探討總公司管理費(fèi)用預(yù)算管理問題

楊家鋼 李金瑩

摘要：本文以管理費(fèi)用預(yù)算管理為研究方向，結(jié)合總公司的實際情況，從管理費(fèi)用預(yù)算編制、管理費(fèi)用執(zhí)行和管理費(fèi)用分析三個角度，介紹總公司管理費(fèi)用預(yù)算管理的現(xiàn)狀，在分析現(xiàn)狀時發(fā)現(xiàn)了其中還有待完善的方面。在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用預(yù)算管理的基本原理和方法，分別提出了改進(jìn)意見，以希望可以完善總公司管理費(fèi)用的管理體系。

關(guān)鍵詞：管理費(fèi)用 預(yù)算管理 控制

一、前言

公司管理費(fèi)用是行政管理部門在組織企業(yè)經(jīng)營活動的過程中發(fā)生的所有費(fèi)用。它包含廣義工資、維修費(fèi)、辦公費(fèi)、董事會費(fèi)、顧問費(fèi)、訴訟費(fèi)、環(huán)境保護(hù)費(fèi)、交際應(yīng)酬費(fèi)、國內(nèi)外差旅費(fèi)、租賃費(fèi)還有折舊與攤銷、稅金、安全生產(chǎn)費(fèi)等。管理費(fèi)用涉及公司生產(chǎn)經(jīng)營的不同環(huán)節(jié)，靈活多樣、內(nèi)容廣泛、體系龐雜，管理費(fèi)用預(yù)算可通過編制、執(zhí)行、控制、調(diào)整以及分析預(yù)算等過程來實現(xiàn)對企業(yè)資源的最優(yōu)配置，因此加強(qiáng)管理費(fèi)用的預(yù)算管理不僅是生產(chǎn)經(jīng)營所需，更是實現(xiàn)經(jīng)營管理可視化的必須手段。[1]

本文運(yùn)用預(yù)算管理的方法，結(jié)合總公司管理費(fèi)用預(yù)算編制和分析的現(xiàn)狀，針對現(xiàn)狀中有待完善的部分，提出完善措施和意見，以期能夠完善公司管理費(fèi)用的管理體系。

二、總公司管理費(fèi)用預(yù)算管理現(xiàn)狀

總公司管理費(fèi)用預(yù)算管理大致可以從管理費(fèi)用預(yù)算編制流程、管理費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行以及管理費(fèi)用預(yù)實分析這三個部分進(jìn)行闡述。

（一）管理費(fèi)用預(yù)算編制流程

總公司管理費(fèi)用預(yù)算編制一般都是按照“自上而下、自下而上、上下結(jié)合、分級編制、逐級匯總”的程序進(jìn)行。每年10月，由財務(wù)部門根據(jù)預(yù)算日程表，按時發(fā)放預(yù)算樣表及上一年度的實算參考給各個部門，然后根據(jù)部門提交的預(yù)算資料，由財務(wù)部門匯總并準(zhǔn)備預(yù)算審議資料。接著由財務(wù)部門主持并召開預(yù)算審議會，按照總部分費(fèi)用逐個進(jìn)行審核。預(yù)算審議會之后，部門按照審議后預(yù)算修改相關(guān)的費(fèi)用，并將修改后的費(fèi)用錄入預(yù)算系統(tǒng)。之后等到生產(chǎn)預(yù)算、簽梯預(yù)算、投資預(yù)算等都完成后編制預(yù)算報表，上報董事會審批。若沒有達(dá)到相關(guān)指標(biāo)則再進(jìn)行費(fèi)用或者其他業(yè)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)的修改，如此循環(huán)。

（二）管理費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行現(xiàn)狀

管理費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行就是按照預(yù)算對管理費(fèi)用的支出進(jìn)行指導(dǎo)和控制，并對支出過程中發(fā)生的偏差加以糾正。管理費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行對于糾正偏差，減少支出，提高利潤以及競爭力都具有極大的作用。總公司預(yù)算執(zhí)行情況主要表現(xiàn)在費(fèi)用報銷與預(yù)算調(diào)整方面。

