醫(yī)院衛(wèi)生材料管理的風(fēng)險(xiǎn)防控及應(yīng)對(duì)措施

孫太平

摘 要：醫(yī)院衛(wèi)生材料是醫(yī)院重要流動(dòng)資產(chǎn)，增長迅速，衛(wèi)生材料收入占醫(yī)療收入比例重大，隨著社會(huì)的發(fā)展，衛(wèi)生材料在數(shù)量、品種、金額上都發(fā)生著巨大的變化，所以，在衛(wèi)生材料上的管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)于衛(wèi)生材料的采購、入庫、保管、領(lǐng)用和管理上存在的漏洞，是影響醫(yī)院發(fā)展的絆腳石?；诖耍疚膶?duì)于醫(yī)院衛(wèi)生材料管理存在的問題進(jìn)行分析，結(jié)合理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出具體解決方法。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生材料管理 風(fēng)險(xiǎn) 措施

隨著我國醫(yī)療事業(yè)改革的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院之間競爭也日益激烈，提升醫(yī)院的綜合競爭力成為醫(yī)院的主要經(jīng)營管理目標(biāo)和內(nèi)容。醫(yī)院衛(wèi)生材料管理是醫(yī)院一項(xiàng)重要的管理制度，先進(jìn)的衛(wèi)生材料管理制度，不僅能有效節(jié)約醫(yī)院資金，還能優(yōu)化內(nèi)部控制制度，使得醫(yī)院運(yùn)營向積極方向發(fā)展，同時(shí)也能防止?fàn)I私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。因此，加強(qiáng)衛(wèi)生材料管理對(duì)醫(yī)院提升競爭力尤為重要。如何管理好衛(wèi)生材料已經(jīng)成為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的重點(diǎn)之一，本文結(jié)合某公立三級(jí)?？漆t(yī)院衛(wèi)生材料管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)衛(wèi)生材料管理的方法和思路進(jìn)行探討。

一、醫(yī)院衛(wèi)生材料管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）管理制度有漏洞，人員職責(zé)不清，缺乏有效監(jiān)督

任何事物都處在變化的狀態(tài)，醫(yī)院的管理制度要也要隨著醫(yī)院的發(fā)展，進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)完善。衛(wèi)生材料的管理制度較落后，未隨著時(shí)代變化而進(jìn)行修訂，導(dǎo)致制度形同虛設(shè)，尤其在管理的細(xì)節(jié)方面，以及人員執(zhí)行情況方面，仍然存在一些不足和需要完善的地方。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)衛(wèi)生材料庫管理員、材料會(huì)計(jì)和采購人員在工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤沒有進(jìn)行考核，犯錯(cuò)成本低，所以會(huì)造成工作人員思想意識(shí)上的不重視，發(fā)生誤差總是能掩飾過去，久而久之，將會(huì)給醫(yī)院造成重大損失。第二，人員職責(zé)混亂，有越俎代庖情況發(fā)生，采購設(shè)有專人采購，但是存在庫房管理員代為采購情況發(fā)生。由于采購員大都以電話或者網(wǎng)上采購方式進(jìn)行采購，與供貨商相對(duì)不熟悉，而供貨商與庫房保管員接觸較多，庫房保管員經(jīng)常接收貨物，所以與供貨商方比較熟悉，有臨時(shí)采購時(shí)，庫房管理員會(huì)代勞采購員進(jìn)行采購，這違反了內(nèi)部管理制度。

（二）衛(wèi)材采購監(jiān)管缺失

采購環(huán)節(jié)因?yàn)樯婕暗蕉喾嚼?，存在較多風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，所以是非常重要的環(huán)節(jié)。醫(yī)院在執(zhí)行采購時(shí)，容易出現(xiàn)的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，衛(wèi)材采購一般是按照各個(gè)科室需求進(jìn)行采購，采購人員根據(jù)審批單上的品種和數(shù)量按流程進(jìn)行采購，由于采購數(shù)量沒有限制，會(huì)造成不科學(xué)采購。采購數(shù)量過多，積壓庫存，占據(jù)流動(dòng)資金。采購數(shù)量過少，不能滿足各個(gè)科室使用需求。第二，采購員面臨供貨商以“回扣”等手段的利益誘惑，在談判時(shí)沒有將價(jià)格壓到最低，或者默許以次充好，給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)給患者的生命安全帶來隱患，影響醫(yī)院的形象。第三，長期與固定的供貨商合作。雖然與固定供貨商合作存在一些優(yōu)勢(shì)，但是長遠(yuǎn)來看，會(huì)增加采購成本。每次采購價(jià)格都參考?xì)v史談判記錄，缺乏對(duì)市場行情變化的了解，當(dāng)市場價(jià)格與歷史價(jià)格出現(xiàn)較大差距時(shí)，往往會(huì)造成醫(yī)院成本上升，無法實(shí)現(xiàn)控制和降低成本的目的，給醫(yī)院帶來不必要的損失

