基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑的探索

王紅艷

摘 要：隨著基層工作的進(jìn)一步開展，基層事業(yè)單位中的檔案資料也越來越多，檔案管理工作成為基層事業(yè)單位中一個(gè)重要而復(fù)雜的工作內(nèi)容。而隨著工作環(huán)境和工作方式的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作成為目前基層事業(yè)單位檔案管理部門需要不斷深入改革的重點(diǎn)問題。本文就從基層事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化要求出發(fā)，提出幾點(diǎn)工作建議。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;實(shí)現(xiàn)路徑

隨著信息化的發(fā)展與工作環(huán)境的變化，檔案管理工作的工作內(nèi)容、工作要求以及工作標(biāo)準(zhǔn)也在不斷更新，計(jì)算機(jī)的普及、互聯(lián)網(wǎng)平臺的發(fā)展使工作朝著無紙化的方向進(jìn)步。針對目前基層事業(yè)單位檔案管理工作中的問題以及現(xiàn)代化建設(shè)的需求，需要不斷進(jìn)行改革與優(yōu)化，促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高。

1 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的要求

1）檔案管理無紙化。傳統(tǒng)意義上的檔案都是以紙質(zhì)為存儲方式進(jìn)行呈現(xiàn)、管理與保存的。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及，信息技術(shù)以及信息產(chǎn)品也更加的便捷化，這也為基層事業(yè)單位的檔案管理提供了新的存儲形式與管理方式。各類型的存儲介質(zhì)為檔案管理提供了大量的便利條件，根據(jù)管理工作的需求可以選擇更為便捷的整理和存儲方式，這也就是檔案管理的工作以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行，推進(jìn)了檔案管理無紙化的道路。利用信息化平臺進(jìn)行的檔案管理極大程度上提高了檔案管理的質(zhì)量與效率[1]。

2）檔案管理數(shù)字化。除無紙化，檔案管理的現(xiàn)代化另外一個(gè)特點(diǎn)就是檔案管理的數(shù)字化。數(shù)字壓縮以及打包技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案中的文字、圖像等數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)換為數(shù)字存儲的電子文檔，再經(jīng)過信息壓縮技術(shù)將電子文檔轉(zhuǎn)換為很小的存儲空間就可以完成的數(shù)字化電子文件。檔案管理的數(shù)字化變革不僅僅能夠有效地降低檔案管理的成本，也能夠極大地提升檔案管理的科學(xué)性、便捷性和合理性，避免因紙質(zhì)檔案破損、遺失或者更新修補(bǔ)不及時(shí)而帶來的檔案真理困難，檔案管理者能夠隨時(shí)調(diào)取檔案，對檔案進(jìn)行信息補(bǔ)充、修改以及錄入，確保了檔案的完整性、準(zhǔn)確性，大大延長了檔案的存儲期限，極大程度地提升了檔案管理的水平[2]。

2 基層事業(yè)點(diǎn)位檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)措施

1）建立完善的檔案管理制度?；鶎訂挝荒壳皺n案管理現(xiàn)代化建設(shè)中出現(xiàn)的效率低下、管理混亂等問題最主要的原因是缺乏一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、有力的管理制度。尤其是婦幼保健和計(jì)劃生育部門，牽涉到的群體范圍較大，所包含的工作量較大，數(shù)據(jù)內(nèi)容較為復(fù)雜和繁瑣，不同工作崗位之間的數(shù)據(jù)又有重合的部分，也就會(huì)導(dǎo)致相互之間出現(xiàn)責(zé)任推脫等影響檔案管理工作的現(xiàn)象。因此，建立起完整的檔案管理制度，為基層事業(yè)單位的檔案管理工作建立起制度約束，能夠有效地提高相關(guān)單位的檔案管理效率與質(zhì)量。

