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    事業(yè)單位檔案管理現代化、電子化發(fā)展分析

    2020-07-19 04:41:28馬雪群
    科學導報·學術 2020年74期
    關鍵詞:現代化事業(yè)單位檔案管理

    馬雪群

    【摘?要】事業(yè)單位是我國具有服務性、公益性的職能部門,作為社會服務的重要組織事業(yè)單位,事業(yè)單位承擔著教育、科技、文化等諸多方面的任務,因而具有廣泛的日常工作范圍,形成的檔案也十分豐富。檔案是各種活動的記錄、依據和地位,隨著因特網的普及和應用,檔案管理工作也發(fā)生了新的變化,如檔案管理載體增多,檔案資源豐富、檔案利用日益豐富等。

    【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;現代化

    一、事業(yè)單位檔案管理現代化、電子化管理的必要性

    在檔案工作的許多方面,信息化改變了檔案工作,而檔案管理的最大變化是檔案集體渠道的擴大、檔案事業(yè)單位的增多、檔案保存資源的豐富、檔案利用的增多。因此,實現檔案現代化、電子化管理,成為一個復雜而豐富的檔案實體所必需,提高行政效能,促進事業(yè)單位檔案利用和發(fā)展。檔案數據的形成、儲存、管理等工作都需要借助網絡技術來實現現代化管理,新時代的到來,對檔案工作的數字化建設提出了更高要求。教育要實現現代化、電子化,就必須對其進行新的要求。利用信息技術收集、傳遞、整理、分析事業(yè)單位檔案管理工作中的資料,非常方便。不僅可以提高信息安全保障工作的效率,而且可以為事業(yè)單位的正常運轉提供重要的參考資料,是一項重要的工作指標,這一工作十分重要,要求各部門通力合作,各司其職,各負其責,而科學的檔案管理則是實現這一目標的關鍵和基礎,必須實現現代化、電子化。

    二、事業(yè)單位檔案管理現代化、電子化的意義

    (一)有利于推動無紙化辦公

    現代、電子化的事業(yè)單位檔案管理,將傳統(tǒng)的紙質資料管理轉變?yōu)殡娮庸芾?,極大地推動了辦公信息化、事業(yè)單位電子化的進程。傳統(tǒng)的事業(yè)單位以紙本文件為主,既浪費了紙張,又積聚了大量的文件、空間和時間問題,實現檔案無紙化辦公。

    (二)推動電子政務發(fā)展

    事業(yè)單位檔案管理,主要是針對行政管理部門取得的檔案。在事業(yè)單位的日常管理工作中,存在著文字、圖片、錄像等多種信息形式,政府在其中發(fā)揮了重要作用。整理、歸類、篩選這些資料,并在事業(yè)單位行政網站上有選擇性地予以公布,既能充分發(fā)揮檔案管理在促進電子政務發(fā)展中的作用,又能使部分資料通過電子郵件在網上公布,屬于電子檔案。

    (三)有助于開發(fā)檔案信息資源

    事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位成長過程的真實見證,對事業(yè)單位未來的發(fā)展有著非常重要的參考價值。但是,很多事業(yè)單位為了方便管理,只對檔案進行簡單的保存和管理,使檔案資源變得沒有價值。檔案員不僅能完成檔案的收集、整理、儲存工作,還能進行檔案資源的系統(tǒng)開發(fā)。

    (四)檔案查閱突破時間和空間限制

    傳統(tǒng)的檔案管理工作,要經歷一系列煩瑣的操作。要得到這些數據,需要經歷一個困難的過程,而管理這些數據是非常復雜的,無論是數據歸檔,還是數據訪問,都是如此,如果要查找的是檔案,只需在系統(tǒng)中輸入關鍵詞即可完成信息檢索,極大地突破了檔案時空限制。

    三、事業(yè)單位檔案管理現代化、電子化管理存在的問題

    (一)檔案內容復雜,管理難度大

    伴隨著市場經濟體制的深入發(fā)展,事業(yè)單位所面臨的發(fā)展壓力日益增大,體制改革的壓力尤為突出。在這種壓力下,事業(yè)單位要實施管理創(chuàng)新,以適應新形勢的需要,但由于自身體制和業(yè)務范圍的變化,使其檔案管理的內容更廣、覆蓋面更廣、更復雜、管理難度更大。

    (二)更重視檔案保存,忽視檔案利用

    作為日常管理的一部分,事業(yè)單位更注重業(yè)務發(fā)展,檔案管理成為檔案資料收集工作中的重要環(huán)節(jié)。但是從實際工作的角度來看,檔案管理人員往往只注重檔案的保存,而忽略了對其開發(fā)利用,他們認為保存好的檔案資料是自己的責任,不會再考慮如何利用、如何創(chuàng)新、如何實現其價值。但是,實際上,一些事業(yè)單位對現代化、電子化的重要性認識不夠,對自己在檔案管理方面的優(yōu)勢和作用認識不足,因此,對相關建設措施的認識不足,而且,還有更多的事業(yè)單位把重點放在了業(yè)務工作上,檔案保存很好,沒有考慮進行信息化建設,挖掘價值更深。