（三）庫存衛(wèi)材管理混亂

醫(yī)院一般設(shè)有獨(dú)立的庫房用于儲(chǔ)存衛(wèi)生材料，但是對(duì)于庫中衛(wèi)生材料的管理卻很難做到科學(xué)合理。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，供貨商帶票送貨，一般情況都是物流人員卸貨在什么地方就擺在什么地方，庫房保管員沒有進(jìn)行及時(shí)的歸納整理。同時(shí)，庫房環(huán)境的清潔度和濕度，沒有做到實(shí)時(shí)監(jiān)管，會(huì)對(duì)庫存的衛(wèi)生材料造成污染。第二，同一種衛(wèi)材包括多種規(guī)格，不同代理廠商提供的衛(wèi)材名稱又各不相同，庫房保管員和材料會(huì)計(jì)在入庫和出庫時(shí)審核不仔細(xì)，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)錯(cuò)入、錯(cuò)領(lǐng)的情況。第三，未認(rèn)真落實(shí)盤點(diǎn)庫存衛(wèi)材。由于醫(yī)院對(duì)庫房盤點(diǎn)，未設(shè)有專人監(jiān)督，所以存在庫房保管員沒有定期落實(shí)對(duì)庫房的盤點(diǎn)，即使在盤點(diǎn)之后發(fā)現(xiàn)了問題，卻沒有及時(shí)上報(bào)，造成賬實(shí)不符，久而久之無法有效追究相關(guān)人員的責(zé)任，會(huì)損害醫(yī)院的利益。

（四）衛(wèi)材入庫管理存在漏洞

衛(wèi)生材料入庫是衛(wèi)材進(jìn)入醫(yī)院的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以尤其要把握此環(huán)節(jié)的管理，但是往往在這一環(huán)節(jié)缺少足夠重視。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，庫房保管員在接收貨物時(shí)，往往重視對(duì)貨物數(shù)量的審核，疏忽對(duì)產(chǎn)品價(jià)格和質(zhì)量的檢查，而材料會(huì)計(jì)一般按照入庫單進(jìn)行入庫，不接觸貨物，所以，入庫的衛(wèi)材質(zhì)量和價(jià)格缺乏有效監(jiān)督，等事后發(fā)現(xiàn)問題再去找廠家退貨調(diào)貨，往往耽誤時(shí)間，影響醫(yī)院正常醫(yī)療活動(dòng)。第二，材料會(huì)計(jì)憑送貨單、合同、發(fā)票等原始票據(jù)入庫，有時(shí)候單據(jù)有重復(fù)，往往會(huì)發(fā)生重復(fù)入庫情況，給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失。

（五）衛(wèi)材領(lǐng)用管理的漏洞

具體表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：第一，各個(gè)科室每月使用的衛(wèi)生材料存在一定的固定性、規(guī)律性，所以可以提前一個(gè)月制定領(lǐng)用計(jì)劃，但是大部分科室領(lǐng)用衛(wèi)材數(shù)量無計(jì)劃，隨意性強(qiáng)，每月頻繁開單，浪費(fèi)不必要的時(shí)間和人力，另外，不是專人領(lǐng)用，會(huì)出現(xiàn)過度領(lǐng)用、浪費(fèi)衛(wèi)材的情況。各科室領(lǐng)用衛(wèi)材時(shí)只考慮本部門的使用情況，與其他科室之間沒有協(xié)調(diào)溝通，依據(jù)自身需求領(lǐng)用衛(wèi)材，容易出現(xiàn)一個(gè)科室一次把某種衛(wèi)材全部領(lǐng)用完的情況發(fā)生，而其他科室無貨可領(lǐng)，影響正常的醫(yī)療活動(dòng)的開展。由于各科室領(lǐng)用沒有計(jì)劃性，也會(huì)讓采購人員無法預(yù)估下月采購量，導(dǎo)致不合理采購，會(huì)出現(xiàn)庫存堆積，也會(huì)發(fā)生部分衛(wèi)材缺貨情況。第二，部分科室開具領(lǐng)用單卻沒有及時(shí)把貨拿走，或者是直接向庫房保管員領(lǐng)用衛(wèi)材寫欠條，讓材料會(huì)計(jì)下月開具領(lǐng)用單，造成賬實(shí)不相符，造成衛(wèi)材管理混亂。第三，在庫房領(lǐng)用衛(wèi)材時(shí)，其他人員可以隨意進(jìn)出，容易造成衛(wèi)材的丟失，給醫(yī)院造成不必要的損失。

