對基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑探索

孫佳

摘要：如今，在我國科學技術水平不斷提升的背景下，基層單位檔案管理工作也在原來的基礎上作出了進一步改革。通常情況下，在基層單位管理工作中，文件檔案管理屬于其中非常重要的組成部分，主要是因為文件檔案對基層各項組織活動進行了系統(tǒng)的記錄，同時涉及的范圍比較廣泛，在基層單位發(fā)展中起到了至關重要的作用。因此，對于相關的基層單位而言，要想在更大程度上發(fā)揮出文件檔案價值作用，就必須對現(xiàn)有的文件檔案管理方式進行創(chuàng)新與改革，從而促進基層單位文件檔案管理工作可以面向現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。本文首先對目前基層單位在開展檔案管理工作時遇到的困境進行了深入分析，然后結合實際情況提出了一些現(xiàn)代化的解決策略，希望可以在一定程度上提升基層單位檔案管理工作水平。

關鍵詞：基層單位;文件檔案管理;現(xiàn)代化;實施路徑

在基層單位管理工作中，文件檔案管理屬于其中的重點內(nèi)容，對于單位各項活動內(nèi)容進行了準確記載，因此，通過加強文件檔案管理工作，可以為基層單位各項活動開展創(chuàng)設良好的基礎條件。目前，在我經(jīng)濟水平不斷提升的基礎上，信息技術逐漸引起各個行業(yè)的高度重視，這也使得基層單位檔案管理工作迎來了更大的機遇和挑戰(zhàn)。在此背景下，基層單位在實施檔案管理工作時，一些問題也逐漸顯現(xiàn)出來，這些問題的存在對檔案管理工作發(fā)展形成了非常嚴重的阻礙。針對這種現(xiàn)象，需要進一步加強對基層單位文件檔案管理的研究工作，對于目前存在的各項問題進行合理解決，從而在更大程度上提升基層單位文件檔案現(xiàn)代化管理水平。

一、加強基層單位文件檔案現(xiàn)代化路徑探索的重要性

目前，隨著科學技術水平的不斷提升，信息技術已經(jīng)逐漸成了人們?nèi)粘Ｉ钆c工作中非常重要的組成部分，主要是因為可以在很大程度上提升生活效率與工作質量。因此，在基層單位文件管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展要求，信息化以及數(shù)字化成了檔案管理工作未來主要的發(fā)展趨勢，目前基層單位在實施文件檔案管理工作時，已經(jīng)逐漸改變了紙質化的辦公方式，通過與信息技術之間的有效融合，在提升文件檔案管理工作效率的前提下，還能夠有效減少人力以及物力等成本的投入，這對于基層單位未來穩(wěn)定發(fā)展有著非常重要的作用。

首先，將計算機技術應用于基層單位文件檔案管理中，可以對以往比較繁瑣的管理工作流程進行簡化，同時對其中存在的一些問題進行合理解決。因此，事業(yè)單位只有對現(xiàn)有的文件檔案管理方式進行不斷創(chuàng)新與完善，才能保證檔案管理工作可以滿足現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展要求。目前，實現(xiàn)文件檔案管理現(xiàn)代化是面臨的主要問題，需要進一步加強對該問題的研究工作。在基層單位所涉及的各項管理工作中，文件檔案管理屬于其中非常重要的組成部分，對于基層單位各項活動進行了準確記錄，所以在內(nèi)容方面具有非常明顯的豐富性。結合目前的實際隋況來看，基層單位文件檔案管理工作水平還有待提升，還沒有實現(xiàn)對信息技術的合理應用，因為長時間受到思想認識方面的影響，這就使目前基層單位文件檔案管理工作中還存在著一定的問題。因此，必須加強基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑探索工作，將信息技術應用于基層單位文件檔案管理工作中，可以幫助基層單位對傳統(tǒng)文件檔案管理中存在的一些弊端進行有效解決，進而在未來面向更加先進的方向不斷發(fā)展。

二、基層單位文件檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）缺少完善的文件檔案管理制度

目前，在基層單位文件檔案管理工作中，還沒有制定出完善的文件檔案管理制度，具體主要體現(xiàn)在以下方面：第一，在目前檔案管理工作實施中，還沒有制定出統(tǒng)一的審核標準，這就導致在整個文件檔案管理工作中呈現(xiàn)出了非常明顯的隨意性，這不但對檔案查詢帶來了一定的難度，同時也會影響到文件檔案資料的完善性，這將對文件檔案資料的價值作用發(fā)揮產(chǎn)生一定的影響;第二，文件檔案在標題與目錄上存在缺陷，甚至存在部分檔案目錄出現(xiàn)了破損問題，同時對檔案查詢編號進行統(tǒng)一編寫。檔案管理人員在對資料進行整理時，因為缺少完善的檔案管理制度，這就導致在整個檔案管理工作中缺少了一定的規(guī)范性，從而對文件檔案管理工作順利開展形成了一定的阻礙。結合以上問題可以看出，目前在基層單位文件檔案管理制度方面還存在不完善性，造成檔案管理人員在開展各項工作時缺少合理的參考標準。對思想認識進行及時更新，全面認識到創(chuàng)新工作的重要性，這對于文件檔案管理工作改革有著非常重要的作用。