    (三)管理效率不高

    事業(yè)單位隨著時代的發(fā)展而不斷壯大,工作內容不斷增加,工作范圍不斷擴大。就提交和執(zhí)行合理化管理和移交職權等政策而言,整個組織和事業(yè)單位都發(fā)生了重大變化,這意味著需要將更多內容納入檔案管理,以適應事業(yè)單位發(fā)展和創(chuàng)新的變化。隨著檔案管理難度的加大,檔案保密工作在一定程度上受到嚴格制度的限制。與此同時,電子檔案的信息安全也面臨著很大的風險,容易導致信息泄露,而我們又不重視電子檔案的存儲,一旦出現故障,無法及時保存檔案,就會導致數據的丟失,嚴重地影響檔案的管理。

    (四)不重視長遠發(fā)展

    許多事業(yè)單位已開始建立起具有現代化水平和信息化水平的檔案。但是,由于這些項目在長期發(fā)展規(guī)劃方面存在缺陷,僅僅考慮了短期發(fā)展,沒有真正認識到檔案現代化、電子化管理的重要性和作用,更注重眼前利益,把計算機應用于檔案管理是片面的,片面地理解電子設計和現代化是片面的。在進行檔案管理工作時,有的事業(yè)單位選擇了電子化系統(tǒng),僅僅是為了促進本事業(yè)單位當前的發(fā)展,沒有考慮到今后發(fā)展的需要,更注重檔案工作對長期發(fā)展的系統(tǒng)性作用。

    四、事業(yè)單位實現檔案管理現代化、電子化的優(yōu)化措施

    (一)做好檔案安全管理

    保證檔案安全、實施安全管理是事業(yè)單位檔案工作的首要前提。計算機設備要加強抗病毒、抗木馬等防火墻技術,防止病毒在信息傳遞與接收過程中的入侵,確保檔案信息安全。做好計算機設備的管理工作,常常是一種畏懼心理,如果及時地對信息系統(tǒng)進行優(yōu)化更新,就會發(fā)現計算機出現的所有問題都能及時地得到解決,保證計算機的正常運行,并定期地保存好檔案,盡量保證檔案的安全。

    (二)實現檔案的無紙化保存

    事業(yè)單位檔案現代化、電子化管理是其基礎和前提。事業(yè)單位以前都是用紙來存儲檔案,不僅占用空間大,成本也高,要想普及現代化、電子化管理,就必須實現所有檔案的無紙化存儲。體制必須利用新的電子媒體,將舊的和新的文檔數字化,各事業(yè)單位實現了所有檔案信息的數字化,方便查詢交流,提高工作效率。

    (三)加強信息化基礎設施建設

    現代、電子事業(yè)單位檔案管理工作需要基礎設施、建筑和設備支持。第一,加強信息化基礎設施建設。每臺設備應配備計算機和網絡,以控制存儲環(huán)境和溫度、濕度和通風。第二,借助大數據技術,建立檔案信息平臺,配備數據庫,全面收集檔案信息,確保檔案的獨立性和獨立性,引進專業(yè)軟件和設備,實現電子存檔、錄入和保存,提高檢索效率。利用先進的軟件實現了檔案的動態(tài)更新,可隨時獲取最新檔案信息,做好電子保密工作。要運用信息化技術,檔案科學錄入、歸類、結構和分類,建立科學的查檔體系,拓寬檔案應用領域。

    (四)整合信息化檔案資源

    各部門要加強檔案資料的收集整理,實行科學編目、分類管理,建立檔案數據庫,對檔案資源進行綜合利用。由于各事業(yè)單位提供的服務范圍很廣,來自不同地區(qū),由其他事業(yè)單位共同提供,有時也需要:從這些地區(qū)或其他事業(yè)單位傳送資料,因此要將檔案資源整合到不同地區(qū)或其他事業(yè)單位,改善檔案的基本前提條件,以便發(fā)揮其基本功能,另一方面,要根據服務社會的要求,優(yōu)化檔案資源的配置和處置,只有通過檔案資源的整合,才能真正把檔案工作作為一項工作,為事業(yè)單位提供利用價值和信息服務。

    結語

    事業(yè)單位檔案管理現代化、計算機化的發(fā)展,是事業(yè)單位發(fā)展的必然前提。為了適應事業(yè)單位在新形勢下的發(fā)展,檔案需要重新設計,引進先進的技術,實行現代化的電子管理,以適應市場經濟的要求,促進事業(yè)單位更好地發(fā)展。

    參考文獻:

    [1]邵立雙. 事業(yè)單位檔案管理現代化、電子化發(fā)展分析[J]. 城建檔案,2021(2):86-87.

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