辦公室文書檔案歸檔工作探討

邢麗麗

摘 要：辦公室是單位組織運(yùn)轉(zhuǎn)的核心與信息交流中心，而辦公室文書檔案則是對(duì)本單位各種大小事件的發(fā)生發(fā)展過程與解決方法的一種記錄形式，是他們進(jìn)行日常管理的主要環(huán)節(jié)與方法。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與電子信息技術(shù)的發(fā)展，信息量急劇增加，使得辦公室文書檔案歸檔工作的重要性越發(fā)凸顯。當(dāng)前很多單位并沒有認(rèn)識(shí)到其重要性，對(duì)其戰(zhàn)略決策與工作效率產(chǎn)生影響，進(jìn)而影響到自身的穩(wěn)定發(fā)展。本文主要探討了辦公室文書檔案歸檔工作的問題與解決措施。

關(guān)鍵詞：辦公室 歸檔 文書檔案 問題 解決措施

中圖分類號(hào)：G275.2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）06-00-01

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

文書檔案管理是一項(xiàng)細(xì)密且流程復(fù)雜的管理系統(tǒng)，不僅要立足于對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行有效的收集，還要從根本上對(duì)重要的文件檔案進(jìn)行分類、整理和存儲(chǔ)。它是人類文明傳習(xí)與繼承的重要技術(shù)形式，需要具備專業(yè)的技術(shù)與知識(shí)。在現(xiàn)代社會(huì)中，辦公室文書檔案的管理工作極為重要，對(duì)單位組織的發(fā)生發(fā)展有著極大幫助和促進(jìn)作用。各單位必須加以重視，根據(jù)實(shí)際情況制定有效的措施，提高辦公室文書檔案歸檔工作的效率和質(zhì)量，使其作用得以充分發(fā)揮。

一、辦公室文書檔案歸檔的作用

辦公室文書檔案歸檔工作的作用極為重要且不可替代，可起到促進(jìn)本單位健康發(fā)展的作用。辦公室文書檔案歸檔的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是能夠?yàn)楹罄m(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)。工作中，各單位將產(chǎn)生許多文件以及原始記錄，都需要及時(shí)進(jìn)行文書檔案收集并歸檔，根據(jù)歸檔結(jié)果展開工作，因此要想保證后續(xù)工作順利開展，加強(qiáng)辦公室文書檔案歸檔工作管理十分重要。

二是可使工作效率提高，辦公室文書檔案歸檔可為相關(guān)管理活動(dòng)提供參考，做好辦公室文書檔案歸檔工作能夠使資料信息的整理與收集難度降低，使管理活動(dòng)開展得更加高效。

三是有利于決策更加科學(xué)。辦公室文書檔案內(nèi)容能夠記錄單位發(fā)展的進(jìn)程，可為建設(shè)單位文化工作奠定基礎(chǔ)，同時(shí)，對(duì)其進(jìn)行分析，能夠根據(jù)單位近期的發(fā)展趨勢情況制定決策，使之更為科學(xué)。本單位要想獲得穩(wěn)定發(fā)展，使自身的管理更加有效科學(xué)，就必須要做好辦公室文書檔案管理，提高其管理質(zhì)量與效率。

二、辦公室文書檔案歸檔中存在的問題

1.信息化管理匱乏

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的影響下，電子信息技術(shù)開始廣泛普及，促進(jìn)了各行各業(yè)工作效率與質(zhì)量的提高。雖然辦公室檔案歸檔工作也應(yīng)用了信息技術(shù)，但并不夠廣泛，大部分檔案仍為紙質(zhì)，很容易破損或丟失，影響歸檔管理工作。另外，缺少相關(guān)的應(yīng)用軟件，再加上有些工作人員不熟悉電子信息技術(shù)的操作，使得信息化管理的效果并不理想。

2.缺乏管理意識(shí)

以前，很多領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到辦公室文書檔案歸檔工作的重要作用，認(rèn)為其無法起到提高工作效率的作用。再加上，文書檔案管理工作很難做出成績，工作人員積極性不高，工作效率低下。許多工作人員不是十分重視這項(xiàng)工作。

3.缺少規(guī)范管理

當(dāng)前，大部分單位已經(jīng)越來越重視辦公室文書檔案歸檔工作，并開展了許多相關(guān)活動(dòng)，但在實(shí)際操作中，缺少相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致相關(guān)工作人員的工作流程與行為沒有規(guī)范;同時(shí)缺乏監(jiān)督機(jī)制，使得工作人員進(jìn)行辦公室文書檔案歸檔工作過程中隨意性強(qiáng)，很容易出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤、檔案丟失等情況，且無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)，最終導(dǎo)致檔案管理工作效率不高。

三、辦公室文書檔案歸檔中存在問題的解決措施

1.提高重視程度

單位管理人員要加大對(duì)辦公室文書檔案歸檔工作的重視程度，定期開展相關(guān)活動(dòng)或會(huì)議，切實(shí)幫助員工樹立文書檔案歸檔意識(shí)。為提高工作人員的積極性，可適當(dāng)提高文書檔案管理工作人員的待遇，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，并把考核結(jié)果納入業(yè)績考核中。同時(shí)要做好宣傳工作，主要為以下兩方面：一方面是強(qiáng)化檔案歸檔作用的宣傳，并積極落實(shí)，提高檔案管理人員的積極性;另一方面是充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)與信息化技術(shù)，以此提高宣傳力度，進(jìn)而保證檔案歸檔工作能夠更加順利的推廣并落實(shí)。

2.利用電子信息技術(shù)

積極利用電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)與辦公室文書檔案歸檔工作相結(jié)合，進(jìn)一步完善電子檔案技術(shù)，使其逐漸替代紙質(zhì)檔案，以此提高文書檔案收集、儲(chǔ)存、借閱與處理等工作的效率，使檔案歸檔工作的效率提高。單位可積極引進(jìn)先進(jìn)的文書檔案管理的軟件，并建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，專門用于文書檔案歸檔工作，加快數(shù)據(jù)信息的傳輸與處理速度。

3.強(qiáng)化人才培養(yǎng)

單位可通過提高門檻與薪酬待遇的方式引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才，進(jìn)而提高辦公室文書檔案歸檔工作的效率與質(zhì)量。同時(shí)要強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，定期開展培訓(xùn)，提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)能力，細(xì)心、耐心和責(zé)任心的綜合素養(yǎng)。在上崗前進(jìn)行培訓(xùn)考核，只有考核達(dá)標(biāo)后方可上崗工作，若考核不達(dá)標(biāo)則重新培訓(xùn)。

4.規(guī)范管理方法

結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定完善的管理制度，明確檔案歸檔、借閱、交接等管理操作的距具體流程，規(guī)范工作人員的檔案歸檔工作行為，做到有規(guī)章制度可依可循，管理制度不僅要符合單位的實(shí)際情況，同時(shí)還要符合行業(yè)與國家制定的標(biāo)準(zhǔn)。此外還要建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制，定期進(jìn)行抽查，保證相關(guān)工作人員能夠認(rèn)真履行本職工作，使得辦公室文書檔案效率的提高。

結(jié)語

辦公室文書檔案反映出本單位整體的管理情況、決策情況、活動(dòng)內(nèi)容等信息，對(duì)本單位的決策與發(fā)展有著重大影響。在信息化時(shí)代，辦公室文書檔案歸檔工作越發(fā)重要，為保證歸檔工作的效率與質(zhì)量，相關(guān)人員必須加以重視，廣泛調(diào)研，及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室文書檔案歸檔工作中存在的問題，并結(jié)合實(shí)際情況制定解決措施。

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