醫(yī)院科技檔案管理中PDCA循環(huán)管理理論的應(yīng)用

楊紅梅

摘要：隨著我國社會技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的管理模式愈加具有規(guī)模化。檔案已經(jīng)脫離了單純記錄的功能，而具有多方面的作用。近些年來，我國很多醫(yī)院已經(jīng)建立了科技檔案管理，并引入了PDCA循環(huán)管理技術(shù)，在很大程度上促進(jìn)了檔案管理的科技化水平。本文針對PDCA循環(huán)管理理論進(jìn)行分析，并根據(jù)我國醫(yī)院科技檔案目前的管理狀況提出極點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管里的策略，以期為醫(yī)院科技化檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán);醫(yī)院;科技檔案;應(yīng)用

在目前的形勢背景下，科技檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院工作的重要組成部分。它能夠?qū)︶t(yī)院中關(guān)于醫(yī)療的各方面內(nèi)容進(jìn)行記錄，特別是近些年來醫(yī)療技術(shù)的不斷提高，檔案管理的內(nèi)容自然也就越來越多，成為了醫(yī)院管理工作的重要基礎(chǔ)。如果能夠檔案管理應(yīng)用PDCA技術(shù)進(jìn)行循環(huán)管理，就能夠在很大程度上提高管理的效率，為醫(yī)院的工作提供有利借鑒。

一、PDCA循環(huán)管理理論簡介

PDCA循環(huán)是由美國的戴明博士所提出的，并得到了業(yè)內(nèi)人士的廣泛認(rèn)可，特別是在很多國際化企業(yè)管理中得到了應(yīng)用。所謂PDCA，具體是指將質(zhì)量管理分為四個階段，即計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act），形成一個循環(huán)相連的結(jié)構(gòu)，能夠?qū)φw管理模式進(jìn)行制約和補(bǔ)充[1]。這四個過程并不是僅僅運(yùn)行一次，而是進(jìn)行無限的循環(huán)。在一個循環(huán)中，對其中的一些問題進(jìn)行有針對性的解決，而關(guān)于那些沒有解決的問題，就會伴隨著一個程序運(yùn)行到下一次，以保證整體結(jié)構(gòu)能夠更加完善。這是一個非常全面的循環(huán)過程，能夠?qū)φw過程進(jìn)行全方面的周轉(zhuǎn)，對于醫(yī)院科技檔案管理具有非常重要的作用，能夠不斷更新各種檔案技術(shù)，有利于實(shí)現(xiàn)綜合化管理。

二、PDCA循環(huán)管理理論在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

（一）“P”階段

這是整體檔案管理最基礎(chǔ)的內(nèi)容，也就是在進(jìn)行醫(yī)院科學(xué)檔案管理的時候，做出符合醫(yī)院發(fā)展前景的規(guī)定，特別是記錄對于各種科研信息的保存記錄手續(xù)。特別是醫(yī)院所做的各種科研課題，在其準(zhǔn)備階段，涉及的內(nèi)容非常繁多，如果不能事先樹立好保存的原則和程序，就會在很大程度上影響醫(yī)院科研工作的進(jìn)行[2]。一方面，在進(jìn)行工作規(guī)劃的過程中，要能夠不斷借助以往的工作規(guī)劃，對所有的工作活動制定程序，保證工作人員在進(jìn)行檔案管理的時候有據(jù)可依，而且在發(fā)生問題的時候也能夠更快地找到問題的源頭所在，對于整體科研工作具有非常重要的意義。另外，在進(jìn)行整體計劃的過程中，要突出檔案管理的特點(diǎn)，將各種信息進(jìn)行分門別類的保存，以便于在后期利用的時候更有效率。

（二）“D”階段

在制定出詳細(xì)的計劃之后，就需要對工作內(nèi)容進(jìn)行執(zhí)行。一方面，有了之前的詳細(xì)規(guī)劃，工作人員已經(jīng)具備了明確的工作目標(biāo)，能夠?qū)⑨t(yī)院的科技檔案進(jìn)行分別歸檔，而且可以進(jìn)行詳細(xì)的標(biāo)注。但是在這個時候也要注意進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的信息化管理，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分類處理，以便于之后進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)管理操作。另一方面，也要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的技能規(guī)范，醫(yī)院檔案管理部門要定期的舉行信息化的學(xué)習(xí)，并積極組織相應(yīng)的知識競賽，通過對工作人員業(yè)務(wù)能力的提升，更好地提高企業(yè)科研檔案管理的規(guī)范性。在進(jìn)行執(zhí)行的過程中，檔案部門也要能夠與其他部門形成合力，以便于進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，避免在出現(xiàn)問題的時候難以進(jìn)行及時解決。特別是領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，促進(jìn)各個部門的檔案交流管理，

（三）“C”階段

這一階段主要是對執(zhí)行任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌化的檢查，這能夠很大程度上保證工作執(zhí)行的效率。但是需要醫(yī)院進(jìn)行全面的監(jiān)管。一方面，企業(yè)要能夠健全責(zé)任管理機(jī)制，不僅要采用隨機(jī)檢查的方式，更要能夠采取日常監(jiān)督為主的模式，以便于整體監(jiān)督工作能夠起到相應(yīng)的作用。另一方面，要深化監(jiān)督工作的公正透明性，展開全過程監(jiān)督，比對各種數(shù)據(jù)的記錄狀況，以便于真實(shí)反映醫(yī)院科技檔案的記錄情況。特別是要能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并根據(jù)實(shí)際情況及時的進(jìn)行整改，將責(zé)任分配到每一個具體的個人，在發(fā)生問題的時候進(jìn)行及時的溯源，以便于保證整體科研檔案工作的規(guī)范性。

（四）“A”階段

作為這項(xiàng)工作最后的內(nèi)容，對整體工作狀況進(jìn)行總結(jié)和討論，對于醫(yī)院檔案工作的深入開展，具有非常重要的意義。一方面，相關(guān)工作人員要能夠?qū)⑵渲邪l(fā)現(xiàn)的問題及整改的方案及時的上報給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行抉擇。這不但有利于領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的決策，更能夠符合醫(yī)院的實(shí)際狀況，再制定下階段的管理目標(biāo)是更具有針對性和實(shí)效性[3]。另一方面，這種逐級上報的反饋體系，能夠在工作規(guī)劃階段就排除其中不合理的問題，以便于增強(qiáng)整體計劃的可實(shí)施性，醫(yī)院科研檔案的管理水平自然也就能夠得到大幅度的提升。在這個過程中，必須要能夠注重循環(huán)工作的體系，幫助工作人員明白檔案管理工作最重要的內(nèi)容，最大限度的提高醫(yī)院工作的效率和質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院科技檔案管理上應(yīng)用PDCA循環(huán)管理模式，對于醫(yī)院科研檔案的管理具有非常重要的意義，不但能夠及時的糾正其中存在的問題，而且可以為下階段的決策提供有力的支撐，對于醫(yī)院工作的正常開展，具有非常重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳懋.PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用淺析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：125.

[2]周納新.PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的運(yùn)用[J].管理觀察，2017（23）：159–160.