辦公室綜合管理工作的模式與優(yōu)化措施分析

李寧

【摘要】辦公室管理是企事業(yè)單位發(fā)展的重要支持?；诖?，本研究主要針對(duì)辦公室綜合管理工作模式的重點(diǎn)進(jìn)行分析;并細(xì)化闡述了當(dāng)前辦公室綜合管理工作模式的不足;最后提出運(yùn)用建立完善制度體系、強(qiáng)化辦公室員工培訓(xùn)管理、完善綜合管理質(zhì)量評(píng)價(jià)等措施，實(shí)現(xiàn)辦公室綜合管理工作模式的優(yōu)化，以期為辦公室綜合管理質(zhì)量及工作質(zhì)量的提升提供支持。

【關(guān)鍵詞】辦公室 ?綜合管理工作模式 ?培訓(xùn)管理

前言：作為企事業(yè)單位的重要構(gòu)成，辦公室管理工作模式、管理質(zhì)量的重要性不言而喻。目前，各企事業(yè)單位辦公室多已普及了綜合管理工作模式。這一模式的應(yīng)用為辦公室管理帶來了較多便捷。但結(jié)合當(dāng)前辦公室綜合管理實(shí)踐狀況來看，綜合管理工作模式中仍然存在一定不足。因此，分析辦公室綜合管理工作模式及其優(yōu)化措施具有一定必要性。

一、辦公室綜合管理工作模式的重點(diǎn)

（一）管理人員與辦公室員工間的垂直管理

管理人員與辦公室員工間的垂直管理，是辦公室綜合管理工作模式的重點(diǎn)之一。在日常管理工作中，管理人員需要向辦公室人員傳達(dá)檔案管理、文件起草等方面的工作要求，辦公室人員則按照上述要求開展工作。由于辦公室管理工作涉及較多內(nèi)容，而辦公室員工存在明顯個(gè)體差異，為保障工作質(zhì)量，管理人員需結(jié)合員工能力基礎(chǔ)、工作效率等，合理安排工作任務(wù)。

（二）辦公室員工間的平行管理

除了管理人員與員工間的垂直管理外，各員工之間的平行管理、溝通交流，也是辦公室綜合管理工作模式的重要構(gòu)成。在實(shí)踐工作中，如員工間的溝通不足，或信息分享存在疏漏，不僅會(huì)影響辦公室辦事效率，還可能會(huì)干擾工作質(zhì)量，甚至限制辦公室管理質(zhì)量的提升。

二、辦公室綜合管理工作模式中的不足

結(jié)合當(dāng)前辦公室綜合管理工作現(xiàn)狀來看，辦公室綜合管理工作模式中的問題主要包含以下幾種：

（一）制度體系建設(shè)與落實(shí)問題

管理制度體系是辦公室管理的重要支持。完善的制度體系，不僅可為管理人員的管理決策提供良好支持，同時(shí)還可為辦公室員工的日常工作提供良好的參照。從當(dāng)前辦公室制度體系建設(shè)狀況來看，其制度體系多存在不同程度的不完善問題。在這一背景下，辦公室綜合管理工作模式作用的發(fā)揮相對(duì)受限。此外，從制度的落實(shí)狀況來看，由于受到管理層人員不重視、制度落實(shí)約束不足等因素的影響，制度的落實(shí)效果欠佳。

（二）人員意識(shí)及專業(yè)能力問題

辦公室員工是綜合管理工作模式應(yīng)用效果的主要影響因素。在辦公室管理中，員工的意識(shí)狀態(tài)、工作積極性、專業(yè)能力，均直接決定著其工作質(zhì)量。從當(dāng)前辦公室綜合管理工作現(xiàn)狀來看，部分辦公室員工對(duì)綜合管理工作模式重要性的認(rèn)識(shí)不足，工作積極性較低。此外，辦公室員工的專業(yè)水平參差不齊，這一問題的存在，不利于辦公室人員團(tuán)隊(duì)整體專業(yè)能力的提升。