1.總公司費(fèi)用報銷流程。總公司的管理費(fèi)用報銷流程如圖2.1所示。

（1）員工在費(fèi)用報銷系統(tǒng)中填寫請款單或報銷單，粘貼原始發(fā)票等資料。

（2）部門領(lǐng)導(dǎo)審核提交的請款單或者報銷單并簽字。

（3）當(dāng)超過一定金額時，部門第一負(fù)責(zé)人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對該筆費(fèi)用進(jìn)行審核并簽字。

（4）財務(wù)部門對通過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后的費(fèi)用結(jié)算單進(jìn)行審核，審核工作包括：一是檢査發(fā)票合法性;二是檢査提交的報銷金額是否正確，如果不正確，返回業(yè)務(wù)部門修改相關(guān)信息;三是出納根據(jù)修改后的費(fèi)用結(jié)算單中的審核金額進(jìn)行付款;四是等付款成功后，費(fèi)用會計進(jìn)行賬務(wù)處理。

2.預(yù)算調(diào)整。各部門預(yù)算執(zhí)行期內(nèi)如果出現(xiàn)由于市場環(huán)境、經(jīng)營條件、政策法規(guī)以及自然災(zāi)害等不可抗因素造成的重大變化，或者出現(xiàn)公司戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)、組織模式調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算基礎(chǔ)發(fā)生較大差異情況時，可申請追加預(yù)算或者調(diào)整預(yù)算。申請預(yù)算追加或調(diào)整吋，提交書面申請，即《總部預(yù)算追加申請表》《總部預(yù)算調(diào)整審批表》。寫明申請部門、預(yù)算項目、原預(yù)算金額、調(diào)增（調(diào)減額）以及追加原因，經(jīng)由業(yè)務(wù)部門、歸口管理部門領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理、以及財務(wù)總部總經(jīng)理簽字后即可生效，超過一定金額的需要上報總裁簽字。

（三） 管理費(fèi)用預(yù)實分析

根據(jù)預(yù)算編制以及預(yù)算追加調(diào)整的結(jié)果，財務(wù)部門會同預(yù)算執(zhí)行部門開展預(yù)算執(zhí)行分析，分析差異原因，及時采取應(yīng)對措施?？偣靖鱾€部門的經(jīng)費(fèi)預(yù)實算對比由財務(wù)部門組織編報。每月會給各部門發(fā)放經(jīng)費(fèi)預(yù)實算對比表，業(yè)務(wù)部門根據(jù)月度經(jīng)費(fèi)預(yù)實算對比表，如表2-1所示，對超支的費(fèi)用進(jìn)行解釋。根據(jù)經(jīng)費(fèi)預(yù)實算對比表和超支解釋，匯總為總經(jīng)理會議資料，對費(fèi)用的使用情況進(jìn)行分析。

三、管理費(fèi)用預(yù)算管理面臨的問題

（一）歸口部門不清晰

由上文可知，總公司的管理費(fèi)用報銷流程一般都很規(guī)范。但是往往在預(yù)算追加調(diào)整環(huán)節(jié)的規(guī)章制度就比較籠統(tǒng)。例如一些業(yè)務(wù)部門在追加時無法直觀看到《固定資產(chǎn)審批權(quán)限規(guī)則》，導(dǎo)致對于歸口管理部門劃分不清晰，在預(yù)算追加調(diào)整時，不知道應(yīng)由哪個歸口管理部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。我們知道，總公司固定資產(chǎn)產(chǎn)生的折舊費(fèi)會影響管理費(fèi)用，所以如果要管控要管理費(fèi)用，對于固定資產(chǎn)的投資審批也顯得尤為重要。

（二）事項費(fèi)用缺乏精細(xì)化管理[2]

