探討機(jī)關(guān)單位檔案收集工作的重要性

陳小婷

摘 要：檔案是機(jī)關(guān)單位收集價(jià)值信息的重要載體，極具保存價(jià)值，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的重要性日益呈現(xiàn)。本文主要對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案收集工作進(jìn)行分析與研討，提出機(jī)關(guān)單位檔案收集工作的重要性，力求相關(guān)人員注重對(duì)檔案的收集，保障工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;檔案收集;檔案管理

引言

檔案，在某種程度上來(lái)講可以說(shuō)歷史的見證，其具有極大的參考作用，檔案不僅能提高計(jì)劃和決策的科學(xué)化，還可以提高機(jī)關(guān)工作效率，在一定情況下能夠遏制官僚主義，因而對(duì)單位檔案收集工作的重要性進(jìn)行探討對(duì)機(jī)關(guān)單位具有具有極大的意義。

一、歸檔文件的收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)的起點(diǎn)

所謂檔案收集工作，即將在各個(gè)機(jī)關(guān)、個(gè)人或遺留在其他地方的檔案以例行的接收制度和專門的征集辦法（按照黨和國(guó)家的規(guī)定），將分散的檔案匯集于各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室或各級(jí)各類檔案館，從而實(shí)現(xiàn)全面的、系統(tǒng)的、集中的管理。

筆者認(rèn)為檔案收集工作的內(nèi)容主要有二個(gè)方面：凡是現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，檔案館具備長(zhǎng)久保存價(jià)值檔案的接收工作;機(jī)關(guān)檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔文件的接收和征集工作。由此可見，檔案收集工作可以看作為整個(gè)檔案工作中最為重要的一環(huán)，做好檔案收集工作有著十分重大的價(jià)值。

檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，更是其他工作環(huán)節(jié)進(jìn)一步開展的重要基礎(chǔ)，倘若沒(méi)有檔案收集工作，那么其他環(huán)節(jié)就不復(fù)存在。而且檔案在進(jìn)行收集時(shí)是否齊全，對(duì)于檔案工作的其他環(huán)節(jié)有著直接影響，特別是有關(guān)于社會(huì)各方面對(duì)檔案的有效利用價(jià)值。而且檔案是歷史的見證，具有極高的科學(xué)性。檔案的憑證作用與參考作用是與生俱來(lái)的，它會(huì)保存與備查各類或者各形式因國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的原始記錄，如文字、圖像、聲音以及其他。因?yàn)槠淇梢赃M(jìn)行傳播、貯存，所以黨、政、軍等各機(jī)關(guān)在展開工作時(shí)，如在進(jìn)行熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、研究案例、處理問(wèn)題的流程，都會(huì)查閱檔案文件，尋找工作的依據(jù)與材料。由此可見，歸檔文件的收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的起點(diǎn)，若是沒(méi)有起點(diǎn)，就無(wú)法產(chǎn)生其他環(huán)節(jié)，會(huì)影響收集的質(zhì)量，從而直接影響接下來(lái)工作的進(jìn)行，如收集的文件缺失，不完整或者收集的文件不符合質(zhì)量要求，這就會(huì)為其它的工作環(huán)節(jié)帶來(lái)不便，更嚴(yán)重的情況下會(huì)導(dǎo)致返工，或是重新開始工作。因此，想要保證文件管理工作能夠順利高效的進(jìn)行，就要將文件整理工作放在首位。這也就要求事業(yè)單位要做好檔案文件的收集工作，不斷完善檔案管理體制，引進(jìn)先進(jìn)的檔案設(shè)施設(shè)備，建立與健全檔案工作制度。其中機(jī)關(guān)單位特別要注意的一點(diǎn)是在進(jìn)行檔案收集工作的時(shí)候，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代下要求被不斷進(jìn)行深化改革的管理工作，所以在進(jìn)行檔案收集工作的時(shí)候，要適當(dāng)?shù)呐c多媒體進(jìn)行結(jié)合，因?yàn)橹挥许槕?yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流才能夠在真正意義上實(shí)現(xiàn)圖、文、聲、像并茂，準(zhǔn)確的還原檔案中原素材的活動(dòng)情況。這樣不但能夠優(yōu)化檔案文件的記憶和再現(xiàn)功能，強(qiáng)化憑證作用與參考作用，還能保障機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作在進(jìn)行時(shí)能夠具有科學(xué)性、科學(xué)性。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位還可以吸收過(guò)去檔案文件在進(jìn)行收集與管理工作中的精華部分，借鑒其研究成果，由此不斷適應(yīng)時(shí)代的變革，順應(yīng)發(fā)展的潮流，努力打造檔案的新局面，提升自身的收集與管理水平，使檔案管理的工作人員有價(jià)值感、歸屬感與歷史責(zé)任感，從而為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

