大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建構(gòu)探討

楊培決

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展與影響，高校檔案管理也逐漸完成了信息化建構(gòu)。大數(shù)據(jù)背景下，信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢，但是由于高校檔案信息內(nèi)容較多，在實際管理與建構(gòu)期間也遇到較多困難與問題。本文結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理信息化建構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，研究有效提升檔案管理效率的信息化管理方法，期望能夠通過經(jīng)驗與管理內(nèi)容的總結(jié)與優(yōu)化，完成高校信息化技術(shù)管理與進(jìn)步的發(fā)展目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;信息化建構(gòu)

計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的改革與發(fā)展促使大數(shù)據(jù)時代的來臨，作為新世紀(jì)比較先進(jìn)的技術(shù)類型，大數(shù)據(jù)已經(jīng)逐漸被應(yīng)用推廣到各個行業(yè)當(dāng)中。尤其是一些數(shù)據(jù)共享建設(shè)內(nèi)容，其作用效果直接提升了人們的工作效率與技術(shù)發(fā)展水平。高校作為教育發(fā)展基地，需要管理的檔案資料也比較多，想要切實完成信息化管理與發(fā)展目標(biāo)，需要根據(jù)高校發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行合理改革與優(yōu)化，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)效果的同時，促進(jìn)高校信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展與提升。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理已經(jīng)運用信息技術(shù)管理相關(guān)檔案內(nèi)容，不僅制定了相關(guān)工作流程以及相關(guān)規(guī)章制度，對于檔案安全管理也做出了一定的管理計劃。但是多數(shù)高校由于高校建設(shè)資金與自身信息化技術(shù)發(fā)展水平限制，應(yīng)用的信息技術(shù)管理手段與方式還比較落后。為了保障工作準(zhǔn)確性依舊延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理方式，雙系統(tǒng)的管理方式雖然工作質(zhì)量得到了有效保障，但是也為檔案管理人員帶來了巨大的工作任務(wù)量與工作壓力。其中，信息安全更是高校師生統(tǒng)一擔(dān)心的實際問題，信息化技術(shù)雖然方便了高校檔案管理，但是想要保障信息安全水平，也需要高校管理者與相關(guān)技術(shù)人員做好相應(yīng)的技術(shù)處理工作。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建構(gòu)策略

（一）合理運用信息技術(shù)，完善檔案管理內(nèi)容

大數(shù)據(jù)的主要應(yīng)用就是利用云計算應(yīng)對多個數(shù)據(jù)端口，并用其數(shù)據(jù)整合與分析能力，總結(jié)人們需要的相關(guān)數(shù)據(jù)與內(nèi)容信息。在實際應(yīng)用期間，云計算技術(shù)本身的優(yōu)勢較為突出，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高度的虛擬狀態(tài)，對成本的要求也比較低，人們直接借用互聯(lián)網(wǎng)就能夠直接獲取相關(guān)信息，實際操作方式也比較靈活，基本能夠?qū)崿F(xiàn)每個用戶的具體需求，屬于相對個性化的定制服務(wù)。合理利用信息技術(shù)完善檔案管理工作，能夠有效解決檔案信息儲存量較大問題，同時利用數(shù)據(jù)分析功能，加強信息數(shù)據(jù)處理與整合。其中，電子標(biāo)簽的功能利用，直接將檔案信息植入到芯片中，有效實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動化管理的同時，也發(fā)揮了方便、快捷，信息處理效率穩(wěn)定的技術(shù)優(yōu)勢，在實際工作管理期間，結(jié)合高校的發(fā)展需求，智能化分析、匯總需要的數(shù)據(jù)類型與內(nèi)容，相對于傳統(tǒng)時期數(shù)據(jù)統(tǒng)計、校對、整理，不僅工作效率有效提升，工作質(zhì)量也取得更好的進(jìn)步。

（二）統(tǒng)一工作管理方式，加強人員培訓(xùn)管理

現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，在高校檔案管理期間，應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)成為高校發(fā)展的必然趨勢。在實際檔案管理期間，很多教師由于本身的技術(shù)水平與對于計算機的掌控能力不足，導(dǎo)致實際工作期間并不能快速掌握信息化高校檔案管理方式。為了保障高校檔案信息的穩(wěn)定管理，加強人才技術(shù)的引用與培訓(xùn)，能夠有效強化檔案信息管理部門的工作有效性。首先，積極招聘、培養(yǎng)檔案管理人才，現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)不同于傳統(tǒng)工作時期，工作人員的技術(shù)處理應(yīng)對能力以及相關(guān)的自我的提升意識已經(jīng)成為未來工作發(fā)展的主要原則，在實際招聘期間，除了測評員工的工作能力與技術(shù)水平之外，也需要考核其職業(yè)素養(yǎng)，避免由于員工的工作認(rèn)知不到位，影響檔案信息管理工作效率;其次，根據(jù)當(dāng)前檔案信息管理部門員工的實際工作水平與工作能力開展個性化技術(shù)培訓(xùn)，照顧新老員工的個體差異性，避免老、新員工由于學(xué)習(xí)與工作能力不足，對于現(xiàn)代化技術(shù)處理方式不適應(yīng)，或者由于工作經(jīng)驗不足不了解檔案管理工作內(nèi)容，影響信息管理效果;最后，強化員工的法律以及責(zé)任意識。在實際工作期間，檔案管理中的各項信息與學(xué)生的未來發(fā)展息息相關(guān)，除了高校實際需要運用的信息內(nèi)容，依舊相關(guān)法律法規(guī)做好相應(yīng)的信息化管理與安全處理，能夠有效保障相關(guān)檔案信息的質(zhì)量要求。

（三）完善管理體系內(nèi)容，提升工作服務(wù)效率

信息化技術(shù)的應(yīng)用基本已經(jīng)推廣到高校各個崗位，但是在高校檔案管理期間，依舊存在工作服務(wù)效率低下的問題。導(dǎo)致該現(xiàn)象的原因較多，一方面可能是由于相關(guān)的技術(shù)處理與管理不到位，檔案管理工作人員在實際工作期間，對于工作內(nèi)容與工作目標(biāo)的不清晰;另一方面可能是高校技術(shù)發(fā)展正處于改革發(fā)展階段，從傳統(tǒng)工作模式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)化需要一定的時間與改革過程，尤其是檔案管理服務(wù)，應(yīng)對大量的信息數(shù)據(jù)，如何正確處理與分類，并應(yīng)對不同的信息數(shù)據(jù)需求者，也需要檔案管理技術(shù)人員根據(jù)實際情況做好細(xì)化分析，避免工作質(zhì)量問題，影響檔案信息管理的優(yōu)化與發(fā)展。

三、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案信息管理方式已經(jīng)得到不同程度的優(yōu)化與改良，在實際工作管理期間，合理應(yīng)用信息技術(shù)，加強工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，做好相關(guān)宣傳與知識推廣工作，能夠有效提升檔案管理工作效率。針對檔案信息安全管理，嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)法律執(zhí)行工作任務(wù)，加強員工的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，避免員工由于責(zé)任意識不清晰，影響高校檔案穩(wěn)定管理與發(fā)展。

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