做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

付九地

【摘要】人事檔案管理是基層事業(yè)單位管理工作中的一項(xiàng)主要內(nèi)容，提高人事檔案管理水平可促進(jìn)基層事業(yè)單位運(yùn)行效率的提高，提供便捷、貼心的服務(wù)給民眾，加快建設(shè)服務(wù)型政府。本文從基層事業(yè)單位出發(fā)，對(duì)人事檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并把實(shí)際情況聯(lián)系起來(lái)提出有效性解決措施，以促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量和效率顯著提升。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案;管理

人事檔案是人才信息的重要載體與人才評(píng)價(jià)的主要信息源，能反映多個(gè)方面的信息，包括個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況以及組織關(guān)系、歷史背景等，是選賢舉能、知人善任的一項(xiàng)重要依據(jù)。管好、用好人事檔案，不但符合以人為本的管理理念，且非常有利于開(kāi)發(fā)與利用人才資源?，F(xiàn)階段，大部分企業(yè)對(duì)檔案管理的要求不高，進(jìn)而出現(xiàn)了人檔分離的情況。隨著人事制度改革的深入推進(jìn)，使得事業(yè)單位人事檔案管理的重要性愈加突出，所以，新時(shí)期將事業(yè)單位人事檔案管理工作做好意義重大。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）缺乏較強(qiáng)的重視程度?，F(xiàn)階段，諸多事業(yè)單位未正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，并未在人事檔案管理工作中將組織管理工作納入。因?yàn)橄噍^于其他工作，人事檔案管理工作存在明顯的區(qū)別，和單位利益沒(méi)有直接聯(lián)系，且出成績(jī)的幾率也較低，所以很多職工不重視人事檔案管理工作，進(jìn)而使得無(wú)法順利收集人事檔案，管理混亂，未得到有效監(jiān)督與檢查，甚至于部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作處于無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，沒(méi)有將人事檔案管理的實(shí)效充分發(fā)揮出來(lái)。

（二）人事檔案管理制度不完善。相應(yīng)的章程和制度可對(duì)人事檔案起到有效管理和規(guī)范。一旦脫離了制度的約束，則人事部門的人員在管理檔案時(shí)會(huì)延續(xù)自己的方式與習(xí)慣，不同的工作方式與習(xí)慣會(huì)讓人事檔案管理陷入混亂，且效率也不高。細(xì)化的人事檔案管理制度可科學(xué)指導(dǎo)單位的人事檔案規(guī)劃工作，對(duì)其進(jìn)行約束?，F(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位缺乏完善的人事檔案管理制度，存在普遍的隨意與雜亂現(xiàn)象，完善與改進(jìn)迫在眉睫。

（三）人事檔案管理工作人員能力不足。目前，若想對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作予以加強(qiáng)，則首先必須加強(qiáng)工作人員的專業(yè)能力，配備專門的檔案管理人員，不允許人事檔案管理工作由其他抽調(diào)人員完成。抽調(diào)人員難以完成本職工作，且檔案管理工作與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不符，影響整體工作效率。檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，不僅需要管理人員的專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，且還必須要有充裕的操作時(shí)間。因此，事業(yè)單位或者對(duì)人事檔案管理人員展開(kāi)專項(xiàng)培訓(xùn)，或者招聘外來(lái)專業(yè)的檔案管理工作人員。若未第一時(shí)間歸納整理人事檔案資料和文件，則會(huì)嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展，嚴(yán)重的甚至?xí)?duì)單位內(nèi)部重大事項(xiàng)工作進(jìn)度造成嚴(yán)重影響。

二、新時(shí)期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的路徑

（一）更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念。第一，改變現(xiàn)有檔案管理觀念。事業(yè)單位需要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，對(duì)其引起高度重視，不管是單位，還是個(gè)人，進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義十分重大。單位領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)人事檔案管理工作引起密切關(guān)注，充分發(fā)揮出自身的帶頭作用，改變每一位人員的檔案管理工作態(tài)度，只有確保事業(yè)單位人事檔案管理觀念的創(chuàng)新性，將人事檔案管理小組構(gòu)建起來(lái)，才可以促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。第二，應(yīng)在固定的時(shí)間指導(dǎo)、督促、檢查人事檔案管理工作，加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，在指導(dǎo)與監(jiān)督中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的缺陷和問(wèn)題，同時(shí)第一時(shí)間運(yùn)用有效手段進(jìn)行補(bǔ)救。第三，將人事檔案管理達(dá)標(biāo)考核機(jī)制構(gòu)建起來(lái)。將人事檔案管理工作做好的重要前提是良好的制度，可密切結(jié)合檔案管理質(zhì)量和管理人員的績(jī)效考核，確保人事檔案管理朝著規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。

