探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

劉金龍　邢磊　賈宏慧

摘 要：隨著信息時代的到來，給我們的生活和發(fā)展帶來了巨大的影響，同時也讓社會中的各行各業(yè)逐漸從傳統(tǒng)向信息化轉(zhuǎn)變。本文立足于此，闡述事業(yè)單位檔案管理的必要性和現(xiàn)存的問題，分析信息時代的到來給事業(yè)單位檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，進一步探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑。旨在通過本文的論述，能夠充分認識信息時代的變化進行事業(yè)單位檔案管理改革和創(chuàng)新，提高其管理有效性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項目等各種信息的一種重要途徑。信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高檔案管理效率成為了我們共同探究的課題。

一、事業(yè)單位檔案管理的必要性

事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中有非常重要的影響，其重要性和必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，檔案管理在人才聘用的過程中能夠直觀的展示人才的各種經(jīng)歷和工作軌跡、工作能力等，能夠為用人單位展示的更加全面，從而有助于事業(yè)單位合理的運用人才。

第二，從單位的決策上看，很多事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，不僅要有績效考核，還有事業(yè)單位未來的規(guī)劃，這些內(nèi)容往往和事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)。在檔案的管理過程中往往都會進行詳細的記錄，而單位在調(diào)取檔案的同時就會客觀的、全面的對以往的工作進行科學(xué)合理的進行評價。尤其是在干部選拔過程中這些檔案信息的作用是毋庸置疑的。

第三，從事業(yè)單位發(fā)展的角度看，檔案就是單位成長的記錄，同時，也是事業(yè)單位工作成長的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。通過檔案可以對單位發(fā)展和工作有一個清晰的了解，包括人員的流動、項目的完成、未來的規(guī)劃等等，從而對事業(yè)單位的工作有一個全面的客觀的認識，從而提高工作效率。

二、傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.管理理念落后

從管理理念上看，很多事業(yè)單位在檔案管理過程中并沒有充分認識檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對《檔案法》的法律法規(guī)了解甚少，以至于很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實處。除此之外，由于對檔案管理的認識不足，在工作過程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視了檔案的充分開發(fā)和利用，從而嚴重影響其管理的有效性。

2.管理業(yè)務(wù)較差

從管理業(yè)務(wù)上看，很多事業(yè)單位雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是缺乏有效的管理制度和監(jiān)管制度，很多工作都是流于表面形式，檔案管理并沒有發(fā)揮其真正的作用。甚至有些事業(yè)單位在檔案錄入、檔案銷毀等過程中沒有合理的制度規(guī)范，也沒有遵循其相關(guān)的法律程序，從而造成不必要的損失。

3.管理設(shè)施不足

從管理設(shè)施上看，信息技術(shù)的發(fā)展，讓檔案管理工作逐漸從人工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，但是由于單位對該工作的不重視，很少在檔案管理工作者中投入更多的資金和精力。這也就導(dǎo)致了單位人員的工作意識淡薄，管理工作仍然得不到有效的提升和發(fā)展，甚至還有很多單位檔案得不到有效的保存，管理設(shè)施得不到有效改善，從而嚴重影響檔案管理工作的有效性。

三、信息時代的到來給事業(yè)單位檔案管理帶來的影響

1.信息時代給事業(yè)單位檔案管理帶來的機遇

信息時代的到來，給我們生活和工作帶來了顛覆性的轉(zhuǎn)變，同時也讓信息化、智能化代替了原有的人工，大大提高了工作的效率。從事業(yè)單位檔案管理的角度來看，一方面，信息時代的到來讓事業(yè)檔案的業(yè)務(wù)和功能更加的多元化，從而提高了事業(yè)檔案的作用和優(yōu)勢;另一方面，信息時代的到來讓檔案管理從傳統(tǒng)人工管理逐漸向信息化管理轉(zhuǎn)變，從而降低了工作人員的工作負擔(dān)，大大提高了工作效率。

從事業(yè)發(fā)展的角度看，檔案管理作為事業(yè)發(fā)展的重要部分，同時也是確保事業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。信息時代的到來，進一步促進了事業(yè)檔案管理部門向信息化管理轉(zhuǎn)變，從而更好的適應(yīng)信息時代的發(fā)展，為事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.信息時代給事業(yè)單位檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

雖然信息時代的到來給事業(yè)單位檔案管理帶來了機遇，但同時也面臨著重大的挑戰(zhàn)。

首先，從檔案管理的功能上看，事業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)逐漸多元化，同時也復(fù)雜化，這樣一來對事業(yè)單位檔案管理的職能就要求更多，就需要有先進的管理設(shè)備和完善的管理制度，所以，這是對事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者理念的一種挑戰(zhàn)。

其次，信息化時代的到來，計算機的應(yīng)用和各種軟件的使用成為了基本操作，很多檔案管理中都是一些年長的職工，因此對其自身的專業(yè)能力和計算機水平也是非常大的挑戰(zhàn)。