預(yù)算事項費(fèi)用報銷時，如果沒辦法關(guān)聯(lián)到具體事項。那么就無法直觀的從費(fèi)用報銷情況來跟蹤事項費(fèi)用的發(fā)生情況。費(fèi)用報銷系統(tǒng)會對費(fèi)用進(jìn)行了明細(xì)分類，比如辦公費(fèi)分為：會議費(fèi)、辦公用品、電腦配件、文印費(fèi)、裝訂費(fèi)等。如果將所有費(fèi)用進(jìn)行拆分，辦公費(fèi)也精細(xì)化為日常費(fèi)用和事項費(fèi)用，日常費(fèi)用分為：購文具/辦公用品、話費(fèi)、郵費(fèi)、文印、名片制作、電腦配件等。但是對于事項費(fèi)用就沒有與預(yù)算編制同步，比如辦公費(fèi)的事項費(fèi)用沒有細(xì)分，在外地召開各種會議是對應(yīng)今年預(yù)算編制中的哪個會議等。這樣在實際預(yù)實算對比時，不容易做到費(fèi)用精細(xì)化管理。

（三）預(yù)算追加無法在系統(tǒng)同步

當(dāng)預(yù)算出現(xiàn)超支情況時，現(xiàn)階段的做法是提出書面申請走預(yù)算調(diào)整流程，通過調(diào)整預(yù)算數(shù)據(jù)來達(dá)到繼續(xù)發(fā)生業(yè)務(wù)的目的。預(yù)算調(diào)整后的結(jié)果無法在費(fèi)用報銷系統(tǒng)進(jìn)行及時同步，而是要根據(jù)預(yù)算系統(tǒng)后的調(diào)整結(jié)果，在次月的經(jīng)費(fèi)預(yù)實算對比中才能得到反映。

（四）費(fèi)用預(yù)算監(jiān)控沒有結(jié)合部門事業(yè)計劃

企業(yè)的發(fā)展前景是依據(jù)公司的戰(zhàn)略，而事業(yè)計劃是公司基于戰(zhàn)略層面制定的，預(yù)算的編制也應(yīng)當(dāng)基于公司戰(zhàn)略層面來編制，由此編制的預(yù)算才具有戰(zhàn)略意義，也相應(yīng)的從戰(zhàn)略層面引導(dǎo)著公司的發(fā)展?，F(xiàn)階段公司的管理費(fèi)用分析與部門事業(yè)計劃缺少銜接點，管理費(fèi)用的發(fā)生、分析缺乏一定折射點映射到部門的事業(yè)計劃，而事業(yè)計劃的制定籠統(tǒng)，也缺少明細(xì)可以映射到費(fèi)用的發(fā)生。

四、解決問題的對策

構(gòu)建完善的管理體系要從“事前、事中、事后”著手?！笆虑啊敝傅氖翘崆胺婪叮笃髽I(yè)建立一整套嚴(yán)格的規(guī)章制度，對管理費(fèi)用管理起到指導(dǎo)作用。在“事中”階段，要求員工嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行費(fèi)用支出，并公平、公正、公開地完成?！笆潞蟆笔窃谑潞笠M(jìn)行監(jiān)督，以發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)現(xiàn)狀為目的，要發(fā)現(xiàn)存在的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，并且著力推進(jìn)革新。

（一）明確歸口管理部門

折舊費(fèi)是管理費(fèi)用中一個重要的組成項目，所以明確固定資產(chǎn)折舊費(fèi)預(yù)算追加的歸口管理部門就顯得尤為重要，由于業(yè)務(wù)部門沒有權(quán)限查看《固定資產(chǎn)審批權(quán)限規(guī)則》，那么就需要直接在預(yù)算管理規(guī)則中以附件的形式展示，以方便日常的管理。例如，資產(chǎn)歸口管理部門明細(xì)表如下表4-1所示：

（二）完善管理費(fèi)用預(yù)算編制方法

由于管理費(fèi)用涉及范圍廣泛，開支種類繁多且零散，支出的不確定性因素多，所以管理費(fèi)用的預(yù)算控制應(yīng)當(dāng)遵循以下的一些原則。第一是分級歸口原則，將管理費(fèi)用的預(yù)算編制層層分解至各個部門，各個責(zé)任人，目的是為了讓管理費(fèi)用得到全面控制。第二是要在法律框架內(nèi)結(jié)合企業(yè)的實際情況制定管理費(fèi)用各個項目的開支標(biāo)準(zhǔn)，作為預(yù)算控制的尺度。第三是突出重點，對一些特殊的或者是屬于比較敏感的費(fèi)用應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點控制。第四是注重效用。管理費(fèi)用的發(fā)生是由于相關(guān)的經(jīng)營和業(yè)務(wù)活動引起的，有效的業(yè)務(wù)活動耗費(fèi)資源是必要的，無效的活動耗費(fèi)的資源則是一種浪費(fèi)。因此注重效用原則，能減少不必要的耗用，更有效的控制管理費(fèi)用。

