企業(yè)合同管理的常見問題及解決措施

魏玲

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展與全球一體化進程的加快，企業(yè)的發(fā)展也取得了巨大的進步，國際化發(fā)展已成為企業(yè)發(fā)展的趨勢。但是我國企業(yè)在發(fā)展過程中法律方面軟肋凸顯，作為法律風(fēng)險防范方式之一的合同管理成為了企業(yè)研究的重點。目前在合同管理過程中，還存在一系列問題，例如簽訂的主體不具有資格、權(quán)利與義務(wù)不對等、合同內(nèi)容不嚴謹、草擬內(nèi)容不全面、未考慮應(yīng)收賬款管理及稅務(wù)籌劃需求。針對這些問題本文提出了應(yīng)對的措施，以期為合同管理的完善提供幫助，改善企業(yè)的合同管理的效果。

關(guān)鍵詞：企業(yè);合同管理;問題;措施

一、企業(yè)合同管理的常見問題

（一）合同簽署階段存在的問題

1、簽訂的主體不具有相應(yīng)資格

合同簽訂資格的主體要具有民事權(quán)利能力和民事行為能力，是正當(dāng)當(dāng)事人且能夠獨自承擔(dān)由此帶來的民事責(zé)任。合同簽訂時，合同簽署主體不符合簽訂資格或不具有簽訂授權(quán)，會給雙方帶來巨大的法律風(fēng)險，導(dǎo)致合同無法履行，甚至讓企業(yè)蒙受損失。例如合同簽署人不是正當(dāng)當(dāng)事人，可能導(dǎo)致合同無效或效力待定;合同簽署人不具有民事權(quán)利能力和民事行為能力，導(dǎo)致合同無效。

2、合同條款中權(quán)利義務(wù)不對等

在現(xiàn)實合同簽署過程中，雙方簽訂合同時往往某一方會注入不平等條款。例如企業(yè)貸款合同簽訂，一般與銀行等金融機構(gòu)簽訂貸款合同，企業(yè)往往處于劣勢的地位，出借方會利用優(yōu)勢地位強加一些條款限制對方，導(dǎo)致合同不平等，甚至產(chǎn)生糾紛。

3、合同內(nèi)容不嚴謹

在實際情況中，合同的簽訂往往是由管理層完成的，管理層了解企業(yè)的運作經(jīng)驗，但是在法律方面有一定的欠缺，無法通過法律來保護自身的權(quán)益。合同簽訂人員在簽訂合同時往往不能體現(xiàn)企業(yè)的真實意圖，有可能導(dǎo)致合同文字表述較為含糊，導(dǎo)致合同履行困難或產(chǎn)生不必要的訴訟糾紛。

4、合同草擬的內(nèi)容不全面

合同內(nèi)容體現(xiàn)合同具體操作的形式，企業(yè)合同內(nèi)容往往存在一定的問題，例如條款約定不全面，草擬內(nèi)容不全面等問題。合同內(nèi)容往往分為技術(shù)部分和商務(wù)部分，技術(shù)部分要由專業(yè)的技術(shù)人員進行草擬，商務(wù)部分由辦公人員進行草擬。但企業(yè)的技術(shù)條款和一般條款在草擬過程中往往沒有得到良好的溝通，導(dǎo)致合同在草擬過程中存在較多的漏洞。例如，合同遺漏技術(shù)規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)要求，有的雖然技術(shù)方面較為全面，但是市場報價欠缺約定，導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失。

5、未考慮公司應(yīng)收賬款管理及稅務(wù)籌劃需求

對于技術(shù)服務(wù)型行業(yè)而言，合同項目周期較長，導(dǎo)致企業(yè)在收款時存在較多的阻礙。大部分企業(yè)在簽訂合同時沒有對款項收取的時間或條件進行明確約定，導(dǎo)致企業(yè)在項目實施完成之后收款有較大的困難，款項拖延時間較長。另一方面，部分企業(yè)在簽訂合同時沒有約定發(fā)票開具的時間，導(dǎo)致相應(yīng)的納稅義務(wù)發(fā)生之后，企業(yè)也沒有取得進項發(fā)票，影響了增值稅進項稅的抵扣工作，導(dǎo)致繳納較多的增值稅稅款。

（二）合同履行階段中存在的問題

合同執(zhí)行過程中往往會發(fā)生合同的變更。首先是合同內(nèi)容的變更，當(dāng)合同依賴的情形發(fā)生重大變化，已經(jīng)沒有履行的可能性或意義，為了促進合同目的的實現(xiàn)，雙方應(yīng)針對合同約定進行修改。由于情形改變的復(fù)雜性，在對合同內(nèi)容進行修改時會給企業(yè)帶來較大的風(fēng)險。其次是合同主體的變更。合同主體由于某些特殊原因?qū)е聠适Ш炗喨说馁Y格，或一些特殊的合同有著一定的要求，要求簽訂當(dāng)事人要具有一定的資格或能力，當(dāng)資格或能力喪失時，如果不進行變更，可能導(dǎo)致合同無效，讓企業(yè)蒙受損失。

二、企業(yè)合同管理的常見問題解決措施

（一）明確合同管理的重要性

首先，企業(yè)可以成立專門的合同管理部門，招錄具有法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)知識的員工，增強組織層面的建立。同時，管理層要督促與監(jiān)察合同的簽訂與合同履行的全過程，確保合同的順利完成。其次，要建立自上而下多層次的管理系統(tǒng)，確保合同的高效率管理。這一切的重點是合同管理人員要具有合同風(fēng)險意識，確保形成完善的企業(yè)合同管理體系。

