淺談如何提升辦公室檔案文書(shū)管理工作

沙尼亞·布爾鐵拜

摘 要：在信息化社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步之中，對(duì)于傳統(tǒng)行業(yè)工作模式而言，也受到信息化技術(shù)的影響，從而在積極轉(zhuǎn)變之中尋求新的突破點(diǎn)。對(duì)于辦公室檔案文書(shū)管理工作而言，也同樣面臨著信息化時(shí)代的轉(zhuǎn)變趨勢(shì)。因此如何合理化運(yùn)用信息化技術(shù)提升辦公室檔案文書(shū)管理工作水平，增強(qiáng)管理工作效果，是當(dāng)下辦公室日常管理工作的研究主要問(wèn)題之一。所以在信息化時(shí)代之下，應(yīng)深入挖掘信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮信息技術(shù)特點(diǎn)，結(jié)合辦公室檔案文書(shū)管理內(nèi)容要求，來(lái)達(dá)到強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合增強(qiáng)管理工作的有效性。本文主要分析研究在辦公室檔案文書(shū)管理工作中，工管理工作的主要特征有哪些？進(jìn)而提出借助信息化技術(shù)增強(qiáng)檔案文書(shū)管理工作信息化水平，提升管理工作有效性。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案文書(shū);管理工作

辦公室作為一個(gè)管理機(jī)構(gòu)最主要的部門(mén)，也是最主要的管理組成部分，在其中扮演著重要的角色，是上下級(jí)部門(mén)溝通的主要核心所在，也是處理各類(lèi)事件的核心部門(mén)。所以對(duì)于辦公室檔案文書(shū)管理工作而言，在信息化社會(huì)發(fā)展之中，其管理要求也逐漸提升。因此為了更好的開(kāi)展管理工作，增強(qiáng)管理水平，需要借助信息化技術(shù)有效提升管理工作效率，并增強(qiáng)辦公室檔案文書(shū)管理工作科學(xué)性與有效性。

1 辦公室檔案文書(shū)管理工作特點(diǎn)分析

1.1 資料的收集與保存

在辦公室檔案文書(shū)管理工作中，最為重要的便是對(duì)于檔案資料的收集與保存，畢竟檔案資料的真實(shí)記載能夠?yàn)楹髞?lái)者提供諸多便利，能夠?qū)ふ业街T多答案，但是在傳統(tǒng)辦公室檔案文書(shū)管理工作中所采取的儲(chǔ)存方式往往以紙質(zhì)為主，通過(guò)紙質(zhì)來(lái)記載時(shí)間內(nèi)所發(fā)生的事件人物變遷等等，但是雖然紙質(zhì)的載體能夠有效的記錄相關(guān)內(nèi)容，但其存儲(chǔ)性較差，極易發(fā)生存儲(chǔ)失效情況，使得保險(xiǎn)公司檔案文書(shū)管理工作出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。而，辦公室檔案文書(shū)管理工作的特點(diǎn)，便是資料收集、保存、整理和分類(lèi)，以此提升資料收集和查閱效率。

1.2 檔案文書(shū)應(yīng)用于文書(shū)工作

在辦公室檔案文書(shū)管理工作中，其主要內(nèi)容也包括對(duì)于相關(guān)文書(shū)內(nèi)容的收集登記和承辦，這也是檔案文書(shū)管理工作的后期內(nèi)容，所以通過(guò)文書(shū)工作方式能夠有效的對(duì)收集分類(lèi)、存儲(chǔ)保管文件進(jìn)行相關(guān)的管理，在很大程度上直接影響了辦公室檔案文書(shū)管理工作效率和工作水平。

2 淺談如何提升辦公室檔案文書(shū)管理工作

2.1 制定制度，提升水平

文書(shū)檔案管理是一個(gè)單位管理工作的重要組成。單位領(lǐng)導(dǎo)除了思想上要給予高度重視之外，還要不斷引導(dǎo)完善充實(shí)檔案管理制度，配置好檔案管理所需要的硬件設(shè)施，并要求對(duì)單位的檔案文書(shū)管理制度切實(shí)落到實(shí)處，從而促進(jìn)單位檔案文書(shū)管理不斷邁上新臺(tái)階，使檔案文書(shū)管理工作更加規(guī)范和科學(xué)，真正提高檔案文書(shū)管理的水平和質(zhì)量。此外，要持續(xù)提高檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化水平，建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、細(xì)心細(xì)致、對(duì)事業(yè)高度負(fù)責(zé)的從業(yè)人員隊(duì)伍，為他們盡可能提供較好的環(huán)境和工作條件，使他們沒(méi)有后顧之憂(yōu)，全身心投入檔案文書(shū)管理工作中。此外，要真正引導(dǎo)相關(guān)人員從內(nèi)心深處樹(shù)立做好檔案文書(shū)工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)實(shí)干精神，悉心做好文書(shū)資料的收集、完善和歸檔工作，統(tǒng)一有序保管，從而為高效查檔閱檔提供便利。

2.2 檔案文書(shū)管理系統(tǒng)的建立

第一，在信息化技術(shù)投入運(yùn)用之中，辦公室檔案文書(shū)管理工作應(yīng)專(zhuān)門(mén)制定相關(guān)組織部門(mén)，通過(guò)對(duì)前期資料的合理化收集，來(lái)保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都有責(zé)任人來(lái)負(fù)責(zé)，以利于對(duì)整個(gè)文件管理工作系統(tǒng)的科學(xué)化形成，為查閱者帶來(lái)諸多的便利，提升查閱效率。

第二，在檔案文書(shū)管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建之中，應(yīng)將管理程序進(jìn)行合理化排序，以此確保管理流程得到一個(gè)順暢性的發(fā)展，使得管理環(huán)節(jié)更加細(xì)致。

第三，在構(gòu)建檔案文書(shū)管理信息化系統(tǒng)之中，要嚴(yán)格按照信息化技術(shù)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行審核和驗(yàn)證，以此避免出現(xiàn)濫用信息化系統(tǒng)的情況，保證整個(gè)辦公室檔案文書(shū)管理信息化系統(tǒng)得以正常運(yùn)行，使得管理權(quán)限得到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

2.3 提升檔案文書(shū)資料的收集能力

第一，通過(guò)信息化技術(shù)的引入，能夠有效的在辦公室檔案文書(shū)管理工作中增強(qiáng)資料的收集能力，并按照一定規(guī)統(tǒng)的規(guī)范和格式來(lái)進(jìn)行分層次的歸檔與分類(lèi)，使得檔案的分類(lèi)清晰明了。

第二，應(yīng)有效的進(jìn)行相關(guān)程序的開(kāi)發(fā)，以確保文書(shū)收發(fā)效率得到提升。

第三，應(yīng)有效在檔案文書(shū)管理工作中進(jìn)行相應(yīng)編號(hào)的設(shè)計(jì)，以確保信息化系統(tǒng)中各個(gè)編號(hào)完整，使得相關(guān)檔案資料入庫(kù)信息得到保障。

總之，在辦公室檔案文書(shū)管理工作中，對(duì)于管理內(nèi)容的優(yōu)化與創(chuàng)新是彰顯信息化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的主要途徑，也是有效結(jié)合信息化技術(shù)開(kāi)展相關(guān)管理工作優(yōu)化的主要核心所在。因此在信息化時(shí)代之中，借助信息技術(shù)強(qiáng)化管理工作內(nèi)容和模式，將極大化提升辦公室檔案整合與分析能力，強(qiáng)化管理歸檔和整理工作效果，以此為社會(huì)發(fā)展提供更為巨大的幫助。

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