信息時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新策略分析

摘 要 為促進(jìn)高校檔案管理在信息時(shí)代背景下得到改革與創(chuàng)新，筆者以《信息時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新策略分析》為課題，從信息時(shí)代高校檔案管理現(xiàn)狀入手，對其進(jìn)行了全方位、深層次地剖析，并在此基礎(chǔ)上全面而深入地探究了信息時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新策略，給出了筆者具有代表性的個(gè)人建議。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代 高校 檔案管理 現(xiàn)狀 創(chuàng)新策略

1信息時(shí)代高校檔案管理現(xiàn)狀

高校檔案，是高校黨建工作、行政管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)生學(xué)籍管理、就業(yè)開展等工作過程中產(chǎn)生的材料，高校檔案管理作為高校日常管理工作中的重要組成部分，在促進(jìn)高校健康可持續(xù)發(fā)展、提高高校核心競爭力方面發(fā)揮著無可替代的作用。高校是一個(gè)典型的人群聚集地，做好檔案管理工作不僅滿足廣大師生群體的基本要求，同時(shí)也是高校能夠穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。雖然高校檔案管理工作非常重要，但是從目前的情況來看，在信息時(shí)代背景下高校檔案管理工作仍然存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.1檔案管理工作未充分利用信息技術(shù)

高校檔案管理是高校建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，通過一些研究結(jié)果可以看出，國內(nèi)一些高校往往習(xí)慣于將更多的教育資源投入到基礎(chǔ)教學(xué)設(shè)施建設(shè)環(huán)節(jié)，而對于檔案管理等軟條件輔助實(shí)施建設(shè)卻往往被忽視。信息技術(shù)的發(fā)展不僅使我們的生活、學(xué)習(xí)以及工作方式發(fā)生了顯著的變化，同時(shí)還為提高高校檔案管理工作效率和工作質(zhì)量創(chuàng)造了條件。由于一些高校似乎并沒有認(rèn)識到檔案管理在高校發(fā)展過程中所發(fā)揮的作用，所以當(dāng)信息技術(shù)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中被普遍應(yīng)用以后，這種被廣泛應(yīng)用的技術(shù)仍然未能被有效利用到高校檔案管理工作中。

高校在管理中產(chǎn)生的各類型的檔案非常多，不僅包括各種紙質(zhì)檔案，同時(shí)還有數(shù)不勝數(shù)的電子檔案，如果單純地依靠人工去收集、分析、歸檔這些檔案，不僅會(huì)給檔案管理人員帶來很大的工作量，同時(shí)還難以保證工作效率和工作質(zhì)量，更不談檔案的深度利用和開發(fā)，而利用信息技術(shù)不但可以有效管理電子檔案，而且還可以將紙質(zhì)檔案信息化，方便檔案的日常借閱利用，同時(shí)為檔案的開發(fā)編研提供便利條件。

1.2檔案管理人員的工作能力有待提高

在信息時(shí)代，高校檔案管理工作人員面臨著新一輪的挑戰(zhàn)。首先，與過去的檔案數(shù)量相比，他們需要整理、鑒定、管理的檔案數(shù)量上升了好幾倍不止，這就要求他們必須要打破傳統(tǒng)的管理思想，并試著探索一種新的管理思想，提高工作效率;其次，過去的高校檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，而信息時(shí)代下的高校檔案產(chǎn)生的電子類型檔案數(shù)量更多，所以需要檔案管理人員具備一定的信息技術(shù)，這樣他們才能更高地管理各種電子類型的檔案;最后，師生在查找檔案時(shí)很可能會(huì)遇到各種各樣的問題，所以快速而及時(shí)地幫助他們解決實(shí)際問題成為檔案管理人員必須具備的基本專業(yè)要求。但實(shí)際上，高校很多檔案管理人員沒有檔案專業(yè)知識基礎(chǔ)，檔案收集管理的意識不強(qiáng)，而且那些年齡比較大的檔案管理人員對各種檔案管理輔助軟件應(yīng)用不熟練，甚至經(jīng)常性地產(chǎn)生錯(cuò)誤，這些問題毫無疑問地影響了高校檔案管理工作的健康發(fā)展。

2信息時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新策略

信息時(shí)代下的高校檔案管理工作表現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)，對檔案管理人員的各方面能力有了更高的要求。針對當(dāng)前高校檔案管理工作存在的問題，學(xué)校非常有必要采取行之有效的措施去保障檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行，在這個(gè)過程中要充分利用好信息技術(shù)，以信息技術(shù)為工具探索高校檔案管理創(chuàng)新模式。

2.1加大檔案信息建設(shè)的投入

檔案管理是高校管理工作的重中之重，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要予以足夠的重視，并且為做好檔案管理工作做出實(shí)質(zhì)性的努力。為了更好地推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展，給廣大師生群體提供更高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，檔案管理人員必須要把握好信息時(shí)代提供了機(jī)遇，改進(jìn)檔案管理信息技術(shù)，提高檔案管理工作效率。學(xué)校要加大在檔案管理信息化建設(shè)方面的投資力度，一方面，購置或自主研發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案掃描進(jìn)行電子化管理，方便利用和開發(fā);另一方面，對已經(jīng)形成的電子檔案，投入人力、物力進(jìn)行整理和提供專門的保管措施進(jìn)行備份和安全管理。

2.2提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

檔案管理人員的工作素質(zhì)也會(huì)對管理工作產(chǎn)生不容忽視的影響。高校要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，既要提高對檔案管理人員的各項(xiàng)要求，同時(shí)還要給他們提供培養(yǎng)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。高校檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和多樣性，所以在招聘員工時(shí)盡可能地選擇那些有工作經(jīng)驗(yàn)、熟悉并熟練操作信息系統(tǒng)的人員，甚至是具有檔案專業(yè)的從業(yè)人員，保證檔案管理人員隊(duì)伍的質(zhì)量。與此同時(shí)，高校還應(yīng)該提高檔案管理人員的薪金待遇，培養(yǎng)他們對學(xué)校的歸屬感、對工作崗位的滿足感。

3結(jié)束語

綜上所述，從當(dāng)前信息時(shí)代高校檔案管理現(xiàn)狀來看，在信息時(shí)代背景下高校檔案管理工作仍然存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：未有效利用信息技術(shù);檔案管理人員的工作能力有待提高。為促進(jìn)高校檔案管理工作的實(shí)效性，就必須針對其存在的問題充分利用好信息技術(shù)，以信息技術(shù)為工具對高校檔案管理進(jìn)行改革與創(chuàng)新。

作者簡介：杜俊燕（1975.9-）女，漢，河北衡水人，碩士研究生，中級館員，研究方向：檔案、中國古代史。

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