高?！皩Ｉ尽睓n案轉(zhuǎn)遞規(guī)范探討

陳洪誠

【摘要】高校“專升本”檔案是“專升本”招生的重要憑證。隨著“專升本”招生政策的深入實施，“專升本”檔案的重要性愈加凸顯。本文對“專升本”檔案重要性和轉(zhuǎn)遞過程中存在的問題進(jìn)行分析，針對建章立制、把好出口質(zhì)量關(guān)、把好轉(zhuǎn)遞安全關(guān)、把好入口質(zhì)量關(guān)和加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)提出些許建議，以規(guī)范“專升本”檔案轉(zhuǎn)遞工作。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案;轉(zhuǎn)遞;規(guī)范

“專升本”是指本科院校從高職高專院校選拔招收優(yōu)秀高職高專畢業(yè)生進(jìn)入本科專業(yè)繼續(xù)學(xué)習(xí)的政策。在“專升本”招生過程中形成的檔案材料稱為“專升本”檔案，包括以下材料：“專升本”學(xué)生高職高專階段的檔案材料、“專升本”學(xué)生系列推薦材料（高職高專階段課程成績材料、學(xué)生總成績排名材料、英語計算機(jī)等級證書、獲獎證書、高職高專畢業(yè)證等），以及本科院校審批意見材料、錄取通知書等。

一、“專升本”檔案的重要性

（一）是審查“專升本”資格的重要憑證。本科院校在“專升本”招生過程中，需要按照條件對每一個學(xué)生紙質(zhì)推薦材料逐一審查。這些紙質(zhì)材料成為本科院校辨別真?zhèn)?、決定學(xué)生“升本”資格的唯一依據(jù)。審查結(jié)束后，紙質(zhì)推薦材料歸入“專升本”學(xué)生個人檔案管理。

（二）是資助認(rèn)定的重要參考。近年來，一些本科院校把教育扶貧納入“專升本”招生，在落實資助政策、評定資助等次時，除了對學(xué)生申請材料進(jìn)行認(rèn)真審查外，還要參考其高職高專階段貧困證明類材料，包括家庭基本材料、貧困識別材料、申請貧困資助材料、審批材料。

（三）是認(rèn)定課程免修的重要依據(jù)。“專升本”學(xué)生進(jìn)入本科院校學(xué)習(xí)后，必須了解每學(xué)期所開設(shè)的課程名稱和內(nèi)容，對已經(jīng)學(xué)過的相同相近課程或內(nèi)容，可以申請免修?！皩Ｉ尽睂W(xué)生申請免修時，需要從個人檔案中復(fù)制課程成績材料提供給教務(wù)管理人員。經(jīng)學(xué)校審批免修的材料，要?dú)w入學(xué)生個人檔案保存。

（四）為本科院校因材施教提供參考?！皩Ｉ尽睂W(xué)生檔案可判斷學(xué)生發(fā)展方向，看是否有潛力可挖，為制定因材施教、建立培養(yǎng)方向、選拔學(xué)生黨員和干部提供依據(jù)。如院系黨支部調(diào)閱“專升本”檔案，掌握學(xué)生思想政治表現(xiàn)，制定發(fā)展學(xué)生黨員計劃;專業(yè)教師根據(jù)學(xué)生成績材料，制定教學(xué)計劃。

二、“專升本”檔案轉(zhuǎn)遞失范問題

（一）收集不齊全?！皩Ｉ尽睓n案散存于教務(wù)、學(xué)工、黨團(tuán)組織、院系等單位。學(xué)生檔案意識薄弱，沒有及時收集保存，容易出現(xiàn)部分有價值材料丟失的現(xiàn)象。收集人員對學(xué)生檔案材料形成規(guī)律不甚了解，往往收集不全，導(dǎo)致部分“專升本”檔案材料缺乏系統(tǒng)完整性，影響到本科階段建檔。

（二）整理欠專業(yè)。整理人員缺少檔案基本常識，缺少來自學(xué)校檔案館（室）專業(yè)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對材料沒有很好鑒別、分類、排列、編頁，缺少袋內(nèi)和袋外材料目錄。檔案裝袋隨意性大，沒有統(tǒng)一使用檔案專用袋，各種不規(guī)范問題不一而足。雖屬極少數(shù)現(xiàn)象，卻有失檔案的嚴(yán)肅性。

（三）轉(zhuǎn)遞時間不統(tǒng)一。7月份，各高職高專院校陸續(xù)收到本科院校錄取通知后，就應(yīng)著手“專升本”檔案收集整理和轉(zhuǎn)遞工作。實際工作中發(fā)現(xiàn)，部分高職高專院校并沒有完全按照統(tǒng)一時間轉(zhuǎn)遞：有的學(xué)校8月轉(zhuǎn)遞，有的學(xué)校9月學(xué)生入學(xué)后轉(zhuǎn)遞，有的學(xué)校學(xué)生入學(xué)一年后經(jīng)提醒才轉(zhuǎn)遞。給接收人員增加了工作量。

（四）轉(zhuǎn)遞前缺少對接。據(jù)對近萬份“專升本”檔案統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，從轉(zhuǎn)遞部門看，教務(wù)部門轉(zhuǎn)遞占41.38%，院系轉(zhuǎn)遞占21.66%，學(xué)工部門轉(zhuǎn)遞占20.24%，其他轉(zhuǎn)遞占16.72%。從接收部門看，教務(wù)部門接收占40.21%，院系轉(zhuǎn)接收占29.12%，學(xué)工部門接收占25.20%，學(xué)校機(jī)要部門接收占5.47%。兩校沒有對接好，容易導(dǎo)致檔案在轉(zhuǎn)遞過程中丟失的問題發(fā)生。