（三）綜合管理質(zhì)量評(píng)估問題

在辦公室管理中，質(zhì)量評(píng)估是評(píng)價(jià)辦公室管理成效、管理質(zhì)量的重要工具。準(zhǔn)確、可靠的綜合管理質(zhì)量評(píng)估，可作為綜合管理工作模式優(yōu)化、改進(jìn)的參照依據(jù)。目前，部分辦公室管理人員對(duì)管理質(zhì)量評(píng)估工作的重視不足，忽略了對(duì)綜合管理質(zhì)量的評(píng)估。而部分辦公室雖然能夠定期開展綜合管理質(zhì)量評(píng)估，但其在評(píng)估方法選擇、評(píng)估結(jié)果利用等方面存在不同程度的問題?；诰C合管理質(zhì)量評(píng)估的重要意義，加強(qiáng)管理質(zhì)量評(píng)估環(huán)節(jié)的優(yōu)化具有一定必要性。

三、辦公室綜合管理工作模式的優(yōu)化措施分析

為了提高辦公室綜合管理質(zhì)量，可將以下幾種措施，應(yīng)用于辦公室綜合管理工作模式的優(yōu)化工作中：

（一）構(gòu)建完善制度體系，強(qiáng)化制度體系的落實(shí)

在辦公室綜合管理中，完善制度可為各項(xiàng)管理工作提供可靠支持。為了充分發(fā)揮制度體系的作用，可按照如下模式，構(gòu)建辦公室的完善制度體系，并改善制度體系的落實(shí)效果：

第一，細(xì)化制度。細(xì)化、完善的制度體系，是提升辦公室管理質(zhì)量、促進(jìn)綜合管理工作模式作用發(fā)揮的關(guān)鍵所在。對(duì)此，可結(jié)合辦公室具體管理內(nèi)容，加強(qiáng)制度條例的細(xì)化，以提升制度條例對(duì)辦公室實(shí)踐管理工作的指導(dǎo)作用。第二，引入獎(jiǎng)懲機(jī)制。為保障制度體系的合理落實(shí)，可將獎(jiǎng)懲機(jī)制引入實(shí)踐管理中。例如，某招商局辦公室為確保內(nèi)部管理制度的充分落實(shí)，以辦公室人員的業(yè)績(jī)競(jìng)爭(zhēng)為核心確立獎(jiǎng)懲機(jī)制。該事業(yè)單位推行獎(jiǎng)懲制度1年以來，管理制度落實(shí)良好，且辦公室人員隊(duì)伍的平均業(yè)績(jī)也有所提升。第三，建立制度體系落實(shí)與績(jī)效考核聯(lián)動(dòng)機(jī)制。為了進(jìn)一步提高辦公室管理制度的落實(shí)質(zhì)量，還可于辦公室制度的落實(shí)管理中引入制度體系落實(shí)與績(jī)效考核聯(lián)動(dòng)機(jī)制，即將辦公室員工的制度落實(shí)狀況與其績(jī)效考核聯(lián)系起來，于績(jī)效考核中新增管理制度落實(shí)狀況指標(biāo)。借助二者之間的關(guān)聯(lián)以及績(jī)效考核的約束作用，確保辦公室員工能夠合理落實(shí)相關(guān)管理制度。

（二）加強(qiáng)辦公室員工培訓(xùn)

在辦公室管理工作中，員工已經(jīng)成為影響綜合管理工作模式應(yīng)用、辦公室管理質(zhì)量的關(guān)鍵所在?；谵k公室員工的重要作用，可按照如下流程，加強(qiáng)對(duì)辦公室員工的培訓(xùn)及管理：

