ERP環(huán)境下基于信息化手段的合同管理審計(jì)探索

田晶晶 郭春華 李寧

[摘要]本文主要探索在ERP環(huán)境下如何借助信息化手段做好項(xiàng)目合同管理全過(guò)程的跟蹤審計(jì)，全力推動(dòng)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)管控，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

[關(guān)鍵詞]ERP ? ?信息化 ? ?合同管理 ? ?審計(jì)

對(duì)航天高科技軍工企業(yè)來(lái)說(shuō)，科研任務(wù)本身具有較大的復(fù)雜性和較強(qiáng)的專業(yè)性，導(dǎo)致管理難度大，易出現(xiàn)由于管理不善而導(dǎo)致的任務(wù)進(jìn)度與需求不匹配、產(chǎn)品延期交付等問(wèn)題，給企業(yè)帶來(lái)一定經(jīng)濟(jì)和信譽(yù)損失。為提升整體科研任務(wù)管理水平，提高管理信息化和智能化，實(shí)現(xiàn)建設(shè)“智慧企業(yè)”的戰(zhàn)略目標(biāo)，A企業(yè)于2018年3月實(shí)施ERP系統(tǒng)，構(gòu)建以ERP業(yè)財(cái)一體為核心的管理信息化框架主線，以提升內(nèi)部經(jīng)營(yíng)發(fā)展、科研生產(chǎn)和財(cái)務(wù)治理能力與水平。涵蓋人、財(cái)、物、計(jì)劃、研發(fā)、生產(chǎn)、采購(gòu)等核心業(yè)務(wù)的ERP管理信息系統(tǒng)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)操作流程，全面、及時(shí)和集成地體現(xiàn)單位日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，打通資金流、物流、信息流之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間信息交互暢通，建構(gòu)起協(xié)同、監(jiān)督和促進(jìn)的新型管理模式，如圖1所示。

一、ERP環(huán)境下的合同管理全過(guò)程審計(jì)

ERP合同審計(jì)主要涉及項(xiàng)目管理（PS）模塊、生產(chǎn)計(jì)劃和控制（PP）模塊、物料管理（MM）模塊、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（FI）模塊。項(xiàng)目管理模塊（PS）包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目采購(gòu)、項(xiàng)目生產(chǎn)、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目收支、項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)等;生產(chǎn)計(jì)劃和控制（PP）模塊包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃執(zhí)行與監(jiān)控、生產(chǎn)管理等;物料管理（MM）模塊包括主數(shù)據(jù)管理、采購(gòu)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理等;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（FI）模塊包括應(yīng)付、總賬等。通過(guò)構(gòu)建合同審計(jì)信息，包括合同調(diào)研、談判、簽訂、履行和后續(xù)管理，實(shí)現(xiàn)合同審計(jì)各方面過(guò)程監(jiān)督的基本覆蓋或全面覆蓋，有效提升合同風(fēng)險(xiǎn)管理和成本控制能力，如圖2所示。

（一）合同訂立階段

1.合同談判。合同調(diào)查對(duì)談判有著重要的作用。依托OA合同系統(tǒng)，將合同談判單位納入供方名錄，對(duì)新增供方主體資格、履約能力和商業(yè)信譽(yù)進(jìn)行審查，將不具備相應(yīng)民事行為能力以及無(wú)法成為代理人的情況排除在外，進(jìn)而降低合同審計(jì)過(guò)程的潛在風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，審計(jì)人員應(yīng)對(duì)合同價(jià)格進(jìn)行復(fù)核/把關(guān)，針對(duì)報(bào)價(jià)成本構(gòu)成，有效識(shí)別出報(bào)價(jià)中明顯不合理之處，為單位節(jié)約資金。結(jié)合OA與ERP系統(tǒng)分析，能夠?qū)⒑贤_立方式的選擇是否公允、是否引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制并采用適當(dāng)方式確定價(jià)格等信息進(jìn)行集成，以保證過(guò)程遵循公開、公平、公正的原則。審計(jì)關(guān)鍵點(diǎn)有：（1）審查合同計(jì)劃的必要性和合理性。通過(guò)ERP系統(tǒng)PS模塊穿透至合同審批流程，檢查流程中合同計(jì)劃內(nèi)容是否與項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容一致，是否存在與合同任務(wù)不符的情況。同時(shí)，檢查已立項(xiàng)內(nèi)容是否在年度預(yù)算計(jì)劃內(nèi)，是否與項(xiàng)目整體經(jīng)費(fèi)使用相匹配。（2）重點(diǎn)審查合同對(duì)象和詢價(jià)環(huán)節(jié)。重點(diǎn)對(duì)被調(diào)查主體的資質(zhì)、履約能力和商業(yè)信譽(yù)進(jìn)行前期調(diào)研與評(píng)估，以減少合同的無(wú)效性或引發(fā)潛在風(fēng)險(xiǎn)。（3）審查相關(guān)流程是否合規(guī)、合理、有效。檢查ERP管理模塊的單位選定記錄，對(duì)建議承擔(dān)單位與供應(yīng)商名錄進(jìn)行審查與評(píng)價(jià)，審查是否存在名錄外單位及理由是否充分，特別要重點(diǎn)關(guān)注單一來(lái)源方式的依據(jù)是否充分，有無(wú)相關(guān)部門及專家的審核意見(jiàn)。（4）審查超過(guò)預(yù)算金額的理由是否合理。將合同談判金額與合同計(jì)劃預(yù)算目標(biāo)價(jià)格（PS模塊）進(jìn)行對(duì)比，確定價(jià)格是否與市場(chǎng)價(jià)格基本相符，有無(wú)明顯偏離。（5）審查合同系統(tǒng)擬定的各條款是否真實(shí)可靠。審查是否存在法律不允許的違法操作;審查履行合同的時(shí)間、交易的方式、違約的責(zé)任主體、發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)的解決方案等;審查合同條款用詞是否準(zhǔn)確、是否存在以偏概全的情況。