（六）缺乏信息系統(tǒng)的科學(xué)分析

目前，醫(yī)院普遍使用HIS系統(tǒng)對(duì)衛(wèi)生材料進(jìn)行管理，HIS系統(tǒng)能夠有效反映材料入庫、出庫數(shù)量，以及庫存數(shù)量匯總等情況，但是缺少數(shù)據(jù)提醒和分析功能，例如：對(duì)于接近零庫存的衛(wèi)材不能發(fā)出提醒，同一種衛(wèi)材入庫價(jià)格變化較大時(shí)不能發(fā)出提醒，不能統(tǒng)計(jì)出各個(gè)科室對(duì)不同衛(wèi)材的需求量以及預(yù)估下月衛(wèi)材使用量，還有衛(wèi)材消耗的成本效益分析，這些都無法提供。

二、防范衛(wèi)生材料管理風(fēng)險(xiǎn)的主要方法

（一）優(yōu)化管理制度，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

首先，衛(wèi)生材料管理制度根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)修訂，優(yōu)化流程，做到不相容崗位相分離，分清不同崗位職責(zé)，崗位之間形成權(quán)利的制約。其次，對(duì)管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高對(duì)衛(wèi)生材料的足夠重視，明確衛(wèi)生材料的重要意義，加強(qiáng)警示教育以及專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。最后，每月進(jìn)行質(zhì)量考核，將誤差進(jìn)行量化，制定具體獎(jiǎng)懲條例，并且嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）規(guī)范采購制度，降低采購成本

采購制度是衛(wèi)生材料管理中的核心制度。首先，在計(jì)劃采購方面，要結(jié)合本院的實(shí)際需求，制定統(tǒng)一的采購需求單，科室將所需衛(wèi)材的具體要求描述清楚，然后由部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)送至采購人員手里，采購人員提前統(tǒng)計(jì)好各個(gè)部門的衛(wèi)材需求，制定計(jì)劃采購表，上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照月度、季度、年度，進(jìn)行采購;第二，完善采購管理的監(jiān)督職能。在采購管理過程中，主要依托政府采購平臺(tái)，不在平臺(tái)目錄里的衛(wèi)材，進(jìn)行線下招標(biāo)議價(jià)，議價(jià)過程需要將監(jiān)督體系納入到采購管理的全流程中，但是監(jiān)督管理不能影響采購工作的順利開展;第三，對(duì)于供貨商的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審核，一方面能夠保證產(chǎn)品質(zhì)量，另一方面，能夠篩選出優(yōu)質(zhì)供貨商，經(jīng)得住檢查，更好為醫(yī)院服務(wù)。第四，堅(jiān)持醫(yī)院采購考核管理制度，落實(shí)責(zé)任人，制定科學(xué)的量化考核機(jī)制，做到考核有依據(jù)，考核有標(biāo)準(zhǔn)。

（三）嚴(yán)格把控衛(wèi)生材料庫存管理

第一，科學(xué)合理管理衛(wèi)材擺放。供貨商每一次帶票送貨時(shí)，材料擺放應(yīng)按入庫時(shí)間的先后順序進(jìn)行，效期近的先用、效期遠(yuǎn)的后用，可以有效避免衛(wèi)生材料擺放過期的情況。另外，衛(wèi)生材料大部分是是直接用于患者，還有部分植入人體，因此，要嚴(yán)格按照規(guī)定的溫度、濕度進(jìn)行儲(chǔ)存。第二，統(tǒng)一衛(wèi)材名稱。對(duì)于同一種衛(wèi)材，不同廠家有不同稱呼，接收貨物人員，應(yīng)在單據(jù)上注明，統(tǒng)一口徑，便于材料會(huì)計(jì)入庫，保證醫(yī)院系統(tǒng)上名稱統(tǒng)一，減少因名稱不統(tǒng)一引發(fā)的錯(cuò)誤，也便于日后統(tǒng)計(jì)某種衛(wèi)材使用數(shù)量。第三，月底盤點(diǎn)。嚴(yán)格執(zhí)行月底盤點(diǎn)制度，月底組織兩人以上進(jìn)行盤點(diǎn)，并打印盤點(diǎn)表進(jìn)行確認(rèn)。盤盈盤虧都需要說明原因，對(duì)于失誤造成的庫存貨品缺少，超過一定范圍的，要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰，造成重大損失的，要上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)，查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