二、檔案收集工作是社會(huì)實(shí)踐的科學(xué)總結(jié)，利用提高機(jī)關(guān)單位工作效率和經(jīng)濟(jì)效益

機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)了解檔案是文件材料轉(zhuǎn)化而得來(lái)，文件收集工作是檔案文件管理的主要樞紐，對(duì)檔案工作存在和發(fā)展起著決定性的作用，決定著檔案的工作規(guī)范以及質(zhì)量高低（其體現(xiàn)在檔案的數(shù)量以及質(zhì)量上），而且收集工作是檔案館、檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一、分級(jí)管理原則的重要措施。這就要求機(jī)關(guān)單位加強(qiáng)對(duì)檔案收集管理制度的完善，因?yàn)闄n案收集管理是事業(yè)單位進(jìn)行高效順利運(yùn)作的重要組成部分，完善的管理制度是保障機(jī)關(guān)單位在激烈復(fù)雜的環(huán)境下屹立不倒的前提，可現(xiàn)如今很多機(jī)關(guān)單位檔案的管理制度并不完善，導(dǎo)致單位的領(lǐng)導(dǎo)和職工人員對(duì)檔案管理并不重視，造成了檔案缺損、檔案儲(chǔ)存不利等狀況。因而完善檔案收集管理制度刻不容緩。而且機(jī)關(guān)單位檔案收集管理是一項(xiàng)具有高規(guī)范性與系統(tǒng)性的管理體系，機(jī)關(guān)單位在制定完備的管理制度時(shí)要堅(jiān)定不移的將其放在首位，所以要做到以下四個(gè)方面：首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重要性加以引導(dǎo)，從而增強(qiáng)群體意識(shí)。具體來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)單位可以通過(guò)開展專題講座、組織學(xué)習(xí)討論組等方式，向員工普及《檔案法》、《檔案條例》等相關(guān)法規(guī)，引導(dǎo)員工充分理解檔案收集工作與單位經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系，提升員工對(duì)檔案收集工作的重視程度。其次，應(yīng)當(dāng)立足于自身的經(jīng)濟(jì)條件和當(dāng)代社會(huì)發(fā)展水平來(lái)制定管理制度。比如建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，保證檔案的正確性以及使用檔案的高效性。再次，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行深度分析，了解檔案管理制度（歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、銷毀制度等），發(fā)現(xiàn)其中的缺陷與不足，從而進(jìn)行優(yōu)化。如安置專業(yè)的檔案收集管理人員，對(duì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行高效合理的借閱規(guī)劃與管理。借閱單位檔案要妥善保管并如期歸還，借閱人員將檔案歸還時(shí)，負(fù)責(zé)人員要檢查檔案上是否有隨意勾劃的痕跡，如有，借閱人員要負(fù)起全責(zé)。最后，注重在進(jìn)行對(duì)檔案收集管理的工作過(guò)程中所產(chǎn)生的實(shí)際需求，將實(shí)際需求與事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)相融合，達(dá)到對(duì)現(xiàn)有制度完善與創(chuàng)新。例如：明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，開展會(huì)議，讓各個(gè)部門科室做好檔案資料的收集整理，保證每個(gè)部門溝通交流，提高檔收集工作的利用率與工作效率。