（三）優(yōu)化預(yù)算追加與調(diào)整[3]

預(yù)算調(diào)整是指在保證公司年度預(yù)算總額不變的情況下，調(diào)整不同費(fèi)用之間的預(yù)算額度;預(yù)算追加是指對某一個或者多個費(fèi)用的年度預(yù)算額進(jìn)行追加，會導(dǎo)致年度預(yù)算總額發(fā)生變化。那么當(dāng)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算追加或者調(diào)整時，應(yīng)如同費(fèi)用報銷流程一樣，在費(fèi)用報銷系統(tǒng)中起單，利用費(fèi)用報銷系統(tǒng)中的預(yù)算調(diào)整申請單和預(yù)算追加申請單。具體預(yù)算調(diào)整流程圖4.2如下所示。

（四）結(jié)合部門事業(yè)計劃監(jiān)控費(fèi)用預(yù)算

在預(yù)實對比時，應(yīng)當(dāng)將部門的事項費(fèi)用單獨進(jìn)行預(yù)算監(jiān)控，然后按照預(yù)算監(jiān)控情況，來監(jiān)控事業(yè)計劃的發(fā)展情況。以差旅費(fèi)為例，業(yè)務(wù)部門在費(fèi)用報銷系統(tǒng)上填寫單據(jù)時，詳細(xì)填寫了出差地域、住宿天數(shù)、住宿費(fèi)用、住宿補(bǔ)貼等。那么就可以利用費(fèi)用報銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。首先，可以從費(fèi)用報銷系統(tǒng)導(dǎo)出一個月或者一段期間的差旅費(fèi)情況表;其次可以細(xì)分出科室，分析出該部門出差地區(qū)的集中點，出差時間的長短，出差地區(qū)的差旅費(fèi)情況;接著基于這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。出差的主要原因是因為什么，是為了解決什么工程的技術(shù)問題或者銷售的地域問題;若是因為某個技術(shù)問題經(jīng)常出差，那可以問題進(jìn)行整理，看看是否反應(yīng)給培訓(xùn)中心，進(jìn)行定點培訓(xùn)進(jìn)而從根本上降低費(fèi)用的發(fā)生。

結(jié)合業(yè)務(wù)分析預(yù)算完成情況，這樣深入業(yè)務(wù)的預(yù)算分析模式，可以使業(yè)務(wù)部門通過預(yù)算看出深入業(yè)務(wù)的問題;可以使財務(wù)部門看到預(yù)實算超支的真正原因，為預(yù)算編制和分析提供依據(jù);可以使公司的戰(zhàn)略得到切實可行的落實。

五、結(jié)論

預(yù)算管理體系對于有效整合業(yè)務(wù)流、財務(wù)流和信息流，合理規(guī)劃戰(zhàn)略目標(biāo)、優(yōu)化資源配置、控制日常經(jīng)營活動都起著非常重要的作用。本文主要針對眾多總公司在進(jìn)行管理費(fèi)用的預(yù)算編制、分析中所遇到的問題，提出了對應(yīng)的完善建議。以期使得管理費(fèi)用可以合理、有效的落到實處，并實現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張新玉.信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理應(yīng)用探究[J].財會學(xué)習(xí)，2019（36）：91-92.

[2]王正軍.管理會計環(huán)境下的集團(tuán)企業(yè)全面預(yù)算信息設(shè)計方法分析[J].中國市場，2019（03）：145-146.

[3]黃麗.大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理策略[J].納稅，2020，14（15）：148.

楊家鋼系日立電梯（中國）有限公司分支機(jī)構(gòu)財務(wù)主管，會計師;李金瑩系廣東培正學(xué)院講師 ，會計師