淺析事業(yè)單位會計檔案規(guī)范管理

莫娟

近年來，伴隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時代已經(jīng)悄然到來，信息化技術(shù)也隨之走向社會各個領(lǐng)域，并在其中扮演著極為重要的角色。在這樣的時代背景下，事業(yè)單位會計檔案管理工作不可避免的暴露出越來越多的問題，為了適應(yīng)新時期下發(fā)展的需要，事業(yè)單位會計檔案管理工作的改革和創(chuàng)新已經(jīng)不可避免。按照財政部和國家檔案局在2015年所頒布的會計檔案管理規(guī)章制度，本文首先分析了事業(yè)單位會計檔案管理工作的現(xiàn)狀，之后，以此為基礎(chǔ)提出了針對性的改進方法，最后，做出了系統(tǒng)性的總結(jié)，希望可以對相關(guān)從業(yè)者提供一定的參考價值?；蛴惺杪?，煩請斧正。

一、引言

會計檔案作為事業(yè)單位重要的經(jīng)濟檔案，不僅反映和記錄了各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，更是檢查事業(yè)單位過往經(jīng)濟業(yè)務(wù)的主要參考資料，屬于財務(wù)管理工作不可分割的一部分。所謂會計檔案管理，是指按照規(guī)章制度所要求的方法和流程，將會計檔案進行細致的分類和歸檔，使其按照相應(yīng)的規(guī)律存放。精準且完整的會計檔案可以為事業(yè)單位政策的制定、經(jīng)濟活動的開展等提供可靠的數(shù)據(jù)支持，同時，事業(yè)單位承擔著國家和人民賦予的社會服務(wù)職能，規(guī)范化開展會計檔案管理工作，具有不可忽視的重要作用。

二、規(guī)范化管理會計檔案的重要性

（一）會計檔案作為記錄事業(yè)單位各項經(jīng)濟活動的原始憑證，是不可或缺的經(jīng)濟資料之一。通過會計檔案，可以直接了解一個單位過去的財務(wù)收支情況和開展的生產(chǎn)經(jīng)營活動，還可以通過推敲會計檔案的細節(jié)，總結(jié)出事業(yè)單位不同發(fā)展階段不同時期的特征。通過深入研究會計檔案，還能夠掌握地區(qū)的過去經(jīng)濟發(fā)展。

（二）為事業(yè)單位的經(jīng)濟活動提供精準的數(shù)據(jù)支持。會計檔案內(nèi)所涵蓋的各項會計信息在經(jīng)濟管理等多個方面均發(fā)揮著較大的作用。從宏觀角度分析，會計檔案是事業(yè)單位內(nèi)部宏觀經(jīng)濟調(diào)控、建立良好的經(jīng)濟秩序以及經(jīng)濟決策的重要依據(jù)。會計檔案為事業(yè)單位的經(jīng)濟政策制定、監(jiān)控經(jīng)濟運行情況以及分析經(jīng)濟形勢提供了精準的數(shù)據(jù)支持。例如，會計工作人員以會計報表作為納稅依據(jù)依法納稅，確保稅款及時繳納;負責(zé)統(tǒng)計的工作人員的經(jīng)濟數(shù)據(jù)來源于財務(wù)數(shù)據(jù);負責(zé)監(jiān)督的工作人員通過財務(wù)報表開展監(jiān)督。從微觀角度分析，能夠在一定程度上指導(dǎo)和促進事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展。真實有效的會計檔案直接反映了事業(yè)單位的資產(chǎn)負債情況和財務(wù)收支情況等，能夠作為評判事業(yè)單位發(fā)展能力和經(jīng)營成效的標準。事業(yè)單位管理人員也可以基于此預(yù)測和規(guī)劃事業(yè)單位的未來發(fā)展方向，以此做出科學(xué)的決策。

（三）為經(jīng)濟領(lǐng)域的違紀和違法提供有效的證據(jù)。真實有效的會計檔案能夠為未來調(diào)查某項經(jīng)濟活動提供書面的證據(jù)，為經(jīng)濟犯罪行為提供準確的財務(wù)證據(jù)。通過審查有關(guān)會計檔案，能夠查證各項經(jīng)濟行為和經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否違法，關(guān)政策、制度以及紀律，明確違法人應(yīng)承擔的經(jīng)濟責(zé)任。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題分析

不管在何種行業(yè)中，會計檔案管理工作都是不可或缺的一項中作，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在事業(yè)單位中，會計檔案管理工作雖然不能帶來任何經(jīng)濟效益，所發(fā)揮的作用也不會在日常工作中表現(xiàn)出來，但是卻在很大程度上影響著事業(yè)單位的發(fā)展。在當下，伴隨著社會的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的會計檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)新時期發(fā)展的需要，所暴漏的問題也越來越多，嚴重制約的事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)主要問題包含以下幾點：

