加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化管理的有效策略

周佟

摘 要：現(xiàn)階段，時(shí)代發(fā)展速度日益加快，在此形勢下，對檔案工作提出了更高的要求，把檔案規(guī)范化管理做好便是一項(xiàng)重要要求。但是，在開展檔案管理過程中，因?yàn)槿狈ν晟频墓芾碇贫?、管理者素質(zhì)能力不高等問題，導(dǎo)致檔案管理雜亂無序，很難使檔案管理的規(guī)范性得到保證，檔案丟失、失真等現(xiàn)象十分常見，不能使實(shí)際檔案管理工作的需要得到滿足。所以，運(yùn)用有效管理手段，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理水平有效提高的意義極為重大。對此，本文主要對加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化管理的有效策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作;規(guī)范化管理;必要性

在諸多行業(yè)中檔案管理工作占據(jù)著極為重要的位置。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能和當(dāng)前的管理工作相適應(yīng)，因此科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作方式必須和時(shí)代發(fā)展保持同步，以那些優(yōu)秀的檔案管理部門的工作方式為參考，彌補(bǔ)不足，在積極創(chuàng)新中和檔案管理工作的新形勢相適應(yīng)，促進(jìn)檔案管理效果提高，唯有如此，才可以有效促進(jìn)企業(yè)或公司的管理水平提高。將檔案管理工作做好，除了有利于企業(yè)或單位管理水平提高之外，同時(shí)檔案管理工作的自身價(jià)值也能順利實(shí)現(xiàn)，優(yōu)秀的檔案管理方式可以有效指導(dǎo)檔案管理部門更好地開展工作，采用科學(xué)合理的檔案管理工作方式也讓諸多檔案管理工作的責(zé)任感得到了增強(qiáng)，促進(jìn)了我國經(jīng)濟(jì)良好發(fā)展。

1 加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化管理的必要性

企業(yè)或單位在運(yùn)行中通常會形成諸多信息資源，這些資源可以帶給企業(yè)或單位良好的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，這就需要對和其相協(xié)調(diào)的檔案管理資源進(jìn)行開發(fā)，為之后的工作提供有效指導(dǎo)和參考。從本質(zhì)上而言，在企業(yè)或單位中檔案信息占據(jù)著極為重要的位置，所以需要對其引起高度重視，加強(qiáng)檔案資源在單位或企業(yè)中的特殊性運(yùn)用，有效均衡利益，尤其是檔案資源的信息化管理?，F(xiàn)階段，我們已處于信息知識時(shí)代，在此形勢下，運(yùn)用信息資源對工作效率的顯著提高極為有利，同時(shí)也使工作方法得到了創(chuàng)新，而正處于運(yùn)行階段的單位或企業(yè)，更需要和時(shí)代發(fā)展保持同步，積極調(diào)整和優(yōu)化，促進(jìn)基礎(chǔ)運(yùn)行保障增強(qiáng)。運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，才可以使單位或企業(yè)的實(shí)際需求得到滿足，還能將工作效率提高，精確化把控管理重點(diǎn)，充分挖掘檔案管理的創(chuàng)新信息，同時(shí)提高其效能[1]。

2 加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化管理的有效策略

2.1 加大重視程度

在任何一個(gè)企業(yè)或單位中，檔案管理工作均發(fā)揮著極為重要的作用。檔案對企業(yè)或單位的發(fā)展歷史和發(fā)展問題予以了記錄，參考檔案中的工作經(jīng)驗(yàn)，可以促進(jìn)現(xiàn)階段工作效率提升;從檔案中獲得知識，可以整合新舊知識。企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)，必須對檔案管理工作的重要性有更加充分的認(rèn)識，同時(shí)積極宣傳，加深基層員工對檔案管理工作必要性的認(rèn)識[2]。企業(yè)或單位管理人員應(yīng)加大對檔案管理工作的資金投入力度，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)對檔案管理工作人員的生活狀況予以改善，注重檔案管理工作人員的自我發(fā)展。為了將檔案管理工作質(zhì)量顯著提高，管理者應(yīng)在固定的時(shí)間開展檔案教育，同時(shí)優(yōu)化配置檔案管理部門的相關(guān)人員，建立完善的管理體系，考核檔案管理部門工作人員的工作績效。

2.2 建立健全檔案管理制度

首先，企業(yè)或單位需要和自身發(fā)展實(shí)際情況相結(jié)合，建立健全檔案管理制度，從而將一套規(guī)范的檔案管理流程形成，科學(xué)整理、收集、利用和存儲的檔案，有效約束檔案管理工作人員的日常工作行為，從而使人為因素帶給檔案管理工作的不良影響減少。其次，企業(yè)或單位要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新和完善檔案管理制度，保證檔案管理制度的內(nèi)容和形式的先進(jìn)性，從而促進(jìn)檔案管理規(guī)范化程度提高。再次，企業(yè)或單位要建立健全監(jiān)督制度，監(jiān)督檔案管理人員日常工作中的不規(guī)范行為，有效提高檔案管理工作水平。最后，企業(yè)或單位應(yīng)和時(shí)代發(fā)展保持同步，加大先進(jìn)檔案管理方式的引進(jìn)力度，保證檔案管理工作可以和社會發(fā)展的需求相適應(yīng)，為企業(yè)的良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 制定規(guī)范化檔案管理流程