三、文件收集工作可以優(yōu)化檔案管理方法，是黨和國(guó)家積累歷史文件財(cái)富的手段

文件收集工作可以完善檔案的信息數(shù)字化。自從2012年大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，代表了信息的爆炸。機(jī)關(guān)單位每天產(chǎn)生的檔案數(shù)量過(guò)于龐大，所以文件收集工作可以幫助相關(guān)工作人員樹立起數(shù)字化管理意識(shí)。如向更大的企業(yè)學(xué)習(xí)數(shù)字化管理方法，提高自身的數(shù)字化思維模式。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)單位要摒棄賬目記錄和手工記錄的傳統(tǒng)管理方法，逐步推進(jìn)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)與單位內(nèi)的局域網(wǎng)、單位的系統(tǒng)進(jìn)行整合，打破檔案部門給人“信息孤島”的印象，優(yōu)化檔案管理的現(xiàn)行方法，使信息化深入到機(jī)關(guān)單位檔案管理工作。但需要注意的是，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字信息化的管理工作不容易發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)篡改、泄露等情況，極易造成嚴(yán)重的損失。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集管理工作安全性的重視程度，具體來(lái)說(shuō)，第一，提升檔案存儲(chǔ)設(shè)施的安全性。比如：加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備防火、防潮、防盜的同時(shí)，定期對(duì)設(shè)施內(nèi)存儲(chǔ)的文檔進(jìn)行檢查，確保信息的完整性。第二，提升檔案管理系統(tǒng)的安全性。比如：邀請(qǐng)專業(yè)人員為檔案管理系統(tǒng)安裝安全防護(hù)軟件，確保在后臺(tái)可以查找對(duì)檔案進(jìn)行查找、修改的信息，并且可以定期對(duì)檔案的安全性進(jìn)行檢查，避免因安全漏洞的出現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)單位的工作情況造成不利影響。第三，提升人員交接管理的安全性。比如：在線查閱利用辦公信息、業(yè)務(wù)信息、科研信息等同時(shí)對(duì)各類電子文件資料進(jìn)行在線歸檔與在線移交接收，相關(guān)人員只有在自身權(quán)限內(nèi)對(duì)文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行有限的查詢、錄入，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員查詢檔案信息。其次，檔案的文件收集工作可以加大對(duì)檔案管理工作的宣傳，幫助部分事業(yè)單位的檔案管理者對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行全面的認(rèn)知，重視檔案管理工作。因此機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)要多層次、多角度、多渠道開發(fā)利用檔案資源，從而加大對(duì)檔案管理的宣傳力度。比如層次等級(jí)較高的可以舉辦研討會(huì)，邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外知名檔案管理者講解檔案管理知識(shí)和相關(guān)管理案例;小型的事業(yè)單位可在內(nèi)部公眾號(hào)上發(fā)布檔案文件匯編或大事記材料等，使檔案管理人員了解檔案管理的重要性。最后，文件收集工作可以提高檔案管理的軟硬件配置。在新形勢(shì)下科技成為事業(yè)單位發(fā)展的重要生產(chǎn)力，現(xiàn)如今市面上出現(xiàn)的軟硬件已經(jīng)充滿科技性，先進(jìn)的軟硬件能夠加強(qiáng)檔案室設(shè)施的建設(shè)，幫助事業(yè)單位發(fā)展。由于檔案文件的歸檔時(shí)間常常是以年度為計(jì)數(shù)單位，導(dǎo)致所收集的文檔內(nèi)容量比較大，所以這就要求事業(yè)單位在空間配置上滿足要求，使用設(shè)備也要齊全先進(jìn)，具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位可以通過(guò)合理分配預(yù)算的方式，加大對(duì)檔案管理軟、硬件設(shè)施的資金投入力度，對(duì)技術(shù)性能指標(biāo)不能滿足現(xiàn)階段工作需求的設(shè)施加以替換，同時(shí)，職工人員要定期定點(diǎn)的檢查并更新使用的設(shè)施：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檔案軟件等，確保配置的科學(xué)性。值得注意的是在這個(gè)信息“噴井式”發(fā)展的時(shí)代，信息化收集管理檔案是現(xiàn)代最科學(xué)的收集方法。雖然機(jī)關(guān)單位在每個(gè)階段所產(chǎn)生的信息數(shù)量龐大且數(shù)據(jù)繁雜，但是這些信息卻有極高的使用價(jià)值。在這種狀況下，亟待機(jī)關(guān)單位建立起以電子檔案為主的信息化收集方法，充分滿足電子建檔的相關(guān)要求，比如：設(shè)立檔案收集人員一同管理紙質(zhì)檔案與電子檔案，做好資料的收集與分類工作，定期將檔案信息上傳至檔案共享平臺(tái)。使用PDCA管理模式，相關(guān)部門不定期對(duì)檔案資源進(jìn)行抽查，保證信息的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。由此可見，文件的收集工作可以優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理方法，在一定程度上使機(jī)關(guān)單位更具信息化、科學(xué)化、智能化，在充滿挑戰(zhàn)性的時(shí)代潮流中輕松應(yīng)對(duì)源源不斷的問(wèn)題，更好的適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，不斷的積累財(cái)富。

筆者認(rèn)為從上述內(nèi)容來(lái)講也可得出一個(gè)結(jié)論：檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。這也就要求檔案管理人員將國(guó)家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種門類和載體的檔案統(tǒng)一保存，明令禁止各個(gè)單位分散保存，如若發(fā)現(xiàn)個(gè)人將檔案據(jù)為己有，必須要實(shí)行處罰。只有將檔案收集工作有效的開展，才能保證將檔案集中到各機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息保管基地，減輕壓力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)分級(jí)分專業(yè)的科學(xué)管理。

四、文件收集工作可以加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的培養(yǎng)

