大型展會的落地管理分析

高鵬

摘 要：伴隨著我們國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，大型的會展建設規(guī)模逐漸擴大，由此就催生出了一種新型的會展經(jīng)濟發(fā)展模式，并且這種經(jīng)濟發(fā)展模式已經(jīng)帶動了許多地區(qū)的發(fā)展。不過當前會展落地管理上還存在著一些問題?；诖耍谝韵挛恼轮?，主要以第35屆中國植保信息交流會暨農(nóng)藥械交流會為研究實例，詳細的講述了整個大型展會的落地情況以及所采取的相關措施，以此為后的展會落地政策的實施積累相關經(jīng)驗。

關鍵詞：大型展會? 落地管理分析? 應對措施

隨著中國進口博覽會的成功舉辦，會展經(jīng)濟已成為眾多城市經(jīng)濟發(fā)展關注的熱點 ，顯而易見會展業(yè)有效帶動了旅游、交通運輸、商業(yè)、廣告等相關行業(yè)的發(fā)展，當?shù)嘏c展會相關行業(yè)的產(chǎn)業(yè)的影響力也通過展會活動平臺最大化釋放，成為實體經(jīng)濟企業(yè)交流的重要渠道。目前全國主要一二線城市都有大型展館建成，投資少則十幾億，大則上百億，所謂筑巢引鳳，“鳳”就是各類專業(yè)展會。特別是十萬平方米以上的特大型展會更是各大城市追逐的重點。但這類展會一方面數(shù)量較少、另一方面需要滿足的條件非常多，對于一些二三線城市甚至需要舉城市之力去爭辦和承接。而客觀上，有過大型展會服務經(jīng)驗的城市并不多，如何去爭取和承接這類展會就需要一整套完整周密的方案。下面以第35屆中國植保信息交流會暨農(nóng)藥械交流會落地福州舉辦為例進行落地管理分析，為即將承接該類大型展會城市和展館提供借鑒。

“中國植保信息交流會暨農(nóng)藥械交流會”由全國農(nóng)業(yè)技術推廣服務中心主辦，廈門市鳳凰創(chuàng)意會展服務有限公司共同承辦，報名參展企業(yè)1000多家，全球農(nóng)化前十強企業(yè)及國內農(nóng)化五十強企業(yè)及新型高效植保機械企業(yè)有80%報名參展，來自全國各地參會代表及客商代表達10萬人以上。為此舉辦地從以下三個方面進行落地管理工作：

在34屆展會舉辦過程中實地考察，了解展館設施、展會規(guī)模、參展商和專業(yè)觀眾人數(shù)及特點、布展和展會期間交通狀況、安保配置需求、機力（展會布展中使用的吊車、叉車等工具）、餐飲、保潔需求，以及需要酒店及交通保障等情況等?？傮w上看展會需要當?shù)卣?lián)合主辦、城市能滿足15萬的客商吃住行接待能力，展館需能容納5000個國際標準展位，也就是展館可使用面積約12萬平方米，并能提供安保、餐飲、現(xiàn)場服務管理等綜合保障。經(jīng)過各個模塊的保障能力對比和分析，可以滿足以上條件，進而遞交方案邀請主辦單位考察。

在考察過程中從產(chǎn)業(yè)基礎、場館保障能力、酒店交通容納能力、政府提供保障服務能力和政策支持依次推進，每個部分都詳細記錄主辦方提出建議和要求，并在主辦方考察完畢即給出相應解決方案，并落實了福建省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳、福州市人民政府、福建省植保植檢總站共同主辦的事宜，釋放誠意，給予主辦方很大信心。

項目確定落地后即由承辦城市成立綜合保障小組。因展會期間將舉辦第一屆農(nóng)藥顆粒劑發(fā)展及應用論壇、高效減量施藥技術論壇、第二屆植物微生態(tài)與農(nóng)業(yè)大健康論壇，參展參會的生產(chǎn)企業(yè)、經(jīng)銷商和植保社會化服務自行組織了近百場的業(yè)務洽談、新品發(fā)布、產(chǎn)銷對接、產(chǎn)品交易、回饋答謝等一系列活動。涉及布展車輛1500多輛、觀眾車輛2000多輛、參展商和觀眾近15萬人次，涉及公安、交警、通訊、城管、安保、保潔、餐飲、現(xiàn)場服務等諸多部門，相關工作人員近2000人次。根據(jù)以往經(jīng)驗采用模塊化管理方式對接，把問題細化，分級別管理，各負其責，形成“流程鏈”，通過工作任務表（見附表1）和總布局功能圖將所有服務具體和直觀體現(xiàn)出來，結合展館軟硬件條件去匹配具體項目需求，整個過程各模塊平行推進，定期開會及時解決問題。

通過這樣的落地管理流程進行多項目任務的分解，完成了整個展會的服務保障工作。特別是因地制宜，結合展館周邊地形結構和特點制定人流、車流和物流的方案，針對性布局，解決了往屆展會最難控制的交通、高峰期保潔和游商問題。從考察爭辦到落地承接歷時一年多，最終圓滿完成大會的服務保障工作，為城市直接和間接帶來了上億元的綜合收入、帶動了相關產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。更重要的是打通了城市接待特大型展會的服務脈絡，也從中發(fā)現(xiàn)不足針對性完善，為今后承接大型展會積累了寶貴經(jīng)驗。建立了良好的口碑，必定會吸引更多的特大型和大型展會落地福州。

大型展會落地管理工作的實施，可以帶動當?shù)亟?jīng)濟的發(fā)展，并且前景也特別廣闊，根據(jù)上文所述，可以清楚的了解整個展會項目落地實施環(huán)節(jié)以及所對應的注意事項，通過詳細的研究分析，可以發(fā)揚展會中的優(yōu)點，而且對于展會中不足之處，還需要積極的借鑒其他展會的落地經(jīng)驗進行學習。同時結合展會自身特征，提前預防展會落地實施可能出現(xiàn)的一些風險，根據(jù)上文中的描述以及所提供的經(jīng)驗，希望可以為后續(xù)展會的落地工作提供一定的經(jīng)驗。

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