第一，意識(shí)及責(zé)任心培養(yǎng)。在辦公室工作中，辦公室員工的意識(shí)、責(zé)任心，是辦公室工作氛圍、辦公室人員團(tuán)隊(duì)工作質(zhì)量的重要影響因素。為促進(jìn)辦公室綜合管理工作模式的優(yōu)化，可將辦公室員工的意識(shí)、責(zé)任心作為培訓(xùn)管理活動(dòng)的重點(diǎn)。在培訓(xùn)活動(dòng)中，除了理論培訓(xùn)外，還可引入模擬情境培訓(xùn)措施。例如，可結(jié)合辦公室員工日常管理內(nèi)容，設(shè)計(jì)經(jīng)典工作情境，考察培訓(xùn)對(duì)象在情境中的反應(yīng)能力、責(zé)任心水平等。第二，工作效率優(yōu)化。目前，提高工作效率已經(jīng)成為企事業(yè)發(fā)展面臨的主要要求。在培訓(xùn)活動(dòng)中，可為辦公室員工介紹多種實(shí)用的提高工作效率的技巧，增強(qiáng)辦公室員工的效率優(yōu)化意識(shí)，為其工作效率的提升奠定良好基礎(chǔ)。此外，還可為辦公室員工提供相互溝通交流的機(jī)會(huì)，開展以如何提升工作效率為主題的交流活動(dòng)，以便員工能夠?qū)W習(xí)他人成功經(jīng)驗(yàn)，有效提升自身工作效率。第三，專業(yè)能力提升。辦公室員工的專業(yè)能力與辦公室人員團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平密切相關(guān)。為促進(jìn)其專業(yè)能力的提升，可將辦公室管理中的核心內(nèi)容、重難點(diǎn)工作作為培訓(xùn)重點(diǎn)，借助專項(xiàng)培訓(xùn)、系統(tǒng)化培訓(xùn)，全面提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平。例如，某事業(yè)單位面向辦公室員工開展了為期1個(gè)月的檔案管理技能培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后，該辦公室4名檔案管理人員的信息化檔案管理能力、檔案管理操作熟練程度均較培訓(xùn)前得到明顯提升。

（三）優(yōu)化綜合管理質(zhì)量評(píng)價(jià)

從管理人員角度來看，準(zhǔn)確、規(guī)范的辦公室綜合管理工作評(píng)估，可為其管理決策的制定提供良好支持。鑒于辦公室綜合管理質(zhì)量評(píng)估工作的重要意義，辦公室宜在加強(qiáng)對(duì)評(píng)價(jià)工作重視的基礎(chǔ)上，針對(duì)原有評(píng)價(jià)模式進(jìn)行優(yōu)化，以促進(jìn)評(píng)價(jià)結(jié)果作用的發(fā)揮。

可行的優(yōu)化方法為：第一，評(píng)價(jià)方法優(yōu)化。結(jié)合既往管理工作評(píng)價(jià)經(jīng)驗(yàn)可知，操作簡(jiǎn)單、易于實(shí)施的評(píng)價(jià)方法，所得評(píng)價(jià)結(jié)果的準(zhǔn)確性欠佳;而評(píng)價(jià)過程較為復(fù)雜的評(píng)價(jià)方法，雖然可獲得較為準(zhǔn)確的結(jié)果，但其難以在實(shí)踐辦公室綜合管理質(zhì)量評(píng)估中推廣。對(duì)此，在選擇評(píng)價(jià)方法時(shí)，應(yīng)注意結(jié)合辦公室管理評(píng)估需求，選擇契合度較高、實(shí)用性較強(qiáng)的評(píng)價(jià)方法開展質(zhì)量評(píng)價(jià)。例如，某事業(yè)單位針對(duì)辦公室綜合管理質(zhì)量評(píng)估工作，制定了相應(yīng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系：由工作效率、工作質(zhì)量、滿意度等指標(biāo)組成綜合評(píng)價(jià)體系。該單位按照每月1次的頻率，利用綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系評(píng)價(jià)上一月的辦公室綜合管理質(zhì)量，并將1年范圍內(nèi)的管理質(zhì)量得分均值作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。如評(píng)價(jià)結(jié)果高于該標(biāo)準(zhǔn)，提示上一月綜合管理工作模式的應(yīng)用良好;相反，如低于該標(biāo)準(zhǔn)，則經(jīng)深入分析確定原因，并加以改進(jìn)。第二，評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用優(yōu)化。在評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用方面，可將評(píng)價(jià)結(jié)果作為調(diào)整辦公室綜合管理工作模式的重要依據(jù)。如超出80%以上的辦公室員工的評(píng)價(jià)結(jié)果均存在問題，可認(rèn)為辦公室綜合管理工作模式中存在不合理部分，需進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

四、結(jié)論

綜上所述，加強(qiáng)辦公室綜合管理工作模式的優(yōu)化具有一定現(xiàn)實(shí)意義。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，可將辦公室綜合管理工作模式中的既有問題作為參照，逐一確立有效的優(yōu)化對(duì)策，以消除上述問題帶來的不良影響。此外，還可根據(jù)企事業(yè)發(fā)展的要求，不斷調(diào)整綜合管理工作模式，以保障辦公室管理質(zhì)量。

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