最后，從安全上看，信息時代的到來，單位檔案管理都是以電子化為主，開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境讓檔案管理的安全性受到威脅，所以從安全的角度看，這是對事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和系統(tǒng)安全的進一步挑戰(zhàn)。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容與特征

1.主要內(nèi)容

一般情況下，事業(yè)單位的檔案包括文書檔案、科技檔案、專門檔案、聲像檔案等。文書檔案主要由文書轉(zhuǎn)化而形成，涉及到命令、指示、決定、報告、批復(fù)、會議記錄等;科技檔案是事業(yè)單位在科技領(lǐng)域、生產(chǎn)技術(shù)等活動中形成的檔案，涉及到圖紙、圖表、證書材料、計算材料等;專門檔案指事業(yè)單位在從事專業(yè)性較強的活動中形成的，具有考查、利用和保存價值的，并按照專門管理辦法整理歸檔的各種歷史記錄;聲像檔案指事業(yè)單位或個人在社會實踐中形成的對社會、國家有利的照片、影片以及錄像等，有時會附有一定的文字說明，具有很大的保存價值。

2.主要特征

其一，廣泛性。通過上述分析可以看出，事業(yè)單位檔案的門類比較多，時間跨度久，而且伴隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，會一直產(chǎn)生新檔案數(shù)據(jù)，從而使得檔案管理具有廣泛性特征，這也意味著在信息化建設(shè)過程中會涉及到更多的工作量，數(shù)據(jù)處理強度也會比較大，像信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)存儲方式和載體的變化、數(shù)據(jù)備份等等。

其二，隱蔽性。檔案一般都帶有隱私性，不僅關(guān)系到事業(yè)單位自身，還會涉及到一些國家機密，因此，要確保信息在傳輸過程中不被泄露。特別在網(wǎng)絡(luò)開放的環(huán)境下，很容易遭受外界不良機構(gòu)的監(jiān)聽或攻擊，造成安全隱患。一般情況下，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)通過信息加密、專門安全加密渠道傳遞等方式，保障其隱蔽性。

其三，標準化。無論任何性質(zhì)單位的檔案管理都需要不斷進行規(guī)范性處理，因此，標準化是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要特點之一。標準化處理可以確保檔案信息成功被錄入數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息的有效共享。

其四，多樣性。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)充分利用計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，相對于紙質(zhì)版而言，信息化處理的檔案資料能夠更方便地在網(wǎng)絡(luò)平臺中進行共享、查詢和服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理系統(tǒng)也會不斷升級，服務(wù)也更具多樣性。

五、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

1.轉(zhuǎn)變管理理念

要想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，管理部門的管理理念是關(guān)鍵和基礎(chǔ)。

首先，要從事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層上充分認識信息時代檔案管理的職能和重要性，能夠從傳統(tǒng)的管理理念中脫離出來，加大檔案管理部門的設(shè)備投入和技術(shù)投入，為檔案管理信息化建設(shè)奠定物質(zhì)和理念基礎(chǔ)。

其次，作為檔案管理人員要了解《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，能夠意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作，提升自身的專業(yè)能力和服務(wù)意識。

最后，要加強人事檔案管理的隊伍建設(shè)，定期組織職工進行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，要求工作人員熱愛本職工作，肯吃苦、能鉆研、有耐心、保密意識強。熟練掌握檔案信息的加工、運行、傳遞、存儲及多媒體使用操作，靈活使用各種安全防范軟件和技術(shù)，從而不斷提升其專業(yè)知識和管理技術(shù)。

2.規(guī)范管理標準

我們常說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，在信息化建設(shè)過程中，還要制定明確的信息化管理標準和規(guī)范，以此來給予職工要求和約束。

首先，要根據(jù)不同事業(yè)單位的自身需求來建立一套完善的執(zhí)行準則，像數(shù)字檔案的定義、移交、整理;數(shù)字檔案的格式、壓縮等等，對各個環(huán)節(jié)做出明確的規(guī)定。在制定管理標準的過程中還需要遵循以下幾個原則：第一，前瞻性原則。主要是針對技術(shù)成果和概念進行的統(tǒng)一規(guī)定，在建立的過程中對各個標準制定的時機和內(nèi)容進行全面考慮，既要積累之前的經(jīng)驗，同時還要滿足信息化管理未來的發(fā)展。第二，兼容性原則。事業(yè)單位所面臨的通常是社會中的各行各業(yè)，所以在設(shè)計過程中，不僅要注重和社會各行業(yè)之間的有效融合，同時還要注重其標準化與檔案管理相兼容。