（二）完善管理制度，強(qiáng)化工作規(guī)范?，F(xiàn)階段，我國(guó)的事業(yè)單位人事檔案管理制度不適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)體制，因此需對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理制度展開(kāi)大力改革，去除以往管理制度中一些不適配內(nèi)容，了解新時(shí)期人事檔案管理工作，將新時(shí)期的發(fā)展要求與新時(shí)期的工作思想融入事業(yè)單位人事檔案管理制度中。建立健全相應(yīng)的考核制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的工作人員繼續(xù)進(jìn)行培養(yǎng)，或者從原崗位調(diào)離。除此之外，對(duì)管理工作的規(guī)范性予以強(qiáng)化，提出新的要求給人事檔案管理工作，將更高、更遠(yuǎn)的工作目標(biāo)設(shè)立出來(lái)。首先，對(duì)檔案收集、存放與查閱工作做出詳細(xì)規(guī)定，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真監(jiān)督，以免篡改人事檔案的情況發(fā)生，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)工作人員篡改人事檔案，要嚴(yán)肅處理。其次，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，把暴露出的問(wèn)題有效解決，將人事檔案填寫制度設(shè)立起來(lái)，對(duì)違規(guī)填寫予以重點(diǎn)關(guān)注，鑒別違規(guī)填寫內(nèi)容，以判斷檔案信息的真假。

（三）加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入和使用。事業(yè)單位在日常管理中，應(yīng)確保人事檔案管理工作資金的充足性，或?qū)ｉT預(yù)留一些資金在檔案管理中使用，同時(shí)保證經(jīng)費(fèi)嚴(yán)格落實(shí)。加大專業(yè)檔案硬件設(shè)施的使用和投入力度，對(duì)檔案存放的位置和條件進(jìn)行改善，保證檔案的存放空間符合“三室”分離。為保證檔案安全，增加相應(yīng)安保設(shè)施，如消防、安全警報(bào)等。另外，還需將信息化技術(shù)不斷引進(jìn)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革新和完善人事檔案管理，利用網(wǎng)絡(luò)在社會(huì)范圍中共享非保密范圍的檔案信息，將人才檔案信息服務(wù)提供給社會(huì)，進(jìn)而有效共享人事檔案信息資源。這樣做既大大便利了檔案利用者，也提高了人事檔案工作效率與質(zhì)量，顯著提升了檔案利用效率，推動(dòng)了檔案管理向無(wú)紙化發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員的全面素質(zhì)。不斷強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員管理人事檔案的職能，從而使國(guó)家行政事業(yè)持續(xù)性發(fā)展得到充分保障。事業(yè)單位人事檔案的地位在體制革新和人員流動(dòng)中屬于中間狀態(tài)，檔案管理人員是事業(yè)單位人事檔案管理的核心要素，對(duì)科學(xué)有序開(kāi)展檔案管理工作意義重大?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較高的素質(zhì)與水平，不符合人事檔案實(shí)際工作要求，阻礙了人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)創(chuàng)造條件積極培訓(xùn)檔案管理人員，具體做到以下幾點(diǎn)：首先，針對(duì)員工的素質(zhì)定期展開(kāi)培訓(xùn)，以提升其素質(zhì)，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位需積極鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)，提高相關(guān)素質(zhì)。最后，積極鼓勵(lì)進(jìn)步員工，為其他員工樹(shù)立榜樣，使不斷學(xué)習(xí)的良好氛圍形成于事業(yè)單位內(nèi)部。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著信息化水平的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用水平得到很大程度的提升。為此，事業(yè)單位人事檔案管理工作需采取利用開(kāi)放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，適應(yīng)社會(huì)需求，不斷提高自身綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，以提高自身工作效率與質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)，提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率。同時(shí)，基層檔案管理人員還需抓住時(shí)代機(jī)遇，加強(qiáng)創(chuàng)新和改革，把事業(yè)單位人事檔案管理工作更好地開(kāi)展下去。

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