中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案管理策略初探

摘 要：在中職學(xué)校，教學(xué)檔案是促進(jìn)教育教學(xué)發(fā)展的重要資料，但在管理和利用中出現(xiàn)不少問(wèn)題。本文主要對(duì)中職學(xué)校教學(xué)檔案管理中的問(wèn)題進(jìn)行了分析，探討了提高檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校;教學(xué)檔案;檔案管理

1 中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案管理工作概述

教學(xué)檔案是在培養(yǎng)人才的綜合教育活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案，教學(xué)是學(xué)校的中心工作，教學(xué)檔案應(yīng)該成為學(xué)校檔案收集的主體。教學(xué)檔案內(nèi)容包括上級(jí)教育行政管理部門制訂的關(guān)于教學(xué)活動(dòng)文件、本校制訂的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)工作計(jì)劃、教學(xué)改革方案、教學(xué)總結(jié)、試卷分析總結(jié)、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)資料等。中等職業(yè)學(xué)校，專業(yè)技術(shù)教學(xué)尤為重要，各類教育教學(xué)的技術(shù)方法、教學(xué)資料、教學(xué)示范參考等都必須妥善保管，存檔備用，并且可以隨時(shí)調(diào)閱，才能滿足師生上課所需，因此教學(xué)檔案種類繁多、更新頻繁，要做好教學(xué)檔案管理工作，必須與時(shí)俱進(jìn)、整合各科室多方資源、增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、提高工作效率，才能完善教學(xué)檔案的各項(xiàng)管理工作。

2 對(duì)當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案管理工作不足的分析

1）中職學(xué)校檔案意識(shí)薄弱，教學(xué)檔案收集不全。以我校為例，教師在開展教學(xué)活動(dòng)中，各科室的教學(xué)總結(jié)、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告等資料均存在“短斤少兩”上交不全或應(yīng)付了事的情況。制作的紙質(zhì)教學(xué)課件或PPT課件也存在收集困難的問(wèn)題，部分教師不舍得將自己辛苦制作的教學(xué)課件、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)上交存檔，有所保留，學(xué)校也缺乏相關(guān)的考核制度，都是靠教務(wù)部門的催繳和教師自覺，這樣使得教學(xué)資料不全，校領(lǐng)導(dǎo)無(wú)準(zhǔn)確的資料參考布置教學(xué)任務(wù)、制定計(jì)劃，新進(jìn)教師也缺少參考課件，重新制作課件降低了工作效率，而且形成惡性循環(huán)，不利于教學(xué)檔案的管理。

2）檔案室管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)教學(xué)類檔案了解不足，不能區(qū)分存檔主體和重點(diǎn)。中職學(xué)校很多檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)，一般都是兼職或者臨時(shí)抽調(diào)，有些檔案員平時(shí)還要兼課或者做其他行政工作，這導(dǎo)致檔案管理工作專業(yè)性不高，使得諸多材料處于堆放狀態(tài)，沒有進(jìn)行有效的整理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資料自身的真正價(jià)值，教學(xué)檔案的利用更無(wú)法正確規(guī)范進(jìn)行，影響教育教學(xué)工作。

3）中職學(xué)校缺乏較強(qiáng)的檔案管理觀念，對(duì)教學(xué)檔案管理重視不足。在中職學(xué)校，檔案室一般只是應(yīng)付檢查評(píng)估時(shí)調(diào)閱文件的部門，平時(shí)不注重教學(xué)檔案的更新與完善，對(duì)各科室交檔情況缺乏監(jiān)督管理，到了使用相關(guān)材料時(shí)才會(huì)急忙的尋找和補(bǔ)充。特別是教學(xué)檔案，種類繁多、利用頻繁，平時(shí)不注意回收管理，丟失概率很大。

4）中職學(xué)校檔案管理規(guī)范性不強(qiáng)，缺乏現(xiàn)代化管理手段。隨著信息化建設(shè)的普及，數(shù)字技術(shù)在檔案管理方面得到大范圍推廣，但很多中職學(xué)校的檔案室還在使用老方法，教學(xué)檔案的存放和利用還停留在紙質(zhì)借閱和人工手動(dòng)查詢操作的層面，例如完成一次班級(jí)學(xué)籍查詢或教學(xué)方案的利用，平均會(huì)花個(gè)半小時(shí)來(lái)申請(qǐng)、審批和查找，這樣大大降低了工作效率，很難與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。

3 提高中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的策略

1）強(qiáng)化宣傳，提高教師對(duì)教學(xué)檔案的意識(shí)和認(rèn)知。學(xué)?？梢匝?qǐng)專業(yè)檔案管理講師、專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)人員或本校從事檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的教師開展講座，為教職工講述教學(xué)檔案的作用、價(jià)值、重要性，樹立教師檔案管理意識(shí)。學(xué)校還可以通過(guò)黨委辦公室，提高檔案宣傳效率，黨員教師帶頭執(zhí)行，起到先鋒模范作用。通過(guò)人事科向教代會(huì)提交教學(xué)檔案管理方面的執(zhí)行辦法，與績(jī)效掛鉤，專人負(fù)責(zé)制，落實(shí)依法治校，營(yíng)造出一個(gè)全員支持檔案工作的良好環(huán)境。教職工的檔案意識(shí)和認(rèn)知提高了，教學(xué)檔案的管理工作也隨著提高。