（一）程序不規(guī)范、檔案審核缺乏嚴謹性

通過對部分事業(yè)單位進行走訪和調(diào)查，發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位普遍缺少專業(yè)性的財務(wù)工作人員，尤其是規(guī)模較小的事業(yè)單位，難以對會計檔案進行規(guī)范化的整理。另外，少數(shù)具備專業(yè)知識的財務(wù)工作人員到了事業(yè)單位，會將會計資料整理為會計檔案，但僅限于基本的歸類處理分裝，在這個過程中，難以形成規(guī)范化的整理，缺少必要的審核和檢查等程序。同時，由于事業(yè)單位會計檔案管理缺乏統(tǒng)一的程序，會造成會計檔案資料雜亂無章，例如，未對會計資料進行審核便歸檔，會嚴重影響會計資料的精準性和真實性。最后，由于所整理的會計資料缺乏完整性，可以在很大程度上說明一些事業(yè)單位對檔案資料的審核能力較差，而且財務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)和能力參差不齊，也會造成會計檔案資料的差異性。

（二）管理工作不到位，缺乏專業(yè)性指導(dǎo)

單純從會計檔案管理工作的性質(zhì)和內(nèi)容分析，只有依靠一支專業(yè)能力較強的人才隊伍，才能對會計資料進行有效的整合，高效率高質(zhì)量的完成會計檔案管理工作。但是，考慮到事業(yè)單位的特殊性質(zhì)以及人員錄用的特殊渠道，使其難以及時招用合格的財務(wù)人員。一些小的事業(yè)單位，會計檔案，管理工作人員都是由其他崗位人員兼任或調(diào)配，對其專業(yè)知識的掌握少之又少，這對會計檔案管理工作的效率和質(zhì)量造成了極大的負面影響。同時，一些事業(yè)單位缺少健全的會計檔案管理標準，沒有對有關(guān)工作人員的工作提出專業(yè)化的指導(dǎo)，無疑大幅度提高了會計檔案管理工作出現(xiàn)錯誤的幾率。

（三）電子化進程發(fā)展緩慢

在信息化的大背景下，財政專網(wǎng)在全國各地應(yīng)運而生，并且初步實現(xiàn)電子化辦公。在這樣的背景下，事業(yè)單位會計檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，將信息技術(shù)充分融入到日常工作中，形成電子會計檔案。在新的時期，電子會計檔案逐漸被各單位所接受，通過將信息化技術(shù)融入到傳統(tǒng)會計檔案管理工作中建立電子會計資料，不僅可以確保會計信息資料的完整，還能夠進一步規(guī)范會計檔案管理工作，但由于大部分事業(yè)單位未能及時認識到電子信息檔案的重要性，使會計檔案電子化仍處于初步推廣階段。

四、淺析事業(yè)單位會計檔案規(guī)范管理方法

會計檔案不僅是事業(yè)單位開展各項活動的經(jīng)濟憑據(jù)，還是對工作進一步發(fā)展和研究的基礎(chǔ)，對于事業(yè)單位而言，更是不可或缺的寶貴財富之一，對發(fā)展和建設(shè)新時期的事業(yè)單位至關(guān)重要。因此，應(yīng)規(guī)范化管理事業(yè)單位會計檔案，及時彌補工作中存在的不足之處，消除各種隱患，做到防患于未然。

（一）提高會計檔案管理工作的重視程度和認識

積極總結(jié)過往會計檔案管理工作中存在的問題，并以此為基礎(chǔ)提出針對性的解決方案，逐步實現(xiàn)會計檔案管理規(guī)范化目標。對此，單位領(lǐng)導(dǎo)要及時提高意識，只有領(lǐng)導(dǎo)干部的意識足夠高，才能引起廣大基礎(chǔ)工作人員的重視，同時，充分立足于有關(guān)法律法規(guī)，及時規(guī)范會計檔案管理工作的各種行為，針對需要歸檔的會計資料，要求責(zé)任工作人員在規(guī)定的時間內(nèi)完成，防止檔案出現(xiàn)損壞和遺失等問題。除此之外，還要明確有關(guān)工作人員的工作職責(zé)，嚴格按照有關(guān)管理制度和要求開展工作，充分發(fā)揮會計檔案管理工作的重要作用。