2.合同簽署。合同簽署時(shí)，審計(jì)人員通過(guò)信息化系統(tǒng)對(duì)可能存在甲乙雙方在質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、違約、交貨、付款等條款不明確的方面進(jìn)行文本審查，減少造成甲乙雙方責(zé)任不清晰、事項(xiàng)不明確事項(xiàng)，從而緩解任務(wù)無(wú)法正常開展時(shí)雙方緊張的關(guān)系，進(jìn)而提高任務(wù)進(jìn)度匹配性。審計(jì)關(guān)鍵點(diǎn)有：（1）審查對(duì)專業(yè)性要求高的項(xiàng)目是否有相關(guān)專業(yè)的專家對(duì)OA合同流程中合同文本中的技術(shù)條款進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審核。（2）審查審核環(huán)節(jié)是否有相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門從技術(shù)、風(fēng)險(xiǎn)、法律、財(cái)務(wù)等角度進(jìn)行把關(guān)，共同組織審核、審批、會(huì)簽、組織評(píng)審。（3）審查合同是否符合相關(guān)制度要求，是否計(jì)劃外擅自更改合同內(nèi)容及規(guī)避流程一致性管理。

（二）合同履行階段

1.合同執(zhí)行。通過(guò)對(duì)周期比較長(zhǎng)、技術(shù)性復(fù)雜的項(xiàng)目進(jìn)行事中審計(jì)，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的偏差和問(wèn)題，以便及時(shí)糾正和處理。審計(jì)關(guān)鍵點(diǎn)有：（1）通過(guò)ERP財(cái)務(wù)模塊對(duì)支付的收款單位名稱與PS、合同系統(tǒng)等對(duì)比，審查履行合同的主體是否是合同的簽署單位，是否有他人代為履行的情況，如是否存在中間商賺取差價(jià)。（2）合同執(zhí)行情況能夠在ERP系統(tǒng)查看，審查階段性驗(yàn)收材料是否符合要求，標(biāo)的物的型號(hào)、數(shù)量等與合同是否一致;若在系統(tǒng)中顯示合同進(jìn)度受到影響，相關(guān)部門是否及時(shí)列明滯后原因及后續(xù)補(bǔ)救措施。（3）對(duì)于合同變更或終止情況，在系統(tǒng)中查看理由是否充分、合理，合同價(jià)款調(diào)整范圍和內(nèi)容是否違背計(jì)價(jià)政策和規(guī)定，是否通過(guò)相關(guān)部門的會(huì)簽意見(jiàn)。雙方對(duì)合同違約的處理方式是否達(dá)成一致;發(fā)生合同糾紛時(shí)是否能及時(shí)、準(zhǔn)確、公正處理。（4）基于提取的合同付款比例、付款筆數(shù)、交付條件等合同關(guān)鍵信息，與ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、出入庫(kù)信息等進(jìn)行比對(duì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤分析及問(wèn)題預(yù)警。

