大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新分析

靳永新

摘要：本文以大數(shù)據(jù)為背景，通過實踐發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代背景下當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式存在的問題并針對發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案，以提高檔案管理水平，適應(yīng)時代發(fā)展的需要，助推企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;創(chuàng)新分析

隨著“四個全面”戰(zhàn)略布局，國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的逐步推進(jìn)，檔案工作范圍更加廣泛，內(nèi)容更加豐富，需求更加多元。大數(shù)據(jù)是指大數(shù)據(jù)集，這些數(shù)據(jù)經(jīng)過計算機(jī)分析以揭示與數(shù)據(jù)某個方面相關(guān)的模式和趨勢。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，同時現(xiàn)有檔案管理工作也難以與現(xiàn)狀相適應(yīng)，處于發(fā)展瓶頸期。

1.大數(shù)據(jù)時代背景下，現(xiàn)有檔案管理制度與現(xiàn)狀不適應(yīng)。企業(yè)雖然根據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)及單位實際情況制定了文書、會計、科技等各門類檔案管理辦法、歸檔范圍、保管期限等規(guī)范，但是，現(xiàn)有制度規(guī)范中收集類型相對單一，主要是以紙質(zhì)檔案為主，以少量的特殊載體、實物檔案為輔，這些傳統(tǒng)的檔案類型很容易分類、歸檔。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科研過程中各類管理系統(tǒng)將產(chǎn)生大量的具有保存價值的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)不及時收集、整理、歸檔，必將造成信息資源的浪費，也可能造成失密、泄密的嚴(yán)重后果，同時，不符合相關(guān)檔案法規(guī)對于檔案“應(yīng)收盡收”的要求。

2.大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理模式急需更新。 傳統(tǒng)的檔案管理，以純手工收集、整理、鑒定、保管、查閱，加上單機(jī)版或者局域網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員需要將傳統(tǒng)的檔案管理模式與大數(shù)據(jù)時代信息化的新模式結(jié)合在一起，這對于管理工作人員來說就需要更新的管理知識，同時需要具備信息管理能力。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式，不能滿足大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的需求及企業(yè)發(fā)展的需要。

3.大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案管理工作人員提出了新的更高的要求。大數(shù)據(jù)時代到來之前，檔案管理人員只需要學(xué)習(xí)掌握檔案專業(yè)知識即可勝任工作，不需要太多別的專業(yè)知識。大數(shù)據(jù)時代，不僅需要檔案管理人員具有扎實的業(yè)務(wù)知識，而且要了解和掌握更多的數(shù)字檔案管理的方法，還需要了解信息技術(shù)、信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析等專業(yè)知識。因此，就需要檔案管理工作人員掌握更多、更全面的專業(yè)知識和技能，擁有更豐富的管理能力。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理創(chuàng)新思路

企業(yè)以盈利為目的，傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案為企業(yè)創(chuàng)造價值的機(jī)會少，檔案的作用主要體現(xiàn)在憑證、查考的作用，檔案管理人員在企業(yè)中普遍存在職級偏低、收入較少、流動性大的特征。在大數(shù)據(jù)背景下，利用信息技術(shù)，瞬間完成收集、整理、鑒定、查閱等工作，而且在實現(xiàn)準(zhǔn)確、高效的檔案服務(wù)的前提下，利用現(xiàn)有的檔案資源根據(jù)公司熱點問題收集形成參考資料，從而為公司的經(jīng)營、管理、科研起到參考輔助作用，由被動服務(wù)向主動為企業(yè)創(chuàng)造價值發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案工作的有為有位。

1.與時俱進(jìn)，完善檔案管理工作制度

在大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作得以順利開展的前提是加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)，不斷制定、修訂相關(guān)的檔案管理制度。首先，需要公司黨政一把手重視，技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助分管，黨建、生產(chǎn)、安全、經(jīng)營領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)，具體工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)。其次，根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)，結(jié)合企業(yè)實際情況完善相應(yīng)的管理制度，由制度指導(dǎo)具體工作，用制度管理檔案。第三，在各項管理制度中明確各級檔案責(zé)任人，明確其職責(zé)與義務(wù)，細(xì)化歸檔范圍和保管期限。第四，嚴(yán)格落實各項管理制度，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核。組織歸檔責(zé)任部門負(fù)責(zé)人及工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)檔案法律法規(guī)，強(qiáng)化法律法規(guī)的約束力，提升依法治檔的能力。利用大數(shù)據(jù)分析各單位各部門的歸檔執(zhí)行情況，形成圖文并茂的考核報表，定期公布考核結(jié)果并與績效工資掛鉤。第五、制定工作計劃，增加資金投入，改善檔案館軟硬件設(shè)施建設(shè)。形成用制度指導(dǎo)、用制度管理、用制度約束、用制度促進(jìn)的效果。