2）通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高中職學(xué)校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。由于檔案管理工作的專業(yè)性比較強(qiáng)，教學(xué)檔案收集與管理比較繁瑣，要想將普通教師任命為檔案管理員，首先就要通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)提高檔案管理人員的責(zé)任心，要以培養(yǎng)高素質(zhì)的、有職業(yè)道德的、有敬業(yè)精神的、務(wù)實(shí)肯干、樂于奉獻(xiàn)的人才為目的，才能使學(xué)校教學(xué)類檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范、有效率。其次要重視檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，檔案員要定期參加本地區(qū)檔案局或上級(jí)部門組織的關(guān)于檔案管理方面的相關(guān)培訓(xùn)。學(xué)校人事部門也要做好相關(guān)的培訓(xùn)、考核，并要求檔案管理崗位的教師對(duì)《檔案法》等相關(guān)法律進(jìn)行學(xué)習(xí);熟練掌握《學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》等知識(shí);必須精通收集、歸檔、整理、利用教學(xué)檔案。最后建立檢查制度，主要檢查年度參加的業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況，培訓(xùn)總結(jié)是否完成、年度工作計(jì)劃的完成情況等。為提高檔案管理人員的工作效率，應(yīng)適當(dāng)減輕檔案室教師的工作量，盡量少安排課時(shí)、少抽調(diào)做其他事務(wù)工作、保證崗位任職的穩(wěn)定性、開通職級(jí)晉升渠道給予技術(shù)指導(dǎo)等。

3）規(guī)范中職學(xué)校檔案管理工作，重視教學(xué)檔案的收集。中職學(xué)校發(fā)展、教學(xué)改革、科研創(chuàng)新離不開教學(xué)檔案的密切利用，沒有原始資料采集的全面性和真實(shí)性，就沒有教學(xué)檔案的科學(xué)性和指導(dǎo)性，因此學(xué)校必須提高教職工的重視度和參與度，在原有教學(xué)檔案資料的基礎(chǔ)上不斷積累、完善，最后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸收精華才能將學(xué)校的教學(xué)工作不斷發(fā)展和創(chuàng)新。成檔的教學(xué)文件材料必須是反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中重要節(jié)點(diǎn)的信息，具有完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，所以要專人管理，不能是臨時(shí)添加、隨便填補(bǔ)、隨意堆放的，規(guī)范化管理尤為重要。

要提高教學(xué)檔案的管理工作，完整的資料收集是第一要素。首先需要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，分管領(lǐng)導(dǎo)加入執(zhí)行監(jiān)管。檔案室牽頭做好計(jì)劃，擬好完整的教學(xué)檔案管理工作辦法。然后學(xué)校辦公室擬通知，明確負(fù)責(zé)人和定好實(shí)行和驗(yàn)收工作時(shí)間，檔案室解決技術(shù)問(wèn)題推進(jìn)實(shí)施。最后各科室負(fù)責(zé)人將工作任務(wù)分配給相關(guān)人員，檔案室做好資料收集記錄，并將結(jié)果反饋人事部門，人事部門將教學(xué)檔案上交情況做匯總，根據(jù)各科室工作實(shí)際情況與年終績(jī)效掛鉤。只有從上至下的層層監(jiān)管，按計(jì)劃實(shí)施，才能完成教學(xué)檔案資料收集等相關(guān)工作。

4）利用信息管理技術(shù)，提高教學(xué)檔案的管理工作效率。中職學(xué)校檔案室空間較小，檔案存放密集，但在信息技術(shù)的支撐下，種類繁多的教學(xué)檔案容量得到了釋放，不需要大量的房間和紙張來(lái)存放、記錄教學(xué)資料信息，保證了學(xué)校內(nèi)部空間利用效率。

隨著科技發(fā)展，檔案室可以制作數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)校園平臺(tái)，將相關(guān)的教學(xué)檔案資料預(yù)先分類、上傳，形成大數(shù)據(jù)，這樣學(xué)校師生就可以通過(guò)辦公電腦、手機(jī)APP就可以進(jìn)行各類教學(xué)資料的查詢和利用，無(wú)需到檔案室進(jìn)行繁瑣的審批流程、無(wú)需花費(fèi)大量紙張復(fù)印、檔案人員也不需花大量時(shí)間查找檔案，不僅為學(xué)校節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，而且提高了教學(xué)檔案的管理效率。

在不久的將來(lái)，中職學(xué)校在信息技術(shù)的支撐下中職學(xué)校的教育教學(xué)可以完全擺脫實(shí)物教學(xué)檔案和實(shí)物教學(xué)設(shè)備檔案的束縛，教師可以通過(guò)全息投影模擬操作、感知操作來(lái)完成相關(guān)的技術(shù)學(xué)科的教學(xué)，我們檔案管理人員只要學(xué)會(huì)相關(guān)電腦運(yùn)用就能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理、遠(yuǎn)程利用和相關(guān)審批工作，這樣就使教學(xué)檔案管理工作效率有質(zhì)的飛躍。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，要提高中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作，離不開學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各科室、各位教職工的協(xié)助。檔案管理人員不僅要堅(jiān)持學(xué)習(xí)提高自己的業(yè)務(wù)水平，而且還要多想辦法完善教學(xué)類檔案管理，利用現(xiàn)代信息化管理，將工作做得更科學(xué)、更有效率，使教學(xué)檔案發(fā)揮出最大價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介

楊亮（1981-），男，仫佬族，廣西羅城縣人，本科，教師，研究方向：檔案管理。