2.合同結(jié)算。既要保證合同進(jìn)度和質(zhì)量不受影響，又要避免長(zhǎng)期占?jí)骸⑼锨饭?yīng)商貨款，使對(duì)方降低服務(wù)質(zhì)量，乃至引發(fā)合同執(zhí)行問(wèn)題，從而影響雙方合作。ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理中，針對(duì)分期付款合同進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。審計(jì)關(guān)鍵點(diǎn)有：（1）關(guān)注合同資金往來(lái)情況。通過(guò)ERP系統(tǒng)查明合同款項(xiàng)時(shí)間、性質(zhì)，審查是否存在簽訂變更合同，依托合同系統(tǒng)的賬號(hào)信息查看是否將資金轉(zhuǎn)移到其他賬戶。（2）關(guān)注是否存在授權(quán)代理人越權(quán)簽署合同的情況。比照單位的合同管理規(guī)定，審查合同付款流程是否符合授權(quán)規(guī)定。（3）關(guān)注付款的方法、時(shí)間與合同的文本是否相對(duì)應(yīng)。運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行付款時(shí)間核對(duì)、金額大小寫核查、付款情況檢查，若有不一致的情況，與合同業(yè)務(wù)人員及時(shí)溝通，判斷合同任務(wù)進(jìn)度分配的合理性與科學(xué)性。

（三）合同后續(xù)管理階段

在合同執(zhí)行的過(guò)程中，相關(guān)部門需對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)偏離目標(biāo)之處要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并予以整改。合同執(zhí)行完畢后，由合同承辦部門對(duì)合同整體執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，重點(diǎn)對(duì)供方的質(zhì)量、交付進(jìn)度、價(jià)格、服務(wù)態(tài)度、風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，以確保項(xiàng)目順利、有效完成。合同相關(guān)文本整理完備后，報(bào)送合同管理部門移交歸檔。審計(jì)關(guān)鍵點(diǎn)有：（1）檢查ERP系統(tǒng)在對(duì)應(yīng)部門的臺(tái)賬信息。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收、責(zé)任劃分檢查合同是否清晰明確，對(duì)未正常履行的合同要做好追蹤，審查是否存在利益沖突及腐敗行為。（2）檢查項(xiàng)目合同申請(qǐng)、簽訂、執(zhí)行、驗(yàn)收各環(huán)節(jié)是否得到有效執(zhí)行。利用審計(jì)抽樣的方法，抽取一定比例的合同，審查哪些環(huán)節(jié)存在風(fēng)險(xiǎn)，從而重新確定審計(jì)重點(diǎn)。（3）檢查合同的驗(yàn)收記錄、報(bào)告證明等。通過(guò)ERP系統(tǒng)對(duì)合同進(jìn)行驗(yàn)收。

合同管理的三個(gè)階段，如圖3所示。

二、合同管理審計(jì)需注意的事項(xiàng)

（一）提高ERP系統(tǒng)應(yīng)用的安全性

通過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)用戶多層次的分析，提出更多有用的信息，保障合同管理的有效性。通過(guò)搭建ERP系統(tǒng)，關(guān)注其信息的存儲(chǔ)及維護(hù)功能。ERP系統(tǒng)的信息輸入、輸出和后續(xù)保密都需不斷更新，以確保審計(jì)數(shù)據(jù)的完整、可靠。在合同的信息化審計(jì)中，為保證合同管理的規(guī)范性，在構(gòu)建ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上應(yīng)配備專業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。此外，ERP系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)設(shè)定加密系統(tǒng)，避免企業(yè)合同信息被篡改，將數(shù)據(jù)錯(cuò)誤現(xiàn)象的發(fā)生概率降到最低。

（二）強(qiáng)化ERP系統(tǒng)下合同管理的內(nèi)部控制

根據(jù)ERP運(yùn)行中出現(xiàn)的內(nèi)控缺陷，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)行問(wèn)題根源整改，不斷完善合同管理流程及相關(guān)制度，降低企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn);通過(guò)用戶問(wèn)題反饋，完善信息化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)化解與內(nèi)控提升，保證ERP背景下合同管理與內(nèi)部控制相吻合。同時(shí)，通過(guò)構(gòu)建考核制度，對(duì)合同信息錄入不準(zhǔn)確、不及時(shí)的現(xiàn)象嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)，以實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)控制點(diǎn)的有效性。合同管理審計(jì)需關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)及內(nèi)控點(diǎn)如表1所示。

（三）建立系統(tǒng)間的集成與實(shí)時(shí)監(jiān)控

要推進(jìn)信息化管理變革，加大ERP環(huán)境下合同系統(tǒng)的應(yīng)用及與相關(guān)部門的集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)項(xiàng)目狀況的實(shí)時(shí)監(jiān)控，如對(duì)合同進(jìn)行付款時(shí)，通過(guò)ERP-PS項(xiàng)目周期，可以對(duì)合同提前付款情況進(jìn)行預(yù)警提示，加強(qiáng)合同審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化。只有這樣，才能形成合同流程記錄，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，提升審計(jì)效果。

（作者單位：北京電子工程總體研究所，郵政編碼：100854，電子郵箱：503895476@qq.com）

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