淺淡內(nèi)部控制之合同管理的制定

梁潔妮

摘要：根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》等有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定合理的內(nèi)部控制之合同管理制度，有利于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，提高防范風(fēng)險(xiǎn)能力和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。本文從內(nèi)部控制的角度，對(duì)制定企業(yè)合同管理制度的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施等內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單闡述。

關(guān)鍵詞：合同管理 ?內(nèi)控體系 ?風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

一、概述

合同是指企業(yè)為開(kāi)展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與其他單位或個(gè)人協(xié)商一致訂立的約定相關(guān)權(quán)利義務(wù)的意向書(shū)、合同、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議以及其他設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的法律文件。

企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除金額較小、即時(shí)結(jié)清且取得支付憑證的經(jīng)濟(jì)行為外，均應(yīng)訂立書(shū)面合同。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，合同是連接各個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體、處理經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要法律依據(jù)和經(jīng)濟(jì)紐帶，同時(shí)也是產(chǎn)生糾紛的根源。企業(yè)每年都有大批合同簽訂、履行、變更、解除或終止。企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級(jí)安排，建立完善適合的企業(yè)合同管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，以保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行。

二、合同管理的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

其一，未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害;其二，合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損;其三，合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害企業(yè)信譽(yù)和形象。

三、合同各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施主要內(nèi)容

合同管理的環(huán)節(jié)：合同前期調(diào)查-合同談判-擬定合同-合同審批-合同簽訂-合同履行-合同結(jié)算-合同保管。我們需要對(duì)合同簽訂、履行的各個(gè)環(huán)節(jié)制定適宜的內(nèi)控制度，應(yīng)對(duì)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，保障合同履行，達(dá)到管理合同的目的。

（一）合同前期調(diào)查的控制

其一，合同承辦部門(mén)對(duì)合同方的主體資格和資信進(jìn)行調(diào)查和了解，并審核其所提供資料的真實(shí)性與合法性及有效性，并留存相關(guān)證明材料，材料應(yīng)當(dāng)加蓋其單位印章。

其二，審查合同相對(duì)方經(jīng)辦人員所出具的法定代表人（或負(fù)責(zé)人）身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、代理人身份證明等材料的真實(shí)性與合法性。

其三，合同承辦科室合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人聯(lián)絡(luò)，明確合同訂立的范圍、條件、價(jià)格，收集供應(yīng)商信息及佐證材料。

（二）合同談判的控制

其一，合同承辦部門(mén)初步確定合同對(duì)象后，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)依照授權(quán)與對(duì)方進(jìn)行合同談判。合同談判應(yīng)當(dāng)遵循自愿、平等、公平原則，磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。

其二，進(jìn)行合同談判，合同承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款的關(guān)鍵細(xì)節(jié)，包括但不限于合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)格的確定方式與支付方式、履約期限和方式，違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。

其三，對(duì)于重大合同、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)組織企業(yè)法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可外聘相關(guān)專(zhuān)家參與相關(guān)工作。

其四，參與合同談判人數(shù)不得少于2人。談判人員應(yīng)當(dāng)對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和談判雙方的主要意見(jiàn)進(jìn)行詳細(xì)記錄并妥善保存。

其五，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同談判的保密工作，嚴(yán)格追究責(zé)任。不得隨意泄露合同談判的關(guān)鍵內(nèi)容與信息，避免企業(yè)利益受損，甚至危害國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全。

其六，企業(yè)根據(jù)需要設(shè)立法律部門(mén)或臨時(shí)聘用法律顧問(wèn)，根據(jù)具體情況由法律顧問(wèn)參與企業(yè)重大合同的談判、起草、審查、修改、簽訂工作，對(duì)企業(yè)重大合同提供法律咨詢(xún)、修改意見(jiàn)或建議。

（三）合同擬定的控制

其一，根據(jù)談判結(jié)果擬定合同，必須遵守法律、法規(guī)。任何單位及個(gè)人不得利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)，擾亂社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序，損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和企業(yè)利益。

其二，合同內(nèi)容一般包括以下條款：當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所;標(biāo)的;數(shù)量;質(zhì)量;價(jià)款或者報(bào)酬;履行期限、地點(diǎn)或方式;違約責(zé)任;解決爭(zhēng)議的方式。根據(jù)不同業(yè)務(wù)合同明確不同合同要點(diǎn)。如租賃類(lèi)合同應(yīng)當(dāng)明確約定租賃物的狀態(tài)，包括但不限于租賃物所在位置、數(shù)量、面積、質(zhì)量、權(quán)屬等;工程類(lèi)合同應(yīng)當(dāng)明確約定工程項(xiàng)目名稱(chēng)、工程地點(diǎn)、承包范圍、承包方式、工期。

其三，重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當(dāng)由法律部門(mén)參與起草。國(guó)家或行業(yè)有合同示范文本的，可以?xún)?yōu)先選用，但對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。