首先，需要嚴(yán)格建立完善的檔案管理工作責(zé)任制度。在制度中，明確檔案管理人員的所需要承擔(dān)的工作職責(zé)，對工作重疊部分進(jìn)行明確說明，避免出現(xiàn)工作任務(wù)相互推脫、責(zé)任推卸等嚴(yán)重問題，確保每一個(gè)工作人員都有制度所規(guī)定的明確責(zé)任，以責(zé)任到人的方式約束工作人員的工作行為。例如在婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)部門中，嬰兒出生證明的辦理也就意味著該嬰兒納入了婦幼保健和計(jì)劃生育服務(wù)這兩個(gè)不同的工作方向上，需要兩個(gè)科室共同建立起相關(guān)資料與檔案。那么檔案建設(shè)和整理就需要兩個(gè)科室相互協(xié)作。檔案管理制度中就明確規(guī)定在需要進(jìn)行共同管理的檔案建立與整理過程中工作人員所需要明確的工作與責(zé)任，以此來提高檔案管理的效率與質(zhì)量。其次，建立起完善的檔案管理績效考核制度。該制度指在監(jiān)督工作人員的工作狀態(tài)與工作效果，對檔案管理工作中工作效率和工作質(zhì)量較高的工作人員進(jìn)行一定程度上的獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)通過績效考核對工作態(tài)度敷衍的工作人員進(jìn)行懲罰，以此來提高工作人員的工作積極性。第三，建立完善的檔案分類管理制度。利用計(jì)算機(jī)的便利，在檔案整理過程中，能夠?qū)n案按照一定標(biāo)準(zhǔn)，例如長期有效和短期有效、一般性和重要性等進(jìn)行分類管理，以此來實(shí)現(xiàn)檔案種類清晰化，方便檔案修補(bǔ)、管理與調(diào)取的效率與便捷。最后，建立完善的檔案數(shù)據(jù)收集與管理制度。基層事業(yè)單位的檔案管理部門需要嚴(yán)格要求各個(gè)工作部門定期收集、整理和上報(bào)本科室的檔案資料，強(qiáng)化對個(gè)科室的檔案數(shù)據(jù)收集工作的監(jiān)督。同時(shí)對上報(bào)的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行錄入、分類整理和存儲保管，以此來確保檔案的完整性和有效性，提高檔案的利用效率和利用質(zhì)量[3]。

2）深化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作需要做到的一點(diǎn)是工作的集中化與統(tǒng)一化，尤其是無紙化、電子化之后，檔案數(shù)據(jù)錄入與管理都是以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的格式進(jìn)行管理。因此，檔案管理工作需要以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的形式進(jìn)行，以此來提高檔案管理數(shù)據(jù)收集、整理、錄入和管理的工作效率，使檔案分類工作更加便捷。因此，基層事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，需要深化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，制定符合本單位實(shí)際情況及檔案管理需求的工作標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)做出標(biāo)準(zhǔn)化要求，精確到檔案格式、形式和文件名等細(xì)節(jié)問題。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理工作中的作用，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的傳輸、存儲的多樣化，結(jié)合本單位中的信息管理系統(tǒng)，將檔案類型進(jìn)行精確的劃分，形成標(biāo)準(zhǔn)的分類方法。另外，根據(jù)婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)的自身特點(diǎn)，結(jié)合工作環(huán)境的變化，強(qiáng)化針對本單位工作要求的檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)軟件的開發(fā)，規(guī)定相關(guān)工作要求，以此來保證擔(dān)綱管理的標(biāo)準(zhǔn)性和有效性。

3）加強(qiáng)檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)時(shí)期，檔案管理的工作方式與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比有著巨大的不同，檔案管理工作人員需要充分認(rèn)識到這一變化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式和工作理念，主動(dòng)進(jìn)行相關(guān)新技術(shù)與新方法的學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)行自我提升，以此來滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。檔案管理人員的工作能力直接關(guān)系著檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的質(zhì)量與效率。因此，事業(yè)單位需要針對檔案管理工作中出現(xiàn)的新方法與新理念，強(qiáng)化對工作人員系統(tǒng)性的技能培訓(xùn)與素質(zhì)培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)技能，以此來加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，同時(shí)也提高檔案管理的管理質(zhì)量[4]。

專業(yè)培訓(xùn)中，主要包含了檔案管理相關(guān)軟件與信息平臺的操作與應(yīng)用、相關(guān)檔案傳輸過程中的信息安全技術(shù)、大數(shù)據(jù)的有效使用以及檔案管理平臺的維護(hù)等，以此來提高工作人員在信息化條件下檔案管理的專業(yè)性與高效性，保證檔案管理工作的質(zhì)量。另外，檔案管理人員也需要轉(zhuǎn)變工作理念與工作態(tài)度，在工作中由傳統(tǒng)的被動(dòng)接受數(shù)據(jù)的處理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)根據(jù)檔案管理所需進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集與管理。因此，檔案管理工作方面的知識，還需要根據(jù)婦幼保健計(jì)劃生育工作的相關(guān)工作內(nèi)容對重點(diǎn)數(shù)據(jù)需求方面對工作人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)修養(yǎng)，確保檔案數(shù)據(jù)收集、處理與管理上的高質(zhì)量與高效率。

3 結(jié)束語

檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)是基層事業(yè)單位發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，也是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量與工作效率的重要途徑之一。因此，基層事業(yè)單位需要充分認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化工作建設(shè)的重要性，建立完善的檔案管理工作制度與工作標(biāo)準(zhǔn)，樹立現(xiàn)代化的工作理念，強(qiáng)化工作監(jiān)督體系與工作指導(dǎo)質(zhì)量，以此提升檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)的質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)

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[4]崔儒佼.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展[J].黑龍江科技信息，2016（07）：165.