（二）提高相關(guān)工作人員的專業(yè)能力

在會計資料轉(zhuǎn)變?yōu)闀嫏n案的過程中，檔案管理人員作為實施的主體，其工作行為是否標準和規(guī)范，直接影響著會計檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在這樣的背景下，應(yīng)及時對有關(guān)工作人員進行必要的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，使其正確認識到會計檔案管理工作對事業(yè)單位健康發(fā)展的重要性，有效提高其專業(yè)水平，全面了解和掌握工作流程和內(nèi)容，激發(fā)起工作責(zé)任心，通過扎實應(yīng)用各項會計檔案管理技能，最終為會計檔案管理工作的規(guī)范化作出貢獻。

1.強化培訓(xùn)：積極鼓勵有關(guān)工作人員參加培訓(xùn)活動，通過培訓(xùn)活動，了解新知識，熟悉新技能，逐步提高自身的專業(yè)水平和工作素質(zhì)。例如，可以通過邀請專家講座、部門總結(jié)等多種方式相結(jié)合的方法，講清會計檔案理論、要求、規(guī)范等，以此來使工作人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、明確未來進步的方向，達到強化自身專業(yè)能力的根本目的。這不僅是實現(xiàn)事業(yè)單位會計檔案規(guī)范化管理的道路，也是實現(xiàn)會計檔案科學(xué)化發(fā)展的道路。

2.提高法律意識。檔案法是開展檔案工作的規(guī)章制度，對此，有關(guān)工作人員必須提高自身的法律意識，在法律和有關(guān)規(guī)章制度的條約下，努力實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化。

（三）及時制定和完善會計檔案管理規(guī)章制度

及時完善會計檔案管理規(guī)章制度，并立足于實際情況積極創(chuàng)新，不僅可以逐步規(guī)范會計檔案管理工作，還可以實現(xiàn)會計檔案管理工作操作的標準和規(guī)范性。對此，有關(guān)工作人員應(yīng)參考規(guī)章制度中的要求，實施相應(yīng)的步驟。由于規(guī)章制度涉及到多個方面，包括財會相關(guān)知識、會計資料的保管、整理、審查、收集等，通過嚴格的執(zhí)行規(guī)章制度，可以大幅度強化有關(guān)工作人員的管理能力，約束其工作行為，明確其工作范圍和責(zé)任。

（四）定期審核會計檔案

審核會計檔案主要包括銷毀檔案和鑒定檔案，是會計檔案管理過程中的重要組成部分，這主要是由于在保管的會計檔案中，存在超過保管期限的檔案，所以需要對這類檔案進行及時的整理，在主管負責(zé)人鑒定完成后，需要對不具備保存價值的會計檔案銷毀，以此來規(guī)范會計檔案管理工作。在銷毀前，相關(guān)工作人員應(yīng)反復(fù)確認，需要銷毀的檔案和當前所運用的各種資料無關(guān)，同時，須詳細記錄銷毀內(nèi)容。

（五）加快電子會計檔案發(fā)展步伐

當前，伴隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)也隨之進入了發(fā)展的黃金時期，在這樣的時代背景下，在開展會計檔案管理工作的過程中，要將信息化技術(shù)逐漸融入其中。經(jīng)過大量實踐證明，應(yīng)用計算機技術(shù)整理會計檔案，可以顯著改善會計檔案管理工作的效率，同時確保會計檔案管理的規(guī)范性和質(zhì)量。因此，在實際工作中，可以充分利用掃描設(shè)備，將會計信息錄入到計算機中，再通過對會計資料進行必要的整理，提高會計檔案管理工作的專業(yè)性。需要格外注意的是，要對電子數(shù)據(jù)進行備份并及時對檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新。

五、結(jié)語

總而言之，改革開放后，尤其是進入新世紀以來，我國的經(jīng)濟一直處于不斷發(fā)展壯大的高速發(fā)展狀態(tài)，而會計業(yè)務(wù)作為記錄經(jīng)濟發(fā)展歷程的重要方法，對會計業(yè)務(wù)開展規(guī)范性的管理具有不可忽視的重要意義。因此，在新的時期，通過提高會計檔案管理工作的質(zhì)量，間接強化會計業(yè)務(wù)能力極為重要，事業(yè)單位的會計檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，對過往工作中存在的問題進行逐步完善，使其可以滿足新時期社會發(fā)展的硬性需要。需要格外注意的是，要及時轉(zhuǎn)變有關(guān)工作人員的思想意識，使其能夠充分利用先進的科學(xué)技術(shù)和管理理念對會計檔案進行現(xiàn)代化的管理，在逐步提高其專業(yè)能力的過程中，使會計檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用。（作者單位：廣西畜牧研究所）