其次，從檔案數(shù)據(jù)標準的構(gòu)成上看，主要分為三個體系，第一，檔案數(shù)據(jù)標準體系，主要內(nèi)容涵蓋數(shù)據(jù)庫、軟件、多媒體、檔案信息技術(shù)的術(shù)語等等各個環(huán)節(jié)。在信息化建設(shè)過程中，不僅要建立整個職工的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時還要遵循其格式和規(guī)則進行有效的轉(zhuǎn)化，從而使其管理、查找、傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)變得更加方便。第二，要建立檔案信息資源的標準體系，主要是根據(jù)檔案信息資源標準來建立相應(yīng)的資源共享，從而更好的解決在日常應(yīng)用和操作過程中遇到的各種問題。第三，明確檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)的標準體系，這里主要包括信息標準和管理體系兩個方面，以此來進一步完善和保障事業(yè)單位和政府部門的正常運營。

3.提升職工素養(yǎng)

職工作為事業(yè)單位檔案管理的主體，因此專業(yè)能力和信息技術(shù)素養(yǎng)是檔案管理信息化的基礎(chǔ)和保障。所以，我們可以從以下幾個方面進行職工素養(yǎng)的不斷提升。

一方面，要完善機構(gòu)設(shè)置，提高人員配置。由于事業(yè)單位存在其它職能部門兼職檔案工作職能問題，檔案管理工作人員年齡偏大。因此，配齊配強機構(gòu)、人員是發(fā)展和鞏固管理成效的前提，要求檔案管理人員必須熟悉本單位發(fā)展歷史，明晰發(fā)展前景，能夠正確區(qū)分和辨別檔案信息的重要性。

另一方面，要更新其管理理念，對檔案管理人員進行不定期的理念更新，充分樹立其服務(wù)意識和服務(wù)理念，實行持證上崗，保證檔案管理人員具備專業(yè)的理論和技能。

最后，要優(yōu)化人才架構(gòu)，明確各成員的工作內(nèi)容和工作范圍。不僅要提高管理人員的專業(yè)水平，還要提升其計算機技術(shù)水平，以確保在檔案管理工作中充分發(fā)揮自身價值，增強檔案管理工作信息化建設(shè)的有效性。

4.完善技術(shù)安全防護

檔案管理信息化建設(shè)提高了管理效率，充分體現(xiàn)了信息技術(shù)在管理領(lǐng)域的優(yōu)勢。但任何事物都具有兩面性，信息技術(shù)也是一把“雙刃劍”，提高檔案信息管理在儲存、系統(tǒng)運行、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)效率的同時，還要確保其安全性。

方法一，將內(nèi)、外網(wǎng)運行機制與防火墻技術(shù)角色控制相結(jié)合，比如，可以禁止安全級別低的計算機訪問高密級工作平臺，或者只允許高安全級別的計算機向低安全級別的計算機傳輸信息，以此優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境。同時，還可以建立單位專屬的內(nèi)部運行網(wǎng)站，避免互聯(lián)網(wǎng)及公眾網(wǎng)站信息的干擾。

方法二，將加密手段與角色訪問控制相結(jié)合。加密手段是為防止信息泄露及竊取提供了高效保障，在檔案信息傳輸中，通過加密設(shè)置，防止因傳輸過程載體的遺失帶來的信息安全風(fēng)險;角色訪問控制是建立在細化的崗位分工基礎(chǔ)上，不同的職能權(quán)責(zé)角色擁有不同的訪問權(quán)，提高檔案管理的便捷性和靈活性。

5.健全檔案信息化管理制度

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)主要包括信息收集、錄入、管理、歸檔、使用等流程，為了確保整個過程準確規(guī)范，必須健全管理制度。比如，在錄入環(huán)節(jié)，檔案的參數(shù)、指標及載體要求必須執(zhí)行國家規(guī)定的統(tǒng)一標準，并且統(tǒng)一文字型、數(shù)字型、圖片、音頻等格式。再比如，歸檔環(huán)節(jié)，檔案收集部門要對具體收集時間、范疇和方式形成對應(yīng)的規(guī)范制度，完善目錄、附件和相關(guān)描述及說明，確保檔案信息的完整性。除此之外，還要建立嚴格的保管制度，明確儲存方式、調(diào)取要求、維護措施等;規(guī)范使用制度，具體包括現(xiàn)場查閱、復(fù)制拷貝、系統(tǒng)傳輸?shù)?，要求各個環(huán)節(jié)實行實名登記，細化具體負責(zé)人，為提高檔案安全性提供保證。最后，要堅持重要檔案信息異地備份制度，增加雙重保險。

六、總結(jié)

綜上所述，信息時代的發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理帶來了機遇的同時也面臨重大的挑戰(zhàn)。所以，作為事業(yè)單位管理部門和檔案管理部門需要從更新管理理念、規(guī)范管理標準、提升職工素養(yǎng)、完善技術(shù)安全防護、健全檔案信息化管理制度幾個方面進行創(chuàng)新和改革，使其更好的適應(yīng)信息時代的到來，進一步促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

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（作者單位：1.內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰綠色食品產(chǎn)業(yè)園區(qū)管理委員會;2.內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局）