（四）完善衛(wèi)生材料入庫管理

驗(yàn)收貨物入庫應(yīng)有兩人以上在場，采購人員依據(jù)采購單與庫房保管員共同在場驗(yàn)貨，保證互相監(jiān)督，同時(shí)，接收人員需要認(rèn)真核對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格、有效期等內(nèi)容，對(duì)驗(yàn)收合格的貨物及時(shí)入庫。貨物入庫后，采購人員和庫房保管員應(yīng)共同在收貨單上簽字，表示確認(rèn)，材料會(huì)計(jì)依據(jù)雙方的簽字進(jìn)行入庫，沒有驗(yàn)收人員簽字的單據(jù)一律不入庫，可以有效杜絕重復(fù)入庫情況發(fā)生。材料會(huì)計(jì)一方面審核單據(jù)是否有驗(yàn)收人員簽字，另一方面還要審核送貨單、發(fā)票、合同等原始單據(jù)是否齊全。月底將數(shù)據(jù)匯總，并與供貨商、庫房管理員核對(duì)，對(duì)賬無誤填寫報(bào)賬單，上報(bào)財(cái)務(wù)科。

（五）完善衛(wèi)材領(lǐng)用管理

第一，按照領(lǐng)用計(jì)劃進(jìn)行領(lǐng)用。每月月初，衛(wèi)生材料庫可以根據(jù)各科室領(lǐng)用計(jì)劃，配好貨物進(jìn)行送貨上門，節(jié)約醫(yī)務(wù)人員寶貴時(shí)間，更好為臨床科室服務(wù)。對(duì)于需要臨時(shí)領(lǐng)用的衛(wèi)材，可以指定專人來庫領(lǐng)用。庫房管理員在出庫衛(wèi)材時(shí)候要仔細(xì)核對(duì)領(lǐng)用單上衛(wèi)材品種和數(shù)量，同時(shí)關(guān)注衛(wèi)材庫存量，避免某種衛(wèi)材全部被領(lǐng)走，及時(shí)提醒采購員提前準(zhǔn)備補(bǔ)貨。第二，庫房保管員應(yīng)嚴(yán)格管理衛(wèi)材領(lǐng)用，禁止寫欠條領(lǐng)用衛(wèi)材，或者開單后不領(lǐng)用的情況發(fā)生。這樣規(guī)范領(lǐng)用管理，可以增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員成本意識(shí)，合理領(lǐng)用衛(wèi)材。

（六）完善衛(wèi)材信息化管理平臺(tái)建設(shè)

優(yōu)化管理軟件功能，向軟件公司增購模塊，增加數(shù)據(jù)分析、成本效益分析和提醒等功能。根據(jù)各科室的收入和領(lǐng)用材料情況，進(jìn)行成本與效益核算，作為醫(yī)院對(duì)各科室績效考核的依據(jù)。對(duì)臨床科室的衛(wèi)生材料使用情況進(jìn)行分析對(duì)比，對(duì)使用量和業(yè)務(wù)量變化較大的科室，進(jìn)一步分析。對(duì)于接近零庫存和價(jià)格變化較大的衛(wèi)材進(jìn)行提醒，有效提高醫(yī)院管理水平。

三、結(jié)束語

衛(wèi)生材料的價(jià)值對(duì)于整個(gè)醫(yī)院來說并不是很高，但是衛(wèi)生材料的使用貫穿于整個(gè)醫(yī)療活動(dòng)，所以必須重視它的價(jià)值，衛(wèi)生材料的管理好與否，直接影響醫(yī)院的整體發(fā)展。同時(shí)，衛(wèi)生材料是醫(yī)院重要流動(dòng)資產(chǎn)，所以，在衛(wèi)生材料上的管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，建立和完善衛(wèi)生材料各個(gè)環(huán)節(jié)管理制度是提升醫(yī)院綜合實(shí)力的重要部分。