（四）合同審批的控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。相關(guān)部門(mén)提出不同意見(jiàn)的，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待，并準(zhǔn)確無(wú)誤地加以記錄;必要時(shí)應(yīng)對(duì)合同條款作出修改，并列明修改過(guò)程，直至合同通過(guò)審核。

（五）合同簽訂的控制

其一，簽訂合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式;其二，簽訂合同應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容合法可行，主要條款齊備，權(quán)利義務(wù)明確，責(zé)任清晰，文字表達(dá)準(zhǔn)確;其三，簽訂合同應(yīng)當(dāng)由法定代表人或其授權(quán)代理人進(jìn)行。授權(quán)代理人須持有企業(yè)法定代表人簽名并加蓋公司印章，具有明確期限和權(quán)限范圍的法人授權(quán)證明書(shū)。授權(quán)代理人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得越權(quán)簽訂;其四，合同經(jīng)辦人持對(duì)方當(dāng)事人簽署完整的合同原件到合同歸口管理部門(mén)辦理合同蓋章登記事宜。合同歸口管理部門(mén)需對(duì)合同審批手續(xù)進(jìn)行核驗(yàn)后方可蓋章，并編寫(xiě)合同編號(hào)，登記合同管理臺(tái)賬。合同多于一頁(yè)的，還需加蓋騎縫章。

（六）合同履行的控制

1.合同跟蹤。合同經(jīng)辦人要隨時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)生異常情況要隨時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。發(fā)生違約可能或違約行為時(shí)，要及時(shí)采取有效措施使其對(duì)企業(yè)的不利影響降至最低。

2.合同變更。發(fā)生合同變更事項(xiàng)時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)提出解決方案，需要簽訂補(bǔ)充協(xié)議的，需按照新合同簽訂的控制程序執(zhí)行。變更、解除合同的手續(xù)，經(jīng)上報(bào)主管部門(mén)批準(zhǔn)的合同，在達(dá)成變更、解除協(xié)議前，應(yīng)報(bào)原機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證的合同，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，必須報(bào)公證機(jī)關(guān)重新公證，才具有法律效力。

3.合同糾紛處理。合同糾紛由合同歸口管理部門(mén)牽頭組織合同承辦科室及相關(guān)部門(mén)處理，根據(jù)具體情況請(qǐng)法律顧問(wèn)參加糾紛處理;采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式處理所涉訴訟和非訴訟法律事務(wù)。

4.合同結(jié)算。合同結(jié)算相關(guān)手續(xù)由合同承辦部門(mén)按照企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)算流程進(jìn)行辦理。財(cái)務(wù)管理部支付合同價(jià)款，應(yīng)當(dāng)履行審查職能，嚴(yán)格按照合同約定，準(zhǔn)確無(wú)誤支付款項(xiàng)。如合同有變更或補(bǔ)充協(xié)議，財(cái)務(wù)管理部根據(jù)補(bǔ)充協(xié)議辦理結(jié)算手續(xù)。

（七）合同保管的控制

建立企業(yè)合同的歸口管理部門(mén)，指定專(zhuān)門(mén)部門(mén)、專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)合同管理。有條件的還可以指定第三方法律部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理。合同的保管分合同的歸檔及合同的借閱管理。

1.合同的歸檔。其一，合同簽訂后，合同經(jīng)辦人應(yīng)向合同歸口管理部門(mén)移交合同原件、相關(guān)附件原件、及審批程序原件及掃描件等，由合同歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)日常管理;其二，合同歸口管理部門(mén)每年將上一年度全部合同原件及其相關(guān)附件等，按合同號(hào)順序整理裝訂成冊(cè)，歸檔管理;其三，合同歸口管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)已備案合同的管理，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)，合同備案臺(tái)賬需詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，實(shí)行對(duì)合同的全過(guò)程管理;其四，各科室合同管理員按照建立本科室合同臺(tái)帳，對(duì)合同情況進(jìn)行詳細(xì)登記，臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括合同序號(hào)、合同內(nèi)容、對(duì)方單位名稱(chēng)、標(biāo)的額、合同期限、合同金額、收付款情況等，保管合同及相關(guān)資料。

2.合同的借閱。各科室需要查閱當(dāng)年簽訂的合同，可向合同歸口管理部門(mén)借閱。合同歸口管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立借閱臺(tái)賬，并及時(shí)催收借出的合同，防止合同丟失或者信息泄露。以前年度的合同借閱按照公司檔案借閱程序辦理。

四、合同管理執(zhí)行的監(jiān)督

確定合同歸口管理部門(mén)，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，對(duì)合同管理過(guò)程實(shí)施監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)和問(wèn)題，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境是一種契約經(jīng)濟(jì)，合同已成為對(duì)外交易的主要手段。合同管理也是內(nèi)部控制體系的一部份，做好合同管理，保障企業(yè)合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]李靜，淺析內(nèi)部控制之合同管理，中國(guó)經(jīng)貿(mào).2011第22期.

作者單位：廣西嘉誠(chéng)達(dá)會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司