（二）完善企業(yè)合同管理體系

企業(yè)合同管理要從組織和制度兩方面進行。合同管理體系的制度是涉及合同簽訂、履行全過程的保障體系，合同管理的全過程都要設(shè)立完善的審核、審批制度，對合同各環(huán)節(jié)的難點或重點問題加強審核，促使合同各環(huán)節(jié)具有可控性，并對不合適的制度進行調(diào)整，確保合同體系的完善，加強合同管理的建設(shè)。

（三）完善合同管理制度

企業(yè)合同管理制度的完善是確保合同有效實施的前提，因此企業(yè)要建立完善的合同管理制度，對合同的簽訂、履行、實施全過程進行管理，增強對合同整體的控制，形成具有體系化與制度化的管理系統(tǒng)。包含一下幾方面的內(nèi)容：合同管理的職責(zé)分工;合同各環(huán)節(jié)的審批制度;合同獎懲考核制度等。近些年我國合同管理制度逐漸完善，企業(yè)要依據(jù)法律的規(guī)定加強對合同的管理，綜合各個管理環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的問題加強制度建設(shè)，利用合同管理建立風(fēng)險防范體系，形成綜合化、制度化、系統(tǒng)化的體系，面對不同環(huán)節(jié)加強重點環(huán)節(jié)的管理，主要包含以下幾個方面：

第一，要完善合同的審批。合同管理交由合同管理部門進行，有必要時應(yīng)聯(lián)系專業(yè)技術(shù)部門與其他技術(shù)部門進行聯(lián)合審批，加強對合同各項內(nèi)容與簽章等的審核，審核條款的合法性與合同的完整性，了解合同的表述是否具有歧義，合同條款的相關(guān)權(quán)利義務(wù)是否公平，是否對違約責(zé)任進行要求，合同的技術(shù)是否達到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)等。

第二，要完善授權(quán)制度。合同簽訂與履行的過程中，要樹立起完善的授權(quán)制度，誰簽署就該誰履行，誰經(jīng)辦就該誰負責(zé)，從而建立具體的可操作規(guī)范，依據(jù)合同的性質(zhì)明確授權(quán)范圍與對象，達到權(quán)責(zé)統(tǒng)一與對等，便于日后進行追責(zé)。

第三，要完善合同審批程序。合同審批需要嚴格的制度，更需要周密的程序。合同審批程序能夠幫助企業(yè)規(guī)避潛在的法律風(fēng)險，提高企業(yè)的運作效率。首先，合同管理部門應(yīng)該及時接受有關(guān)的材料。其次，合同管理部門結(jié)合自身技術(shù)與專業(yè)知識，對合同簽訂進行審查并提出見解。再次，合同管理部門要嚴格按照公司章程加蓋合同專用章，在重大合同事項中，要報由法定代表人審批。最后，合同審批完成后，合同主管部門應(yīng)該在合同上加蓋專用章。

第四，要建立合同報告制度。合同的良好運作要建立完善的制度，防止權(quán)力的濫用。例如，在合同簽訂階段，合同相關(guān)部門針對合同內(nèi)容向決策層進行匯報。在起草階段針對起草的問題進行請示，在談判階段根據(jù)審查的問題進行匯報。建立合同報告制度，確保合同的透明性與規(guī)范性。

（四）加強合同應(yīng)收賬款與稅務(wù)籌劃管理

技術(shù)性行業(yè)合同的服務(wù)周期較長，因此應(yīng)該加強對應(yīng)收賬款收取的約定，避免應(yīng)收賬款回收的困難。應(yīng)收賬款回收約定應(yīng)結(jié)合技術(shù)部門與財務(wù)部門的專業(yè)人員的意見，明確合同收款的時間點與收款的條件，避免款項拖延。另一方面，合同中應(yīng)該明確發(fā)票開具的時間，要求對方在規(guī)定時間內(nèi)將發(fā)票交由公司，發(fā)票開具時間應(yīng)與財務(wù)部溝通后進行確定。同時，企業(yè)要明確違約責(zé)任，提高對方的違約成本。

（五）落實合同管理責(zé)任，完善考核機制

企業(yè)為了確保合同按照預(yù)期執(zhí)行，應(yīng)該由專人對合同的執(zhí)行進度與執(zhí)行情況進行實時跟進，確保合同按照條款約定的內(nèi)容進行，若在履約過程中發(fā)現(xiàn)對方違約的現(xiàn)象，合同的專管人員要做出預(yù)警，由相關(guān)部門提示對方已違約，若對方在規(guī)定期限內(nèi)沒有做出合理的舉措，則按照違約責(zé)任約定進行訴訟。另一方面，合同的管理效果應(yīng)該與責(zé)任人績效考核掛鉤，若本單位人員不按照規(guī)范執(zhí)行合同的，需要進行一定的懲罰，扣除績效考核分值;對于嚴格按照合同要求執(zhí)行合同約定的責(zé)任人，予以一定的績效分值加分。

三、結(jié)語

隨著企業(yè)發(fā)展的逐步加快，企業(yè)合同管理方面存在的風(fēng)險也日益凸顯。合同作為企業(yè)開展經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，在企業(yè)管理中占有重要的位置。本文針對合同簽署階段與履行階段常見的問題展開分析，分析了解決合同管理問題的對策，以期改善企業(yè)的合同管理方式，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

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