（二）缺少完善的文件檔案檢索系統(tǒng)

在基層單位文件檔案管理工作中，對于文件檔案資料歸檔整理工作引起高度重視，可以為后期檔案資料檢索工作提供良好的基礎條件，因為構建科學的文件檔案管理系統(tǒng)，對于文件使用以及查詢而言有著非常重要的作用。但是在目前基層單位文件檔案管理工作中，還沒有構建出完善的檔案檢索系統(tǒng)，在現(xiàn)有的文件檔案檢索方式中，主要體現(xiàn)在手工檢索與計算機檢索兩個方面。

三、基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑

（一）加強對檔案管理制度的完善工作

對于基層單位而言，首先應該根據(jù)自身發(fā)展要求對現(xiàn)有的文件檔案管理制度進行不斷優(yōu)化與完善，加強對文件管理人員自身行為的規(guī)范工作，在此基礎上提升文件檔案管理質量。如今，在信息技術不斷發(fā)展的基礎上，互聯(lián)網(wǎng)技術已經(jīng)成為各個行業(yè)發(fā)展中非常重要的組成部分，這也為基層單位文件檔案管理工作發(fā)展提供了非常有利的條件。通過加強檔案管理信息化建設，不但可以將文件檔案資料的使用價值充分發(fā)揮出來，并且還能在很大程度上提升文件檔案的安全性。加強基層單位文件檔案管理制度完善工作，具體可以通過以下幾個方面來進行：第一，對現(xiàn)有的檔案管理工作流程進行完善，使檔案管理人員可以嚴格按照流程開展工作，保證在整個文件檔案管理工作中滿足一定的規(guī)范化要求;第二，對文件檔案內(nèi)容進行全面了解，在此基礎上加強對檔案目錄以及分類序號的規(guī)范工作。

（二）構建完善的檔案檢索系統(tǒng)

對于基層單位而言，在整個文件檔案管理工作中，檔案檢索系統(tǒng)在其中發(fā)揮著非常重要的作用，因此，要想實現(xiàn)文件檔案管理現(xiàn)代化建設，還需要對現(xiàn)有的檔案檢索系統(tǒng)進行創(chuàng)新與完善，使檔案管理系統(tǒng)在應用過程中可以滿足一定的規(guī)范化以及專業(yè)化等要求。首先，基層單位可以對先進的信息技術進行合理應用，在此基礎上構建電子化的檢索目的，這一過程中需要對相應的檢索條件進行充分考慮，從而完成設置工作。其次，在對檢索系統(tǒng)進行應用時，應該采用關鍵詞搜索方式，這樣檢索系統(tǒng)就能呈現(xiàn)出檢索人員所需要的檔案文件，通過這種方式可以在很大程度上提升文件檔案資料使用效率。

（三）加強檔案管理人員隊伍建設工作

結合目前的實際情況來看，國家已經(jīng)對檔案管理工作引起了高度重視，并且也逐漸加強各方面資源的投入力度，特別是對于基層單位文件檔案管理工作而言，國家逐漸實施了非常大的監(jiān)督檢查力度。針對這種現(xiàn)象，相關的基層單位一定要全面認識到文件檔案管理工作的重要性，要想在更大程度上達到國家規(guī)定的標準要求，需要將文件檔案管理人員隊伍建設工作進行全面落實，通過不斷提升文件檔案管理人員綜合素質水平，可以對傳統(tǒng)文件檔案管理工作中存在的問題進行合理解決。因此，基層單位在一定的時間內(nèi)應該開展嚴格的培訓教育工作，通過學習使檔案管理人員對理論知識以及先進的管理方式進行全面掌握，在一定程度上提升自身的綜合素質水平，這對于實現(xiàn)文件檔案管理現(xiàn)代化有著非常重要的意義。

四、結語

綜上所述，在現(xiàn)代社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，基層單位應該樹立一定的創(chuàng)新意識，對于以往文件檔案管理工作中存在的弊端進行深入分析，全面認識到信息技術使用的重要性，通過信息技術作用的發(fā)揮，才能促進檔案管理工作在未來面向信息化以及現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。