現(xiàn)階段，為使機(jī)關(guān)單位的文件收集工作滿足日新月異的時(shí)代需求，單位方面應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的培養(yǎng)。其一，可以加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，在進(jìn)行檔案文件收集工作時(shí)面對(duì)檔案管理存在的一系列問(wèn)題，可以在收集的過(guò)程中加強(qiáng)建設(shè)綜合實(shí)力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。所以筆者認(rèn)為要做到以下幾點(diǎn)：第一，要求機(jī)關(guān)單位要定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，使職工人員明確檔案收集工作是決定檔案工作存在和發(fā)展的充分必要條件。同時(shí)引導(dǎo)職工人員懂得檔案數(shù)量的數(shù)量對(duì)于檔案工作的規(guī)模有著決定性的作用;檔案的質(zhì)量高低決定檔案工作的水平高低。幫助職工形成責(zé)任感，對(duì)檔案館（室）所管理的檔案進(jìn)行收集工作時(shí)，要細(xì)心且認(rèn)真，全力推進(jìn)檔案收集工作，進(jìn)而有效地進(jìn)行整理、鑒定、保管、編研等環(huán)節(jié)的運(yùn)行，高效地開展檔案收集工作，促使機(jī)關(guān)單位檔案收集工作長(zhǎng)久存在并得到可持續(xù)發(fā)展。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)職工人員的檔案收集管理技能以及專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使其產(chǎn)生現(xiàn)代化收集管理思維，提升信息數(shù)字化在工作中所占的比重，從而全面提升檔案收集與管理水平。第二，機(jī)關(guān)單位要對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)豐富并且專業(yè)技能過(guò)硬的檔案收集與管理人員給予政策和資金支持，如單位福利、旅游團(tuán)建、升職等。第三，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收集管理人員的思想道德建設(shè)，提高檔案收集管理人員的整體素質(zhì)。機(jī)關(guān)單位的絕大部分檔案帶有單位的重大秘密，是極具價(jià)值的重要資源，因此機(jī)關(guān)單位要強(qiáng)化檔案收集管理人員的責(zé)任意識(shí)。比如機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要仔細(xì)了解員工的工作狀況，體會(huì)員工的工作態(tài)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足，進(jìn)行優(yōu)化整改;表?yè)P(yáng)默默付出、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案收集管理人員，全面鼓勵(lì)并支持職工人員的工作，培養(yǎng)出專業(yè)過(guò)硬、業(yè)務(wù)精通的檔案收集部門。其二，文件收集工作可以幫助機(jī)關(guān)單位引進(jìn)檔案管理人才。檔案收集管理人才是檔案收集管理隊(duì)伍建設(shè)的基石。因?yàn)闄n案收集或者管理工作在我國(guó)并不受重視，具有專業(yè)性、復(fù)合性的管理人才鳳毛麟角。普通的檔案收集管理人員粗識(shí)對(duì)檔案資料收集、鑒定整理、統(tǒng)計(jì)保管、信息匯編、查閱借閱、甚至出版展覽等環(huán)節(jié)，造成在實(shí)際運(yùn)用中出現(xiàn)惡劣的后果，影響檔案收集或者管理工作有效順利的進(jìn)行，所以事業(yè)單位引進(jìn)檔案收集人才勢(shì)在必行。具體來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)單位可以通過(guò)面向社會(huì)招聘的方式，獲取高素質(zhì)的檔案收集人才。首先，機(jī)關(guān)單位可以根據(jù)單位的實(shí)際情況以及文件收集工作的內(nèi)容，制定合理的招聘標(biāo)準(zhǔn)。其次，為保障檔案的安全性和保密性，在招聘過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)聘人員的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、工作能力、思想水平等素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，從而擇優(yōu)錄取。最后，為確保新員工可以更快的接手工作，機(jī)關(guān)單位可以通過(guò)入職培訓(xùn)以及新老員工配合工作的方式，提升新員工的工作能力。需要注意的是，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際需要嚴(yán)格把控招聘人員的數(shù)量，避免出現(xiàn)為減少開支縮減文件收集工作人員數(shù)量導(dǎo)致人均工作量過(guò)多，以及招聘人員過(guò)多降低工作效率的現(xiàn)象。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案文件進(jìn)行收集工作，不僅可以對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，提高檔案的利用率和事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，還可以幫助機(jī)關(guān)單位享有戰(zhàn)略文化。因而機(jī)關(guān)需重視對(duì)其加以重視，基于時(shí)代的背景與自身的情況做出相應(yīng)的優(yōu)化及創(chuàng)新，提高機(jī)關(guān)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，幫助機(jī)關(guān)單位穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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（作者單位：廣東省東莞市城市管理和綜合執(zhí)法局）