彭何
摘 要:政策要求和現(xiàn)實需求下游航道探索有效的合同管理方法,提高合同管理尤其是風(fēng)險防控水平。本文從必要性、制度與路徑探索、存在的問題和改進(jìn)的方向進(jìn)行分析,讓“黑天鵝”飛不起,“灰犀?!睕_不動,保障事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)利益。
關(guān)鍵詞:合同管理? 風(fēng)險防控
一、長江下游航道合同管理風(fēng)險防控必要性分析
作為交通運(yùn)輸部設(shè)在長江下游航道的維護(hù)管理單位,長江下游航道有著大量的收支合同。近年來,隨著業(yè)務(wù)壯大,數(shù)量大幅提高。客觀上講,合同數(shù)量越多,數(shù)額越大,市場份額占比越高,發(fā)生風(fēng)險概率就越大,風(fēng)險管控壓力就越大。
二、合同管理風(fēng)險防控制度與路徑探索
合同管理主要風(fēng)險在于程序和履行兩個方面。做好合同管理中的風(fēng)險管控,首先在制度上規(guī)范,從源頭上控制風(fēng)險;其次在實踐操作,規(guī)范合同運(yùn)作流程。
(一)制度探索
先后三次制定修訂完善合同制度,分別2003年印發(fā)《長江南京航道局經(jīng)濟(jì)合同管理暫行規(guī)定》,初步建立綜合管理與分類管理相結(jié)合的合同管理模式。2013年制定《長江南京航道局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》(試行),明確合同監(jiān)督管理職責(zé)與分工、合同審查與簽訂、履行與變更、整理與歸檔的流程,強(qiáng)化了合同監(jiān)督與責(zé)任追究。2017年修訂《長江南京航道局合同管理辦法》,明確合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé),建立涉及合同簽訂、履行及責(zé)任追究整個過程的管理制度。
(二)路徑探索
一是合同簽署階段:起草時,主辦部門應(yīng)當(dāng)對合同相對方的主體資格、資信情況、履約能力等情況進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查了解,必要時可組織有關(guān)人員進(jìn)行實地考察。審查時,法務(wù)、財務(wù)監(jiān)督管理部門對合同主要內(nèi)容進(jìn)行審查,提出風(fēng)險預(yù)警。簽章時,法務(wù)部門對合同最終條款進(jìn)行確認(rèn)審查,由法定代表人或授權(quán)人簽署合同后,蓋章。備案后,合同簽署后在規(guī)定的時間內(nèi)交法務(wù)部門備案。
二是合同履行階段:資料管理時,主辦部門跟蹤合同履行情況,實時記錄、整理合同資料。合同變更、解除:按規(guī)定審查。糾紛處理發(fā)生時,合同主辦部門收集證據(jù),會同法務(wù)部門處理。
三是合同監(jiān)督檢查階段:定期報告、檢查,主辦部門每半年向合同監(jiān)督管理部門報告合同履行情況;下級監(jiān)督管理部門每年向上級監(jiān)督管理部門報合同管理工作總結(jié)。監(jiān)督管理部門定期檢查。發(fā)現(xiàn)的問題由紀(jì)檢監(jiān)察部門核實處理,開展責(zé)任追究。
(三)風(fēng)險防控
重點在合同審查階段,審查是否嚴(yán)肅規(guī)范關(guān)系到合同風(fēng)險能否有效防控。長江下游航道合同審查分解為三個部門:主辦、法務(wù)和財務(wù)部門,每個部門審查重點各不相同。
主辦部門審核合同主體是否適格;根據(jù)雙方在談判、簽訂合同時的強(qiáng)弱地位,結(jié)合合同目的,準(zhǔn)確界定各自的關(guān)注焦點和追求目標(biāo)的差異,據(jù)此設(shè)計、起草合同條款。
法務(wù)部門審核合同是否成立;合同形式要件是否滿足法律要求;合同是否生效,何時生效,是否存在效力待定、不生效和無效的情況,是否存在需第三方審批的情形;合同權(quán)利義務(wù)的設(shè)置是否真實地反映出本單位要達(dá)到的合同目的,權(quán)利義務(wù)的設(shè)置是否全面,是否具備可操作性,是否均衡;權(quán)利義務(wù)條款的終止、解除及對應(yīng)的法律后果;權(quán)利義務(wù)實現(xiàn)的時間要求和對應(yīng)的法律后果是否完善。
財務(wù)部門審查財務(wù)收支事項是否符合國家財經(jīng)法律、行政法規(guī)的規(guī)定;合同價款的支付方式、支付期限、支付比例的合理性和可執(zhí)行性;對合同簽訂、履行中違反財務(wù)管理制度的行為進(jìn)行監(jiān)督,提出處理意見或建議。
三、合同管理風(fēng)險防控存在的問題和改進(jìn)的方向
(一)主要問題
表現(xiàn)在合同管理不規(guī)范;審查不嚴(yán)格;簽訂不嚴(yán)謹(jǐn);履行不嚴(yán)肅。
(二)改進(jìn)方向
1、轉(zhuǎn)變思維
合同管理各部門應(yīng)建立主動管理的思維。主辦部門培養(yǎng)合同認(rèn)知能力,主動將談判結(jié)果轉(zhuǎn)化為合同文本。在合同起草階段把握兩個維度:一是履行計劃,有意識將雙方的交易目的和共識轉(zhuǎn)換為合同語言,以確保交易成功。二是風(fēng)險防控。法務(wù)部門主動告知合同主辦部門哪里有風(fēng)險,如何規(guī)避風(fēng)險,不是只被動地等問題發(fā)生或?qū)Ψ狡鹪V才采取行動。
2、改善流程
建立標(biāo)準(zhǔn)化合同模板。合同管理部門應(yīng)該根據(jù)本單位實際,針對經(jīng)常使用且變化不大的合同類型建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板,一方面節(jié)省起草合同的時間和精力,另一方面方便合同管理。
重視資料整理、歸檔。合同履行完畢后,主辦部門應(yīng)及時收集、整理簽訂、履行過程中的合同資料,確保合同資料齊全,定期將合同按照不同的類型裝訂成冊,及時移交檔案室管理。專項合同的歸檔辦法按專項管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案管理部門要對合同進(jìn)行登記編號,便于查找檢索。