要想確保檔案管理工作更加規(guī)范，就要對檔案管理流程予以嚴(yán)格規(guī)范，充分了解檔案管理具體細(xì)節(jié)，與單位或企業(yè)實(shí)際需求、聘用制度、用人制度等情況相結(jié)合進(jìn)行全方面考慮，對檔案資料的整理、收集、歸檔等環(huán)節(jié)的工作手續(xù)進(jìn)行精心設(shè)計(jì)，構(gòu)建全方位的企業(yè)或單位檔案利用和保管明細(xì)。新時(shí)期，要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，首先必須建立健全的檔案管理流程，只有立足于健全的檔案管理流程，才可以根據(jù)相關(guān)細(xì)節(jié)對員工的行為作出嚴(yán)格要求，讓其積極主動遵守檔案管理和利用細(xì)則，在利用檔案資料過程中嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定對檔案資料進(jìn)行調(diào)閱、查找和歸還，進(jìn)而使檔案信息安全得到保證，防止丟失、損毀檔案資料的現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，企業(yè)或單位檔案管理工作者要不斷促進(jìn)自身職業(yè)素養(yǎng)提高，主動和單位提出的檔案規(guī)?；贫绒D(zhuǎn)變相配合，積極投入到單位檔案規(guī)?；ㄔO(shè)之中，為單位檔案工作規(guī)范化模式建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理者和單位一同進(jìn)步。

2.4 進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理信息化工作

現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度不斷加快，在各行各業(yè)中信息化技術(shù)的應(yīng)用極為廣泛[3]。檔案管理工作同樣如此，在檔案管理中采用信息化管理手段，可以促進(jìn)檔案管理水平和管理效率顯著提升。所以，在檔案管理中要積極運(yùn)用檔案管理軟件，把和本單位相適應(yīng)的管理方式找到，以確保檔案管理更加高效。采用信息化手段管理檔案，既要加大信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，落實(shí)數(shù)字化管理體系，構(gòu)建館藏檔案數(shù)據(jù)庫，立足于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系，采用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段管理檔案，同時(shí)，為了讓檔案管理之間可以更加便捷地展開信息交流，應(yīng)共享信息資源，促進(jìn)新時(shí)期檔案管理信息化進(jìn)程加快。

2.5 重視培養(yǎng)和提高檔案管理人員的專業(yè)水平

為了順利實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案工作規(guī)范化管理，檔案管理者必須增強(qiáng)自身專業(yè)素質(zhì)，將自身應(yīng)承擔(dān)的管理職責(zé)承擔(dān)起來，如此就對相關(guān)人員的專業(yè)水平和能力素質(zhì)提出了較高的要求，如此才可以順利完成任務(wù)[4]。要促進(jìn)相關(guān)人員專業(yè)水平和素養(yǎng)提高，可以從下述幾點(diǎn)著手：首先，對傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)工作產(chǎn)生性的看法，嚴(yán)格考察和把關(guān)人員聘用資質(zhì)，以確保所招聘人員的素質(zhì)可以和現(xiàn)階段檔案管理工作的需要相符;相關(guān)素質(zhì)主要包括是否充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性、對當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理模式是否了解和有充分把握、相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)是否豐富、有沒有接受過相關(guān)培訓(xùn)等。其次，對相關(guān)從業(yè)人員培訓(xùn)教育工作引起重視，在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，顯著改變了檔案管理工作的方法與模式，只有對從業(yè)人員的教育培訓(xùn)引起高度重視，才能第一時(shí)間把先進(jìn)的檔案管理方法與技術(shù)了解和掌握到，始終和時(shí)代發(fā)展保持同步，促進(jìn)檔案管理工作水平提高，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理。

3 結(jié)語

總而言之，在社會發(fā)展中檔案的管理工作發(fā)揮著極為重要的作用，其可以有效提高管理部門的自身水平，更加規(guī)范管理和利用檔案，同時(shí)，還可以不斷提高檔案工作人員的自身價(jià)值，從而為社會發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這就需要在檔案管理中，把握好機(jī)遇，防止不良因素帶來的不利影響，同時(shí)還需要將我國社會制度的管理作用充分發(fā)揮出來，確保檔案管理工作更加法制化、科學(xué)化和規(guī)范化，創(chuàng)新檔案管理工作，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[3]張桂英.如何推行檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：143.

[4]周秀成.檔案工作規(guī)范化管理及其社會科學(xué)發(fā)展[J].城建檔案，2016（12）：98-99.