上大數(shù)據(jù)的潮流。

2）加強對檔案管理信息的安全性。上文我們討論過大數(shù)據(jù)雖然給檔案管理帶來了一定的便利以效率，但同時也存在信息安全性不夠的事實?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的四通八達(dá)，信息的相互交融有時很難避免病毒的入侵。這就需要管理人員在進行檔案管理時提高對檔案信息安全性的重視，在安裝新設(shè)備儀器時注意病毒軟禁的捆綁入侵。另外，政府可以加大對檔案管理相關(guān)條案的重視，頒布相應(yīng)的規(guī)定來一定程度的對黑客等進行約束。

3）改變優(yōu)化管理人員的組成。傳統(tǒng)檔案管理人員年齡多數(shù)偏大，他們的理念和學(xué)習(xí)能力較差。所以要注重引進年輕人，年輕人的學(xué)習(xí)和接受事物的程度要比高齡的人來說容易的多。年輕人對新鮮事物的敏感與好奇都有助于對大數(shù)據(jù)相關(guān)知識的學(xué)習(xí)和掌握，而且年輕人的活力與態(tài)度都有助于新時代檔案的管理工作。優(yōu)化管理人員的結(jié)構(gòu)組成，使管理人員年輕化對在大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作意義重大。

4 結(jié)束

總之大數(shù)據(jù)之下檔案管理工作的開展，需要對大數(shù)據(jù)的時代背景對檔案管理帶來的有利弊影響有相對全面的認(rèn)識，不能只看利或者只看弊。另外，還需要知道如何在大數(shù)據(jù)的背景下去應(yīng)對檔案的管理策略，綜合多方面的因素，更好的應(yīng)對在大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]李?？?大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的應(yīng)對策略[J].智庫時代，2020（09）：237-238.

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[3]張佳音.簡析大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：135-136.