淺談計劃生育檔案科學(xué)化管理

姜波

摘 要：人口和計劃生育檔案是計劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價值的真實歷史記錄，是計劃生育工作的重要組成部分，見證了我國計劃生育事業(yè)發(fā)展的歷史變遷。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，對計生檔案管理工作提出了新的要求。本文通過對這項工作中存在的問題進行分析，并對重要性加以說明，旨在探索網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化，科學(xué)化，進一步提高檔案科學(xué)管理水平，更好的服務(wù)國民經(jīng)濟發(fā)展。

關(guān)鍵詞：計劃生育;檔案;科學(xué)化管理

人口是影響經(jīng)濟社會發(fā)展的關(guān)鍵因素，做好人口計生工作既是民生工作，也是發(fā)展工程。檔案管理工作作為人口和計劃生育工作至關(guān)重要的組成部分，實現(xiàn)其現(xiàn)代化、規(guī)劃化、科學(xué)化迫在眉睫。

1 計劃生育檔案科學(xué)化管理的重要性

1）計劃生育檔案科學(xué)化管理是開展計生服務(wù)工作的主要依據(jù)，更是有關(guān)機關(guān)依法管理和依法行政的依據(jù)。我們必須要對計生檔案進行科學(xué)化管理，提高檔案使用率、共享性和保存期，從而促進我國的人口計劃生育事業(yè)的健康發(fā)展。

2）計劃生育檔案科學(xué)化管理是維護廣大群眾根本利益的實際需要。隨著國民經(jīng)濟的高速發(fā)展，社會制度的不斷完善，廣大群眾依法參與民主事務(wù)，發(fā)揮監(jiān)督的作用越來越明顯。相關(guān)工作人員在開展檔案管理工作過程中，可以通過群眾來獲取檔案信息資料，實現(xiàn)民主管理與監(jiān)督，做到涉及群眾利益的工作要公開透明，防止出現(xiàn)各類不公平與不公正的問題。

3）計劃生育檔案科學(xué)化管理是計劃生育相關(guān)部門開展業(yè)務(wù)的主要依據(jù)。隨著我國進入社會主義新時代，一系列社會保障制度逐步完善。檔案是有關(guān)部門順利開展工作的實際依據(jù)，可以讓計生部門有針對性開展服務(wù)工作，及時了解群眾的所思所想，滿足群眾的實際需要，維護群眾的基本權(quán)益，塑造出計生部門良好的形象，便于推進計生服務(wù)工作的開展。

2 網(wǎng)絡(luò)時代計劃生育技術(shù)檔案管理的新途徑

1）建立完善的計生檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)標準。制定計生檔案信息化建設(shè)標準，是計劃生育檔案科學(xué)化管理的必然要求。加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立統(tǒng)一的建檔、存儲、調(diào)取、管理標準，是抓好檔案管理工作的前提。針對以往傳統(tǒng)檔案檢索效率低、速度慢的問題，計生部門可以通過完善檢索方式，優(yōu)化現(xiàn)有信息資源配置，為相關(guān)部門提供查詢便利。完善的安全管理體系，還需要健全的保密程序，建立檔案信息數(shù)據(jù)安全制度，確保計生檔案信息安全。

2）建立檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享模式。傳統(tǒng)模式的檔案管理服務(wù)工作很難滿足網(wǎng)絡(luò)時代對信息資源更新的需求，檔案管理服務(wù)相關(guān)工作人員需要及時更新檔案管理服務(wù)理念，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)引入到實際的檔案管理工作中，為用戶提供全方位的檔案管理服務(wù)。利用計算機技術(shù)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，可以大大地提高工作效率。建立數(shù)據(jù)庫的過程中應(yīng)注意以下兩個問題：第一，重視數(shù)據(jù)庫的保密性和易操作性。第二，要充分發(fā)揮云存儲的功能，進行科學(xué)分類，便于后期調(diào)取數(shù)據(jù)。

3）建設(shè)高水平的檔案管理人才隊伍。檔案管理服務(wù)人員是創(chuàng)新檔案管理工作的核心，建設(shè)高水平的檔案管理服務(wù)人才隊伍才是創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式工作的關(guān)鍵。傳統(tǒng)模式的檔案管理人員已經(jīng)不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展需求。首先，檔案管理人員需要結(jié)合時代發(fā)展的需求，轉(zhuǎn)變自身的檔案管理服務(wù)意識。樹立以用戶實際需求為導(dǎo)向的服務(wù)意識，根據(jù)用戶的需求為其提供專業(yè)性的信息服務(wù)，滿足用戶的實際需求。其次，借助網(wǎng)絡(luò)平臺，加強檔案管理人員與用戶之間的交流，深入了解每一位用戶的檔案信息需求，根據(jù)用戶的實際情況為用戶提供專業(yè)化的服務(wù)。最后，提升檔案管理服務(wù)工作人員的整體素質(zhì)水平，定期對檔案管理服務(wù)工作人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、輔導(dǎo)授課、輪訓(xùn)學(xué)習(xí)等活動，將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到實際的檔案管理工作中，建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)化人才隊伍。

4）檔案管理工作要堅持與時俱進，改進管理理念和模式。傳統(tǒng)模式的檔案管理和服務(wù)工作由人工進行，效率低，耗時長，會受時間和空間的限制，不利于檔案管理工作的長久發(fā)展。因此，需要建立雙向互通機制，通過檔案管理人員根據(jù)用戶的反饋，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)時代特點，對相關(guān)的檔案信息進行及時更新，借助云計算、數(shù)據(jù)庫等平臺，與用戶建立方便快捷的交流渠道，拉近用戶與檔案管理服務(wù)工作人員之間的距離，切實做到真實、高效、便民，提高檔案管理服務(wù)工作的科學(xué)性。

綜上所述，人口和計劃生育工作在進行檔案信息化建設(shè)過程中，需要明確建設(shè)的目標，整合現(xiàn)有檔案資源，組織一支高素質(zhì)的管理隊伍，加強對一線檔案人員的培訓(xùn)，不斷完善現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)標準，保證檔案信息的安全，進一步提升計劃生育檔案管理科學(xué)化水平。

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