2.推陳出新，改變傳統(tǒng)檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作想要有更好的發(fā)展首先就是要改變傳統(tǒng)的思想理念，創(chuàng)新出更多適應(yīng)時代并利于發(fā)展的新模式。首先，我們可以利用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，實現(xiàn)檔案的自動存儲，將電子文件直接分類歸檔，通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子文件的鑒定和分類， 并提供檔案智能檢索服務(wù)、檔案信息定制服務(wù)、檔案信息決策服務(wù)、檔案信息跟蹤與推送服務(wù)等，所有的流程都不需要人工的干預(yù)，減少大量的人力物力。 其次，利用計算機(jī)、信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫完成工作的準(zhǔn)確率和效率都是人工無法比擬的，通過這些技術(shù)手段解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中所存在的弊端。第三，要加強(qiáng)與外部公司的深度合作， 借助他們已經(jīng)成熟的技術(shù)和管理模式，打造檔案管理大數(shù)據(jù)。合作的形式，既可以以外包的形式請科技公司直接介入檔案工作，也可以以項目合作的方式， 共同運用檔案中的數(shù)據(jù)實現(xiàn)各項服務(wù)。第四，為了更好地為檔案用戶提供服務(wù)，檔案人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)充分挖掘檔案知識，提供深層次的知識服務(wù)，在實際執(zhí)行過程還要注意克服數(shù)據(jù)的存儲、管理和知識資源的共享、保密等問題。

3.廣納人才，建設(shè)高效檔案管理團(tuán)隊

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作對于工作人員的要求也越來越高，僅靠檔案部門的一己之力是無法實現(xiàn)現(xiàn)實的需要。檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)性管理工作，必須在培育專業(yè)精神、提升專業(yè)素養(yǎng)、增強(qiáng)專業(yè)能力上下功夫。高效率的檔案管理團(tuán)隊不僅會贏得人們的尊敬，還能提高檔案部門在企業(yè)的地位。首先，檔案管理人員須具備扎實的檔案基礎(chǔ)理論，很強(qiáng)的責(zé)任心，在工作中不斷學(xué)習(xí)，善于思考，提升業(yè)務(wù)本領(lǐng)，引導(dǎo)檔案管理人員，把學(xué)習(xí)當(dāng)作緊迫的任務(wù)、永恒的追求，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、技能學(xué)習(xí)，用心積累，深鉆細(xì)研，使他們對新技術(shù)有一個全面的了解，有效提高業(yè)務(wù)水平。其次，鼓勵新老檔案管理工作者學(xué)習(xí)運用信息化技能，增強(qiáng)自信，勇于實踐，干中學(xué)、學(xué)中干，掌握新時代“看家本領(lǐng)”爭做崗位上的行家里手，推動檔案信息化建設(shè)。第三，檔案部門要引進(jìn)專業(yè)型人才，特別是技術(shù)型人才和善于進(jìn)行知識管理的人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)出懂技術(shù)又懂檔案的復(fù)合型人才。綜上所述，企業(yè)只有建設(shè)出一支具有高效率和高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊，才能使檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下走的越來越穩(wěn)。

三、結(jié)論

本文針對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作進(jìn)行闡述。大數(shù)據(jù)時代下的信息技術(shù)在引領(lǐng)社會發(fā)展，成為檔案發(fā)展的必然趨勢。能推動檔案管理由實體管理向數(shù)據(jù)、向知識管理發(fā)展，尤其在海量檔案和非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)盛行的今天。檔案管理工作人員應(yīng)該抓住大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的腳步，在檔案管理工作中仍然需要不斷的探索，我們應(yīng)結(jié)合時代背景和企業(yè)需要，在實踐中不斷摸索前進(jìn)。文中的觀點較淺薄，希望能夠拋磚引玉，將大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案檔案管理研究提升到嶄新的高度。

參考文獻(xiàn)：

[1]張新顏.新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：121.

[2]郝曉旭.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作創(chuàng)新探究[J].黑河學(xué)刊，2019（04）：179+192.

[3]譚明.試論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].才智，2019（15）：214+216.

[4]王德建.大數(shù)據(jù)時代檔案管理新策略[J].科技傳播，2019，11（05）：1-3.

[5]石春莉.淺議檔案管理的重要性與創(chuàng)新策略[J].才智，2018（15）：204.