（五）轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范。隨著諸多快遞企業(yè)的產(chǎn)生，很多高職高專院校把“專升本”檔案交由這些企業(yè)來轉(zhuǎn)遞。有個別高職高專院校檔案安全意識差，為圖省事，將檔案交由學(xué)生入學(xué)時順便帶來，這種情況容易導(dǎo)致檔案被私拆、涂改或偽造等問題發(fā)生。

三、“專升本”檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范對策

（一）建章立制。鄧小平同志曾指出，制度問題更帶有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長期性?！皩Ｉ尽睓n案轉(zhuǎn)遞過程涉及多個單位、人員、環(huán)節(jié)，程序繁雜，內(nèi)容瑣碎，占用大量人力，具有時間集中、工作量大、時限性強(qiáng)等特點(diǎn)，為確保“專升本”檔案完整、真實、安全，應(yīng)該制定相應(yīng)制度。一是建立“專升本”檔案收集、整理、轉(zhuǎn)遞方面的制度，提升學(xué)生檔案整理的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，促進(jìn)轉(zhuǎn)遞工作及時、準(zhǔn)確、安全。二是建立獎懲機(jī)制，把“專升本”檔案工作納入績效，使“專升本”檔案由軟指標(biāo)變成硬任務(wù)。對表現(xiàn)好的單位個人進(jìn)行表彰，與職務(wù)晉升、評優(yōu)評先掛鉤，發(fā)揮激勵政策的杠桿作用。對工作不力、出現(xiàn)問題的單位個人，通報批評和經(jīng)濟(jì)懲罰。

（二）把好出口質(zhì)量關(guān)?！皩Ｉ尽睓n案的整理是一項業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，需要負(fù)責(zé)此項工作人員具有檔案專業(yè)知識。各高職高專院校應(yīng)該吸收檔案部門人員參與，發(fā)揮指導(dǎo)作用?！皩Ｉ尽睓n案整理人員要了解、熟悉學(xué)生檔案形成單位和過程，在檔案專業(yè)人員協(xié)助下，把學(xué)生材料收集齊全，按照檔案整理要求，對每一份材料的價值進(jìn)行鑒別，對學(xué)生提供的材料進(jìn)行真?zhèn)握鐒e，分類，編頁編目，并裝入正規(guī)的檔案袋。裝袋前，認(rèn)真檢查，防止漏裝、裝錯問題發(fā)生，保持材料的真實性、完整性、系統(tǒng)性和排列有序。裝袋后，粘貼詳細(xì)的材料目錄，并在密封口處加蓋院校印章?！皩Ｉ尽睓n案材料整理是一項繁瑣工作。相關(guān)人員要本著對學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，從源頭把好質(zhì)量關(guān)，避免各種問題出現(xiàn)。

（三）把好轉(zhuǎn)遞安全關(guān)?！皩Ｉ尽睓n案關(guān)乎每一個“專升本”學(xué)生的切身利益。高職高專院校要貫徹以人民為中心的工作理念，確保每一份“專升本”檔案轉(zhuǎn)遞安全。因此，高職高專院校在轉(zhuǎn)遞前，要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。要主動與本科院校對接，掌握接收人員的詳細(xì)信息。為安全起見，“專升本”檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)該參照干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度執(zhí)行，通過機(jī)要途徑轉(zhuǎn)遞，不能貪圖方便交由快遞企業(yè)或者允許學(xué)生自帶，特殊情況下可由院校專人專送。也可由接收單位專人專取。取檔人必須出具介紹信、調(diào)檔函、身份證等有效證明。轉(zhuǎn)遞通知單和回執(zhí)要填寫清楚，確保檔案安全送達(dá)。保持通信暢通，適時掌握轉(zhuǎn)遞動態(tài)。

（四）把好入口質(zhì)量關(guān)。本科院校要指定專人負(fù)責(zé)“專升本”檔案的接收工作。接收檔案后，要做好記錄，按照隨附的通知單進(jìn)行檔案目錄和檔案材料的檢查，填寫回執(zhí)單。如果發(fā)現(xiàn)通知單上的材料數(shù)目和類目與實際檔案資料不符，要將情況進(jìn)行反映并將檔案退回高職高專院校。“專升本”檔案是學(xué)生“升本”的唯一憑證，關(guān)系“專升本”招生政策的公平公正。要成立檔案審查工作小組，檢查高職高專院校提供的“專升本”檔案材料是否完整，防止重要材料的缺失;辨別這些材料的真?zhèn)?，確保材料的可靠性。嚴(yán)格按照“升本”條件，對學(xué)生“升本”資格材料進(jìn)行審查，防范不符合條件的學(xué)生“渾水摸魚”。

（五）加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)?！皩Ｉ尽睓n案轉(zhuǎn)遞考量著兩所學(xué)校之間的協(xié)調(diào)能力。兩校應(yīng)該從全局視角充分認(rèn)識做好“專升本”檔案工作的重要意義，自覺把“專升本”檔案納入學(xué)校檔案整體工作，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，及時研究解決“專升本”檔案出現(xiàn)的問題。創(chuàng)新是引領(lǐng)檔案工作的靈魂和主線。近年來，一些院校貫徹創(chuàng)新理念，主動探索創(chuàng)新“專升本”檔案管理舉措，形成一些好的經(jīng)驗做法。因此，有必要建立交流機(jī)制，共同探討新形勢下加強(qiáng)和改進(jìn)“專升本”檔案轉(zhuǎn)遞工作的新舉措。

“專升本”檔案作為學(xué)生檔案的新領(lǐng)域，需要從檔案工作“三個體系建設(shè)”高度，加強(qiáng)理論探討和實踐探索，深化對其規(guī)律的認(rèn)識，為“專升本”政策的深入實施提供可靠支撐。

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